Hướng dẫn tạo thư mục cho từng người gửi Email trong Outlook chi tiết

Đừng để hộp thư Outlook của người dùng lộn xộn với nhiều email được gửi tới. Để giải quyết vấn đề này, người dùng cần phải tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook. Nếu người dùng vẫn chưa biết cách thực hiện như thế nào thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn được HVN Group chia sẻ trong bài viết này.

Tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook ứng dụng

Trong trường hợp người dùng đang sử dụng email Outlook là ứng dụng được cài đặt trên thiết bị máy tính thì có thể tham khảo cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook như sau:

– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị máy tính của người dùng và tiến hành đăng nhập.

– Bước 2: Ở tab Folder click chọn New Folder.

– Bước 3: Ngay sau đó, hộp thoại Create New Folder sẽ xuất hiện và người dùng chỉ cần click vào mục Name để tạo tên mới cho thư mục.

– Bước 4: Lựa chọn vị trí mà người dùng muốn đặt thư mục vừa tạo > click chọn OK.

Từ 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook với phiên bản ứng dụng được cài đặt trên máy tính. Nếu người dùng đang sử dụng Outlook với trình duyệt web thì có thể tham khảo thực hiện với các bước hướng dẫn như bên dưới.

Tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook Web

Với phiên bản Outlook web, người dùng cũng có thể tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần thao tác thực hiện với các bước hướng dẫn như sau:

– Bước 1: Truy cập địa chỉ https://outlook.office365.com/ và tiến hành đăng nhập.

– Bước 2: Tại giao diện chính của Outlook người dùng click chọn vào mục Tạo thư mục mới ở thanh công cụ bên trái màn hình.

– Bước 3: Nhập tên thư mục mà người dùng muốn tạo > click chọn Lưu.

– Bước 4: Hoàn thành.

Sau khi thực hiện xong 04 bước hướng dẫn như trên, người dùng cũng đã tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook ở phiên bản Web thành công. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lợi ích mà người dùng cần biết khi tạo thư mục này trong quá trình sử dụng email Outlook.

03 Lợi ích khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook

Khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng sẽ dễ dàng nhận thấy những lợi ích đặc biệt mà giải pháp này mang lại. Dưới đây là một số những ưu điểm mà người dùng nên biết: 

Sắp xếp hộp thư gọn gàng 

Mỗi ngày người dùng sẽ nhận được hàng trăm email đến từ một hoặc nhiều địa chỉ khác nhau. Nếu như không sắp xếp chúng gọn gàng, hộp thư của người dùng sẽ trở thành một “nhà kho” khó quản lý. Bởi vậy, nếu người dùng tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook sẽ giúp hộp thư gọn gàng với các thư mục được xếp ngăn nắp.

Lúc này, ngay khi nhìn vào giao diện của Outlook sẽ thấy các thư mục lớn, bên trong thư mục lớn là các thư mục con để dễ dàng quản lý. Do đó, người dùng cần áp dụng ngay giải pháp này cho chính hộp thư Outlook của mình càng sớm càng tốt.

Tìm kiếm nhanh chóng 

Trong một số trường hợp, người dùng phải tìm kiếm một email bất kỳ từ địa chỉ của người nhận nào đó, thay vì ngồi tìm kiếm theo hình thức thủ công thì chỉ cần click vào thư mục đang được lưu trữ người gửi trong email Outlook. Để sử dụng tính năng này, người dùng bắt buộc phải tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook.

Quá trình hệ thống xử lý yêu cầu tìm kiếm của người dùng chỉ khoảng chưa đầy 30s là đã trả về kết quả như mong muốn. Bằng cách này, người dùng có thể tiết kiệm được tối đa thời gian làm việc và tập trung vào những công việc quan trọng hơn để gia tăng hiệu suất.

