Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Lưu trữ dữ liệu trực tuyến là một trong những hình thức phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên, nếu không quản lý đúng cách, dung lượng lưu trữ của Google Drive sẽ nhanh chóng bị lấp đầy. Trong bài viết này, HVN Group sẽ chia sẻ chi tiết nguyên nhân, cách khắc phục, và một số lưu ý quan trọng khi GG Drive bị đầy để người dùng dễ dàng xử lý.
Tại sao Google Drive bị đầy?
Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng Google Drive để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường hiện đại. Tuy nhiên, có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng GG Drive bị đầy mà nhiều người dùng thường không nhận ra. Trong đó, có thể kể đến một số lý do phổ biến dưới đây:
Lưu trữ nhiều dữ liệu
Một trong những nguyên nhân chính khiến GG Drive bị đầy là do người dùng lưu trữ quá nhiều dữ liệu. Với sự phát triển của các nền tảng trực tuyến, người dùng cũng dần chuyển hướng sang các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets, hay Google Slides để làm việc. Những file này thường chứa nhiều thông tin và hình ảnh, vì vậy dung lượng lưu trữ sẽ nhanh chóng bị lấp đầy nếu không kiểm soát chặt chẽ.
Hơn nữa, dung lượng lưu trữ của Google Drive còn bao gồm cả Gmail và Google Photos. Việc lưu trữ đồng thời nhiều dữ liệu không chỉ khiến bộ nhớ Google Drive nhanh chóng bị đầy, mà còn gây khó khăn cho việc tìm kiếm tệp khi cần thiết.
Tệp trùng lặp
Nếu bộ nhớ Google Drive bị đầy, khả năng cao cũng có thể do người dùng vô tình tạo hoặc tải lên nhiều bản sao của cùng một tệp mà không hề hay biết. Điều này không chỉ làm tăng dung lượng bộ nhớ, mà còn gây khó khăn cho quá trình quản lý tệp.
Nhiều người dùng thường không nhận ra rằng họ đang lưu trữ các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, do đó mà khiến cho GG Drive bị lấp đầy nhanh chóng. Để tránh tình trạng này, cách tốt nhất là người dùng nên thường xuyên kiểm tra và xóa các tệp trùng lặp để giải phóng dung lượng bộ nhớ.
Ảnh và video dung lượng lớn
Hình ảnh và video cũng có thể chiếm một lượng lớn dung lượng lưu trữ trên Google Drive, đặc biệt là khi được chụp bằng các thiết bị hiện đại với độ phân giải cao. Nếu người dùng thường xuyên tải lên hoặc sao lưu hình ảnh/video không hợp lý, rất có thể dung lượng bộ nhớ Drive sẽ bị lấp đầy nhanh chóng.
Điều này không chỉ xảy ra với các tệp cá nhân, mà còn bao gồm cả các tệp chia sẻ từ bạn bè hoặc đồng nghiệp. Do đó, người dùng cần cân nhắc trước khi quyết định sao lưu hoặc tải lên các tệp này để tránh làm đầy bộ nhớ.
Ít khi xóa tệp không sử dụng
Nhiều người thường có thói quen lưu trữ các tệp mà không xóa chúng đi sau khi đã sử dụng. Đây cũng là một nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng Google Drive bị đầy. Đa số mọi người thường nghĩ sẽ có một ngày nào đó mình cần dùng lại, nhưng thực tế thì rất hiếm khi những tệp đó được sử dụng lại. Những tệp bị lãng quên khi đó sẽ âm thầm làm gánh nặng cho bộ nhớ và khiến người dùng không thể tiếp tục lưu trữ tệp mới do dung lượng bị đầy.
Bỏ qua thùng rác Google Drive
Nhiều người dùng thường không chú ý tới thùng rác trong Google Drive. Khi bất kỳ tệp tin nào bị xóa, nó sẽ không hoàn toàn biến mất ngay lập tức mà sẽ được chuyển vào thùng rác.
Sau 30 ngày, các tệp trong thùng rác sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn, nhưng nếu người dùng không kiểm tra và dọn dẹp thùng rác thường xuyên, thì dung lượng bộ nhớ vẫn sẽ bị ảnh hưởng. Bởi lẽ, thùng rác thực chất là nơi lưu trữ tạm thời, cho phép người dùng có thể tìm kiếm và khôi phục lại tệp đã xóa trong trường hợp cần thiết.
