Nếu thường xuyên làm việc với các công cụ hỗ trợ tạo slide chuyên nghiệp như Powerpoint, người dùng chắc hẳn sẽ không còn quá xa lạ với tính năng tạo liên kết trên trang. Cách tạo liên kết trong Powerpoint không khó, thế nhưng, đôi khi người dùng vẫn có những sai sót nhỏ khiến liên kết không thể truy cập. Dưới đây sẽ là những hướng dẫn chi tiết về cách tạo liên kết trong Powerpoint và một số lưu ý quan trọng nhất định người dùng không thể bỏ qua.
Cách tạo liên kết trong Powerpoint bằng Hyperlink
Hyperlink là một tính năng hữu ích trong MS Powerpoint, đặc biệt là với những bản trình bày gồm nhiều slide. Theo đó, thay vì phải click chuột liên tục để di chuyển qua lại giữa các trang (slide), thì người dùng có thể đơn giản với việc chèn liên kết trong Powerpoint và dễ dàng truy cập đến bất kỳ trang (slide) nào khi cần thiết. Thao tác cụ thể như sau:
Tạo liên kết tới một slide khác
Hyperlink cho phép người dùng có thể chèn liên kết đến bất kỳ slide nào trên bản trình chiếu chỉ với 03 thao tác đơn giản sau:
– Bước 1: Mở bản trình bày Powerpoint và di chuyển đến trang (slide) cần tạo liên kết.
– Bước 2: Bôi đen văn bản, hình ảnh, hoặc bất cứ đối tượng nào muốn tạo liên kết.
– Bước 3: Click chọn Insert (Chèn) >> sau đó chọn Link. Hoặc người dùng cũng có thể thao tác với chuột phải >> chọn Hyperlink để chèn liên kết.
– Bước 4: Khi cửa sổ Insert Hyperlink hiển thị, hãy chọn Place in This Document từ menu bên trái.
– Bước 5: Lúc này, tại mục Select a place in this document, người dùng sẽ thấy danh sách các slide có sẵn trong bản trình chiếu được liệt kê ở giữa. Tùy vào nhu cầu, hãy click chọn slide mà mình muốn liên kết từ danh sách >> nhấn OK để chèn.
– Bước 6: Liên kết sau khi chèn vào bản trình chiếu tại vị trí chỉ định, người dùng có thể dễ dàng click vào liên kết để di chuyển đến slide đã chọn để tạo sự tương tác hiệu quả khi thuyết trình.
Tạo liên kết truy cập web
Khi tạo nội dung bản trình bày, việc để quá nhiều thông tin trên slide có thể khiến cho người xem mất tập trung vì họ khó xác định đâu là điểm mấu chốt của bài thuyết trình. Do đó, việc chèn liên kết trong Powerpoint đến một trang web chứa thông tin bổ sung sẽ là một cách hay để người dùng có thể dễ dàng truyền tải thông tin với các thao tác cụ thể sau:
– Bước 1: Mở bản trình bày Powerpoint và di chuyển đến trang (slide) cần chèn liên kết web.
– Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản, hình ảnh, hoặc bất cứ đối tượng nào muốn tạo liên kết.
– Bước 3: Click chọn Insert (Chèn) >> sau đó chọn Link. Hoặc người dùng cũng có thể thao tác với chuột phải >> chọn Hyperlink để chèn liên kết.
– Bước 4: Khi cửa sổ Insert Hyperlink hiển thị >> hãy chọn tab Existing File or Web Page từ menu bên trái như hình bên dưới.
– Bước 5: Copy và dán địa chỉ trang web cần liên kết vào ô trống tại mục Address >> nhấn OK để hoàn tất thao tác.
– Bước 6: Sau khi trang web đã được chèn vào slide tại vị trí chỉ định, người dùng chỉ cần đơn giản với cú click chuột để mở truy cập web và thực hiện tương tác trên trang hiệu quả khi bản trình chiếu ở chế độ Slide Show.
Tạo liên kết mở file trên Powerpoint
Tương tự như liên kết web, người dùng cũng có thể dễ dàng chèn link tệp tin để trích dẫn những thông tin bổ sung và cần thiết cho nội dung trình chiếu. Thao tác đơn giản như sau:
– Bước 1: Mở bản trình bày Powerpoint và di chuyển đến trang (slide) cần chèn liên kết file (tệp tin).
– Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản, hình ảnh, hoặc bất cứ đối tượng nào muốn tạo liên kết.
– Bước 3: Click chọn Insert (Chèn) >> sau đó chọn Link. Hoặc người dùng cũng có thể thao tác với chuột phải >> chọn Hyperlink để chèn liên kết.
