Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Quản lý dịch vụ
Bạn đang dùng phím Space (dấu cách) để căn chỉnh nhưng không đảm bảo được sự đồng đều của các dòng? Bạn muốn tạo ra những dòng mục lục có dấu chấm thẳng tắp hoặc các biểu mẫu chuyên nghiệp nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Cách dùng tab trong Word là giải pháp “hoàn hảo” giúp bạn làm chủ bố cục văn bản chỉ trong vài cú click chuột. Bài viết này, HVN Group sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z cách thiết lập, sử dụng và khắc phục các lỗi thường gặp với phím Tab để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình một cách hiệu quả.
Tab trong Word là gì?
Trong Microsoft Word, Tab là công cụ định dạng đoạn văn, dùng để xác định các điểm dừng cụ thể trên một dòng văn bản. Khi bạn nhấn phím Tab trên bàn phím, con trỏ chuột sẽ không di chuyển một khoảng trắng nhỏ mà nhảy ngay lập tức đến vị trí (tọa độ) mà bạn đã đặt trên thước đo (Ruler).
Các loại Tab cơ bản trong Word
Mỗi loại Tab được thiết kế với một quy tắc căn lề riêng, cho phép bạn dễ dàng nhận diện thông qua các biểu tượng ở góc trái của thước đo. Bằng cách hiểu rõ từng loại Tab, bạn có thể linh hoạt áp dụng các cách Tạo tab trong Word phù hợp nhất:
Left Tab (Tab trái)
Đây là loại Tab dùng để căn lề trái cho văn bản tại vị trí đặt điểm dừng trên thước đo. Khi bạn nhập văn bản tại vị trí này, chữ sẽ bắt đầu từ điểm đặt Tab và di chuyển dần sang bên phải. Lề bên trái của cột văn bản sẽ luôn thẳng hàng.
- Biểu tượng: Hình chữ L.
- Tính ứng dụng: Thường dùng để soạn thảo danh sách, các cột thông tin văn bản hoặc bắt đầu một đoạn văn mới.
Center Tab (Tab giữa)
Center Tab dùng để căn giữa đoạn văn bản tại vị trí điểm dừng đã chọn. Hiểu đơn giản, thì điểm đặt Tab sẽ đóng vai trò là trục trung tâm. Khi bạn gõ, văn bản sẽ tự động giãn đều sang cả hai bên trái và phải của điểm đó để đảm bảo nội dung luôn nằm cân đối ở chính giữa.
- Biểu tượng: Hình chữ T ngược.
- Tính ứng dụng: Phù hợp để căn chỉnh tên các chức danh dưới phần chữ ký hoặc các tiêu đề phụ trong văn bản.
Right Tab (Tab phải)
Right Tab là loại Tab dùng để căn lề phải cho văn bản tại vị trí điểm dừng. Khi bạn nhập văn bản, chữ sẽ di chuyển ngược về phía bên trái của điểm dừng. Lề bên phải của văn bản sẽ bám sát và thẳng hàng tuyệt đối với vị trí đặt Tab.
- Biểu tượng: Hình chữ L ngược.
- Tính ứng dụng: Thường dùng để căn chỉnh số trang ở cuối dòng (như trong mục lục) hoặc các thông tin ngày tháng, địa danh ở lề phải.
Decimal Tab (Tab thập phân)
Decimal Tab là loại Tab đặc biệt, dùng để căn chỉnh các dãy số dựa trên vị trí của dấu thập phân (dấu phẩy hoặc dấu chấm tùy theo cài đặt hệ thống). Hiểu đơn giản, loại Tab này không căn theo ký tự đầu hay cuối mà căn theo dấu thập phân. Các con số phía trước dấu thập phân sẽ nằm bên trái, các số sau dấu thập phân sẽ nằm bên phải, giúp các dấu này luôn thẳng hàng dọc.
- Biểu tượng: Hình chữ T ngược có một dấu chấm.