Tệp tin được chia sẻ với nhiều người
Thực tế, rất ít người dùng biết rằng, khi tệp tin được chia sẻ với những người khác, dung lượng của tài liệu đó sẽ được tính vào dung lượng lưu trữ của chính họ. Do đó, nếu không quản lý tốt việc chia sẻ, người dùng sẽ cảm thấy dung lượng bộ nhớ của mình giảm đi rất nhanh, và đây cũng có thể xem là một trong những lý do khiến Google Drive bị đầy.
Email rác trong hộp thư đến
Mặc dù Gmail có dung lượng lưu trữ miễn phí riêng, nhưng cả hai dịch vụ đều chung một giới hạn dung lượng. Nếu hộp thư đến của người dùng chứa nhiều email rác hoặc tệp đính kèm lớn, điều này có thể khiến Google Drive bị đầy và không thể tải thêm tệp. Do đó, việc dọn dẹp hộp thư đến, xóa các email không cần thiết hay các tệp đính kèm lớn sẽ giúp người dùng tiết kiệm tối đa bộ nhớ dành cho Google Drive.
Sao lưu dữ liệu từ một số các ứng dụng khác
Nhiều ứng dụng hiện nay cho phép người dùng sao lưu dữ liệu trực tiếp lên Google Drive. Điều này rất tiện lợi, nhưng cũng có thể dẫn đến việc Google Drive bị đầy nếu người dùng không theo dõi và quản lý dung lượng sao lưu đúng cách. Tốt nhất là người dùng nên tìm hiểu kỹ về những nội dung được sao lưu, hoặc có thể tắt các tùy chọn sao lưu không cần thiết, vừa tiết kiệm không gian, vừa giữ cho bộ nhớ Google Drive luôn gọn gàng.
08+ Cách xử lý Google Drive bị đầy bộ nhớ hiệu quả
Để xử lý Google Drive bị đầy bộ nhớ một cách hiệu quả, người dùng có thể tham khảo nhanh một số cách hữu ích dưới đây:
Kiểm tra & xóa các tệp lớn
Trước tiên, kiểm tra và xóa các tệp kích thước lớn trong Google Drive sẽ là cách đơn giản nhất để người dùng giải phóng dung lượng bộ nhớ. Để thực hiện điều này, người dùng chỉ cần thao tác với các bước cơ bản sau:
– Bước 1: Truy cập Google Drive >> click chọn Bộ nhớ ở góc dưới thanh bên trái.
– Bước 2: Tại đây, người dùng có thể dễ dàng xác định những tệp nào chiếm nhiều dung lượng bộ nhớ bằng cách click biểu tượng mũi tên bên cạnh mục Bộ nhớ đã dùng.
- Mũi tên hướng xuống: Sắp xếp tệp với dung lượng giảm dần từ cao xuống thấp.
- Mũi tên hướng lên: Sắp xếp tệp với dung lượng tăng dần từ thấp đến cao.
– Bước 3: Google Drive cung cấp cho người dùng các tính năng lọc nâng cao, giúp cho việc tìm kiếm và lọc tệp dễ dàng hơn bao giờ hết.
- Tùy chọn Loại: Hỗ trợ lọc tệp theo định dạng tương ứng (Tài liệu, Bảng tính, Ảnh, Video, PDF, Bản vẽ, Sites,…)
- Tùy chọn Lần sửa đổi gần đây nhất: Lọc tệp theo thời gian cụ thể hoặc theo phạm vi ngày tùy chỉnh tùy nhu cầu người dùng.
- Tùy chọn Nguồn: Lọc tệp từ các nguồn như Gmail, Google Meet, Google Photos,…
– Bước 4: Cuối cùng, hãy tìm và xóa các tệp dung lượng lớn không cần thiết bằng cách chuyển vào thùng rác.
Xóa bỏ các tệp bị trùng lặp hoặc không sử dụng
Việc xóa các tệp trùng lặp hoặc tệp không sử dụng trong một thời gian dài cũng là cách hữu ích để giải phóng dung lượng Drive. Người dùng có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm tệp trùng lặp trực tuyến như CCleaner, CloneSpy, hay Duplicate Cleaner Free,…để dễ dàng tìm và xóa các tệp không cần thiết này.
Điều này không chỉ mang lại không gian lưu trữ lớn, mà còn giúp người dùng tối ưu hóa việc quản lý tài liệu. Một không gian gọn gàng, tài liệu sắp xếp khoa học cũng sẽ giúp người dùng tập trung hơn vào những gì thực sự quan trọng.
Xóa email và tệp đính kèm lớn trên Gmail
Để giải quyết tình trạng Google Drive bị đầy, người dùng cũng cần xem xét đến hộp thư Gmail. Hãy kiểm tra và xóa các email có tệp đính kèm lớn, email cũ hoặc không còn cần thiết, vì chúng cũng sẽ tiêu tốn khá nhiều dung lượng lưu trữ. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Truy cập Gmail.
