Microsoft Publisher là gì? 06 Tính năng Hấp Dẫn của Publisher

Nếu người dùng đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ thiết kế đơn giản về tờ rơi, ấn phẩm truyền thông, menu, poster… thì đừng bỏ qua Microsoft Publisher. Vậy Microsoft Publisher là gì? Hãy cùng HVN Group tìm hiểu toàn bộ thông qua nội dung được chia sẻ trong bài viết này.

Microsoft Publisher là gì?

Microsoft Publisher được biết đến là một trong những phần mềm đình đám thuộc hệ sinh thái Microsoft 365 với vai trò hỗ trợ người dùng thiết kế danh thiếp, tài liệu in ấn hoặc quảng cáo. Bất cứ người dùng nào cũng có thể sử dụng phần mềm này để làm việc vì giao diện sử dụng khá đơn giản và tương tự như Microsoft Word trong bộ Office quen thuộc. 

Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể thiết kế ấn phẩm bằng Microsoft Publisher dễ dàng chỉ với một vài những thao tác cơ bản. Ngay cả với người dùng mới cũng có thể sử dụng phần mềm này vì khả năng sử dụng linh hoạt, tích hợp nhiều mẫu có sẵn và chú trọng nhiều hơn đến thiết kế sinh động. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về đối tượng sử dụng phần mềm này thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới đây.

Microsoft Publisher dành cho ai?

Bất cứ người dùng nào cũng có thể sử dụng phần mềm Microsoft Publisher, tuy nhiên chúng tôi sẽ chia thành một số nhóm người dùng chính có thể trải nghiệm làm việc với công cụ này một cách hiệu quả nhất:

1. Cá nhân: 

Các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực thiết kế đồ hoạ có thể tham khảo phần mềm này để sáng tạo ra các ấn phẩm đẹp mắt cho riêng mình hoặc phục vụ đối tác, bạn bè, người thân.

2. Doanh nghiệp: 

Ứng dụng tại các phòng ban để nhân sự chủ động làm việc, giải quyết các thiết kế cơ bản trong doanh nghiệp.

3. Tổ chức: 

Tổ chức giáo dục, đơn vị lớn sử dụng để thiết kế ấn phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy tại trường hoặc truyền thông ra bên ngoài.

Như vậy, phần mềm Microsoft Publisher là công cụ có thể phục vụ nhu cầu thiết kế của đa dạng đối tượng người dùng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những tác dụng chính yếu mà phần mềm này sẽ mang lại cho người dùng thông qua nội dung tiếp theo.

Microsoft Publisher có tác dụng gì?

Khi sử dụng phần mềm Microsoft Publisher, người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy những tác dụng hữu ích mà công cụ này mang lại. Dưới đây là một số những tác dụng chính yếu mà người dùng có thể tham khảo như sau:

1. Thiết kế ấn phẩm chuyên nghiệp: 

Người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để thiết kế các ấn phẩm phục vụ cho công việc cá nhân và tổ chức điển hình như menu, poster, tờ rơi…

2. Cộng tác dễ dàng cùng đồng nghiệp: 

Tất cả các ấn phẩm trong phần mềm Publisher đều có thể cộng tác và làm việc trong thời gian thực. Khi đó, người dùng có thể xem được lịch sử chỉnh sửa và người thực hiện thay đổi.

3. Chia sẻ qua nhiều nền tảng: 

Các ấn phẩm được thiết kế trên nền tảng này có thể chuyển gửi qua nhiều kênh khác nhau như email, tin nhắn nhóm chat…

4. Tích hợp với nhiều công cụ khác: 

Người dùng có thể sử dụng Microsoft Publisher kết hợp cùng với đa dạng các công cụ có trong Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneNote, OneDrive…

5. Bảo mật thông tin và an toàn: 

Toàn bộ thiết kế mà người dùng triển khai trên nền tảng này đều được bảo mật thông tin an toàn. Vì Microsoft luôn có chính sách bảo mật cơ bản được tích hợp sẵn trong mỗi công cụ. 

6. Làm việc năng suất, tiết kiệm chi phí: 

Hiệu suất làm việc của người dùng gia tăng đáng kể so với những công cụ khác đồng thời không mất quá nhiều chi phí để triển khai.