- Tính ứng dụng: Sử dụng trong các báo cáo tài chính, bảng giá hoặc danh sách số liệu cần so sánh độ lớn.
Bar Tab (Tab thanh dọc)
Đây là loại Tab không dùng để định vị văn bản mà dùng để chèn một đường kẻ dọc vào vị trí dừng. với các loại Tab còn lại, Bar Tab không điều khiển hướng chữ. Thay vào đó, nó tạo ra một đường kẻ dọc xuyên qua các dòng tại vị trí bạn đặt trên thước ngay cả khi bạn chưa nhập nội dung.
- Biểu tượng: Một đường gạch đứng (|).
- Tính ứng dụng: Dùng để tạo vách ngăn giữa các cột dữ liệu thay cho việc kẻ bảng (Table), giúp văn bản trông thanh thoát hơn.
*Mẹo nhỏ: Để thay đổi giữa các loại Tab này, bạn chỉ cần click chuột vào ô vuông nhỏ ở góc trên bên trái của thước đo (Ruler) cho đến khi xuất hiện biểu tượng Tab mong muốn.
Cách dùng phím tab trong Word đơn giản, dễ hiểu
Tab là một trong những công cụ hỗ trợ căn chỉnh văn bản quan trọng trong Microsoft Word. Để khai thác tốt công cụ này, người dùng cần hiểu rõ cách sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn cách dùng Tab trong Word đơn giản, dễ áp dụng trong nhiều loại văn bản khác nhau:
– Bước 1: Bật thước đo (Ruler)
Trước khi sử dụng Tab, bạn sẽ cần bật thước ngang để dễ dàng đặt và điều chỉnh các Tab trong Word. Đơn giản, bạn chỉ cần vào thẻ View >> tích chọn ô Ruler.
– Bước 2: Tùy chọn loại Tab
Click chuột vào ô vuông nhỏ ở góc trái cùng của thước để chọn loại Tab bạn muốn (Trái, Phải, Giữa…).
– Bước 3: Đặt vị trí Tab
Click chuột trái vào bất kỳ vị trí nào trên thanh thước ngang, nơi mà bạn muốn văn bản dừng lại. Sau khi thao tác hoàn tất, một biểu tượng Tab sẽ xuất hiện.
– Bước 4: Sử dụng Tab
Nhấn phím Tab trên bàn phím, con trỏ sẽ nhảy đến đúng vị trí bạn vừa đặt.
*Mẹo hay: Để thay đổi vị trí, bạn chỉ cần đơn giản nhấn giữ và kéo biểu tượng Tab trên thước sang trái hoặc phải.
Cách thiết lập Tab nâng cao trong Word
Khi bạn cần độ chính xác tuyệt đối hoặc muốn tạo các dòng chấm tự động (như trong các mẫu đơn), bạn cần sử dụng hộp thoại Tabs. Cụ thể, dưới đây là cách dùng Tab trong Word với các thiết lập nâng cao bạn có thể áp dụng:
1. Cách thiết lập
– Bước 1: Mở hộp thoại Tabs
- Cách 1: Nhấp đúp chuột trái vào một biểu tượng Tab bất kỳ đã đặt trên thước.
- Cách 2: Vào thẻ Home >> click vào mũi tên nhỏ ở góc dưới nhóm Paragraph >> chọn nút Tabs… ở góc dưới cùng bên trái.
– Bước 2: Thiết lập và điều chỉnh các thông số
Trong hộp thoại Tabs, bạn cần lưu ý các mục sau:
- Tab stop position: Nhập con số chính xác cho vị trí dừng (ví dụ: 5cm, 10cm).
- Alignment: Tùy chọn kiểu căn lề cho điểm Tab đó (Left, Center, Right…).
- Leader: Đây là mục quan trọng nhất để tạo các đường dẫn:
- 1 None: Khoảng trắng (mặc định).
- 2 …….: Dòng chấm (thường dùng cho mục lục, đơn từ).
