Google Currents là gì? 06 Tính năng hữu ích cho doanh nghiệp

Nếu đã sử dụng Google Workspace lâu nắm, chắc hẳn người dùng sẽ không còn quá xa lạ với Google Currents – một công cụ lý tưởng trong việc cải thiện hoạt động giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp và hỗ trợ quản lý thảo luận dễ dàng trên cùng một trang. Tuy nhiên, vì một số thay đổi, nên có thể Google Currents là gì? Tính năng và ưu điểm nổi bật ra sao? vẫn sẽ là thắc mắc của không ít người dùng. Theo đó, để có thể khám phá rõ hơn, người dùng hãy cùng HVN Group tham khảo chi tiết những thông tin liên quan Google Currents dưới đây.

Google Currents là gì?

Google Currents là một ứng dụng phần mềm do Google phát triển nhằm mục đích hỗ trợ giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp. Ra mắt phiên bản đầu tiên vào năm 2011, Currents mang đến cho người dùng những trải nghiệm tiện ích khi tạo ra các cuộc thảo luận và tương tác có ý nghĩa trong tổ chức, doanh nghiệp. Giải pháp hiệu quả để mọi người có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng và tăng cường sự cộng tác tốt nhất.

Hiện tại, ứng dụng này đã được thay thế bằng tính năng Spaces tích hợp trong Google Chat. Và dù không còn là một sản phẩm độc lập, nhưng các chức năng của Currents vẫn là yếu tố cốt lõi để Google có thể phát triển và đẩy mạnh giao tiếp nội bộ trong Spaces.

Tính năng của Google Currents (Spaces Chat)

Google Currents hoạt động tương tự như một mạng xã hội, nhưng chủ yếu phục vụ cho mục đích giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp thay vì công khai như nhiều nền tảng khác. Khi đó, các thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu quan trọng để mọi người cùng cập nhật và theo dõi chi tiết.

Tạo nhanh các cuộc thảo luận

Người dùng có thể tạo ra các cuộc thảo luận trên Currents với điều kiện tùy chỉnh để lãnh đạo và đồng nghiệp có thể cùng theo dõi, trao đổi ý tưởng và tiếp nhận thông tin “nhanh chóng” mà không cần làm đầy hộp thư đến. Quy trình cụ thể như sau:

• Đăng bài thảo luận: Sắp xếp hợp lý trong việc soạn thảo nội dung, gắn thẻ bài đăng, đính kèm tệp, hình ảnh, tài liệu, hoặc liên kết có liên quan.
• Hoạt động thảo luận: Khi việc đăng bài hoàn tất, các thành viên trong cộng đồng hoàn toàn có thể nhận xét, nêu ý kiến và đưa ra phản hồi ở cùng một nơi.
• Theo dõi và phân tích bài thảo luận: Người dùng cá nhân thông qua thảo luận có thể note lại những thông tin quan trọng để phục vụ cho công việc của mình.

*Bài đăng thảo luận từ nhà lãnh đạo, hoặc quản trị viê thường sẽ được ưu tiên ngay đầu trang chủ, điều này giúp cải thiện khả năng hiển thị và thúc đẩy sự liên kết tốt nhất giữa nhà lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức. 

Dễ dàng tìm kiếm nội dung thảo luận khi cần

Google Currents cho phép người dùng trong cộng đồng có thể theo dõi và dễ dàng truy cập vào các nội dung có liên quan trong cuộc thảo luận bất cứ lúc nào. Điều này giúp họ dễ dàng tìm kiếm lại những nội dung quan trọng và sử dụng khi cần thiết. 

•  Lưu trữ thảo luận theo thời gian: Tất cả các thảo luận trên Currents đều sẽ được hệ thống lưu giữ theo thời gian, giúp người dùng có thể dễ dàng xem lại và truy cập khi cần thiết.
• Tìm kiếm thông qua thảo luận được gắn thẻ và luồng cộng đồng: Google Currents cũng cung cấp cho người dùng tính năng tìm kiếm “nhanh”, thông qua nội dung được gắn thẻ hoặc luồng cộng đồng để tìm và khám phá các nội dung mình quan tâm.
• Sắp xếp nội dung trong luồng: Với những luồng cộng đồng tham gia, người dùng cũng có thể linh hoạt sắp xếp các bài đăng và nội dung thảo luận theo mức độ ưu tiên, quan trọng, hoặc theo dòng thời gian để dễ dàng quản lý.