Với những tác dụng trên đây, người dùng đã hiểu được vai trò chính của phần mềm Microsoft Publisher để có thể hỗ trợ làm việc hiệu quả nhất. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng 06 tính năng chính mà người dùng không nên bỏ qua khi sử dụng công cụ này.

Các tính năng chính của Microsoft Publisher là gì?

Để hỗ trợ người dùng có thể sử dụng công cụ Microsoft Publisher một cách dễ dàng, chúng tôi sẽ chia sẻ một số những tính năng hữu ích mà người dùng thường xuyên sử dụng trong quá trình thiết kế. 

Workspace, Start Page

Phần mềm Microsoft Publisher có bố cục tương tự như các phần mềm có trong bộ giải pháp của Microsoft 365. Khi đó, thanh công cụ sẽ được bố trí với Ribbon nằm trên đầu của trang tính. Khi đó, toàn bộ thanh Ribbon có thể hỗ trợ người dùng chỉnh sửa, thiết kế và sáng tạo nhiều ấn phẩm độc đáo phù hợp với đa dạng yêu cầu. Hơn nữa, người dùng cũng có thể ẩn bớt khả năng hiển thị của thanh công cụ này để trang thiết kế trở nên gọn gàng hơn bao giờ hết.

Page Option – Tùy chọn trang

Một tính năng tiếp theo mà người dùng không nên bỏ qua khi sử dụng phần mềm Microsoft Publisher chính là khả năng tùy chọn trang phù hợp. Với tính năng này, người dùng có thể tự do sử dụng các định dạng cho trang bất kỳ đồng thời tùy chỉnh trang sao cho phù hợp nhất với ý tưởng thiết kế của người dùng. 

Nếu người dùng muốn sử dụng tính năng này chỉ cần tiến hành di chuyển con trỏ chuột đến mục Design đang nằm trên thanh Ribbon sau đó chọn thêm một số các tùy chọn phù hợp khác và click chọn OK để hoàn thành.

Drawing Aids – Vẽ Aids

Phần mềm Microsoft Publisher còn có thêm một tính năng hữu ích nữa mà người dùng nên ứng dụng để thiết kế ấn phẩm chính là vẽ Aids. Khi đó, người dùng có thể ứng dụng để xây dựng bố cục của một bản thiết kế hoàn hảo với đường viền, tiêu đề hay biểu đồ thông qua các khối được phân chia sẵn. Bằng cách này, người dùng có thể tự do sáng tạo theo nhu cầu thực tế và dự án tạo ra sẽ trở nên ấn tượng, thu hút cũng như chuyên nghiệp hơn rất nhiều. 

Paragraph, Text and rulers

Một ấn phẩm chỉ toàn hình ảnh sẽ khiến người xem cảm thấy khó hiểu và vô cùng nhàm chán. Chính vì vậy, người dùng khi sử dụng phần mềm Microsoft Publisher có thể sử dụng thêm tính năng chèn nội dung, thêm trang bằng cách bổ sung các hộp thoại văn bản với đa dạng các hình dáng và kích thước khác nhau. 

Nếu người dùng muốn sử dụng tính năng này, trước tiên chỉ cần click vào thanh Ribbon > tiếp đến nhấn hộp văn bản > kéo thả chuột đến vị trí mà người dùng muốn tiến hành bổ sung thêm nội dung. Hơn nữa, người dùng cũng có thể thay đổi các định dạng của chữ trong hộp nội dung bằng cách sử dụng lệnh với hộp thoại Paragraph. 

Chèn hình ảnh

Tiếp đến, người dùng có thể sử dụng thêm tính năng chèn hình ảnh vào ấn phẩm ngay trên thiết bị máy tính hoặc thêm ngoài. Bằng cách này, thiết kế của người dùng sẽ trở nên sinh động và đẹp mắt hơn bao giờ hết. Để thêm hình ảnh vào thiết kế trên Microsoft Publisher, người dùng chỉ cần thao tác cơ bản ngay trên thanh Ribbon. Lưu ý, khi lựa chọn hình ảnh người dùng cần phải lưu ý đến yếu tố sắc nét và phù hợp với nội dung của thiết kế.

