Hướng dẫn cách forward mail dễ dàng trên Microsoft Outlook

Chắc hẳn bạn đang muốn chuyển tiếp email quan trọng cho một số đồng nghiệp hoặc lưu trữ chúng ở một địa chỉ khác của bản thân? Để đảm bảo tính năng forward mail trên Outlook sẽ luôn giúp bạn dễ dàng thực hiện điều đó một cách dễ dàng thì bài này cung cấp các bước một cách chi tiết với người mới bắt đầu. Tìm hiểu cách forward mail trên Microsoft Outlook tiết kiệm thời gian và quản lý email hiệu quả hơn với HVN Group ngay.

Forward mail là gì?

Forward mail được biết đến là một hình thức chuyển tiếp nội dung thư đã nhận đến những địa chỉ email khác. Khi sử dụng tính năng này, người dùng có thể chuyển nội dung email hoàn chỉnh hoặc có thay đổi một chút trước khi gửi đi. Thông qua tình năng hữu ích chuyển tiếp, người dùng không cần mất thêm nhiều thời gian soạn thảo lại nội dung. 

Hiện tại, tính năng forward mail đều có sẵn trong hầu hết các dịch vụ email bảo gồm cả Outlook, Gmail hay Zoho… Khi đó, người dùng có thể sử dụng tính năng này dưới 02 hình thức bao gồm:

• Chuyển tiếp email thủ công: Người dùng sẽ trực tiếp nhấn nút chuyển tiếp ở cuối mỗi email và nhập thông tin địa chỉ email của người nhận.
• Chuyển tiếp email tự động: Hệ thống sẽ tự động thực hiện chuyển tiếp email tới địa chỉ nhất định theo quy tắc và yêu cầu được cài đặt trước đó.

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm forward mail, tiếp đến người dùng hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về vai trò và lợi ích của tính năng này.

Vai trò và lợi ích khi sử dụng tính năng forward mail Outlook

Không chỉ email Outlook mà ngay cả với Gmail forward mail cũng sẽ đem lại những lợi ích nhất định cho người dùng. Do đó, để thuận tiện cho quá trình làm việc người dùng nên ứng dụng tính năng này nhiều hơn vì chúng giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian:

• Người dùng không cần đăng nhập tài khoản email để kiểm tra hộp thư mới bằng cách tự gửi email thông qua tính năng forward mail.
• Toàn bộ nội dung của email được toàn vẹn khi gửi đến người nhận thứ 3, tuy nhiên nếu người dùng muốn bảo mật các thông tin nhạy cảm có thể xóa bỏ trước khi chuyển tiếp.
• Không bỏ lỡ các thông tin quan trọng trong quá trình làm việc đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian và công sức của người dùng.
• Với các email có tệp đính kèm sẽ hạn chế được thao tác tải file đính kèm về máy và chuyển tiếp tới địa chỉ khác.

Nhìn chung, tính năng forward mail được ứng dụng khá hiệu quả với người dùng trong quá trình làm việc. Chính vì vậy, người dùng không nên bỏ qua tính năng này khi làm việc với email Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách để forward mail trên phần mềm Microsoft Outlook thông qua nội dung được gợi ý bên dưới đây.

Hướng dẫn 02 cách forward mail Outlook nhanh chóng

“How forward mail Outlook?” là câu hỏi được nhiều người dùng đặt ra khi không biết sử dụng tính năng này như thế nào. Do đó, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng 02 cách như sau:

Chuyển tiếp thủ công một số thư nhất định

Nếu người dùng chỉ có nhu cầu forward mail address nhất định thì có thể tham khảo cách thực hiện thủ công với phần mềm email Outlook như sau:

– Bước 1:  Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị máy tính hoặc truy cập địa chỉ Outlook.com trên trình duyệt web sau đó tiến hành đăng nhập tài khoản. Lưu ý, nên sử dụng tài khoản Outlook bản quyền để quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.