Cá nhân hóa luồng thông tin

Tương tự như các ứng dụng khác của Google, Currents (Spaces Chat) cũng luôn ưu tiên trải nghiệm người dùng. Theo đó, thay vì cảm thấy khó chịu khi trang thảo luận chứa đầy những nội dung không liên quan, thì người dùng Currents có thể dễ dàng cá nhân hóa thông tin theo luồng cụ thể như cộng động phòng ban, nhóm đồng nghiệp, hoặc nhóm dự án mình tham gia,… Điều này không chỉ giúp hạn chế tình trạng thông tin quá tải, tối ưu luồng thảo luận, mà còn là giải pháp hiệu quả để người dùng có thể tập trung vào những nội dung quan trọng nhất.

Chia sẻ và cộng tác linh hoạt

Thông qua các cuộc thảo luận trên Currents, người dùng cũng có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và cập nhật dữ liệu quan trọng từ đồng nghiệp, tổ chức. Hiểu đơn giản, thì ngoài bài đăng bài văn bản, thì Google Current còn cho phép người dùng có thể đính kèm tệp, hình ảnh, video, hoặc đường link liên kết,… tùy theo mục đích chia sẻ. 

Quản trị và kiểm soát quyền truy cập nâng cao

Google Currents trao quyền quản lý cho quản trị viên, cho phép họ có thể kiểm soát và tùy chỉnh các luồng thông tin đến từng nhóm người dùng cụ thể. Bên cạnh đó, họ cũng có thể đo lường mức độ tương tác trên ứng dụng bằng các số liệu cụ thể để tiện cho việc theo dõi và xác định đâu là nội dung quan trọng trong toàn bộ tổ chức.

Ngoài ra, quản trị viên cũng có thể trao quyền cho người dùng khác trong tổ chức với một vai trò mới là quản trị viên nội dung. Lúc này, các quản trị viên nội dung hoàn toàn có quyền tạo luồng tùy chỉnh, kiểm duyệt nội dung và quản lý thẻ, cũng có thể xem như cánh tay hỗ trợ đắc lực cho quản trị viên.

Tích hợp tốt với hệ sinh thái Google Workspace

Vì là một phần của hệ sinh thái Google Workspace, nên Currents cũng có thể tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Google như Gmail, Drive, Docs, Calendar, Meet,…. Theo đó, khi đăng các nội dung thảo luận trên Currents, việc người dùng đính kèm tệp trực tiếp từ Drive vào bài đăng, gắn link cuộc họp video, hay chia sẻ, cộng tác trên tài liệu Google Docs, Google Sheets,… cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Google Currents có lợi ích như thế nào đối với doanh nghiệp?

Sở hữu các tính năng tuyệt vời, Google Currents có thể xem như giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp khi mang đến nhiều lợi ích nổi bật như:

1. Môi trường giao tiếp hiệu quả 

Currents cung cấp cho tổ chức một môi trường giao tiếp và thảo luận nhóm hiệu quả. Theo đó, thông qua các bài đăng và thảo luận trên trang, các thành viên có thể cùng nhau trao đổi, nhận xét và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Bên cạnh đó, những tư liệu và thông tin quan trọng, người dùng cũng có thể dễ dàng tham khảo và tìm kiếm chúng khi cần.

2. Quy trình quản lý đơn giản

Với sự trợ giúp của Google Currents, người dùng có thể đơn giản hóa quá trình quản lý và kiểm duyệt nội dung khi tạo ra các cuộc thảo luận nhóm. Không những vậy, tất cả các tương tác trên ứng dụng cũng đều có thể được đo lường bằng chỉ số, nên không quá khó khăn trong việc xác định các thông tin và tư liệu quan trọng của tổ chức.

3.Tăng cường sự kết nối

Currents không đơn giản chỉ là nơi để nhận thông báo khi mọi người nhận xét, phản hồi hoặc đưa ra ý kiến về một nội dung nào đó, mà còn là phương tiện kết nối, cho phép mọi người có thể bày tỏ cảm xúc và tán đồng ý kiến thông qua lượt like. Điều này giúp tạo nên sự gần gũi, nâng cao khả năng gắn kết và tương tác tốt hơn giữa mọi người.

4. Dễ dàng phân luồng thông tin

Nếu doanh nghiệp hoạt động với nhiều phòng ban, nhiều nhóm dự án, hoặc nhiều cơ sở, thì Google Currents cũng có thể xem như lựa chọn hoàn hảo. Bởi ứng dụng cho phép doanh nghiệp có thể quản lý và phân luồng thông tin cụ thể với từng nhóm người dùng. Theo đó, chỉ có những nhân viên trong luồng công việc, hoặc cộng đồng đó, thì mới có thể nhìn thấy được những thông tin liên quan, giúp hạn chế tối đa tình trạng quá tải thông tin từ nhiều nguồn.