Table – Tạo bảng

Một tính năng cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng khi sử dụng phần mềm Microsoft Publisher chính là khả năng tạo bảng ngay trên chính thiết kế. Trong một số trường hợp, ấn phẩm của người dùng sẽ cần bổ sung thêm bảng với nội dung để làm cho thiết kế thêm đẹp mắt và ấn tượng. Khi đó, người dùng cần sử dụng tính năng này để thêm bảng cho bản thiết kế của mình.

Những tính năng được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng có thể ứng dụng để thiết kế tạo nên những ấn phẩm sinh động và đẹp mắt. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về ưu và nhược điểm mà phần mềm Microsoft Publisher đang sở hữu. 

Ưu nhược điểm của việc sử dụng Microsoft Publisher

Bất cứ phần mềm nào cũng có những ưu và nhược điểm riêng biệt, khi đó phần mềm Microsoft Publisher cũng vậy. Người dùng có thể dễ dàng đánh giá được những ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm

Theo đánh giá của người dùng, phần mềm Microsoft Publisher đã và đang sở hữu rất nhiều ưu điểm được ứng dụng cho cả người dùng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức:

• Đa dạng các mẫu thiết kế để người dùng có thể lựa chọn phù hợp với chủ đề.
• Sẵn sàng tuỳ chỉnh nhiều mẫu thiết kế mà không giới hạn.
• Dễ dàng quản lý và hỗ trợ thiết lập ưu việt nhanh chóng.
• Sử dụng dễ dàng chỉ với một vài những thao tác cơ bản như kéo thả.
• Độ chính xác và bảo mật tương đối cao cho mỗi thiết kế.

Những ưu điểm trên đây, người dùng sẽ dễ dàng sử dụng phần mềm Publisher hơn bao giờ hết. Ngoài những ưu điểm, phần mềm này sẽ có những nhược điểm riêng biệt mà người dùng có thể tham khảo như sau.

Nhược điểm

Bên cạnh ưu điểm nổi bật, phần mềm Microsoft Publisher vẫn còn những nhược điểm mà người dùng cần lưu ý như sau:

• Đa phần các phần mềm Publisher không được cập nhật các tính năng thường xuyên như các công cụ khác.
• Người dùng chỉ sử dụng phiên bản trên thiết bị máy tính laptop và PC.
• Phục vụ nhu cầu thiết kế ở mức cơ bản nhưng không có những tuỳ chọn nâng cao như các công cụ chuyên về thiết kế khác.

Từ những ưu và nhược điểm được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào đánh giá được hiệu quả sử dụng của phần mềm. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm sự so sánh giữa phần mềm này với một công cụ thiết kế đình đám mang tên Canva ở mục bên dưới đây.

So sánh Microsoft Publisher và Canva

Ngoài việc thiết kế poster bằng Microsoft Publisher, nhiều người dùng hiện nay còn sử dụng công cụ Canva. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Nhìn chung, mỗi phần mềm thiết kế sẽ có những ưu điểm riêng biệt để phục vụ nhu cầu sử dụng của người dùng. Do đó, người dùng có thể tham khảo đưa ra phương án lựa chọn phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về các gói đăng ký phần mềm thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới.

Các gói đăng ký có phần mềm Microsoft Publisher

Hiện tại, phần mềm Microsoft Publisher sẽ có các gói đăng ký dành riêng cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp.

*Microsoft Publisher cho cá nhân

*Microsoft Publisher cho doanh nghiệp

*Microsoft Publisher cho tổ chức

*Lưu ý: Mức giá trên được cập nhật vào ngày 24/7/2024. Tuỳ thuộc vào thời gian cụ thể, mức giá đăng ký phần mềm sẽ có sự thay đổi, tất cả các gói phần mềm trên đều bao gồm cả công cụ Microsoft Publisher.

