Google Keep là gì? Hướng dẫn từ A-z cách dùng Keep hiệu quả

Người dùng Google chắc chắn không còn quá xa lạ với Google Keep – một ứng dụng “tiện lợi” có thể giúp ghi lại những nội dung quan trọng và lên danh sách nhắc nhở linh hoạt. Để khám phá chi tiết các tính năng, ưu điểm nổi bật, cũng như cách sử dụng hiệu quả Google Keep là gì, người dùng hãy cùng HVN Group tham khảo chi tiết nội dung dưới đây.

Google keep là gì?

Google Keep là ứng dụng ghi chú “miễn phí” được cung cấp bởi ông lớn Google, cho phép người dùng có thể ghi chép lại nội dung, dán nhãn thông tin, cài đặt lịch nhắc nhở, hoặc chia sẻ cho mọi người bản ghi chú chi tiết. Tính đến thời điểm hiện tại, thì Keep đã nhận được rất nhiều những đánh giá “tích cực” của người dùng về khả năng ghi chú, phân loại và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, đảm bảo tính linh hoạt và thuận tiện trong mọi tình huống.

Google keep dùng để làm gì?

Ứng dụng GG Keep không chỉ hỗ trợ tốt cho người dùng Google, mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng bởi những công dụng “tuyệt vời”:

• Hỗ trợ tạo “nhanh” ghi chú (dạng văn bản, hình ảnh, hoặc danh sách,…)
• Cài đặt nhắc nhở, giúp người dùng không bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng.
• Phân loại ghi chú dễ dàng bằng cách dán nhãn, định dạng màu sắc,….
• Chia sẻ ghi chú với nhiều người dùng khác, nhất là những thông tin quan trọng cần công khai và phân chia cụ thể cho đội nhóm, người thân, gia đình…
• Lọc nhanh những ghi chú quan trọng, lưu trữ, hoặc sao chép đơn giản vào Google Tài liệu, Google Slides.

Tính năng nổi bật của Google keeps

Google Keep hỗ trợ người dùng hiệu quả trong công việc, cuộc sống với nhiều tính năng nổi bật như:

Tạo lời nhắc nhở

Ghi chú và nhắc nhở trong Keep giúp người dùng không bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Cài đặt nhắc nhở theo thời gian, theo tùy chọn mặc định, hoặc chi tiết theo vị trí với tên và địa chỉ tương ứng, cho phép ứng dụng có thể truy cập vị trí của người dùng mọi lúc, mọi nơi.

Cập nhật “nhanh” ghi chú

Người dùng Keep có thể truy cập, tạo và chỉnh sửa ghi chú từ mọi thiết bị, đặc biệt là tính năng ngoại tuyến với ứng dụng di động và máy tính bảng. Khi đó, tất cả các chỉnh sửa đều sẽ được cập nhật tự động, đồng bộ hóa trên các thiết bị khi người dùng đăng nhập.

Dễ dàng tìm kiếm nội dung khi cần

GG Keep với tính năng lọc nhanh, có thể dễ dàng định vị các ghi chú theo màu, nhãn dán, hình ảnh, danh sách ghi chú âm thanh, cài đặt nhắc nhở, hoặc ghim các ghi chú “quan trọng”, hiển thị ưu tiên đầu danh sách,…. Giúp người dùng đơn giản việc sắp xếp ghi chú, cũng như nhanh chóng tìm thấy nội dung mình cần.

Khả năng chia sẻ và kết nối

Tương tự như Drive, GG Docs, GG Sheets hay Google Forms,… người dùng cũng có thể dễ dàng chia sẻ các bản ghi chú trên Google Keep tới tất cả mọi người, bạn bè, đồng nghiệp, hoặc người thân trong gia đình. Khi đó, nếu người được chia sẻ thực hiện chỉnh sửa ghi chú, thêm nhãn, hoặc đánh dấu ghi chú trên bản ghi, những thay đổi sẽ không có bất kỳ ảnh hưởng gì đến những người dùng khác.

Tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái Google

Các ứng dụng của Google thường được liên kết với nhau, và Keep cũng không ngoại lệ. Người dùng có thể thêm ghi chú vào bất kỳ tài liệu, hay bản trình bày nào trên Google Docs hoặc Google Slides để hỗ trợ hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, cũng có thể dễ dàng gửi các bản ghi chú của mình đến các ứng dụng khác của Google như Gmail, Drive, hay Hangouts,… rất linh hoạt và tiện lợi.

Các loại ghi chú trong Google keep

Trong Google Keep, người dùng có thể linh hoạt sử dụng một trong các loại ghi chú sau:

• Sổ tay ghi chú: Người dùng có thể dễ dàng viết, note hoặc lưu lại những ý tưởng, thông tin quan trọng mà mình muốn làm mọi lúc, mọi nơi bằng văn bản.
• Ghi chú checklist: Tạo ghi chú dưới dạng danh sách, liệt kê những công việc mình cần làm, muốn làm, và sẽ làm trong tương lai. Hoặc đơn giản là checklist liệt kê những món đồ mà mình muốn mua và cần chuẩn bị cho các sự kiện quan trọng như du lịch, sinh nhật,….
• Ghi chú hình ảnh: Người dùng tải ảnh từ thư viện và dễ dàng thực hiện các ghi chú quan trọng trên ảnh với tính năng chỉnh sửa. Riêng đối với điện thoại và máy tính bảng, thì nguồn tải ảnh có thể từ thư viện, hoặc chụp trực tiếp từ camera.
• Ghi chú nâng cao: Các ghi chú được phân loại với dán nhãn cụ thể, hoặc cài đặt nhắc nhở linh hoạt theo nhu cầu người dùng,…. giúp việc tìm kiếm ghi chú trở nên đơn giản, nhanh chóng, và không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Google keep khác gì Evernote?

Có thể nói, Google Keep và Evernote đều là những ứng dụng ghi chú “tiện ích”, hỗ trợ người dùng hiệu quả trong việc lưu lại những thông tin quan trọng. Tất nhiên, mỗi ứng dụng cũng sẽ có những ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng người. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa Keep và Evernote người dùng có thể tham khảo:

Đánh giá chung, thì GG Keep là một giải pháp phù hợp cho tất cả người dùng đang tìm kiếm công cụ ghi chú đơn giản, khả năng đồng bộ hóa tốt và dễ dàng truy cập trên đa dạng thiết bị. Trong khi đó, Evernote phù hợp hơn với những người dùng cần sự quản lý cao, đảm bảo tính linh hoạt và tùy chọn lưu trữ dữ liệu nâng cao.

Những ai nên dùng Google keep?

Keep là một công cụ rất hữu ích của Google Workspace trong việc quản lý ghi chú, không chỉ hỗ trợ cho người dùng, mà còn có thể kết nối với nhiều người dùng, nhiều đối tượng khác nhau. Ví dụ như:

• Content: GG Keep giúp ghi chú nhanh những ý tưởng sáng tạo, những tư liệu quan trọng khi triển khai bài viết, video, hình ảnh,….. Hoặc đơn giản là tạo danh sách những công việc cần làm để hoàn thành chúng tốt nhất mỗi ngày.
• Freelancer: Google Keep là một lựa chọn tốt để ghi chú và theo dõi các công việc cần làm, đảm bảo mọi thứ sẽ luôn diễn ra theo đúng kế hoạch, tránh thời gian chồng chéo ảnh hưởng đến công việc.
• Nhân viên văn phòng: Đơn giản hóa các checklist công việc với những ghi chú được dán nhãn để dễ dàng kiểm soát thời gian, nhắc nhở lịch họp, lịch đào tạo, lịch hẹn đối tác, khách hàng, hoặc lưu trữ tài liệu, thông tin quan trọng phục vụ cho công việc,…
• Nhà quản lý: Keep là một giải pháp tốt cho việc lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi, cũng như kiểm soát các dự án. Kèm theo đó là tính năng chia sẻ, hỗ trợ người dùng quản lý dễ dàng cộng tác và truyền tải thông tin đến cấp dưới.
• Kỹ sư: Khi đi khảo sát công trình, các kỹ sư có thể dễ dàng mở ứng dụng Google Keep trên điện thoại để ghi chú những thông tin quan trọng, đảm bảo vẫn theo sát tiến độ dự án mà không cần quá nặng nề, cồng kềnh với các tài liệu giấy.
• Cá nhân: Bất kỳ ai cũng đều có thể sử dụng GG Keep, một công cụ hữu ích cho việc tạo ghi chú những công việc hàng ngày, danh sách thực phẩm, hay lịch hẹn quan trọng,…

Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sử dụng Google keep

Dưới đây là những hướng dẫn sử dụng GG Keep chi tiết nhất cho người mới nhất định người dùng không thể bỏ qua:

Tạo ghi chú mới trong Google Keep

Để tạo ghi chú mới trong Google Keep, không khó để người dùng thực hiện với các bước hướng dẫn chi tiết sau:

1- Tạo ghi chú văn bản:

– Bước 1: Người dùng truy cập GG Keep trên máy tính, hoặc trên thiết bị di động của mình.

– Bước 2: Click vào mục Ghi chú (Notes) để tạo ghi chú mới → Cập nhật tên Tiêu đề (Title) và sẵn sàng ghi chú cho những nội dung quan trọng.

– Bước 3: Ghi chú hoàn tất, người dùng chỉ cần nhấn chọn Đóng (Close) để lưu là xong.

2- Tạo ghi chú hình ảnh: 

– Bước 1: Người dùng trước tiên cũng cần truy cập Google Keep.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Bức ảnh (Ghi chú mới có hình ảnh).

– Bước 3: Tải ảnh từ thư viện ảnh của máy tính. Nếu là điện thoại, thì người dùng có thể tạo ghi chú ảnh từ thư viện hoặc ảnh chụp trực tiếp từ camera.

– Bước 4: Nhập Tiêu đề và ghi chú cho ảnh. Cuối cùng, chỉ cần nhấn Đóng (Close) là hoàn tất.

3- Tạo ghi chú giọng nói:

– Bước 1: Truy cập ứng dụng GG Keep trên máy tính hoặc điện thoại.

– Bước 2: Click vào biểu tượng Micro ghi âm (New audio note) để tạo ghi chú mới.

– Bước 3: Khi Micro hiển thị, người dùng chỉ cần nói những gì mình cần ghi chú. Khi đó, hệ thống sẽ tự động hiển thị văn bản thay thế giọng nói kèm tiêu đề ghi chú mới.

Chèn hình ảnh vào ghi chú

Người dùng có thể đơn giản việc chèn hình ảnh vào ghi chú trong Keep chỉ với 02 bước sau:

– Bước 1: Truy cập GG Keep và lựa chọn ghi chú mà mình muốn chèn hình ảnh.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Thêm hình ảnh (Add picture) → chọn hình ảnh mà mình muốn thêm từ thư viện và tải lên.

Sử dụng nhãn (Labels) để phân loại ghi chú

Nếu thường xuyên tạo ghi chú trên GG Keep, người dùng hãy sử dụng tính năng dán nhãn để phân loại ghi chú, sắp xếp và quản lý chúng dễ dàng theo từng mục. Cụ thể thao tác như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập Keep và tìm kiếm ghi chú mình cần dán nhãn.

– Bước 2: Click vào Thêm (dấu ba chấm dọc) → chọn Thêm nhãn (Add Label).

– Bước 3: Hộp thoại ghi chú nhãn hiện ra, người dùng lúc này chỉ cần nhập tên nhãn → sau đó nhấn Tạo là hoàn tất. 

– Bước 4: Nếu thiết lập nhãn có sẵn, người dùng hãy xóa nhãn bằng cách bỏ chọn hộp bên cạnh nhãn, sau đó thêm nhãn mới đơn giản như bước 3.

*Note: Người dùng cũng có thể dán nhãn đồng thời cho nhiều ghi chú, đơn giản bằng cách nhấn lần lượt vào biểu tượng Chọn ghi chú trên máy tính. Nếu thao tác trên điện thoại, thì chỉ cần chạm giữ từng ghi chú là được.

Chỉnh sửa ghi chú trong Google Keep

Nếu muốn chỉnh sửa ghi chú trong GG Keep, người dùng cũng chỉ cần thực hiện các bước sau:

– Bước 1: Truy cập GG Keep và tìm kiếm ghi chú mình muốn chỉnh sửa.

– Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa với ghi chú:

• Hoàn tác hành động: Nhấn chọn biểu tượng mũi tên quay trái.
• Làm lại hành động: Nhấn chọn biểu tượng mũi tên quay phải.

– Bước 3: Khi hoàn tất chỉnh sửa, người dùng chỉ cần nhấn Đóng (Close) là hoàn tất.

Tô màu cho các ghi chú

Việc tô màu cho ghi chú giúp người dùng có thể dễ dàng phân biệt và định vị các ghi chú khi cần thiết. Cụ thể thao tác như sau:

– Bước 1: Truy cập GG Keep → chọn ghi chú mà người dùng muốn tô màu.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng Thay đổi màu (Change color), sau đó chọn màu phù hợp mà mình muốn đánh dấu cho ghi chú.

– Bước 3: Nhấn Đóng (Close) để hoàn tất lưu thay đổi.

*Note: Tương tự như việc tạo nhãn dán, người dùng cũng có thể tô màu cùng lúc cho nhiều ghi chú bằng cách nhấp chọn lần lượt vào biểu tượng Chọn ghi chú trên máy tính.

Đặt lời nhắc nhở (Setting reminders) in Google Keep

Sử dụng ghi chú với lời cài đặt nhắc nhở, giúp người dùng có thể nắm bắt và không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Người dùng click vào ghi chú mà mình muốn tạo lời nhắc nhở.

– Bước 2: Nhấn chọn biểu tượng Nhắc tôi (Reminder).

– Bước 3: Tùy chỉnh lời nhắc nhở với thời gian, ngày giờ và địa điểm cụ thể

Tạo danh sách kiểm tra (Checklists) trong Google Keep

Để tạo danh sách kiểm tra trong GG Keep, người dùng chỉ cần thực hiện nhanh các thao tác dưới đây:

– Bước 1: Truy cập GG Keep.

– Bước 2: Tại mục Tạo ghi chú, click chọn biểu tượng hình Hộp kiểm (Danh sách mới).

– Bước 3: Thêm tiêu đề và các checklist vào danh sách.

– Bước 4: Nhấn Đóng (Close) để kết thúc.

*Note: Trường hợp người dùng tạo danh sách trên các ghi chú có sẵn, chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm dọc → sau đó chọn Checkboxes (Hiển thị hộp kiểm) để tạo danh sách thêm là được.

Lưu trữ ghi chú trong Google Keep

Với những ghi chú đã hoàn thiện, người dùng có thể thực hiện lưu trữ nhanh với 02 bước sau:

– Bước 1: Truy cập GG Keep và click chọn ghi chú mà mình muốn lưu trữ.

– Bước 2: Nhấn chọn biểu tượng Lưu trữ (Archive) để thiết lập lưu trữ cho ghi chú.

*Note: Nếu muốn xóa ghi chú lưu trữ, người dùng chỉ cần di chuyển đến mục Lưu trữ → tiếp đó nhấn chọn ghi chú muốn huỷ lưu trữ và click biểu tượng Huỷ lưu trữ (Unarchive) là xong.

Thêm bản ghi chú vào tài liệu

Người dùng Keep hoàn toàn có thể tạo, xem và chèn bản ghi chú vào tài liệu hoặc bất kỳ bản trình bày nào trong hệ sinh thái Google. Cụ thể:

– Bước 1: Truy cập GG Docs hoặc GG Slides để mở một tài liệu hoặc một bản trình bày.

– Bước 2: Nếu Hiển thị bảng điều khiển bên phải đang ẩn, hãy click vào dấu mũi tên để bật hiển thị.

– Bước 3: Tại thanh hiển thị bên phải, người dùng click vào biểu tượng Keep → chọn Ghi chú và nhập phần thông tin mà mình muốn biểu thị.

– Bước 4: Khi đã hoàn tất ghi chú, người dùng hãy click vào dấu ba chấm dọc → chọn Thêm vào tài liệu để thêm ghi chú vừa hoàn thành vào tài liệu. Khi đó, người dùng sẽ thấy bản ghi chú được thêm vào vị trí mà mình đã đặt con trỏ chuột trước đó.

