Bạn là người mới bắt đầu làm việc với Google Sheets và đang loay hoay với việc tách dữ liệu trong các ô? Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về hàm SPLIT trong Google Sheets. Chúng tôi sẽ giúp bạn nắm vững cách sử dụng hàm mạnh mẽ này để phân tách văn bản thành nhiều cột một cách nhanh chóng và hiệu quả, mở ra vô vàn khả năng xử lý dữ liệu linh hoạt.
Hàm SPLIT trong Google Sheets là gì?
Hàm SPLIT trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn phân tách một chuỗi văn bản thành nhiều phần dựa trên một hoặc nhiều ký tự phân cách mà bạn chỉ định. Thay vì phải sao chép và chỉnh sửa thủ công, hàm này sẽ tự động chia dữ liệu của bạn thành các cột riêng biệt, giúp việc quản lý và phân tích trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Công thức tính:
=SPLIT(text; delimiter; [split_by_each]; [remove_empty_text])
Các thành phần trong công thức bao gồm:
- text: Đây là chuỗi văn bản mà bạn muốn tách. text có thể là một chuỗi được nhập trực tiếp vào công thức (ví dụ: “Táo,Chuối,Cam”) hoặc là tham chiếu đến một ô chứa văn bản (ví dụ: A1).
- delimiter: Đây là ký tự hoặc chuỗi ký tự mà hàm SPLIT sẽ sử dụng để xác định vị trí cần tách text. Ví dụ: nếu bạn muốn tách chuỗi “Táo,Chuối,Cam” dựa trên dấu phẩy, thì delimiter sẽ là “,”.
- [split_by_each]: Đây là một tham số tùy chọn.
- Nếu bạn đặt là TRUE (hoặc bỏ qua tham số này), hàm SPLIT sẽ tách text tại mỗi ký tự trong delimiter. Ví dụ: nếu delimiter là “ab” và text là “xaby”, kết quả sẽ là {“x”; “”; “y”}.
- Nếu bạn đặt là FALSE, hàm SPLIT sẽ chỉ tách text khi tìm thấy toàn bộ chuỗi ký tự trong delimiter. Ví dụ: nếu delimiter là “ab” và text là “xaby”, kết quả sẽ là {“x”; “y”}.
- [remove_empty_text]: Đây cũng là một tham số tùy chọn.
- Nếu bạn đặt là TRUE, các phần tử trống được tạo ra do có nhiều dấu phân cách liên tiếp sẽ bị loại bỏ. Ví dụ: nếu text là “Táo,,Cam” và delimiter là “,”, kết quả sẽ là {“Táo”; “Cam”}.
- Nếu bạn đặt là FALSE (hoặc bỏ qua tham số này), các phần tử trống sẽ được giữ lại. Ví dụ: nếu text là “Táo,,Cam” và delimiter là “,”, kết quả sẽ là {“Táo”; “”; “Cam”}.
Để hiểu rõ hơn về hàm SPLIT trong Google Sheets, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số những trường hợp nên áp dụng hàm này.
Khi nào nên áp dụng hàm SPLIT trong Google Sheets?
Hàm SPLIT trong Google Sheets thực sự là một “trợ thủ đắc lực” trong nhiều tình huống xử lý dữ liệu. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể mà bạn nên nghĩ ngay đến việc áp dụng hàm này:
- Tách dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) hoặc các ký tự khác: Đây có lẽ là ứng dụng phổ biến nhất của hàm SPLIT. Khi bạn nhập hoặc dán dữ liệu từ các nguồn khác nhau (ví dụ: file CSV, danh sách sản phẩm, địa chỉ liên hệ) mà các thông tin được phân tách bằng dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu gạch ngang, hoặc bất kỳ ký tự nhất quán nào, SPLIT sẽ giúp bạn nhanh chóng chuyển chúng thành các cột riêng biệt. Ví dụ: Một cột chứa danh sách email được phân tách bằng dấu phẩy: “user1@example.com, user2@example.com, user3@example.com”. Bạn có thể dùng SPLIT để tách chúng thành ba cột riêng biệt chứa từng địa chỉ email.