– Bước 4: Khi cửa sổ Insert Hyperlink hiển thị >> hãy chọn tab Existing File or Web Page từ menu bên trái như hình bên dưới.
– Bước 5: Tiếp tục click Current Folder >> chọn bất kỳ tệp nào mà người dùng muốn để tạo liên kết đến tệp tin được lưu trữ cục bộ trên máy tính.
– Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất thao tác. Lúc này, khi bản trình chiếu ở chế độ Slide Show, người dùng chỉ cần đơn giản với cú click chuột để mở nhanh liên kết tệp.
Tạo liên kết địa chỉ email trong Powerpoint
Ngoài liên kết giữa các slide, tệp tin và trang web, Hyperlink còn cho phép người dùng tạo nhanh liên kết đến địa chỉ email để gia tăng sự tương tác và tính hấp dẫn cho người xem. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Mở bản trình bày Powerpoint và di chuyển đến trang (slide) cần chèn liên kết file (tệp tin).
– Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản, hình ảnh, hoặc bất cứ đối tượng nào muốn tạo liên kết.
– Bước 3: Click chọn Insert (Chèn) >> sau đó chọn Link. Hoặc người dùng cũng có thể thao tác với chuột phải >> chọn Hyperlink để chèn liên kết.
– Bước 4: Khi cửa sổ Insert Hyperlink hiển thị >> hãy chọn tab E-mail Address từ menu bên trái như hình bên dưới.
– Bước 5: Điền đầy đủ thông tin tại các trường E-mail address, Subject và Recently used e-mail address >> nhấn OK để hoàn tất.
– Bước 6: Sau khi tạo liên kết địa chỉ email, người dùng có thể kiểm tra bằng click chuột phải vào liên kết >> tùy chọn Open Hyperlink >> trình duyệt web sẽ mở và điều hướng đến địa chỉ email đã được liên kết trước đó.
*Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo liên kết trong Powerpoint trên hệ điều hành Windows. Trường hợp người dùng cần thao tác trên hệ điều hành macOS, các bước cũng sẽ được thực hiện tương tự dù có đôi chút khác biệt về giao diện.
Cách tạo liên kết trong Powerpoint bằng Return to Zoom
Return to Zoom cũng là một tính năng hữu ích khi tạo liên kết trong Powerpoint, giúp bản trình bày thêm chi tiết và tăng tính tương tác. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết để tạo liên kết bằng Zoom trong Powerpoint người dùng có thể tham khảo:
– Bước 1: Mở bản trình bày trên Powerpoint.
– Bước 2: Tại vị trí slide cần tạo liên kết (ví dụ như slide 2) >> hãy click và kéo slide mà mình muốn chèn vào slide 2 (ví dụ như slide 3 và slide 4).
– Bước 3: Tại mục Format >> tích chọn Return to Zoom để hoàn tất việc chèn liên kết.
*Lưu ý: Người dùng chỉ có thể thực hiện cách làm này trên các phiên bản MS Powerpoint 2019 và MS Powerpoint 365.
Cách kiểm tra liên kết trong Powerpoint
Liên kết sau khi tạo, người dùng nên kiểm tra để chắc chắn chúng sẽ dẫn đến đúng slide, tệp tin, trang web, hoặc địa chỉ email mà mình muốn điều hướng. Khi đó, thao tác có thể thực hiện nhanh với 1 trong các cách sau:
Kiểm tra liên kết bằng phím tắt
Microsoft Powerpoint cho phép người dùng kiểm tra nhanh liên kết với các phím tắt và thao tác đơn giản. Cụ thể:
– Bước 1: Mở bản trình bày Powerpoint cần kiểm tra liên kết.
– Bước 2: Click chọn văn bản, hình ảnh, hoặc đối tượng được nghi là có chèn liên kết >> nhấn tổ hợp phím Ctrl + K trên Windows hoặc Cmd + K trên Mac.
– Bước 3: Lúc này, hộp thoại Hyperlink xuất hiện, người dùng có thể dễ dàng kiểm tra các liên kết được chèn trên trang.
Kiểm tra liên kết thủ công
Kiểm tra thủ công từng liên kết là cách đơn giản và rất dễ thực hiện, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước sau:
– Bước 1: Mở bản trình bày Powerpoint ở chế độ chỉnh sửa.
– Bước 2: Trên từng trang (slide), hãy tìm kiếm các liên kết được chèn trong văn bản, hình ảnh, hoặc biểu tượng. Thường thì, các liên kết sẽ có đặc điểm nổi bật như:
- Văn bản chèn liên kết: Hiển thị gạch chân phía dưới văn bản (thường sẽ là màu đỏ)
- Hình ảnh hoặc biểu tượng chèn liên kết: Hiển thị dấu tay khi di chuột qua.