- 3 ——-: Dòng gạch đứt.
- 4 _____: Dòng gạch dưới liền mạch.
– Bước 3: Hoàn tất
Sau khi chọn xong các thông số, bạn bắt buộc phải nhấn nút Set để lưu thiết lập cho điểm Tab đó. Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận và thoát khỏi hộp thoại.
2. Ví dụ ứng dụng thực tế
Nếu bạn muốn tạo một dòng ghi danh tính: Họ và tên: …………………………………, đơn giản chỉ cần thực hiện theo 06 bước sau:
– Bước 1: Gõ chữ “Họ và tên:”.
– Bước 2: Mở hộp thoại Tabs >> nhập 15cm vào ô Tab stop position.
– Bước 3: Tiếp tục chọn Alignment là Right và Leader là 2 …….
– Bước 4: Nhấn Set rồi nhấn OK. Lúc này, bạn chỉ cần nhấn phím Tab một lần, dòng chấm sẽ tự động kéo dài đến hết lề phải của trang giấy.
Cách chỉnh và xóa Tab trong Word
Trong quá trình soạn thảo, nếu bố cục chưa ưng ý, bạn có thể dễ dàng thay đổi vị trí hoặc xóa bỏ các điểm Tab đã đặt theo các cách dùng Tab trong Word dưới đây:
Thay đổi vị trí Tab
Nếu thấy cột văn bản quá rộng hoặc quá hẹp, bạn hoàn toàn có thể di chuyển điểm Tab để căn chỉnh lại với cách sử dụng Tab trong Word đơn giản sau:
1. Dùng thước thay đổi vị trí Tab
– Bước 1: Bôi đen đoạn (phần) văn bản cần chỉnh sửa.
– Bước 2: Đưa con trỏ chuột lên thanh thước (Ruler) >> nhấn giữ vào biểu tượng Tab muốn di chuyển.
– Bước 3: Kéo biểu tượng đó sang trái hoặc sang phải dọc theo thanh thước đến vị trí mới. Văn bản lúc này sẽ tự động chạy theo điểm Tab bạn đang kéo.
2. Dùng hộp thoại Tabs để thay đổi vị trí
– Bước 1: Mở hộp thoại Tab… bằng cách nhấn đúp vào điểm Tab trên thước.
– Bước 2: Chọn vị trí Tab cũ trong danh sách.
– Bước 3: Nhập vị trí mới vào ô Tab stop position >> nhấn Set để cập nhật và OK để hoàn tất.
Xóa 1 Tab
Khi một vị trí dừng Tab không còn cần thiết, bạn nên xóa bỏ để tránh việc nhấn phím Tab bị nhảy nhầm chỗ:
1. Xóa bằng thước
– Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản chứa Tab cần xóa.
– Bước 2: Nhấn giữ biểu tượng Tab đó trên thanh thước ngang.
– Bước 3: Di chuyển chuột xuống phía dưới trang văn bản (ra khỏi thanh thước), sau đó thả tay. Ngay lập tức, biểu tượng Tab sẽ biến mất.
2. Xóa bằng hộp thoại Tab
– Bước 1: Mở hộp thoại Tabs… bằng cách nhấn đúp vào điểm Tab trên thước.
– Bước 2: Chọn vị trí Tab muốn xóa trong danh sách >> nhấn Clear để xóa.
Xóa toàn bộ Tab
Trong trường hợp văn bản bị đặt quá nhiều Tab, bạn cảm thấy khó khăn trong việc tùy chỉnh và muốn định dạng lại từ đầu, hãy sử dụng tính năng xóa tất cả.
– Bước 1: Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản hoặc nhấn Ctrl + A nếu muốn xóa Tab cho toàn bộ tài liệu.
– Bước 2: Mở hộp thoại Tabs (Vào thẻ Home >> mũi tên nhóm Paragraph >> chọn Tabs…).