Sử dụng linh hoạt

Khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, để tránh nhầm lẫn giữa thư mục người dùng có thể sử dụng linh hoạt các tính năng được tích hợp sẵn như dán nhãn, thêm vào mục yêu thích, thêm màu sắc. Bằng cách này, giao diện của phần mềm Outlook sẽ trở nên sáng tạo và theo hướng cá nhân hoá hơn bao giờ hết. Giờ đây, người dùng có thể dễ dàng quản lý email và trải nghiệm làm việc thoải mái theo đúng nhu cầu thực tế.

Từ những lợi ích được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được lý do vì sao nên tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook. Để hỗ trợ người dùng sử dụng hiệu quả tính năng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn thêm người dùng một số những thao tác liên quan với thư mục trong Outlook ở nội dung được gợi ý bên dưới.

Một số hướng dẫn thao tác với thư mục cho từng người gửi email trong Outlook

Để sử dụng hiệu quả các thư mục sau khi người dùng tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, chúng tôi sẽ hướng dẫn một số những thao tác cụ thể như sau:

Đổi tên

Trong một số trường hợp, người dùng muốn đổi tên thư mục đã tạo có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Click chọn vào dấu “…” bên cạnh thư mục > tiếp đến click chọn Đổi tên.

– Bước 2: Tiến hành thay đổi tên thư mục theo mong muốn của người dùng > click chọn Lưu.

– Bước 3: Hoàn thành.

Từ 03 bước thực hiện như trên, người dùng đã đổi thành công tên cho thư mục trên email Outlook.

Tạo thư mục con 

Tương tự như cách đổi tên thư mục, người dùng cũng có thể tạo thư mục con cho thư mục lớn như sau:

– Bước 1: Click chọn dấu “…” bên cạnh thư mục > click chọn Tạo thư mục con mới.

– Bước 2: Tiến hành nhập tên cho thư mục con mới > click chọn Lưu.

Di chuyển 

Để di chuyển thư mục mới tạo vào thư mục đã có sẵn trên phần mềm, người dùng có thể tiến hành thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Click chọn vào dấu “…” > click chọn Di chuyển.

– Bước 2: Chọn thư mục mà người dùng mong muốn > click chọn Di chuyển.

– Bước 3: Hoàn thành.

Sau 03 bước thực hiện như trên, người dùng đã thành công di chuyển mục tới mục mới trong phần mềm Outlook.

Gán chính sách 

Người dùng có thể thiết lập gán chính sách cho thư mục mới thiết lập bằng hướng dẫn cụ thể như sau:

– Bước 1: Click chọn dấu “…” > click chọn Gán chính sách.

– Bước 2: Click chọn chính sách phù hợp như hình bên dưới.

– Bước 3: Hoàn thành.

Chia sẻ quyền 

Người dùng cũng có thể chia sẻ quyền cho thư mục dễ dàng bằng cách thực hiện các bước hướng dẫn cụ thể như sau:

– Bước 1: Click vào dấu “…” > click chọn Chia sẻ quyền.

– Bước 2: Thay đổi các quyền > click chọn OK.

Ngoài những hướng dẫn được chúng tôi chia sẻ trên, người dùng có thể thêm vào mục yêu thích hoặc mở trong tab mới khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook. Tiếp đến, chúng tôi muốn chia sẻ thêm với người dùng về một số những mẹo hay khi sử dụng email Outlook thông qua nội dung bên dưới.

Mẹo và thủ thuật tạo thư mục cho người gửi email trong Outlook

Ngoài việc tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook, người dùng có thể tham khảo thêm một số những mẹo hay để sử dụng phần mềm này hiệu quả như:

1. Tạo thư mục tự động bằng Quy tắc (Rules): Người dùng sẽ tự thiết lập quy tắc tự động theo yêu cầu riêng và hệ thống sẽ thực hiện theo quy tắc này.
2. Sử dụng Thư mục Tìm kiếm (Search Folders): Người dùng cũng có thể tìm kiếm email nhanh chóng thông qua thư mục tìm kiếm với từ khoá.
3. Tận dụng tính năng “Dọn dẹp Cuộc hội thoại” (Conversation Clean Up): Loại bỏ các cuộc hội thoại trong Outlook sẽ giúp cho email của người dùng gọn gàng hơn.
4. Sử dụng màu sắc và danh mục (Categories) để phân loại: Sắp xếp thư quan trọng bằng cách di chuyển đến mục ưu tiên, ngoài ra người dùng có thể phân loại bằng nhãn hoặc màu sắc.
5. Tạo thư mục con để tổ chức và quản lý tốt hơn: Tạo các thư mục con cho thư mục lớn trong Outlook để dễ dàng tìm kiếm và quản lý bất cứ lúc nào.
6. Sử dụng phím tắt để tăng tốc: Sử dụng một số những phím tắt hữu ích trong phần mềm Outlook điển hình như Ctrl + R để trả lời email, Alt + W để chuyển tiếp email, Alt + S để gửi email…
7. Sắp xếp thư mục theo thứ tự ưu tiên: Email được ưu tiên luôn hiển thị ở đầu danh sách thư gửi đến để người dùng mở và xem tức thì.
8. Xóa thư mục không cần thiết: Với các email không quan trọng, người dùng có thể dọn dẹp chúng để tiết kiệm dung lượng bộ nhớ.
9. Đồng bộ hóa thư mục trên các thiết bị mà bạn sử dụng thường xuyên: Đồng bộ hoá các dữ liệu được sử dụng thường xuyên trên Outlook để không mất quá nhiều thời gian thao tác.

Như vậy, với những mẹo được chúng tôi chia sẻ như trên, người dùng có thể sử dụng phần mềm Outlook hiệu quả kết hợp cùng với cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Người dùng có thể tạo bao nhiêu thư mục trong Outlook?

Outlook không giới hạn số lượng thư mục mà người dùng có thể tạo trong phần mềm, bởi lẽ một thư mục lớn có thể có nhiều thư mục con để người dùng dễ dàng quản lý.

2. Có nên tạo nhiều thư mục để sử dụng không?

Người dùng không nên tạo quá nhiều thư mục trong email Outlook. Vì, nếu có quá nhiều thư mục sẽ dẫn đến việc khó kiểm soát email và các thư mục này dễ khiến người dùng không thể kiểm soát nhanh chóng. Do đó, người dùng cần lưu ý điểm này khi thực hiện tạo  thư mục trên phần mềm Outlook.

3. Tài khoản Outlook cá nhân có dùng được tính năng này không?

Ngay cả tài khoản Outlook cá nhân và tài khoản Outlook dành cho tổ chức hoặc doanh nghiệp đều có tính năng tạo thư mục. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn gợi ý người dùng sử dụng tài khoản trả phí vì sẽ được sử dụng thêm nhiều tính năng hấp dẫn mà phần mềm Outlook đang sở hữu.

4. Làm cách nào để đánh dấu thư mục dễ nhận biết hơn?

Có rất nhiều cách để đánh dấu thư mục trong Outlook, người dùng có thể gắn cờ, thêm vào mục yêu thích hoặc thay đổi màu sắc thư mục.

5. Khi tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook không thành công thì phải liên hệ với ai?

Nếu người dùng thực hiện theo hướng dẫn như trong bài viết mà không thành công thì có thể click ngay vào mục Livechat để được đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.

6. Có những cách nào để bảo mật thư mục email cá nhân trong Outlook?

Người dùng có thể tự bảo mật thư mục email cá nhân trong phần mềm Outlook bằng 04 cách:

• Cài đặt chế độ không chuyển tiếp 
• Mã hoá nội dung email
• Luôn luôn “Bật” xác thực hai yếu tố (2FA)
• Sử dụng Outlook bằng tài khoản email doanh nghiệp

Phần kết

Bài viết này đã giúp người dùng biết cách tạo thư mục cho từng người gửi email trong Outlook một cách dễ dàng. Hơn nữa, người dùng cũng có thể tham khảo thêm một số những mẹo hay khi sử dụng phần mềm email của Microsoft. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến phần mềm Microsoft 365 nói chung hay Outlook nói riêng chỉ cần nhấc máy và liên hệ ngay đến HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua đầu số Hotline: 024.9999.7777.