Google Vault là gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-z cho người mới

Trong thời đại công nghệ số, việc lưu giữ và quản lý dữ liệu luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn với lượng dữ liệu “khủng” cần lưu trữ. Đó là cũng là lý do vì sao mà Google Vault ngày càng trở nên phổ biến. Để hiểu rõ Google Vault là gì? Tính năng, cũng như  ưu điểm nổi bật? người dùng hãy cùng HVN Group khám phá chi tiết bài viết dưới đây.

Google Vault là gì?

Google Vault là ứng dụng quản lý dữ liệu và eDiscovery được cung cấp bởi ông lớn Google, cũng có thể xem là một phần của hệ sinh thái Google Workspace. Ứng dụng cho phép người dùng có thể lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu “linh hoạt” theo mục đích kiểm toán, báo cáo, hoặc phục vụ cho việc thanh tra khi cần thiết.

Tính năng nổi bật của Google Vault

Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Google Vault nhất định người dùng không thể bỏ qua:

Google Vault quản lý dữ liệu

Người dùng Vault có thể dễ dàng thiết lập các quy tắc lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả, thậm chí cả những dữ liệu đã bị người dùng xóa và dọn dẹp sạch trong thùng rác, Vault vẫn có thể đảm bảo tính năng lưu trữ “an toàn” khi đã có thiết lập từ trước. Trường hợp tổ chức cần xóa dữ liệu nhạy cảm ở khoảng thời gian nhất định, người dùng cũng có thể cài đặt lại cấu hình Vault để xóa dữ liệu vĩnh viễn khỏi tài khoản đó một cách nhanh chóng.

Google Vault tìm kiếm

Vault hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng, bao gồm cả những dữ liệu từ tài khoản Google Workspace đã tạm ngưng. Cũng có thể nói, đây là một giải pháp “hoàn hảo” để doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu khi cần thiết, nhất là trong trường hợp nhóm pháp lý của doanh nghiệp cần rà soát thông tin và ngăn chặn thất thoát dữ liệu do các hoạt động luân chuyển hoặc nhân viên nghỉ việc.

Google Vault xuất dữ liệu

Vault giúp người dùng tìm kiếm nhanh dữ liệu theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, phạm vi ngày tháng, hoặc các tệp, tin nhắn được hỗ trợ,… Khi quá trình tìm kiếm hoàn tất, người dùng có thể thực hiện truy xuất dễ dàng để phục vụ các nhu cầu cần thiết. Thường thì, dữ liệu truy xuất sẽ có sẵn trong Vault 15 ngày, sau khoảng thời gian này, hoạt động truy xuất sẽ bị khóa để bảo vệ an toàn cho dữ liệu.

Google Vault bảo mật

Bảo mật dữ liệu an toàn cũng là một trong những tính năng “nổi bật” của Google Vault. Ứng dụng cho phép tổ chức có thể thiết lập và triển khai các chính sách bảo mật nghiêm ngặt, qua đó đảm bảo tất cả những dữ liệu quan trọng của tổ chức được lưu giữ trên Vault sẽ luôn an toàn, tránh tình trạng rò rỉ hoặc mất mát.

Google Vault tích hợp nâng cao

Tương tự như các ứng dụng khác của Google, Vault cũng có sự tích hợp mạnh mẽ với nhiều tiện ích của hệ sinh thái Google Workspace như Google Drive, Gmail, Google Chat, Google Site, hay Google Groups,…. Giải pháp tích hợp nâng cao, không chỉ mang đến sự kết nối liền mạch, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý dữ liệu, mà còn thúc đẩy hiệu suất, cải thiện chất lượng công việc tốt hơn.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Vault?