5. Bảo mật chặt chẽ

Currents cũng là một phần của hệ sinh thái Google Workspace, do đó mà ứng dụng cũng được tích hợp các tính năng bảo mật an toàn và chặt chẽ từ Google. Điều này giúp hạn chế tối đa những sự cố rò rỉ thông tin, cũng như mối nguy gây hại từ bên ngoài cho thông tin, dữ liệu của tổ chức.

Bảng giá Google Currents chi tiết nhất

Hiện tại, Google Currents đã trở thành tính năng Spaces được tích hợp trong Google Chat – công cụ hỗ trợ nhắn tin và tương tác hiệu quả trong đội nhóm. Theo đó, Currents có sẵn cho tất cả người dùng Google Workspace và được bao gồm trong giá của các gói đăng ký. Hiểu đơn giản, thì chỉ cần có tài khoản Google Workspace, là người dùng đã có thể tham gia các cuộc thảo luận và khai thác hiệu quả các tính năng của Spaces Chat.

Dưới đây là bảng giá chi tiết tùy chọn Spaces Chat trong các gói Google Workspace tại HVN Group – Đối tác uỷ quyền uy tín của Google Workspace tại thị trường Việt Nam người dùng có thể tham khảo: 

So sánh Google Currents (Spaces Chat) vs Slack

Tổng quan chung, thì Google Currents và Slack đều là những ứng dụng hỗ trợ hiệu quả cho mục đích giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp. Và để so sánh chi tiết 2 ứng dụng này, người dùng có thể tham khảo bảng tổng hợp dưới đây:

Đánh giá chung, thì cả hai công cụ đều có những tính năng cốt lõi và giá trị hữu ích riêng dành cho doanh nghiệp, tổ chức. Do đó, việc lựa chọn công cụ nào để hỗ trợ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, hay tăng cường khả năng cộng tác theo thời gian thực, điều này vẫn sẽ tùy theo nhu cầu thực tế của người dùng.

Google Currents (Spaces Chat) và Skype có gì khác biệt?

Tương tự như Google Currents và Slack, Skype cũng là một ứng dụng hỗ trợ hiệu quả trong việc giao tiếp nội bộ doanh nghiệp. Nếu như Currents được phát triển bởi ông lớn Google, thì Skype cũng là một công cụ “tiện ích” được cung cấp bởi Microsoft – gã khổng lồ công nghệ toàn cầu.

Vậy Google Currents và Skype có gì khác biệt? Dưới đây là bảng so sánh chi tiết người dùng có thể tham khảo và nhận định rõ hơn về 2 ứng dụng này:

Đánh giá chung, thì việc lựa chọn Google Currents hay Skype, thì điều này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, mục đích, cũng như hệ sinh thái người dùng đang sử dụng. Nếu như Google Currents là giải pháp hoàn hảo trong việc tập trung tăng cường giao tiếp nội bộ và cộng tác trong doanh nghiệp, có thể tích hợp tốt với Google Workspace, thì Skype lại phù hợp hơn với những doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của Microsoft.

Một số câu hỏi thường gặp về Google Currents

Tuy không phải là ứng dụng mới, nhưng khi tìm hiểu về Google Currents, người dùng chắc hẳn vẫn sẽ có nhiều thắc mắc cần giải đáp. Chẳng hạn như:

Google Currents có miễn phí không?

Google Currents hoàn toàn miễn phí nếu người dùng có tài khoản Google Workspace. Hiểu đơn giản, thì khi tổ chức, doanh nghiệp đã thiết lập đăng ký các gói giải pháp Google Workspace Business và Enterprise, thì đều có thể truy cập và sử dụng các tính năng của Currents.

Google Currents có thể tương tác với những người ngoài tổ chức không?

Về cơ bản, tất cả người dùng có tài khoản Google Workspace đều có thể truy cập tính năng Spaces trên Google Chat nếu được quản trị viên của họ cho phép. Ngoài ra, họ cũng có thể tương tác với những người bên ngoài tổ chức, giúp gia tăng khả năng kết nối và làm việc hiệu quả thông qua các cộng đồng riêng tư từ bên ngoài.

Làm thế nào để quản lý và kiểm duyệt sử dụng Google Currents (Spaces Chat)?

Việc quản lý và kiểm duyệt sử dụng Google Currents sẽ được giám sát bởi quản trị viên thông qua bảng điều khiển dành cho nhà quản trị. Bên cạnh đó, các nội dung và việc cài đặt tính năng trên Dòng tin cũng sẽ được kiểm duyệt và đánh giá chi tiết từ người quản lý nội dung.

Lời kết

Trên đây là tất tần tật những thông tin chi tiết về Google Currents là gì, tính năng, ưu điểm, cũng như cách thức hoạt động. Tuy nhiên, nếu vẫn còn vướng mắc, hoặc băn khoăn cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể nhắn tin trực tiếp HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 tại LiveChat bên dưới để nhanh chóng nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia.