Hướng dẫn download tài liệu từ Google Docs đơn giản trong 30s

Google Docs không chỉ mang lại sự tiện lợi khi làm việc trực tuyến, mà còn cho phép người dùng tải và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các cách download tài liệu từ Google Docs trên điện thoại và máy tính dễ dàng, giúp người dùng đơn giản khi thực hiện điều này. 

Hướng dẫn download tài liệu từ Google Docs trên máy tính

Để tải tài liệu từ Google Docs về máy tính, người dùng trước tiên sẽ cần khởi chạy một trình duyệt web bất kỳ trên PC, sau đó truy cập vào tài liệu mà mình muốn tải xuống. Thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1: Truy cập Google Docs. Tại đây, người dùng có thể thấy và mở các tài liệu đã tạo hoặc tài liệu mà mình đã được chia sẻ.

– Bước 2: Trong danh sách tài liệu, hãy tìm và nhấp chuột vào tài liệu mà mình muốn mở. Điều này có thể thực hiện đơn giản bằng việc cuộn xuống danh sách hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao của Google Docs.

– Bước 3: Khi tài liệu đã được mở, người dùng có thể bắt đầu quá trình tải xuống bằng click chọn File (Tệp) ở thanh menu phía trên cùng >> click chọn Download (Tải xuống).

– Bước 4: Tại đây, người dùng sẽ thấy nhiều định dạng file khác nhau để mình lựa chọn, bao gồm:

• Microsoft Word (.docx)
• Tài liệu PDF (.pdf)
• Văn bản thuần túy (.txt)
• Định dạng OpenDocument (.odt)
• Văn bản đa thức (.rtf)
• Trang web (html, đã nén)
• Ấn bản EPUB (.epub)
• Markdown (.md)

– Bước 5: Sau khi tùy chọn định dạng mong muốn, tài liệu sẽ tự động được tải xuống máy tính người dùng. Lúc này, hãy kiểm tra thư mục Download (Tải xuống) để tìm thấy file vừa tải về trên máy tính của mình.

Cách download tài liệu từ Google Docs trên điện thoại

Ngoài việc tải tài liệu về máy tính, người dùng cũng có thể thực hiện điều này trên thiết bị di động để mang lại sự linh hoạt và thuận tiện tối đa, đặc biệt là khi đang di chuyển. Thao tác cụ thể như sau: 

– Bước 1: Cài đặt ứng dụng Google Docs trên điện thoại. Ứng dụng này hiện đã có sẵn trên cả hệ điều hành Android và iOS. Người dùng có thể dễ dàng tải ứng dụng từ Google Play Store hoặc Apple App Store tùy thuộc vào thiết bị của mình.

– Bước 2: Sau khi cài đặt, hãy mở ứng dụng và thực hiện đăng nhập vào tài khoản Google.

– Bước 3: Tại giao diện chính, người dùng sẽ thấy danh sách các tài liệu đã tạo hoặc được chia sẻ với mình >> hãy tìm kiếm và nhấp vào tài liệu mà mình muốn tải về.

– Bước 4: Khi tài liệu đã được mở, hãy click biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải của màn hình >> nhấn chọn Chia sẻ và xuất >> chọn Gửi bản sao.

– Bước 5: Tùy nhu cầu, người dùng có thể linh hoạt chọn các định dạng tải xuống, bao gồm:

• Microsoft Word (.docx)
• Tài liệu PDF (.pdf)
• Văn bản thuần túy (.txt)
• Định dạng OpenDocument (.odt)
• Văn bản đa thức (.rtf)
• Trang web (html, đã nén)
• Ấn bản EPUB (.epub)
• Markdown (.md)

– Bước 6: Nhấn OK sau khi chọn định dạng tệp phù hợp >> chọn Sao chép vào…

– Bước 7: Tại cửa sổ Sao chép vào…, người dùng hãy chọn thư mục mà mình muốn tải tệp về máy >> nhấn Dán là hoàn tất.

05 Lý do nên download tài liệu từ Google Docs

Với việc tải liệu từ Google Docs, người dùng có thể nhận được nhiều lợi ích. Bao gồm: 

Dễ dàng truy cập ngoại tuyến 

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc download tài liệu từ Google Docs là khả năng truy cập tài liệu ngay cả khi không có kết nối Internet. Điều này cực kỳ hữu ích, đặc biệt là với những ai thường xuyên di chuyển hoặc làm việc tại những nơi không có mạng. Khi tài liệu đã được tải về máy tính hay điện thoại, người dùng có thể mở và chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào, vừa tiết kiệm thời gian, vừa giúp tăng cường hiệu suất làm việc tối ưu. 

Tăng tốc độ xử lý dữ liệu

Khi làm việc trực tiếp trên Google Docs, đôi khi người dùng có thể gặp phải tình trạng lag hoặc mất kết nối dẫn đến gián đoạn công việc. Bằng cách tải tài liệu về máy tính, người dùng có thể tăng tốc độ xử lý, đảm bảo mọi thứ sẽ diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn cho công việc.

