Microsoft Access – Phần mềm tạo và quản lý cơ sở dữ liệu an toàn

Có thể bạn chưa biết công cụ Microsoft Access hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu rất mạnh mẽ của Microsoft giúp dễ dàng tạo và phân tích dữ liệu dễ dàng. Cùng HVN Group tìm hiểu cách tận dụng tối đa Access để xây dựng ứng dụng tùy chỉnh, tạo báo cáo chuyên nghiệp và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. 

HVN Group – Đối tác cung cấp Microsoft Access bản quyền của Microsoft

Với 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số, HVN Group đã trở thành đối tác chính thức của Microsoft để mang phần mềm Microsoft Access bản quyền đến tay người dùng với chất lượng tốt, chi phí hợp lý nhất. Dưới đây là một vài những lý do mà người dùng nên lựa chọn dịch vụ Access nói riêng và Microsoft 365 nói chung tại chúng tôi:

• Xác nhận đối tác chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam tại: https://go.hvn.vn/doi-tac-microsoft.
• Là một trong những đối tác thuộc top đầu Châu Á Thái Bình Dương có doanh số cao nhất khi cung cấp giải pháp Microsoft 365 cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.
• Hỗ trợ hàng chục nghìn doanh nghiệp đăng ký tài khoản bản quyền, ứng dụng ở đa dạng lĩnh vực với quy mô từ nhỏ đến lớn.
• Hơn 90% khách hàng đều đăng ký gia hạn dịch vụ vì chính sách hậu mãi tuyệt vời, đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tình và mức giá tốt nhất thị trường.
• Nhân sự của chúng tôi đều đạt các chứng chỉ yêu cầu của Microsoft.
• Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật 1 – 1 tức thì trong thời gian ngắn nhất.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp có nhu cầu.

Để đăng ký tài khoản Microsoft Access nhanh chóng và dễ dàng nhất, người dùng chỉ cần click chọn ngay vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là một phần mềm hỗ trợ quản trị cơ sở dữ liệu đồng thời cung cấp khả năng truy cập, quản lý hay chỉnh sửa dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng thông tin khác nhau. Điểm cộng của phần mềm này so với những công cụ khác chính là giao diện đồ họa sử dụng khá đơn giản, người dùng có thể tương tác với hệ thống nhanh chóng mà không cần có quá nhiều kiến thức về công nghệ thông tin. 

Thông thường, Microsoft Access được ứng dụng ở hầu hết các doanh nghiệp dù hoạt động ở bất cứ lĩnh vực nào và có quy mô ra sao. Điển hình nhất là khả năng quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, hàng hóa, chi tiết các giao dịch. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về khả năng ứng dụng của công cụ này đối với người dùng hiện nay thông qua nội dung bên dưới.

Microsoft Access software được ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp?

Người dùng có thể sử dụng công cụ Microsoft Access để quản trị cơ sở dữ liệu một cách an toàn với nhiều tính năng hấp dẫn. Do đó, chúng tôi sẽ chia sẻ một vài những ứng dụng cụ thể của phần mềm này để người dùng tham khảo như sau:

• Tạo và chia sẻ ứng dụng: Access có thể thực hiện tạo ứng dụng nghiệp vụ từ đầu hoặc dựa trên một mẫu có sẵn kết hợp khả năng thiết kế trực quan. Khi đó, người dùng có thể làm việc với ứng dụng hỗ trợ hoạt động ở mức tối đa nhất.
• Tùy chỉnh ứng dụng: Người dùng chủ động tùy chỉnh những tính năng sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng, đối tác. Ngoài ra, việc kết hợp sử dụng cùng Visual Basic for Applications sẽ tự động hóa nghiệp vụ và chuyển qua báo cáo hữu ích. 
• Tích hợp nhiều nguồn dữ liệu: Người dùng có thể nhập dữ liệu từ nhiều nguồn như Excel, web content, database… và xuất dữ liệu ra nhiều phiên bản Excel, PDF, CSV, Microsoft Access database…

Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những tác vụ mà người dùng có thể làm việc trên công cụ Microsoft Access thông qua nội dung bên dưới.

07 tác vụ cơ bản có trong Microsoft Access software

Khi sử dụng Microsoft Access, người dùng có thể tham khảo các tác vụ được chúng tôi chia sẻ bên dưới. Lưu ý, đây là các tác vụ cơ bản được triển khai trên phiên bản Access mới nhất và thiết bị sử dụng hệ điều hành Windows.

Chọn mẫu

Trong Microsoft Access, người dùng có thể tham khảo các mẫu báo cáo, truy vấn hoặc biểu mẫu có sẵn trong ứng dụng. Để có thể chọn một mẫu ưng ý, người dùng có thể tham khảo các bước triển khai như sau:

– Bước 1: Mở phần mềm Access > tiếp đến người dùng click chọn Tệp > sau đó chọn vào Mới.

– Bước 2: Giao diện máy tính sẽ hiển thị các mẫu mà người dùng có thể chọn sau đó người dùng sẽ tiến hành nhập tên tệp. 

– Bước 3: Ấn Tạo để hoàn tất cách chọn mẫu.