Hướng dẫn cơ bản về Microsoft Publisher

Nếu người dùng muốn tạo tờ rơi, làm menu, tạo thiệp mời bằng Publisher hoặc làm brochure bằng Microsoft Publisher thì có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết như sau: 

Đăng nhập tài khoản

Người dùng có thể đăng nhập tài khoản Microsoft Publisher trên nền tảng web trực tuyến hoặc app được cài đặt về thiết bị máy tính. Do đó, người dùng có thể tham khảo các bước đăng nhập tài khoản như sau: 

– Bước 1: Mở ứng dụng Publisher hoặc truy cập địa chỉ đường link – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/publisher click chọn vào mục Bạn đã có tài khoản Microsoft? Đăng nhập.

– Bước 2: Nhập địa chỉ email vào ô trống > click chọn Tiếp theo. Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft 365 > chọn Đăng nhập.

– Bước 3: Hoàn thành.

Với 03 bước thực hiện như trên, người dùng đã đăng nhập tài khoản Microsoft Publisher thành công. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần mềm thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới. 

Thiết kế mẫu có sẵn

Trên phần mềm Publisher, người dùng có thể lựa chọn các mẫu có sẵn. Tại đây, người dùng có thể lựa chọn một mẫu bất kỳ và mở ra để thiết kế. Một số các mẫu có sẵn như Birthday, Holidays, Event…Khi chọn các mẫu, người dùng có thể lựa chọn thay đổi màu sắc phù hợp.

– Bước 1: Click chọn New > chọn mẫu có sẵn.

– Bước 2: Tiến hành thiết kế ấn phẩm dựa trên mẫu có sẵn với một số những tính năng như chèn hộp văn bản, hình ảnh…

Chèn hộp văn bản 

Nếu người dùng muốn thêm văn bản cho ấn phẩm thì có thể chèn hộp văn bản trên Microsoft Publisher với các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Trên thẻ Home > sau đó chọn Hộp văn bản (Draw Text Box). Tiến hành di chuyển hộp văn bản đến nội dung mà người dùng mong muốn.

– Bước 2: Nhập nội dung vào hộp văn bản và click chọn Enter.

Chèn hình ảnh 

Ngoài việc bổ sung thêm nội dung cho bản thiết kế trên Microsoft Publisher, người dùng có thể chèn thêm hình ảnh dễ dàng.

– Bước 1: Click chọn Home > chọn Insert > chọn vào Picture.

– Bước 2: Lựa chọn hình ảnh phù hợp từ thiết bị > click chọn OK.

Lưu và in

Sau khi thực hiện xong tất cả các thiết kế, người dùng cần tiến hành lưu lại bằng cách nhấn vào biểu tượng Save trên màn hình hiển thị. Để in ấn phẩm vừa thiết kế chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + P trên máy Windows và thao tác như bình thường.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để gợi ý người dùng cách sử dụng phần mềm Publisher một cách đơn giản nhất. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng về một số câu hỏi thường gặp về phần mềm thiết kế cơ bản này.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Microsoft Publisher có thể sử dụng trên thiết bị nào?

Phần mềm thiết kế cơ bản Microsoft Publisher là công cụ sử dụng hoạt động trên nền tảng app. Khi đó, người dùng có thể sử dụng trên máy tính PC hoặc laptop ở đa dạng hệ điều hành Windows và Mac OS. 

2. Microsoft Publisher có miễn phí không?

Phần mềm Microsoft Publisher có sẵn trong các gói phần mềm Microsoft 365, do đó người dùng có thể sử dụng phần mềm miễn phí.

3. Microsoft Publisher có thể thiết kế nâng cao không?

Nếu người dùng thiết kế cơ bản thì phần mềm Microsoft Publisher sẽ là sự lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu các ấn phẩm đòi hỏi thiết kế nâng cao hơn thì người dùng cần sử dụng công cụ khác để được hỗ trợ tốt nhất.

4. Có thể kết hợp sử dụng Microsoft Publisher với công cụ nào? 

Người dùng có thể sử dụng công cụ Microsoft Publisher với các phần mềm có trong bộ giải pháp Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive…Khi đó, người dùng sẽ làm việc tất cả trong một để nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng để hỗ trợ giải đáp câu hỏi Microsoft Publisher là gì? Ngoài ra, người dùng còn có thể tham khảo thêm về những tính năng và cách sử dụng phần mềm hiệu quả. Nếu trong quá trình tìm hiểu, người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng liên hệ với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua Livechat.