Tương thích với nhiều phần mềm

Khi tải tài liệu về máy tính, người dùng sẽ có nhiều lựa chọn định dạng file khác nhau. Các định dạng phổ biến như .docx, .pdf hay .txt đều có thể mở trên nhiều ứng dụng, chẳng hạn như Microsoft Word, Adobe Reader,… giúp mang đến sự linh hoạt cho người dùng trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp. Đồng thời, việc chỉnh sửa, in ấn và chia sẻ tài liệu với người khác cũng rất dễ dàng, đảm bảo sự thuận tiện mà không gặp bất kỳ vấn đề gì về tương thích.

Sao lưu và bảo mật dữ liệu

Việc tải tài liệu từ Google Docs về máy tính cũng có thể giúp người dùng sao lưu và bảo mật dữ liệu an toàn hơn. Trong trường hợp tài liệu trên Google Docs bị xóa hoặc sửa đổi không mong muốn, người dùng vẫn còn bản sao lưu tại máy tính.

Hơn nữa, một số người dùng có thể cảm thấy lo ngại về việc bảo mật dữ liệu khi làm việc trực tuyến. Tải tài liệu về máy sẽ giúp họ kiểm soát dữ liệu tốt hơn và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến bảo mật.

Tiết kiệm tài nguyên hệ thống

Khi làm việc với các tài liệu trực tuyến cũng có thể tiêu tốn khá nhiều tài nguyên hệ thống của thiết bị. Bằng cách tải tài liệu về và làm việc offline, người dùng sẽ tiết kiệm băng thông Internet và giảm mức sử dụng CPU của máy tính. Điều này rất quan trọng, đặc biệt đối với những ai đang sử dụng thiết bị có cấu hình thấp. Khi giảm tải cho hệ thống, họ có thể tăng cường hiệu suất và trải nghiệm làm việc tốt hơn.

Một số lưu ý khi tải tài liệu từ Google Docs

Mặc dù việc download tài liệu từ Google Docs khá đơn giản, nhưng người dùng vẫn nên lưu ý một số vấn đề cơ bản dưới đây để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ:

Chọn đúng định dạng file

Google Docs hỗ trợ người dùng tải xuống với nhiều định dạng file khác nhau. Mỗi định dạng file sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, do đó hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định. 

Trường hợp người dùng muốn chia sẻ tài liệu với người khác, định dạng file PDF sẽ là lựa chọn tốt vì nó giúp giữ nguyên định dạng ban đầu. Ngược lại, nếu muốn chỉnh sửa tài liệu, hãy chọn định dạng .dox để dễ dàng thao tác.

Kiểm tra quyền truy cập của tài liệu

Trước khi tải tài liệu, người dùng cũng cần chắc chắn rằng mình đã có quyền truy cập đầy đủ vào tài liệu đó. Nếu tài liệu thuộc quyền sở hữu của người khác, hãy xin cấp quyền xem hoặc chỉnh sửa để có thể tải về. Nếu không, việc tải xuống sẽ không thể thực hiện và gặp phải thông báo lỗi. Vậy nên, hãy luôn kiểm tra quyền truy cập trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Cân nhắc nén tài liệu trước khi tải về

Nếu tài liệu người dùng muốn tải về có kích thước lớn, hãy xem xét việc nén tài liệu trước khi tải xuống. Việc nén tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ, mà còn giảm thời gian tải. Một số ứng dụng hỗ trợ nén file sẽ giúp thực hiện điều này một cách nhanh chóng, tuy nhiên người dùng cũng nên lưu ý để tránh việc nén file lỗi.

Kiểm tra lại nội dung sau khi tải xuống

Sau khi hoàn tất tải tài liệu về máy, người dùng cũng đừng quên kiểm tra lại nội dung của tài liệu đó. Đảm bảo rằng tài liệu đã được tải về đầy đủ và không gặp phải lỗi định dạng nào. Nếu tài liệu có nội dung quan trọng, hãy luôn kiểm tra lại để tránh gây ra những sai sót không mong muốn trong quá trình làm việc.

Chia sẻ tài liệu thay vì tải về

Nếu cần chia sẻ tài liệu và cộng tác trực tiếp với những người khác, người dùng hãy cân nhắc việc chia sẻ trực tiếp từ Google Docs thay vì tải về. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn giúp mọi người luôn có phiên bản mới nhất của tài liệu. Google Docs cung cấp nhiều tùy chọn chia sẻ, cho phép người dùng có thể gửi link hoặc gửi lời mời tham gia để cùng nhau làm việc trực tiếp trên tài liệu.

Lời kết

Với những hướng dẫn và lưu ý cụ thể trên, hy vọng người dùng sẽ có được các cách download tài liệu từ Google Docs trên điện thoại và máy tính dễ dàng. Nếu có vướng mắc hoặc bất kỳ câu hỏi gì cần giải đáp, hãy trực tiếp liên hệ với HVN qua một trong các kênh thông tin dưới đây để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất từ chuyên gia.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777