- Phân tích địa chỉ: Nếu bạn có một cột chứa địa chỉ đầy đủ (ví dụ: “Số 123, Đường ABC, Phường XYZ, Quận UVW, Thành phố Hà Nội”), bạn có thể sử dụng SPLIT với dấu phẩy và khoảng trắng (“, “) làm dấu phân cách để tách thành các cột như số nhà, đường, phường, quận, thành phố.
- Xử lý tên: Trong trường hợp bạn có một cột chứa tên đầy đủ (ví dụ: “Nguyễn Văn A”), bạn có thể sử dụng dấu khoảng trắng (” “) làm dấu phân cách để tách thành các cột họ, tên đệm và tên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng cách này có thể không hoàn hảo với những tên có nhiều hơn một tên đệm.
- Tách mã sản phẩm hoặc mã đơn hàng có cấu trúc: Nếu mã sản phẩm hoặc mã đơn hàng của bạn tuân theo một quy tắc nhất định với các phần được phân tách bằng một ký tự cụ thể (ví dụ: “SP-2023-001”), bạn có thể dùng SPLIT với dấu gạch ngang (“-“) để tách thành các cột như loại sản phẩm, năm và số thứ tự.
- Trích xuất thông tin từ URL: Nếu bạn có một cột chứa các URL và muốn trích xuất các phần cụ thể như tên miền, đường dẫn, hoặc các tham số, bạn có thể sử dụng dấu gạch chéo (“/”) hoặc dấu chấm hỏi (“?”) và dấu bằng (“=”) làm dấu phân cách.
- Khi bạn cần đếm số lượng phần tử trong một chuỗi được phân tách: Sau khi sử dụng SPLIT để tách chuỗi thành các cột, bạn có thể dễ dàng sử dụng hàm COUNTA để đếm số lượng các phần tử đã được tách ra.
- Làm sạch dữ liệu: Trong một số trường hợp, dữ liệu bạn nhận được có thể chứa nhiều dấu phân cách không cần thiết hoặc không nhất quán. Bạn có thể kết hợp SPLIT với các hàm khác như TRIM (để loại bỏ khoảng trắng thừa) hoặc SUBSTITUTE (để thay thế các dấu phân cách không nhất quán bằng một dấu phân cách chuẩn) để làm sạch dữ liệu trước khi phân tích.
Tóm lại, hãy nghĩ đến hàm SPLIT trong Google Sheets bất cứ khi nào bạn có một chuỗi văn bản chứa nhiều thông tin được ngăn cách bởi một hoặc nhiều ký tự nhất quán và bạn muốn tổ chức thông tin đó thành các cột riêng biệt để dễ dàng quản lý, phân tích hoặc sử dụng trong các công thức khác.
Hàm SPLIT trong Google Sheets có ưu và nhược điểm gì?
Việc hiểu rõ ưu và nhược điểm của hàm SPLIT trong Google Sheets sẽ giúp bạn sử dụng nó một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là tổng hợp các ưu và nhược điểm của hàm này:
Ưu điểm
- Dễ sử dụng và cú pháp đơn giản: Hàm SPLIT có một cú pháp trực quan, dễ hiểu ngay cả đối với người mới bắt đầu. Bạn chỉ cần chỉ định chuỗi văn bản và ký tự phân cách.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải sao chép và chỉnh sửa dữ liệu thủ công, hàm SPLIT giúp bạn tách dữ liệu hàng loạt một cách nhanh chóng, đặc biệt hữu ích khi làm việc với lượng lớn dữ liệu.
- Tăng tính linh hoạt trong xử lý dữ liệu: Sau khi tách dữ liệu thành các cột riêng biệt, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác phân tích, sắp xếp, lọc, hoặc sử dụng chúng trong các công thức khác.
- Hỗ trợ nhiều ký tự phân cách: Bạn có thể chỉ định một hoặc nhiều ký tự làm dấu phân cách, giúp xử lý các trường hợp dữ liệu phức tạp hơn.