– Bước 2: Trên giao diện chính của Outlook sau khi đã đăng nhập thành công, người dùng click chọn email muốn forward mail để mở nó lên.

– Bước 3: Di chuyển con trỏ chuột xuống cuối email, lúc này người dùng sẽ thấy có một nút tính năng “chuyển tiếp” chỉ việc click chọn vào đây.

– Bước 4: Lúc này, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện chuyển tiếp và người dùng chỉ cần bổ sung địa chỉ email người nhận, BCC hoặc CC tùy chỉnh đồng thời có thể thêm nội dung, xóa bỏ nội dung không cần thiết.

– Bước 5: Sau khi thực hiện xong, người dùng chỉ cần click chọn vào nút Gửi là forward mail Outlook đã được hoàn tất.

Đây là phương thức forward mail Outlook thủ công chỉ áp dụng đối với số lượng email người nhận ít. Trong trường hợp người dùng muốn thường xuyên chuyển tiếp mail Outlook đến một hoặc nhiều địa chỉ nhất định thì nên áp dụng phương thức forward mail tự động thông qua hướng dẫn được chúng tôi gợi ý bên dưới.

Chuyển tiếp toàn bộ thư mới

Ngoài cách forward mail Outlook theo hình thức thủ công như trên, nếu người dùng muốn chuyển tiếp toàn bộ những thư mới đến một vài những địa chỉ email nhất định thì có thể tham khảo các bước hướng dẫn của chúng tôi như sau:

– Bước 1: Đăng nhập Outlook.com bằng tài khoản Microsoft 365 bản quyền.

– Bước 2: Sau đó, người dùng click chọn vào nút “Cài đặt” ở góc trên cùng bên phải màn hình như hình bên dưới.

– Bước 3: Sau khi trình cài đặt đã được hiển thị, lúc này người dùng click chọn vào mục Thư > tiếp đến là Đang chuyển tiếp > di chuyển thanh để Bật chuyển tiếp.

– Bước 4: Tại đây, người dùng có thể nhập những địa chỉ email để bật chế độ chuyển tiếp tự động > tích Lưu một bản sao của thư chuyển tiếp > click chọn Lưu để hoàn tất.

– Bước 5: Như vậy là đã có thể Hoàn tất quá trình.

Với 05 bước hướng dẫn như trên, người dùng đã forward mail trong Outlook thành công. Tương tự như vậy, người dùng cũng có thể áp dụng đối với email Gmail để sử dụng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lưu ý quan trọng mà người dùng cần biết khi sử dụng tính năng chuyển tiếp trong email Outlook thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới.

05+ lưu ý quan trọng khi forward mail Outlook

Khi sử dụng tính năng forward mail trong email Outlook, người dùng cần nắm được một vài những lưu ý quan trọng như sau:

• Trước khi tiến hành chuyển tiếp email, người dùng cần phải kiểm tra nội dung của thư gốc và những thông tin như tệp đính kèm có phù hợp với nhu cầu của người nhận hay không.
• Người gửi nên bổ sung thêm nội dung để người nhận biết được lý do vì sao họ nhận được email này để xây dựng hình ảnh theo hướng chuyên nghiệp nhất.
• Với các email có nội dung dài, hãy kiểm tra cẩn thận để xóa bỏ những thông tin nhạy cảm tránh gây ảnh hưởng đến người gửi và cả người nhận.
• Sử dụng BCC để người nhận không biết email được gửi từ địa chỉ nào, đây là một trong những cách bảo vệ quyền riêng tư khá hiệu quả. Khi đó, việc forward mail thì người gửi sẽ không biết việc này.
• Chỉnh sửa tiêu đề, các xưng hô trong email sao cho phù hợp nhất.

Đoạn kết

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để hướng dẫn người dùng cách sử dụng tính năng forward mail trong Outlook. Nếu người dùng cần sự trợ giúp từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ đến Hotline: 024.9999.7777 của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0.