Tạo một cơ sở dữ liệu từ đầu

Trong trường hợp người dùng không tìm thấy một mẫu có sẵn nào trên Microsoft Access phù hợp, khi đó người dùng có thể tạo mới một cơ sở dữ liệu từ đầu với các bước triển khai như sau:

– Bước 1: Truy cập công cụ Access sau đó click chọn Mới > Tiếp đến chọn vào Cơ sở dữ liệu làm việc trống.

– Bước 2: Tại hộp Tên tệp, người dùng sẽ tiến hành nhập tên cho chính cơ sở dữ liệu vừa tạo.

– Bước 3: Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng vị trí mặc định của Access ở vị trí bên dưới hộp Tên tệp hoặc có thể ấn vào biểu tượng tên mục.

– Bước 4: Bấm vào Tạo để hoàn tất toàn bộ cách thực hiện.

Bổ sung thêm bảng

Để quản lý cơ sở dữ liệu, người dùng cần có một hoặc nhiều bảng khác nhau. Khi đó, nếu người dùng muốn bổ sung thêm bảng trên phần mềm Microsoft Access thì có thể tham khảo các bước triển khai như sau:

– Bước 1: Với người dùng mở mở cơ sở dữ liệu ở lần đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị một bảng trống trong dạng xem biểu dữ liệu mà người dùng có thể tiến hành bổ sung thêm dữ liệu vào đó. Nếu người dùng muốn bổ sung thêm một bảng khác thì cần chọn Tạo > sau đó chọn Bảng. Khi đó, người dùng sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào bảng từ nhiều nguồn khác nhau.

– Bước 2: Nếu muốn đổi tên cho một cột hoặc trường dữ liệu nào đó, người dùng chỉ cần bấm đúp chuột vào đầu cột và tiến hành nhập thêm tên mới.

– Bước 3: Thực hiện chọn vào Tệp > sau đó click chọn Lưu.

Khi thực hiện các bước bổ sung thêm bảng trên Microsoft Access, chúng tôi có một vài lưu ý cho người dùng như sau:

• Nếu muốn thêm các trường dữ liệu khác chỉ cần nhập vào cột và bấm để thêm.
• Bấm vào đầu lề cột để tiến hành di chuyển tới vị trí mong muốn đồng thời kéo thả cùng lúc nhiều cột tới vị trí mới.

Sao chép và dán dữ liệu

Người dùng có thể sao chép và dán dữ liệu từ bất cứ nguồn nào như Excel, Word… vào Microsoft Access. Thao tác này sẽ được triển khai rất nhanh chóng và dễ dàng nếu người dùng biết cách thực hiện như sau:

– Bước 1: Hãy sửa dữ liệu trước khi người dùng muốn tiến hành sao chép và dán vào phần mềm.

– Bước 2: Nhấn tổ hợp phím CTRL+C để sao chép dữ liệu.

– Bước 3: Mở bảng trong Access và nhấn tổ hợp CTRL+V để dán dữ liệu vào.

– Bước 4: Tiến hành click đúp chuột vào từng đầu cột và tiến hành nhập tên cho trường dữ liệu.

– Bước 5: Chọn Tệp > chọn Lưu và tiến hành đặt tên cho chính bảng mới vừa được tạo.

Liên kết hoặc nhập dữ liệu

Một tác vụ hữu ích mà người dùng không nên bỏ qua chính là tạo liên kết hoặc nhập dữ liệu vào Microsoft Access. Khi đó, người dùng sẽ không cần di chuyển thông tin từ chính nơi lưu trữ giúp tiết kiệm đáng kể mức dung lượng. Quá trình thực hiện sẽ tùy thuộc vào nguồn dữ liệu, do đó người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Tại tab Dữ liệu ở bên ngoài, người dùng chọn Nhập & Nối, sau đó người dùng sẽ chọn Nguồn dữ liệu mới và chọn định dạng phù hợp từ menu con được liệt kê.

– Bước 2: Tiến hành thực hiện theo các bước hướng dẫn ở hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài. Dưới đây là một số nguồn dữ liệu bên ngoài mà người dùng có thể tham khảo:

Sắp xếp dữ liệu với trình phân tích bảng 

Để nhận dạng dữ liệu nhanh chóng nhất, người dùng có thể sử dụng trình phân tích bảng với các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Access với bảng mà người dùng muốn tiến hành phân tích.

– Bước 2: Tiếp đến chọn vào mục Công cụ cơ sở dữ liệu > sau đó chọn vào Phân tích bảng.

– Bước 3: Hoàn tất quá trình thực hiện.

Các tác cụ khác

Ngoài những tác vụ cơ bản được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng còn có thể thao tác với phần mềm Microsoft Access với:

• Giới thiệu về bảng tính dữ liệu trong phần mềm.
• Giới thiệu về những truy vấn thực hiện trong công cụ.
• Tạo một hoặc nhiều biểu mẫu Access.
• Giới thiệu về những báo cáo trong phần mềm Access.
• Bảo vệ dữ liệu an toàn thông qua quy trình khôi phục hoặc sao lưu.

Đoạn kết

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để gợi ý người dùng biết thêm những thông tin liên quan đến Microsoft Access. Nếu người dùng cần bất cứ thắc mắc nào cần chúng tôi hỗ trợ vui lòng liên hệ ngay đến Hotline của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 qua số Hotline CSKH: 024.9999.7777.