- Tùy chọn loại bỏ khoảng trắng và ô trống: Các tham số tùy chọn [trim_empty] và [split_by_each] cho phép bạn kiểm soát cách dữ liệu được tách và xử lý các trường hợp có khoảng trắng thừa hoặc nhiều dấu phân cách liên tiếp.
- Kết hợp tốt với các hàm khác: Hàm SPLIT có thể được kết hợp với nhiều hàm khác trong Google Sheets (ví dụ: ARRAYFORMULA, TRIM, INDEX, COUNTA) để thực hiện các tác vụ xử lý dữ liệu phức tạp hơn.
Nhược điểm
- Yêu cầu tính nhất quán của dấu phân cách: Hàm SPLIT hoạt động hiệu quả nhất khi dữ liệu được phân tách bằng các ký tự nhất quán. Nếu dấu phân cách không đồng nhất trong cùng một cột dữ liệu, bạn có thể cần sử dụng các hàm khác như REGEXEXTRACT hoặc SUBSTITUTE trước khi áp dụng SPLIT.
- Khó xử lý các trường hợp phân tách phức tạp: Đối với các tình huống mà việc phân tách dựa trên các mẫu phức tạp hoặc điều kiện không cố định, hàm SPLIT có thể không đủ mạnh mẽ và bạn có thể cần đến các hàm liên quan đến biểu thức chính quy (regex).
- Giới hạn về số lượng cột kết quả: Mặc dù Google Sheets có giới hạn cột rất lớn, việc tách một chuỗi quá dài với quá nhiều dấu phân cách có thể tạo ra một số lượng lớn cột, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc khả năng quản lý của bảng tính.
- Không tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi (trong một số trường hợp): Nếu bạn nhập trực tiếp chuỗi văn bản vào hàm SPLIT, nó sẽ không tự động cập nhật nếu chuỗi đó thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn tham chiếu đến một ô chứa dữ liệu, kết quả của hàm `SPLIT sẽ tự động cập nhật khi nội dung ô đó thay đổi.
- Có thể tạo ra các ô trống không mong muốn: Nếu có nhiều dấu phân cách liên tiếp trong chuỗi văn bản và bạn không sử dụng tham số [remove_empty_text], hàm SPLIT sẽ tạo ra các ô trống, đôi khi gây khó khăn cho việc phân tích dữ liệu tiếp theo.
Do đó, việc hiểu rõ những ưu và nhược điểm này sẽ giúp bạn quyết định khi nào nên sử dụng hàm SPLIT và khi nào cần cân nhắc các phương pháp khác để xử lý dữ liệu trong Google Sheets.
Hướng dẫn 03 cách sử dụng hàm SPLIT trong Google Sheets
Hàm SPLIT trong Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ để phân tách dữ liệu văn bản dựa trên ký tự phân cách. Dưới đây là 03 cách sử dụng phổ biến và hiệu quả của hàm này:
Cách 1: Tách văn bản thành các cột
Đây là cách sử dụng cơ bản nhất của hàm SPLIT trong Google Sheets, giúp bạn chia một chuỗi văn bản trong một ô thành nhiều phần và hiển thị chúng ở các cột khác nhau.
*Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng tính chứa danh sách tên đầy đủ trong cột A. Bạn muốn tách tên thành ba cột: Họ, Tên đệm (nếu có), và Tên. Bạn có thể thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn ô B1.
- Bước 2: Nhập công thức sau: =SPLIT(A1; ” “)
- Bước 3: Nhấn Enter. Kết quả “Nguyễn”, “Văn”, “A” sẽ xuất hiện lần lượt ở các ô B1, C1, và D1.
- Bước 4: Kéo công thức từ ô B1 xuống các hàng khác (B2, B3, …) để áp dụng cho toàn bộ danh sách tên.
- Bước 5: Hoàn thành.
Như vậy, chỉ với 05 bước hướng dẫn như trên bạn đã biết cách sử dụng hàm tách tên trong Google Sheets chính là SPLIT.