– Bước 3: Nhấn chọn nút Clear All (Xóa tất cả). Lúc này, tất cả các điểm dừng Tab thủ công sẽ bị loại bỏ hoàn toàn.
– Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.
*Lưu ý: Sau khi xóa toàn bộ Tab, văn bản sẽ quay về sử dụng các điểm dừng mặc định của Word (thường là mỗi 1.27 cm cho một lần nhấn phím Tab).
Tại sao nên sử dụng Tab trong Microsoft Word?
Để văn bản Word được trình bày gọn gàng và chuyên nghiệp, người dùng không nên lạm dụng phím Space. Thay vào đó, cách dùng Tab trong Word giúp căn chỉnh nội dung nhanh, chuẩn và ổn định hơn. Cụ thể như:
1. Đảm bảo tính chính xác
Khi sử dụng phím Space để căn chỉnh, văn bản thường bị tình trạng lệch hàng vì mỗi ký tự trong các font chữ có độ rộng không bằng nhau. Tab có thể giải quyết vấn đề này hiệu quả bằng cách đưa văn bản dừng lại tại một tọa độ cố định trên thước đo, đảm bảo mọi dữ liệu đều thẳng hàng tắp một cách hoàn hảo theo chiều dọc.
2. Tiết kiệm thời gian & hiệu suất làm việc tối đa
Thay vì phải nhấn phím Space hàng chục lần để đưa con trỏ đến giữa trang hoặc cuối dòng, người dùng chỉ cần nhấn phím Tab duy nhất một lần. Điều này giúp tăng tốc độ hoàn thiện các mẫu đơn từ, hợp đồng hoặc mục lục, đồng thời giảm thiểu đáng kể các thao tác lặp đi lặp lại không cần thiết.
3. Duy trì định dạng khi thay đổi văn bản
Đây là ưu điểm lớn nhất của Tab so với việc căn chỉnh thủ công. Khi bạn thay đổi font chữ hoặc tăng giảm kích thước chữ, các cột được căn bằng Tab vẫn giữ nguyên vị trí tọa độ đã đặt. Ngược lại, nếu dùng phím Space, toàn bộ bố cục sẽ bị xô lệch và vỡ vụn ngay khi có sự thay đổi về định dạng ký tự.
4. Tạo các đường dẫn tự động
Tính năng Tab cho phép thiết lập các đường dẫn như dấu chấm, dấu gạch đứt hoặc gạch dưới một cách tự động và đều nhau. Điều này đặc biệt hữu ích khi tạo các khoảng trống điền thông tin trong đơn từ hoặc khi bạn làm mục lục sách, giúp văn bản trông chỉn chu và đẹp mắt hơn rất nhiều so với việc gõ dấu chấm bằng tay.
5. Quản lý bố cục khoa học không cần dùng bảng
Đôi khi việc chèn Table (bảng) khiến văn bản trở nên nặng nề và khó tùy chỉnh khoảng cách dòng. Sử dụng các loại Tab giúp người dùng phân tách các cột dữ liệu rõ ràng và chuyên nghiệp nhưng vẫn giữ được sự thanh thoát cho trang giấy, giúp người đọc dễ dàng theo dõi nội dung hơn.
Lỗi thường gặp khi dùng tab trong Word và cách khắc phục
Sử dụng Tab trong Word là một tính năng cực kỳ hữu ích để căn chỉnh văn bản chuyên nghiệp, nhưng nó cũng là “cơn ác mộng” nếu bạn không kiểm soát được các điểm dừng (tab stops). Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất và cách để bạn làm chủ thước đo của mình:
1. Dùng phím Space thay cho phím Tab
Nhiều người dùng phím cách (Space) để tạo khoảng cách giữa các chữ. Kết quả là khi thay đổi font chữ hoặc size chữ, các dòng sẽ bị lệch hoàn toàn vì độ rộng của khoảng trắng không cố định. Do đó, cách hiệu quả nhất sẽ là dùng Tab trong Word.