Để hiểu rõ tại sao Google Vault lại là giải pháp lưu trữ và quản lý dữ liệu được nhiều doanh nghiệp tin dùng, người dùng có thể tham khảo qua các ưu nhược điểm của Google Vault dưới đây:

Ưu điểm của Google Vault

Đối với người dùng Google Workspace, Vault mang đến nhiều ưu điểm tuyệt vời trong việc quản lý, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu hiệu quả trong công việc. Cụ thể:

1- Đơn giản hóa việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu “nhanh chóng”

Chỉ với các thiết lập tìm kiếm chi tiết trên Google Vault, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy các dữ liệu mình cần và thực hiện truy xuất chúng dễ dàng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức, mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, đảm bảo người dùng sẽ luôn có nhiều thời gian tập trung cho những công việc.

2- Bảo mật an toàn và chặt chẽ

Thực tế thì, không riêng gì Google Vault, mà tất cả các ứng dụng khác của Google đều được áp dụng các quy tắc và chính sách bảo mật nghiêm ngặt. Giúp những tài liệu quan trọng của tổ chức luôn được đảm bảo an toàn, tránh các sự cố rò rỉ, cũng như mất mát dữ liệu do các hành vi cố ý gây ra.

3- Hỗ trợ nhiều định dạng xuất dữ liệu

Không chỉ hỗ trợ quản lý và lưu giữ lượng lớn dữ liệu, GG Vault còn cho phép người dùng có thể truy xuất chúng dễ dàng với các thiết lập tìm kiếm ở định dạng tiêu chuẩn. Để khám phá chi tiết, người dùng có thể truy cập TẠI ĐÂY.

4- Tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng của Google

Vault có thể lưu trữ và trích xuất dữ liệu từ nhiều ứng dụng tiện ích của Google như Gmail, Drive, Google Meet, Google Chat, hay Google Sites,…. Là giải pháp tốt để các doanh nghiệp có thể tạo báo cáo kiểm toán, chứng từ điện tử, cũng như dữ liệu để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra và thực hiện các nhiệm vụ pháp lý theo quy định.

Nhược điểm của Google Vault

Dù là giải pháp tốt, thì GG Vault vẫn sẽ có một số hạn chế người dùng cần lưu ý như sau:

1- Nền tảng trả phí: Để sử dụng Vault, người dùng bắt buộc phải có giấy phép đăng ký và chi trả phí cho hoạt động thay vì có phiên bản miễn phí như một số ứng dụng khác của Google.

2- Cần đảm bảo tính liên tục: Nếu giấy phép Vault hết hạn, mọi quy tắc lưu giữ cũng sẽ bị ngừng lại, khi đó tất cả các dữ liệu mà người dùng lưu trữ trước đó đều sẽ biến mất mà không có tính năng khôi phục.

Google Vault giá bao nhiêu?

Hiện tại, Google Vault được tích hợp sẵn trong các gói giải pháp Google Workspace Business Plus, Enterprise, và dưới dạng add-on đối với các gói Business Starter và Business Standard. Dưới đây là bảng giá cụ thể người dùng có thể tham khảo:

Google Workspace – Giải pháp “tiện ích” cho doanh nghiệp, tổ chức trong quá trình chuyển đổi số với tích hợp tất cả trong một, không chỉ mang đến sự tiện lợi, linh hoạt, mà còn gia tăng khả năng kết nối và thúc đẩy hiệu suất làm việc hiệu quả. Liên hệ HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia Google Workspace lâu năm trong nghề ngay tại đăng ký phía dưới.

Liên Hệ Ngay Với HVN Group

Hướng dẫn sử dụng Google Vault chi tiết cho người mới

Việc sử dụng Google Vault chỉ bao gồm những người có giấy phép Vault và được chỉ định bởi quản trị viên Google Workspace. Do đó, nếu đã đáp ứng đủ những điều kiện này, người dùng không khó để thiết lập Vault và thực hiện truy xuất dữ liệu trên ứng dụng với các hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Thiết lập Google Vault

Để sử dụng GG Vault, người dùng trước tiên phải thiết lập ứng dụng. Thao tác cũng rất đơn giản, nhẹ nhàng với các bước sau: 

– Bước 1: Truy cập Google Vault bằng tài khoản quản trị viên Google Workspace.