Bước 3: Click chuột phải >> chọn Edit Link để kiểm tra và chỉnh sửa liên kết (nếu cần).
Kiểm tra toàn bộ liên kết với tính năng Inspect Document
Trường hợp người dùng cần kiểm tra toàn bộ liên kết trong bản trình chiếu, có thể thực hiện nhanh với các thao tác sau:
– Bước 1: Click chọn File >> chọn Info >> chọn Check for Issues và chọn Inspect Document.
– Bước 2: Khi cửa sổ kiểm tra hiển thị, hãy bật tùy chọn Hyperlinks và chọn Inspect.
– Bước 3: Powerpoint lúc này sẽ hiển thị tất cả các liên kết trong bài trình chiếu, người dùng có thể xóa hoặc chỉnh sửa (nếu cần).
Cách xóa liên kết trong Powerpoint
Để xóa liên kết trong Powerpoint, người dùng có thể linh hoạt với 1 trong 2 cách sau:
Xóa liên kết trong Powerpoint với tùy chọn Insert
Với tùy chọn Insert, người dùng không khó để xóa các liên kết trong Powerpoint chỉ với 03 thao tác đơn giản sau:
– Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản (text) hoặc hình ảnh đã chèn liên kết.
– Bước 2: Click chọn Insert (Chèn) >> chọn Link và chọn Remove Link tại mục Address.
– Bước 3: Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất việc xóa liên kết.
Xóa liên kết trong Powerpoint với click chuột phải
Ngoài tùy chọn Insert, người dùng cũng có thể thao tác nhanh với chuột phải để xóa liên kết trong Powerpoint với các bước cụ thể sau:
– Bước 1: Người dùng cũng sẽ bắt đầu với việc bôi đen đoạn văn bản hoặc hình ảnh đã chèn liên kết.
– Bước 2: Click chuột phải >> chọn Remove Link để xóa liên kết. Hoặc chọn Edit Link >> chọn Remove Link tại mục Address tương tự như cách trên.
– Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất thao tác.
Một số lưu ý khi tạo liên kết trong Powerpoint
Khi tạo liên kết trong Powerpoint, người dùng cũng cần lưu ý một số vấn đề sau để đảm bảo tính hiệu quả và chuyên nghiệp:
- Xác định rõ mục đích liên kết: Người dùng có thể liên kết linh hoạt các trang web, tài liệu, email, hoặc slide trong bài thuyết trình. Tuy nhiên, hãy chỉ liên kết đến những nội dung liên quan và thực sự hữu ích cho người xem.
- Đảm bảo liên kết chính xác: Trước khi trình chiếu, người dùng tốt nhất là nên kiểm tra lại liên kết để tránh những sai sót, đồng thời đảm bảo rằng các slide đích cũng sẽ được định vị chính xác để tránh lỗi trình chiếu.
- Tùy chỉnh liên kết: Nếu chèn liên kết vào văn bản, hãy đảm bảo rằng font chữ sẽ đủ lớn và dễ đọc để người xem dễ nhận biết. Trong khi đó, với các đối tượng chèn liên kết, thì cần lưu ý và tránh sử dụng các chi tiết nhỏ khó nhấp chuột.
- Đảm bảo tính tương thích của thiết bị khi trình chiếu: Trong một số trường hợp, bản trình bày có thể gặp một số lỗi không tương thích trên các thiết bị và phần mềm trình chiếu khác nhau. Do đó, việc kiểm tra hoạt động của liên kết trước khi trình chiếu là điều cần thiết để bài thuyết trình tránh những trục trặc.
- Hạn chế những rủi ro: Nếu chèn liên kết đến các trang web bổ sung, người dùng cũng cần đảm bảo rằng đó là những trang web đáng tin cậy, không rủi ro cho dữ liệu. Ngoài ra, đừng quên kiểm tra và cập nhật định kỳ các liên kết để hạn chế các sự cố lỗi 404 Not Found khi trình bày.
Lợi ích khi tạo liên kết trong Powerpoint
Powerpoint là một phần mềm trình chiếu mạnh mẽ, không chỉ tối ưu trong việc trình bày nội dung, âm thanh, hình ảnh, hiệu ứng chuyển động, mà còn có thể linh hoạt chèn các hyperlink để gia tăng sự tương tác, tính thuyết phục và hấp dẫn cho bài thuyết trình. Theo đó, dưới đây là những lợi ích nổi bật khi chèn (tạo) liên kết trong Powerpoint người dùng nhất định không thể bỏ qua:
1. Điều hướng đơn giản
Liên kết trong Powerpoint có thể linh hoạt điều hướng đến các slide trong cùng bài thuyết trình, hoặc các trang web, tệp tin, và địa chỉ email từ bên ngoài. Điều này giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các nội dung liên quan, cập nhật chi tiết và đầy đủ thông tin trên từng trang thay vì cuộn slide rườm rà và mất nhiều thời gian, đặc biệt là với các bài thuyết trình lớn với nhiều phần khác nhau.