*Cách khắc phục:
Để kiểm tra xem mình có đang dùng nhầm Space không, bạn hãy nhấn biểu tượng Show/Hide (phím tắt Ctrl + *) trên thẻ Home. Nếu thấy một dãy các dấu chấm thay vì mũi tên, bạn đang dùng Space sai cách.
2. Các dòng không thẳng hàng dù đã bấm Tab
Lỗi này thường xảy ra khi bạn chưa thiết lập Tab Stop cụ thể trên thước (Ruler), dẫn đến việc Word sử dụng khoảng cách mặc định (thường là 1.27cm). Nếu chữ ở dòng trên dài hơn dòng dưới, phím Tab sẽ nhảy sang điểm dừng tiếp theo, gây lệch hàng.
*Cách khắc phục:
– Bước 1: Bôi đen các dòng cần căn chỉnh.
– Bước 2: Quan sát trên thanh thước (Ruler). Nếu không thấy, bạn hãy vào thẻ View >> tích chọn Ruler.
– Bước 3: Click chuột trái lên thanh thước để đặt một điểm Tab Stop (biểu tượng chữ L). Ngay lập tức, tất cả các dòng sẽ thẳng hàng tại đúng vị trí đó.
3. Không thay đổi được kiểu Tab (Trái, Phải, Giữa)
Thông thường, Word sẽ mặc định để Tab trái (Left Tab). Nếu bạn muốn làm mục lục có số trang thẳng hàng bên phải mà vẫn dùng Tab trái, số trang sẽ bị lởm chởm.
*Cách khắc phục:
Trước tiên, bạn cần quan sát góc trái thanh thước. Tại đây, bạn sẽ thấy một ô vuông nhỏ chứa biểu tượng Tab, hãy click vào đó để thực hiện chuyển đổi:
- Left Tab (L): Chữ bắt đầu từ điểm Tab chạy sang phải.
- Right Tab (L ngược): Chữ chạy ngược về bên trái (thường dùng cho số trang mục lục).
- Center Tab (T ngược): Chữ nằm cân đối hai bên điểm Tab.
4. Lỗi “Dấu chấm” (Leader) không hiển thị
Ở các văn bản như hợp đồng, đơn từ hoặc bài tập, việc sử dụng các dải dấu chấm là rất cần thiết. Thế nhưng, không ít người vẫn tạo dấu chấm bằng cách gõ tay từng dấu một, đây là lỗi thường gặp và dễ khiến văn bản trình bày không chuẩn.
*Cách khắc phục:
– Bước 1: Bấm đúp chuột vào điểm Tab đã đặt trên thước để mở hộp thoại Tabs.
– Bước 2: Trong mục Leader, chọn kiểu số 2 (dấu chấm) hoặc 3 (dấu gạch ngang).
– Bước 3: Nhấn Set >> chọn OK. Bây giờ khi bạn nhấn Tab, các dấu chấm sẽ tự động kéo dài đến đúng vị trí bạn chọn.
5. Thừa quá nhiều điểm Tab trên thước
Khi bạn copy văn bản từ nguồn khác hoặc kiểm thử, thanh thước có thể chi chít các biểu tượng Tab, khiến việc nhấn Tab trở nên hỗn loạn.
*Cách khắc phục:
- Xóa nhanh: Nhấn giữ chuột trái vào biểu tượng Tab trên thước và kéo xuống dưới vùng soạn thảo rồi thả ra.
- Xóa tất cả: Mở hộp thoại Tabs (vào thẻ Home >> mũi tên nhóm Paragraph >> chọn Tabs…) >> nhấn chọn Clear All để xóa.
Mẹo dùng tab trong Word nhanh và chuyên nghiệp
Tab trong Microsoft Word là công cụ quen thuộc nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng hiệu quả. Nếu áp dụng đúng cách, Tab sẽ giúp văn bản thẳng hàng, dễ chỉnh sửa và trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Dưới đây là một số mẹo và cách dùng Tab trong Word hiệu quả mà bạn nên áp dụng khi soạn thảo văn bản.
