Hướng dẫn đổi hình đại diện email trong Google Workspace

Tổng quan về Google Workspace

Google Workspace được đánh giá là một giải pháp cải thiện hiệu suất làm việc hiệu quả cho thời kỳ làm việc hybrid lên ngôi. Phần mềm cho phép mọi người dùng trong doanh nghiệp cộng tác trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên mọi loại thiết bị.

Google Workspace là gì?

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một bộ ứng dụng web do Google tạo ra dành cho các doanh nghiệp. Tài khoản này sẽ cấp cho người dùng quyền truy cập vào Gmail trên domain tùy chỉnh và 30GB bộ nhớ Drive trên mỗi user.

Thông qua tài khoản Google Workspace, bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào một số ứng dụng mạnh mẽ của nhà cung cấp này như Calendar, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Meets và Chats.

Người dùng còn được cung cấp email chuyên nghiệp với khả năng tối ưu tài khoản bằng cách đổi hình đại diện, thông tin cá nhân,…Bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ về bộ nhớ trực tuyến, lịch dùng chung và cuộc họp video.

Google Apps làm cho công việc cộng tác trở nên đơn giản và hiệu quả. Bạn sẽ có khả năng chia sẻ bảng tính và tài liệu, tạo hội nghị truyền hình với Meet và sử dụng tính năng nhắn tin tức thì qua Chats. Người dùng cũng có thể chia sẻ lịch với người khác, từ đó dễ dàng lên kế hoạch cho các cuộc họp.

Tại sao doanh nghiệp nên đăng ký Google Workspace?

Có ba lý do chính để doanh nghiệp sử dụng Google Workspace, tối ưu hóa tài khoản email bằng cách đổi hình đại diện và cập nhật thông tin (hoặc hầu hết mọi bộ ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây khác).

Trước tiên bạn có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ trình duyệt web nào. Thứ hai, người dùng có thể cộng tác trong thời gian thực trên tài liệu của mình với bất kỳ ai được cấp quyền truy cập thông qua khả năng trò chuyện được tích hợp. Thứ ba, bạn nhận được bản ghi đầy đủ về tất cả các sửa đổi của mình và có thể truy xuất hoặc khôi phục bất cứ thứ gì mong muốn.

Một số tip sử dụng Google Workspace hiệu quả

Bên cạnh việc đổi hình đại diện để tối ưu hóa email, bạn có thể thử một số mẹo khác để cho tài khoản Gmail nói chung và Google Workspace có thể hỗ trợ tốt nhất cho công việc.

• Kiểm tra hoạt động trong Google Docs, Sheets và Slides: Hầu hết người dùng Google Workspace lâu năm đều biết rằng bạn có thể dễ dàng cộng tác trong các công cụ năng suất của GG, bao gồm cả Docs, Sheets và Slides. Người dùng có thể đưa ra nhận xét, nhập văn bản vào tệp có đặc quyền chỉnh sửa và trò chuyện với các thành viên trong thời gian thực.
• Kết hợp dữ liệu từ Google Sheet này sang Google Sheet khác: Đối với những người biết cách tính toán trong Sheet và chạy bảng tính như một bậc thầy, bạn biết rằng có thể lấy dữ liệu từ một dải ô trong một trang tính khác của GG bằng cách sử dụng tính năng =IMPORTRANGE.
• Tính năng soạn thư thông minh: Google thường thử nghiệm các tính năng và ứng dụng mới trong không gian dành cho người tiêu dùng. Một ví dụ điển hình là Soạn thư thông minh cho phép sản xuất gợi ý nội dung thư với mức độ chính xác và phù hợp cao.
• Sử dụng chú thích và bản dịch trực tiếp trong Google Slide: Một tính năng khác hữu ích trong khi thuyết trình về doanh nghiệp với Meet là bật phụ đề trực tiếp bằng tiếng Anh hoặc đã được dịch. Khi bạn trình bày trước một nhóm, hãy nói vào micro và yêu cầu Meet nhập các từ của bạn để văn bản xuất hiện trên trang trình bày.

Cách đổi hình đại diện email trong Google Workspace

Khi người dùng muốn thay đổi hình đại diện cho tài khoản email của mình nhưng gặp phải lỗi “Sorry! We could not save your profile photo. Please try again later“, dưới đây chính là hướng dẫn chi tiết giúp bạn có thể khắc phục được lỗi này.

Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào Admin console bằng tài khoản quản trị để thực hiện cấu hình.

Bước 2: Tại trang quản trị, chọn biểu tượng menu và trỏ chuột vào Directory >> chọn Directory settings.

Bước 3: Thực hiện chọn Profile editing để cho phép người dùng có thể chỉnh sửa hồ sơ.

Bước 4: Cho phép người dùng chỉnh sửa ảnh bằng cách tích chọn Photo để cho phép thêm hình ảnh.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt thay đổi hình đại diện email trong Google Workspace. Nếu có vấn đề xảy ra hoặc có câu hỏi liên quan cần được giải đáp, bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của chuyên gia đến từ HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0.

Với tư cách là đối tác cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam, chúng tôi có đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và chuyên sâu về các sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp, đặc biệt là Google Workspace nhằm mang đến cho doanh nghiệp chất lượng phục vụ tốt nhất.

Trước khi đăng ký, nhân viên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp dựa trên đánh giá về nhu cầu và định hướng phát triển của tổ chức. Sau khi chọn lựa xong giải pháp, bạn sẽ được hướng dẫn cách để sử dụng Google Workspace hiệu quả, chẳng hạn đổi hình đại diện email. Đồng thời, bên chuyên viên kỹ thuật luôn túc trực 24/7 để sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề của khách hàng, mang đến cho bạn trải nghiệm ấn tượng.

Chỉ cần kết nối với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ nhiệt tình từ cách đổi hình đại diện email trong Google Workspace cho đến mẹo sử dụng hiệu quả cho công việc cộng tác.