– Bước 2:  Tại giao diện chính của Vault, người dùng nhấn chọn Retention (Lưu giữ) để áp dụng các quy tắc lưu giữ mặc định cho tổ chức.

– Bước 3: Nếu muốn đặt quy tắc lưu giữ mặc định cho tất cả các dữ liệu của một ứng dụng (áp dụng đối với tất cả các tài khoản được cấp phép ở tổ chức) trong thời gian nhất định, hãy click ứng dụng đó để tạo quy tắc.

– Bước 4: Ví dụ, người dùng lựa chọn Gmail, thì khi đó có thể tạo quy tắc lưu giữ mặc định cho Gmail như sau:

1- Xác định khoảng thời gian lưu giữ tin nhắn (hoặc tệp):

• Indefinitely (Vô thời hạn): Lưu giữ dữ liệu vĩnh viễn hoặc đến khi có cài đặt thay đổi của người dùng.
• Retention period (Khoảng thời gian lưu trữ): Lưu giữ dữ liệu trong khoảng thời gian mặc định, linh hoạt theo mục đích lưu giữ của người dùng.

2- Lựa chọn hành động khi quy tắc lưu giữ hết hạn:

• Purge only permanently deleted message: Mặc định xóa hoàn toàn cho những thư (email) đã xóa vĩnh viễn.
• Purge message from Gmail mailboxes and permanently deleted message: Xóa hoàn toàn tất cả các thư từ hộp thư Gmail, bao gồm cả thư đã xóa vĩnh viễn và thư nháp.

– Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất cài đặt cho quy tắc lưu giữ của Gmail. Lúc này, nếu người dùng thiết lập khoảng thời gian lưu giữ, hệ thống sẽ đưa ra yêu cầu xác nhận, đảm bảo rằng người dùng đã hiểu rõ cách hoạt động của quy tắc lưu giữ. Nếu không có gì thay đổi, thì chỉ cần nhấn tích các ô vuông và Accept (Chấp nhận) là được.

– Bước 6: Trường hợp muốn lưu giữ dữ liệu cụ thể trong khoảng thời gian nhất định, người dùng cũng chỉ cần thực hiện cài đặt đơn giản tại mục Custom rules (Quy tắc tùy chỉnh). Nhấn Create (Tạo) để tiến hành thiết lập quy tắc với các điều kiện cụ thể như sau:

• Gmail & Groups: Đặt quy tắc theo đơn vị tổ chức, phạm vi ngày hoặc các cụm từ tìm kiếm cụ thể.
• Google Drive, Meet & Sites: Quy tắc cũng có thể đặt theo đơn vị tổ chức, ngày hết hạn, ngày đã tạo, hoặc ngày dữ liệu được chuyển đến thùng rác.
• Google Chat & Hangouts: Quy tắc đặt theo đơn vị tổ chức, hoặc áp dụng cho tất cả các không gian trò chuyện trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Google Voice (trong hệ sinh thái Google Workspace): Quy tắc thiết lập theo đơn vị tổ chức hoặc loại dữ liệu.

– Bước 7: Thực hiện tương tự bước 4 và bước 5 nếu người dùng muốn cài đặt quy tắc lưu trữ cho tất cả các ứng dụng và dịch vụ khác của mình. Khi đó, các ứng dụng người dùng đã đặt quy tắc sẽ hiển thị khoảng thời gian lưu trữ ở cột Duration (Khoảng thời gian) để thuận tiện cho việc theo dõi.

Tìm và xuất dữ liệu trong Google Vault

Việc tìm kiếm và xuất dữ liệu trên Google Vault không quá phức tạp. Tuy nhiên, trước khi thực hiện, người dùng sẽ cần tạo một không gian làm việc tại mục Matters. Hiểu đơn giản, thì Matter như thư mục lưu trữ các truy vấn tìm kiếm và xuất dữ liệu, người dùng có thể chia sẻ các matters với người khác, bao gồm cả người bên ngoài tổ chức.