1. Không lạm dụng phím Space để căn chỉnh
Một trong những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản là dùng nhiều dấu cách để căn lề. Điều này khiến cho văn bản dễ bị lệch khi chỉnh sửa hoặc in ấn. Thay vào đó, bạn nên sử dụng Tab để căn chỉnh nội dung, giúp bố cục ổn định và đồng đều.
2. Luôn bật thước ngang (Ruler) khi dùng Tab
Thước ngang giúp bạn quan sát và điều chỉnh vị trí Tab chính xác. Khi bật Ruler, bạn có thể dễ dàng đặt, di chuyển hoặc xóa các Tab theo ý muốn, từ đó trình bày văn bản nhanh và khoa học hơn.
3. Chọn đúng loại Tab phù hợp với nội dung
Mỗi loại Tab trong Word đều có chức năng riêng. Việc chọn đúng Tab giúp nội dung thẳng hàng, rõ ràng và dễ theo dõi, đồng thời hạn chế các lỗi trình bày thường gặp.
4. Sử dụng Tab kết hợp với dấu chấm tự động
Thay vì gõ dấu chấm thủ công, bạn hãy sử dụng Leader trong Tab Settings để tạo các dải dấu chấm tự động. Cách này thường được áp dụng trong hợp đồng, biểu mẫu, đơn từ và giúp văn bản đồng đều, chuyên nghiệp.
5. Dùng Tab cho danh sách thay vì tạo bảng
Trong nhiều trường hợp, bạn không cần tạo bảng mà chỉ cần dùng Tab để căn các cột nội dung. Cách này giúp văn bản nhẹ, dễ chỉnh sửa và phù hợp với các danh sách đơn giản.
6. Xóa Tab không cần thiết để tránh lỗi trình bày
Nếu văn bản bị lệch dòng hoặc nhảy vị trí bất thường, hãy kiểm tra và xóa các Tab không cần thiết trên thước ngang. Việc dọn dẹp Tab giúp văn bản hiển thị ổn định và dễ kiểm soát hơn.
Câu hỏi thường gặp
1. Khi nào nên dùng Tab trong Word?
Bạn nên dùng Tab khi cần căn chỉnh nội dung theo cột, tạo danh sách, biểu mẫu hoặc trình bày thông tin cần thẳng hàng mà không dùng bảng.
2. Có nên dùng phím Space thay cho Tab không?
Không. Dùng Space dễ làm văn bản bị lệch khi chỉnh sửa hoặc thay đổi font chữ. Tab giúp căn chỉnh chính xác và chuyên nghiệp hơn.
3. Tab có thay thế hoàn toàn bảng (Table) không?
Tab chỉ phù hợp cho bố cục đơn giản. Với dữ liệu phức tạp hoặc nhiều hàng cột, bạn vẫn nên sử dụng bảng trong Word.
4. Có thể dùng nhiều Tab trên cùng một dòng không?
Có. Bạn có thể đặt nhiều vị trí Tab khác nhau trên thước ngang và sử dụng chúng để căn chỉnh nhiều cột nội dung trên cùng một dòng.
Lời kết
Tóm lại, việc nắm vững cách dùng tab trong Word là bước đệm quan trọng để bạn nâng cấp kỹ năng tin học văn phòng của mình. Thay vì mất thời gian căn chỉnh thủ công, giờ đây bạn đã có thể tự tay thiết kế các mẫu hợp đồng, danh sách hay mục lục một cách chuẩn xác và nhanh chóng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm các tài liệu hướng dẫn chuyên sâu hoặc tư vấn về giải pháp Microsoft 365 cho cá nhân và tổ chức, đừng ngần ngại liên hệ với HVN Group để được hỗ trợ tận tình. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành và mang đến những giải pháp công nghệ tiên tiến, giúp đội ngũ của bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và bứt phá hiệu suất trong kỷ nguyên số.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