2. Tăng tính tương tác
Bằng cách tạo liên kết trong Powerpoint, người dùng cũng có thể giúp bài thuyết trình của mình trở nên sống động và tăng tính tương tác. Khi đó, thay vì chỉ là những là slide tĩnh, thì người dùng có thể nhấp vào các liên kết để truy cập nhanh thông tin và khám phá những nội dung bổ sung quan trọng.
3. Dễ dàng kết nối với nguồn tài nguyên từ bên ngoài
Không chỉ hỗ trợ điều hướng các slide trong cùng bài thuyết trình, Powerpoint còn cho phép người dùng có thể tạo và chèn liên kết với các tài liệu, video, website, hoặc dữ liệu trực tuyến từ bên ngoài để bổ sung thêm thông tin. Qua đó, cung cấp thêm tài nguyên và bằng chứng thuyết phục để tạo sự tin cậy cho thông tin mà không làm gián đoạn bài thuyết trình.
4. Tạo sự chuyên nghiệp
Việc tạo liên kết trong Powerpoint sẽ giúp bài thuyết trình trở nên chuyên nghiệp, rõ ràng và cụ thể, từ đó minh chứng cho sự chỉnh chu và chuẩn bị kỹ lưỡng ở người dùng. Ngoài ra, khi chia sẻ slide cho người dùng khác, các liên kết cũng sẽ cho phép họ tự tìm hiểu thêm thông tin một cách nhanh chóng mà không cần mất nhiều thời gian liên hệ trực tiếp với chủ sở hữu.
5. Tiết kiệm thời gian
Liên kết điều hướng trong Powerpoint giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến nội dung khác, có thể là một trang slide, một tài liệu, một trang web, hoặc một địa chỉ email cụ thể. Theo đó, thay vì phải tìm kiếm và thao tác thủ công, thì điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều khi trình bày nội dung.
Khi nào thì nên tạo liên kết trong Powerpoint?
Liên kết trong Powerpoint giúp tăng tính tương tác, tạo sự kết nối giữa các nội dung, từ đó thu hút sự chú ý của người xem. Đặc biệt là trong các trường hợp sau:
- Khi điều hướng slide: Với những bài thuyết trình dài, cần điều hướng nhanh đến các phần cụ thể, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng liên kết trong Powerpoint để chuyển hướng slide và quay trở lại khi cần thiết.
- Khi cần kết nối với tài nguyên bên ngoài: Trên thực tế, không phải lúc nào cũng có thể đưa tất cả thông tin vào một bản trình chiếu duy nhất. Do đó, việc chèn liên kết trong Powerpoint sẽ là cách tốt để người dùng truy cập nhanh đến các website, video trên youtube, hoặc các nguồn thông tin trực tuyến khác để cung cấp thêm thông tin.
- Khi đính kèm tài liệu bổ sung: Khi trang trình bày cần đề cập đến tài liệu hoặc các file đính kèm liên quan, người dùng cũng có thể tạo liên kết trong trang để chèn đến các file PDF, Word hoặc Excel để đưa ra các dẫn chứng cụ thể cho nội dung.
- Khi cần tăng tính tương tác: Nếu trong bài thuyết trình bao gồm các nội dung tương tác như câu hỏi đố vui, form khảo sát, thảo luận mở, menu, hoặc bảng phụ lục đầu bài thuyết trình,… thì liên kết trong Powerpoint cũng là một tính năng hữu ích để người dùng có thể chuyển hướng nhanh các nội dung mà không phải lật từng slide.
Tóm lại, việc tạo liên kết trong Powerpoint sẽ giúp bài thuyết trình trở nên chuyên nghiệp, rõ ràng và cụ thể, từ đó minh chứng cho sự chỉnh chu và chuẩn bị kỹ lưỡng ở người dùng. Ngoài ra, khi chia sẻ slide cho người dùng khác, các liên kết cũng sẽ cho phép họ tự tìm hiểu thêm thông tin một cách nhanh chóng mà không cần mất nhiều thời gian liên hệ trực tiếp với chủ sở hữu.
Lời kết
Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách tạo liên kết trong Powerpoint đơn giản, dễ dàng. Nếu có thắc mắc, hoặc băn khoăn cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 có thể tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.