1- Tạo Matter trong GG Vault:

– Bước 1: Truy cập Vault bằng tài khoản quản trị Google Workspace.

– Bước 2: Click chọn mục Matters → Nhấn Create để tạo.

– Bước 3: Nhập tên và mô tả chi tiết cho Matter → sau đó nhấn Create để hoàn tất thiết lập.

2- Xuất dữ liệu trong GG Vault:

– Bước 1: Người dùng click tab Matter mà mình đã tạo trước đó. Khi giao diện hiển thị, thì nhấn chọn Service (ứng dụng/dịch vụ) cần truy xuất dữ liệu tại mục Search.

– Bước 2: Nếu lựa chọn Gmail, thì khi đó người dùng cần nhập các thông số tìm kiếm cụ thể như sau:

• Source (Nguồn): Tùy chọn nguồn dữ liệu – All data (Tất cả các dữ liệu), Held data (Dữ liệu đã được lưu giữ) hoặc Unprocessed data (Dữ liệu chưa xử lý).
• Time zone (Múi giờ): Tùy chọn múi giờ phù hợp.
• Entity (Thực thể): Tùy chọn đối tượng – All Accounts (Tất cả mọi tài khoản), Specific (Tài khoản cụ thể) hoặc Organizational unit (Tài khoản của tổ chức).
• Date sent (Ngày gửi): Tùy chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. 

• Exclude email drafts (Loại trừ thư nháp): Tùy chọn tắt/bật để tìm kiếm thư nháp hoặc không.

– Bước 3: Nhấn chọn Search để bắt đầu quá trình tìm kiếm. Lúc này, Vault tiến hành tìm kiếm danh sách dữ liệu theo thiết lập cụ thể của người dùng.

3- Xuất dữ liệu trên GG Vault:

– Bước 1: Sau khi Vault hoàn tất quá trình tìm kiếm, người dùng hãy nhấn chọn Export để xuất dữ liệu. Trường hợp có sai sót, hãy nhấn Expand để mở lại phần cài đặt tìm kiếm và sửa chữa.

– Bước 2: Lựa chọn Tên và Format cho tệp xuất (MBOX hoặc PST).

– Bước 3: Để xem tiến trình xuất dữ liệu, người dùng chỉ cần nhấn chọn sang mục Exports. 

– Bước 4: Khi tệp dữ liệu đã xuất xong, người dùng tải xuống máy tính bằng cách nhấn Download.

– Bước 5: Tệp tải xuống sẽ có định dạng .pst hoặc .mbox tùy theo định dạng người dùng đã chọn trước khi xuất. Lúc này, để xem tệp .pst, người dùng hãy sử dụng Outlook và Mbox Viewer đối với tệp .mbox.

*Việc xuất dữ liệu trên Google Vault chỉ có thể thực hiện tại một thời điểm, tương ứng với một dịch vụ của Google. Do đó, nếu muốn xuất dữ liệu của nhiều ứng dụng, người dùng sẽ cần thực hiện lần lượt, nếu không việc xuất dữ liệu mới mà tệp dữ liệu cũ xuất chưa xong sẽ khiến hệ thống dừng lại.

So sánh Google Vault và Microsoft 365 eDiscovery

Có thể nói, Google Vault và Microsoft 365 eDiscovery đều là những công cụ hỗ trợ “đắc lực” cho người dùng trong việc quản lý dữ liệu, lưu trữ, cũng như truy xuất báo cáo khi cần thiết. Tuy nhiên, ở hai công cụ này vẫn có điểm riêng khác biệt mà người dùng có thể dễ dàng theo dõi qua bảng so sánh dưới đây:

Đánh giá chung, thì cả Google Vault và Microsoft 365 eDiscovery đều là những ứng dụng hỗ trợ quản lý, tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu “tiện ích”. Nếu như Vault là một phần của hệ sinh thái Google Workspace, thì Microsoft 365 eDiscovery cũng là một ứng dụng cốt lõi của hệ sinh thái Microsoft 365. Do đó, tùy nhu cầu, mục đích sử dụng, cũng như hệ sinh thái mình đang sử dụng, mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn phù hợp nhất.

Giải đáp những thắc mắc liên quan Google Vault

Để người dùng có thể hiểu rõ hơn về Google Vault, HVN Group sẽ giải đáp chi tiết một số thắc mắc dưới đây:

Google Vault có miễn phí không?

Không. Ứng dụng này chỉ được tích hợp sẵn trong các phiên bản Business Plus và Enterprise Standard trở nên. Những phiên bản thấp hơn như Business Starter hay Business Standard, có thể sử dụng Google Vault dưới dạng Add-on với những tính năng tuyệt vời.

Google Vault hỗ trợ quản lý các dữ liệu nào?

Google Vault cho phép lưu trữ và quản lý tất cả các dữ liệu từ các dịch vụ Google Workspace mà tổ chức đang sử dụng. Chẳng hạn như:

• Thư và tệp trong Gmail
• Tài liệu lưu trữ trên Drive
• Tin nhắn Google Chat (hoặc GG Hangouts trước đây nếu đã bật lịch sử)
• Tin nhắn trên Google Groups
• Tin nhắn văn bản, bản ghi, thư thoại hoặc nhật ký cuộc gọi của Google Voice
• Google Sites (áp dụng với phiên bản mới)
• Nhật ký trò chuyện, hỏi đáp, và các bản ghi trên Google Meet

Google Vault lưu giữ dữ liệu được trong bao lâu?

Vault không giới hạn thời gian lưu giữ dữ liệu. Tuy nhiên, thời hạn sử dụng Vault sẽ tùy theo giấy phép đăng ký của người dùng. 

Google Vault backup dữ liệu được không?

Không. Google Vault không hỗ trợ tính năng backup dữ liệu. Nếu người dùng không thực hiện thanh toán đúng hạn, giấy phép Vault sẽ chấm dứt. Lúc này, tất cả các quy tắc lưu giữ sẽ không được tiếp tục thực hiện và dữ liệu sẽ bị mất mà không có tính năng khôi phục. Do đó, nếu đang sử dụng Vault, người dùng hãy chắc chắn rằng các giấy phép của mình luôn hợp lệ.

Phiên bản Google Workspace nào hỗ trợ Google Vault?

Google Vault hiện được tích hợp sẵn trong gói giải pháp Google Workspace Business Plus và dưới dạng add-on (ứng dụng bổ trợ) đối với các gói Business Starter và Business Standard. Điều này đồng nghĩa, khi có đăng ký Google Workspace Business Plus, thì tất cả người dùng trong tổ chức đều sẽ tự động được cấp giấy phép của GG Vault. 

Tuy nhiên, quyền truy cập Vault vẫn sẽ được giám sát bởi quản trị viên. Chỉ những ai được cho phép mới có thể truy cập ứng dụng và thực hiện truy vấn dữ liệu tại đây. Do đó, tất cả các dữ liệu sẽ luôn được đảm bảo an toàn trên toàn bộ hệ thống.

Điều gì sẽ xảy ra khi tài khoản người dùng bị xoá?

Nếu tài khoản của người dùng bị xóa bởi quản trị viên Google Workspace, thì khi đó, tất cả các dữ liệu được liên kết với tài khoản cũng sẽ bị xóa (bao gồm cả dữ liệu được quản lý và lưu giữ trên Google Vault). Để hạn chế rủi ro khi người dùng rời khỏi tổ chức và buộc quản trị viên phải xóa tài khoản, cách tốt nhất là doanh nghiệp mua và cấp cho họ giấy phép Archived User để lưu trữ dữ liệu người dùng.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ chi tiết về Google Vault là gì, tính năng và một số thông tin liên quan. Nếu có vướng mắc, hoặc bất cứ vấn đề gì trong quá trình sử dụng GG Vault, người dùng hãy liên hệ với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 ngay tại LiveChat bên dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia kỹ thuật.