Cách 2: Trích xuất văn bản cụ thể
Bạn có thể kết hợp hàm SPLIT trong Google Sheets với các hàm khác như INDEX để trích xuất một phần văn bản cụ thể sau khi đã tách theo công thức:
=INDEX(SPLIT(text; delimiter); column_number)
Trong đó:
- text: Chuỗi văn bản bạn muốn tách.
- delimiter: Ký tự hoặc chuỗi ký tự dùng để phân tách text.
- column_number: Số thứ tự cột bạn muốn lấy sau khi tách (bắt đầu từ 1).
*Ví dụ: Giả sử bạn có cột A chứa thông tin sản phẩm theo định dạng: “Mã sản phẩm – Tên sản phẩm – Giá”. Bạn muốn trích xuất từng thành phần thì có thể thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn ô B1.
- Bước 2: Nhập công thức: =INDEX(SPLIT(A1; ” – “); 3)
- Bước 3: Nhấn Enter. Kết quả “Áo Thun” sẽ xuất hiện ở ô B1.
- Bước 4: Kéo công thức từ ô B1 xuống các hàng khác để trích xuất tên sản phẩm cho tất cả các mặt hàng.
Cách 3: Tách URL (link dẫn)
Hàm SPLIT trong Google Sheets cũng rất hữu ích khi bạn muốn phân tích các thành phần khác nhau của một URL, chẳng hạn như giao thức, tên miền, đường dẫn, hoặc các tham số truy vấn.
*Ví dụ: Giả sử bạn có cột A chứa danh sách các URL và bạn muốn tách từng URL thành các phần dựa trên dấu /. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể áp dụng hàm SPLIT trong Google Sheets như sau:
- Bước 1: Chọn ô B1 trên bảng tính.
- Bước 2: Nhập công thức sau: =SPLIT(A1; “/”)
- Bước 3: Nhấn Enter. Các phần của URL đầu tiên sẽ được tách thành các cột B1 (https:), C1 (hvn.vn), D1 (google-workspace).
- Bước 4: Tương tự như vậy, bạn chỉ cần kéo xuống các ô B2 và B3 sẽ cho ra kết quả tương ứng.
Với ba cách hướng dẫn cụ thể này, bạn đã có thể khai thác hiệu quả hàm SPLIT trong Google Sheets để xử lý và trích xuất dữ liệu văn bản theo nhiều mục đích khác nhau. Hãy thử áp dụng chúng vào bảng tính của bạn để tối ưu hóa công việc nhé! Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với bạn về cách để kết hợp hàm này với một số những hàm khác để làm việc hiệu quả nhất.
Hàm SPLIT trong Google Sheets có thể kết hợp với hàm nào khác không?
Hàm SPLIT trong Google Sheets có thể kết hợp rất linh hoạt với nhiều hàm khác để xử lý văn bản, lọc dữ liệu, trích xuất thông tin, và hơn thế nữa. Dưới đây là các hàm phổ biến thường kết hợp với SPLIT, kèm ví dụ minh họa cụ thể để bạn có thể dễ dàng hình dung như sau:
Kết hợp với ARRAYFORMULA
- Mục đích: Áp dụng SPLIT cho một cột dữ liệu, thay vì từng ô riêng lẻ.
*Ví dụ: Tách các danh sách trong cột A, cách nhau bằng dấu “,”.
Lúc này, bạn sẽ áp dụng công thức như sau: =ARRAYFORMULA(SPLIT(A1:A3; “,”)) và kết quả nhận được như hình bên dưới.
Kết hợp với TRIM
- Mục đích: Loại bỏ khoảng trắng dư thừa sau khi tách.
*Ví dụ: Ô A1 chứa: Google , Microsoft , Zoho , để loại bỏ khoảng trắng dư thừa bạn có thể kết hợp với hàm TRIM như sau:
=ARRAYFORMULA(TRIM(SPLIT(A1; “,”)))
Kết hợp với JOIN
- Mục đích: Sau khi tách bằng SPLIT, dùng JOIN để ghép lại bằng dấu khác.
*Ví dụ: Tách theo – rồi ghép lại bằng dấu |.