– Bước 2: Sử dụng bộ lọc tìm kiếm trên Gmail để xác định các email cũ, email có tệp đính kèm lớn hoặc sử dụng nhiều dung lượng Gmail.
- Email có tệp đính kèm: Click chọn biểu tượng tìm kiếm nâng cao ở bên phải thanh tìm kiếm >> nhấp chọn mục Chứa tệp đính kèm và nhấn Tìm kiếm.
- Email có dung lượng lớn: Tại mục Kích thước, hãy tùy chọn Lớn hơn/Nhỏ hơn >> nhập dung lượng mà mình muốn lọc >> nhấn Tìm kiếm.
- Email cũ: Tại mục Phạm vi ngày, hãy tùy chỉnh thời gian tương ứng với các email cần lọc >> nhấn Tìm kiếm.
– Bước 3: Tìm và xóa các email không cần thiết. Sau khi xóa, đừng quên vào thùng rác để xóa vĩnh viễn email, giúp mở rộng không gian lưu trữ.
Như vậy, bằng cách xóa email và tệp đính kèm lớn trên Gmail, người dùng không chỉ giảm được dung lượng trên Google Drive, mà còn giúp cho hộp thư đến thêm gọn gàng và dễ quản lý hơn.
Xóa dữ liệu trong Google Photos
Nếu sử dụng Google Photos để lưu trữ hình ảnh và video, người dùng cũng nên cân nhắc xóa những bức ảnh không cần thiết. Hình ảnh có độ phân giải cao có thể chiếm nhiều dung lượng, và nếu người dùng không thường xuyên xem lại chúng, thì việc xoá đi sẽ giúp tiết kiệm được nhiều không gian lưu trữ. Cụ thể:
– Bước 1: Truy cập vào phần mềm Google Photos.
– Bước 2: Tùy chọn ảnh/video muốn xóa >> click vào biểu tượng Thùng rác và xác nhận xóa.
– Bước 3: Vào thùng rác trong Google Photos để xóa vĩnh viễn ảnh/video.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể thay đổi cài đặt chất lượng tải lên để giảm dung lượng bị chiếm dụng bởi các file hình ảnh/video này. Bằng cách này, việc duy trì một bộ nhớ Google Drive gọn gàng và sạch sẽ cũng đơn giản hơn rất nhiều.
Dọn dẹp thùng rác
Đừng quên rằng thùng rác cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý dung lượng lưu trữ. Hãy kiểm tra và dọn dẹp thùng rác thường xuyên, bởi các tệp đã xóa sẽ nằm ở đó trong một khoảng thời gian nhất định trước khi bị xóa vĩnh viễn. Vậy nên, nếu người dùng không chú ý, nó sẽ làm giảm dung lượng bộ nhớ.
Để dọn dẹp thùng rác, người dùng cũng chỉ cần thao tác đơn giản với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập vào công cụ Google Drive.
– Bước 2: Click chọn Thùng rác ở góc dưới thanh bên trái.
– Bước 3: Click chọn xóa từng tệp vĩnh viễn hoặc xóa nhanh với tùy chọn Dọn sạch thùng rác, tránh việc tệp lưu trữ trong thùng rác ảnh hưởng đến dung lượng bộ nhớ Drive.
*Mẹo hay: Lên kế hoạch định kỳ để kiểm tra và xóa các tệp trong thùng rác sẽ giúp người dùng giữ dung lượng Google Drive luôn được tối ưu.
Xóa bộ nhớ cache của Google Drive
Google Drive tạo ra nhiều dữ liệu cache trong quá trình hoạt động. Do đó, nếu muốn giải phóng một chút không gian, người dùng cũng có thể thử xóa cache của ứng dụng Google Drive với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Mở trình duyệt Chrome trên máy tính.
– Bước 2: Ở trên cùng bên phải, nhấp vào biểu tượng Tùy chỉnh và kiểm soát Google Chrome (ba dấu chấm dọc) > Xóa dữ liệu duyệt web.
– Bước 3: Chọn phạm vi thời gian, ví dụ 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng, hoặc Từ trước đến nay,…
– Bước 4: Tích chọn Cookie và dữ liệu trang web khác và Tệp và hình ảnh được lưu trong bộ nhớ đệm >> nhấn Xoá dữ liệu.
Kiểm tra cài đặt sao lưu
Trường hợp người dùng bật tính năng sao lưu cho các ứng dụng khác, có thể thử kiểm tra và điều chỉnh lại các cài đặt này. Tắt các tùy chọn sao lưu không cần thiết sẽ giúp người dùng tiết kiệm không gian đáng kể. Hơn nữa, hãy luôn kiểm tra cài đặt của từng ứng dụng cụ thể để đảm bảo rằng mình có thể hiểu rõ cách thức mà chúng sao lưu dữ liệu.