– Bước 5: Người dùng có thể thêm ghi chú vào bất cứ vị trí nào tên tài liệu bằng cách Giữ và kéo ghi chú trong Keep vào vị trí mà mình muốn chèn.

Chia sẻ ghi chú với người khác

Người dùng có thể chia sẻ bản ghi chú cho bất cứ ai mà mình muốn kết nối. Khi đó, họ hoàn toàn có thể thêm nhãn, tô màu, cài đặt lời nhắc nhở hoặc lưu trữ mà không hề làm thay đổi bản ghi chú đối với những người dùng khác. Cách chia sẻ cụ thể như sau:

– Bước 1: Người dùng truy cập Keep và lựa chọn bản ghi chú cần chia sẻ.

– Bước 2: Click biểu tượng Cộng tác viên → Nhập tên, địa chỉ email của người dùng hoặc nhóm Google mà mình muốn chia sẻ.

– Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất chia sẻ. 

*Note: Nếu người dùng xóa bản ghi chú do chính mình chia sẻ, thì bản ghi này sẽ ngay lập tức bị xóa bỏ với tất cả người dùng khác.

Giải đáp những thắc mắc liên quan Google Keep

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về Google Keep, người dùng có thể tham khảo để hiểu rõ và trải nghiệm tốt hơn về ứng dụng “tiện ích” này:

1. Google keep có miễn phí không?

Có. Google Keep là ứng dụng ghi chú “miễn phí” được cung cấp cho toàn bộ người dùng Google. 

2. Google keep có app trên điện thoại không?

Có. GG Keep có thể truy cập trên PC, Laptop, máy tính bảng và cả điện thoại thông minh. Đảm bảo tính đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị để người dùng dễ dàng ghi chú mọi lúc, mọi nơi.

3. Google Keep hoạt động ngoại tuyến như thế nào?

Keep hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến trên thiết bị di động và máy tính bảng ngay cả khi không có kết nối Internet. Khi đó, các ghi chú và cài đặt nhắc nhở đã được đồng bộ hóa vẫn sẽ hiển thị chi tiết để người dùng dễ dàng theo dõi.

Nếu có thay đổi, thì những gì người dùng chỉnh sửa hoặc thêm mới sẽ được cập nhật trên các thiết bị khi có kết nối Internet trở lại. Tuy nhiên, việc hoạt động ngoại tuyến cũng sẽ hạn chế về một số tính năng nâng cao như chia sẻ, tải ảnh lên ghi chú,….. ngoài ra keep sẽ không hỗ trợ hoạt động ngoại tuyến khi truy cập trên web.

4. Google Keep có thể đồng bộ hóa giữa các thiết bị?

Các ghi chú và lời cài đặt nhắc nhở trên Google Keep sẽ được đồng bộ hóa giữa các thiết bị cùng đăng nhập một tài khoản Google. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng theo dõi và thiết lập ghi chú từ bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào.

5. Làm thế nào khi nội dung chỉnh sửa trên Keep không đồng nhất trong ghi chú?

Trường hợp người dùng chỉnh sửa ghi chú cùng lúc trên nhiều thiết bị, có thể sẽ thấy hiển thị thông báo phát hiện nội dung chỉnh sửa không đồng nhất. Nguyên nhân chủ yếu thường sẽ là do trong lúc chỉnh sửa, một trong các thiết bị không có kết nối Internet. Khi đó, để khắc phục, người dùng có thể thực hiện đơn giản các bước sau:

– Bước 1: Click thông báo hiển thị nội dung không đồng nhất. Lúc này, người dùng sẽ thấy các phiên bản của bản ghi chú.

– Bước 2: Chọn phiên bản mà mình muốn lưu → sau đó nhấn Giữ những phiên bản được chọn.

– Bước 3: Nếu muốn lưu đồng thời hai phiên bản của ghi chú hãy nhấn Giữ cả hai là hoàn tất.

Lời kết

Tóm lại, Google Keep là một ứng dụng ghi chú thông minh dành cho tất cả người dùng Google, đảm bảo tính linh hoạt và rất dễ sử dụng. Nếu vướng mắc về nội dung Google Keep là gì, người dùng đừng quên có thể liên hệ trực tiếp HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua Livechat để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia Google Workspace với sự tận tâm và chu đáo nhất.