=JOIN(“|”; SPLIT(“google-microsoft-zoho”; “-“))
Kết hợp với REGEXREPLACE
- Mục đích: Làm sạch dữ liệu trước khi dùng SPLIT.
*Ví dụ: Bạn có chuỗi: “Google , Microsoft , Zoho” (có khoảng trắng không đều), hãy làm sạch rồi tách:
=SPLIT(REGEXREPLACE(A1; “\s*,\s*”; “,”); “,”)
Kết hợp với TEXT hoặc TEXTSPLIT
- Mục đích: Với ngày tháng, bạn có thể dùng TEXT để định dạng rồi tách.
*Ví dụ: Chuyển ngày sang chuỗi rồi tách ra ngày, tháng, năm.
=SPLIT(TEXT(A1; “dd-mm-yyyy”); “-“)
Kết hợp với IF hoặc IFERROR
- Mục đích: Tránh lỗi nếu ô rỗng hoặc không có dấu phân cách.
*Ví dụ: Chỉ tách khi trong ô có dấu ,, nếu không thì để trống.
=IF(ISNUMBER(SEARCH(“,”; A1)); SPLIT(A1; “,”); “”)
Lưu ý khi sử dụng hàm SPLIT trong Google Sheets
Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ khi sử dụng hàm SPLIT trong Google Sheets để tránh những lỗi không đáng có và đảm bảo hiệu quả:
- Tính nhất quán của dấu phân cách:
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Hãy đảm bảo rằng dấu phân cách bạn chỉ định trong hàm SPLIT xuất hiện một cách nhất quán trong toàn bộ dữ liệu bạn muốn tách. Một sự khác biệt nhỏ (ví dụ: dùng dấu phẩy ở một số nơi và dấu chấm phẩy ở những nơi khác) sẽ dẫn đến kết quả không chính xác.
- Xử lý dữ liệu không nhất quán trước: Nếu dữ liệu của bạn có nhiều loại dấu phân cách, hãy sử dụng các hàm như SUBSTITUTE để chuẩn hóa chúng thành một dấu phân cách duy nhất trước khi dùng SPLIT.
- Số lượng cột kết quả:
- Cân nhắc giới hạn cột: Mặc dù Google Sheets có số lượng cột lớn, việc tách một chuỗi quá dài với rất nhiều dấu phân cách có thể tạo ra một số lượng lớn cột, có thể làm bảng tính trở nên khó quản lý hoặc ảnh hưởng đến hiệu suất. Hãy xem xét liệu bạn có thực sự cần tất cả các phần đã tách hay không.
- Sử dụng INDEX để chọn cột cần thiết: Nếu bạn chỉ quan tâm đến một vài cột cụ thể sau khi tách, hãy kết hợp SPLIT với hàm INDEX để chỉ lấy những cột đó, thay vì hiển thị tất cả.
- Xử lý các trường hợp không có dấu phân cách:
- Kết quả trả về: Nếu hàm SPLIT không tìm thấy dấu phân cách trong chuỗi văn bản, nó sẽ trả về toàn bộ chuỗi đó trong một ô duy nhất. Hãy lường trước trường hợp này và có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý nếu cần.
- Khoảng trắng và ký tự đặc biệt trong dấu phân cách:
- Nhạy cảm với khoảng trắng: Hàm SPLIT phân biệt rõ ràng giữa ” “ (khoảng trắng) và không có khoảng trắng. Nếu dấu phân cách của bạn bao gồm khoảng trắng, hãy đảm bảo bạn nhập chính xác.
- Ký tự đặc biệt: Nếu dấu phân cách là một ký tự đặc biệt (ví dụ: *, ?, \), bạn có thể cần phải “thoát” chúng bằng cách đặt dấu \ phía trước trong một số trường hợp, đặc biệt khi làm việc với biểu thức chính quy (mặc dù SPLIT cơ bản không sử dụng regex trực tiếp cho dấu phân cách đơn giản). Tuy nhiên, với các dấu phân cách thông thường như phẩy, chấm phẩy, gạch ngang, bạn không cần lo lắng về việc này.
- Hiểu rõ tham số tùy chọn:
- Ảnh hưởng của [split_by_each]: Hãy chắc chắn bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa việc tách theo từng ký tự trong dấu phân cách (TRUE) và tách theo toàn bộ chuỗi dấu phân cách (FALSE). Lựa chọn sai có thể dẫn đến kết quả không mong muốn.
- Kiểm soát ô trống với [remove_empty_text]: Quyết định xem bạn có muốn loại bỏ các ô trống được tạo ra bởi nhiều dấu phân cách liên tiếp hay giữ lại chúng tùy thuộc vào mục đích phân tích dữ liệu của bạn.
- Theo dõi hiệu suất:
- Với lượng lớn dữ liệu: Khi áp dụng hàm SPLIT cho một lượng lớn dữ liệu, đặc biệt khi kết hợp với ARRAYFORMULA, hiệu suất của bảng tính có thể bị ảnh hưởng. Hãy cân nhắc chia nhỏ dữ liệu hoặc sử dụng các phương pháp xử lý dữ liệu khác nếu hiệu suất trở thành vấn đề.
- Kiểm tra và xác nhận kết quả:
- Luôn kiểm tra mẫu: Sau khi áp dụng công thức SPLIT, hãy kiểm tra một vài kết quả ngẫu nhiên để đảm bảo dữ liệu được tách chính xác như bạn mong đợi. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề có thể xảy ra do dấu phân cách không nhất quán hoặc lỗi trong công thức.
Bằng cách lưu ý những điểm trên, bạn sẽ có thể sử dụng hàm SPLIT trong Google Sheets một cách hiệu quả và chính xác.
Một số câu hỏi thường gặp
- Hàm SPLIT trong Google Sheets có phân biệt chữ hoa – chữ thường không?
Không. Hàm SPLIT chỉ quan tâm đến ký tự phân cách, không phân biệt chữ hoa – thường.
- SPLIT có thể dùng với dữ liệu dạng số không?
Có. Hàm SPLIT hoạt động với chuỗi, nhưng nếu dữ liệu số được nhập ở dạng văn bản (hoặc trong chuỗi hỗn hợp), nó vẫn tách bình thường.
- Có thể dùng SPLIT để tách văn bản có cấu trúc không đồng đều không?
Không hoàn toàn hiệu quả. Nếu cấu trúc không cố định (số lượng phần tử sau khi tách thay đổi), bạn nên dùng REGEXEXTRACT, REGEXREPLACE hoặc kết hợp với IFERROR để tránh lỗi.
- Tôi dùng SPLIT nhưng kết quả bị “spill” ra ngoài khiến lỗi – làm sao xử lý?
Khi SPLIT tạo ra quá nhiều kết quả và không đủ ô trống bên phải, nó sẽ gây lỗi #REF!. Cách khắc phục:
- Dọn ô bên cạnh trước khi dùng SPLIT.
- Hoặc dùng hàm phụ trợ như INDEX(SPLIT(…), n) để chỉ lấy 1 phần cụ thể, tránh spill.
- SPLIT có hoạt động với dữ liệu được nhập qua Google App Script không?
Có. Nếu dữ liệu được đẩy vào ô dưới dạng văn bản, SPLIT vẫn hoạt động bình thường. Tuy nhiên, nếu dùng trực tiếp trong script, bạn cần dùng JavaScript tương đương (split()), không phải công thức của Google Sheets.
Lời kết
Vậy là bạn đã nắm vững bí kíp sử dụng hàm SPLIT trong Google Sheets rồi đó! Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, việc phân tách dữ liệu của bạn sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Đừng ngần ngại thử nghiệm và khám phá thêm những ứng dụng tuyệt vời của hàm này trong công việc hàng ngày của bạn nhé!
Nếu trong quá trình tham khảo thông tin trên đây, bạn gặp bất cứ vướng mắc nào cần được hỗ trợ giải quyết vui lòng liên hệ ngay đến HVN Group qua địa chỉ:
- Fanpage: HVN Group
- Hotline: 024.9999.7777