Chia sẻ tệp thông minh
Ngoài các cách trên, người dùng cũng nên chú ý đến việc chia sẻ tệp. Hãy chỉ chia sẻ các tài liệu cần thiết và xem xét đến việc thu hồi quyền truy cập với các tệp không còn cần chia sẻ để tránh ảnh hưởng đến dung lượng bộ nhớ. Điều này sẽ giúp người dùng kiểm soát dung lượng lưu trữ tốt hơn, cũng như tránh tình trạng Drive bị đầy.
Nâng cấp dung lượng GG Drive khi cần thiết
Cuối cùng, nếu đã thử tất cả các cách trên nhưng vẫn cảm thấy dung lượng không đủ, thì người dùng có thể cân nhắc đến việc nâng cấp dung lượng bộ nhớ Google Drive. Google cung cấp nhiều gói lưu trữ với mức giá khác nhau, cho phép người dùng có thể linh hoạt mở rộng bộ nhớ theo nhu cầu thực tế.
Bằng cách nâng cấp phiên bản Google Workspace, tổ chức không chỉ có được dung lượng lưu trữ lớn hơn, mà còn đi kèm nhiều tính năng và lợi ích bảo mật nâng cao, bảo vệ an toàn cho dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay HVN Group – Đối tác uỷ quyền cấp cao của Google Workspace tại Việt Nam để được tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp nhất.
Một số lưu ý để tránh GG Drive đầy bộ nhớ
Để tránh tình trạng Google Drive bị đầy trong tương lai, người dùng cũng nên lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây:
Kiểm soát việc tải tệp và sao lưu dữ liệu
Trước hết, hãy kiểm soát việc tải tệp và sao lưu dữ liệu. Trước khi quyết định tải lên một tệp lớn, người dùng vẫn nên xem xét liệu tệp đó có thực sự quan trọng hay không. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng các dữ liệu sao lưu là thực sự cần thiết và không quá dư thừa. Việc này sẽ giúp tiết kiệm không gian và duy trì bộ nhớ của Google Drive trong tình trạng tốt nhất.
Quản lý Gmail và tệp đính kèm
Quản lý Gmail và tệp đính kèm cũng là một phần quan trọng trong việc duy trì không gian lưu trữ sạch sẽ và hiệu quả. Hãy xóa các email không cần thiết, email cũ, hoặc tệp đính kèm lớn không còn quan trọng để giải phóng dung lượng bộ nhớ, từ đó mở rộng không gian lưu trữ lớn hơn.
Không thực hiện lưu trữ quá nhiều bản sao
Hãy hạn chế việc lưu trữ quá nhiều bản sao của cùng một tài liệu. Trước khi tải lên, tốt nhất là người dùng nên kiểm tra xem đã có bản sao nào hay chưa, đồng thời cũng quyết định xem liệu tệp tải lên có cần thiết để giữ lại. Điều này không chỉ giúp tránh tình trạng lãng phí không gian bộ nhớ, mà còn tốt cho việc tổ chức tài liệu, giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn rất nhiều.
Giới hạn dữ liệu từ ứng dụng thứ ba
Nếu sử dụng nhiều ứng dụng thứ ba để lưu trữ dữ liệu vào Google Drive, người dùng cũng nên lưu ý việc kiểm soát quy trình này. Chỉ cho phép những ứng dụng cần thiết sao lưu dữ liệu vào Google Drive và hạn chế các ứng dụng không cần thiết. Điều này sẽ giúp kéo dài thời gian sử dụng dung lượng lưu trữ và quản lý các ứng dụng một cách hiệu quả nhất.
Thường xuyên theo dõi dung lượng bộ nhớ
Cuối cùng, hãy thường xuyên theo dõi dung lượng bộ nhớ Google Drive. Kiểm tra định kỳ sẽ giúp người dùng nắm bắt được tình trạng lưu trữ của mình và đưa ra các quyết định cần thiết để xử lý khi dung lượng gần đầy. Đồng thời, người dùng cũng có thể thiết lập thông báo hoặc nhắc nhở để giúp mình luôn trong tình trạng chủ động.
Lời kết
Hy vọng, bài viết đã cung cấp cho người dùng tất tần tật những thông tin liên quan đến việc GG Drive bị đầy, nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả. Nếu thắc mắc, hoặc có bất kỳ băn khoăn gì cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua các kênh thông tin dưới đây để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
