Adobe Sign là gì? Tính năng, chi phí & cách thức hoạt động

Adobe Sign là gì? Đây là giải pháp chữ ký điện tử dựa trên nền tảng đám mây của Adobe, cho phép cá nhân và doanh nghiệp gửi, ký, theo dõi, quản lý và lưu trữ tài liệu trực tuyến. Với khả năng số hóa quy trình ký kết, Adobe Sign giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí in ấn, chuyển phát và đơn giản hóa việc quản lý tài liệu.

Ngoài các tính năng hỗ trợ ký và phê duyệt trực tuyến, Adobe Sign còn cung cấp khả năng theo dõi trạng thái tài liệu, xác thực người ký, thiết lập quy trình ký và tích hợp với nhiều ứng dụng, hệ thống doanh nghiệp. Đây là một trong những giải pháp được sử dụng để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình ký kết điện tử thuận tiện và hiệu quả hơn. Theo dõi bài viết dưới đây để khám phá chi tiết về Adobe Sign là gì, bảng giá, tính năng và hướng dẫn triển khai tối ưu cho tổ chức của bạn!

Adobe Sign là gì?

Adobe Sign (hiện được đổi tên là Adobe Acrobat Sign) là một dịch vụ ký điện tử và quản lý quy trình ký tài liệu trực tuyến do Adobe phát triển. Công cụ này cho phép cá nhân và doanh nghiệp gửi, ký, theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình ký kết tài liệu trực tuyến trên mọi thiết bị (như máy tính, điện thoại, máy tính bảng) mà không cần in ấn hay gặp mặt trực tiếp.

Là một phần trong hệ sinh thái Adobe Document Cloud, Adobe Sign dễ dàng tích hợp sâu với các ứng dụng doanh nghiệp phổ biến như Microsoft 365, Salesforce, Workday và Google Drive. Nhờ tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật khắt khe toàn cầu (ISO 27001, SOC 2 Type II, eIDAS, ESIGN Act), tài liệu được ký qua Adobe Sign đảm bảo tính toàn vẹn và có giá trị pháp lý đầy đủ tại Việt Nam (theo Luật Giao dịch Điện tử) cũng như trên thế giới.

Adobe Sign có những hình thức ký nào?

Adobe Sign hỗ trợ nhiều hình thức chữ ký khác nhau, bao gồm nhập chữ ký (Type), vẽ chữ ký (Draw) và tải lên hình ảnh chữ ký (Image), hoặc chữ ký số/chứng thư số cho những quy trình có yêu cầu xác thực và bảo mật cao hơn. Việc sử dụng hình thức nào sẽ phụ thuộc vào thiết lập của tài khoản, quy trình ký và yêu cầu của từng loại tài liệu. 

1. Vẽ chữ ký bằng tay (Draw)

Người ký dùng chuột, bút cảm ứng hoặc ngón tay trên màn hình cảm ứng để vẽ chữ ký trực tiếp vào trường ký. Adobe cho phép sử dụng phương thức này trên máy tính và các thiết bị có màn hình cảm ứng, phù hợp với những người muốn tạo chữ ký có hình thức gần với chữ ký viết tay truyền thống, đặc biệt khi sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng. 

2. Nhập chữ ký từ bàn phím (Type)

Người ký chỉ cần gõ tên đầy đủ của mình từ bàn phím. Acrobat Sign sẽ hiển thị tên theo một trong các kiểu chữ ký được cung cấp, thường có dạng chữ viết tay. Đây là cách nhanh chóng và thuận tiện khi ký trên máy tính, đặc biệt khi người dùng không muốn vẽ chữ ký bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng. 

3. Tải lên hình ảnh chữ ký (Image)

Người ký có thể chụp hoặc scan chữ ký viết tay trên giấy, sau đó tải hình ảnh lên Acrobat Sign để sử dụng trong trường chữ ký. Adobe hỗ trợ một số định dạng hình ảnh phổ biến như JPG, JPEG, PNG, GIF, TIFF và BMP trong các quy trình ký tương ứng. Cách này là lựa chọn phù hợp với những ai muốn giữ nguyên hình thức chữ ký viết tay khi ký tài liệu điện tử. 

4. Ký bằng Chữ ký số/Chứng thư số (Digital Signature/Certificate-based Signature)

Đây là hình thức chữ ký điện tử sử dụng Digital ID/Chứng thư số do hệ thống cục bộ hoặc nhà cung cấp dịch vụ tin cậy cung cấp. Chữ ký số sẽ được tạo dựa trên thông tin xác thực của người ký, có thể kiểm tra tính xác thực của chữ ký và phát hiện những thay đổi đối với tài liệu sau khi ký. Trường hợp áp dụng thường là những hợp đồng kinh tế lớn, văn bản pháp lý, hồ sơ thuế hoặc báo cáo tài chính đòi hỏi mức độ xác thực và bảo mật cao hơn.

Adobe Acrobat Sign hoạt động như thế nào?

Adobe Sign hoạt động theo quy trình gửi tài liệu – thiết lập người ký – ký điện tử – hoàn tất, lưu trữ và nhật ký kiểm toán. Người gửi sẽ cần chuẩn bị tài liệu, xác định những người cần ký và vị trí ký, sau đó gửi yêu cầu đến người nhận. Người ký có thể thực hiện thao tác trực tuyến mà không cần in tài liệu ra giấy. 

1. Bước 1: Tải tài liệu lên hệ thống 

Người khởi tạo đăng nhập vào tài liệu Adobe Sign và tải lên tệp cần ký.

• Hệ thống hỗ trợ đa dạng định dạng như: PDF, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, hình ảnh…
• Bạn có thể chọn tải tệp từ máy tính hoặc trực tiếp từ các dịch vụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox, SharePoint).

2. Bước 2: Thiết lập danh sách người ký & thêm các trường thông tin 

• Nhập thông tin người nhận: Điền địa chỉ email của những người tham gia. Bạn có thể phân quyền rõ ràng: Người ký (Signer), Người duyệt (Approver), Người nhận bản sao (CC)…
• Thanh kéo – thả linh hoạt: Đặt các trường cần điền vào đúng vị trí trên tài liệu, bao gồm:

• • Ô chữ ký/Chữ ký số
  • Họ và tên người ký
  • Ngày tháng ký
  • Công ty, chức danh hoặc các ô tick chọn/nhập văn bản bổ sung.

• Đặt thứ tự ký: Chọn ký song song (tất cả nhận cùng lúc) hoặc ký tuần tự (người A ký xong mới chuyển sang người B).

3. Bước 3: Người nhận thực hiện ký 

• Không cần tài khoản: Người nhận sẽ nhận được một email thông báo chứa đường link an toàn. Họ chỉ cần nhấp vào link để mở tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) qua trình duyệt web.
• Xác minh danh tính: Tùy thuộc vào cài đặt bảo mật của người gửi, người ký có thể cần nhập mã PIN qua SMS, mật khẩu hoặc xác thực qua tài khoản xã hội/doanh nghiệp.
• Thực hiện ký: Người nhận chọn 1 trong các hình thức (Vẽ, Nhập từ bàn phím, Tải ảnh chữ ký hoặc Dùng chứng thư số) và bấm “Click to Sign” để hoàn tất.

4. Bước 4: Hoàn tất, lưu trữ và xuất Nhật ký kiểm toán 

• Ngay khi tất cả các bên hoàn tất chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi một bản PDF hoàn chỉnh (đã được khóa chống chỉnh sửa) đến email của tất cả các bên.
• Nhật ký kiểm toán: Adobe Sign tự động khởi tạo một chứng nhận pháp lý đính kèm tài liệu, ghi lại chi tiết lịch sử giao dịch:

• • Địa chỉ IP của các bên
  • Dấu thời gian của từng hành động (Mở, Xem, Ký)
  • Email và phương thức xác thực đã sử dụng.

• Tài liệu sẽ được tự động đồng bộ và lưu trữ an toàn trên Adobe Document Cloud hoặc hệ thống CRM/ERP của doanh nghiệp.

Với quy trình này, doanh nghiệp có thể chuyển đổi quy trình ký từ hình thức in ấn và luân chuyển giấy tờ sang môi trường trực tuyến, đặc biệt phù hợp với các tài liệu cần nhiều người ký hoặc xử lý từ xa.

Phân biệt Adobe Sign với chữ ký số (Digital Signature) và chữ ký điện tử thông thường

Khi tìm hiểu về giải pháp ký kết trực tuyến, nhiều người thường nhầm lẫn giữa Chữ ký điện tử thông thường, Chữ ký số (Digital Signature) và Adobe Sign. Thực tế, Adobe Sign không phải là một loại chữ ký đơn lẻ, mà là một nền tảng toàn diện hỗ trợ và kết hợp cả hai hình thức ký trên.

Dưới đây là bảng so sánh tổng quan, giúp bạn dễ dàng phân biệt Adobe Sign, chữ ký số và chữ ký điện tử thông thường:

Nhìn chung, chữ ký điện tử thông thường, chữ ký số và Adobe Sign có vai trò khác nhau nhưng có thể bổ trợ cho nhau trong cùng một quy trình. Chữ ký điện tử phù hợp với các nhu cầu xác nhận và chấp thuận thông thường, trong khi chữ ký số cung cấp cơ chế xác thực và đảm bảo tính toàn vẹn tài liệu ở mức cao hơn. Adobe Sign đóng vai trò là nền tảng giúp doanh nghiệp triển khai, quản lý và theo dõi toàn bộ quy trình ký, đồng thời hỗ trợ nhiều phương thức ký tùy theo nhu cầu. Vì vậy, khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên căn cứ vào mục đích sử dụng, yêu cầu xác thực, quy trình ký và quy định pháp luật áp dụng thay vì chỉ dựa trên tên gọi của từng hình thức.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Adobe Sign?

Đối với doanh nghiệp, quy trình ký tài liệu thường liên quan đến nhiều phòng ban, khách hàng và đối tác. Nếu vẫn xử lý theo phương thức truyền thống, việc in ấn, gửi tài liệu, chờ ký và lưu trữ hồ sơ có thể mất nhiều thời gian. Adobe Sign không chỉ hỗ trợ ký tài liệu trực tuyến, mà còn có thể tối ưu toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ, từ rút ngắn thời gian ký kết, hỗ trợ làm việc từ xa, quản lý tập trung, theo dõi trạng thái tài liệu, cho đến giảm chi phí giấy tờ, tăng khả năng kiểm soát, hỗ trợ nhiều phương thức ký và đáp ứng nhu cầu của các phòng ban.

1. Tiết kiệm thời gian chuẩn bị và xử lý giấy tờ 

Thay vì phải in tài liệu, ký trực tiếp rồi gửi lại cho các bên liên quan, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình ký trực tuyến. Người nhận có thể truy cập tài liệu và hoàn thành phần ký từ xa, giúp rút ngắn thời gian xử lý hợp đồng, biểu mẫu và các hồ sơ cần phê duyệt.

2. Hỗ trợ ký kết từ xa

Adobe Sign phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, khách hàng hoặc đối tác làm việc ở những địa điểm khác nhau. Tài liệu có thể được gửi đến từng người theo quy trình đã thiết lập mà không cần tổ chức gặp mặt trực tiếp để ký.

3. Quản lý quy trình ký tập trung

Doanh nghiệp có thể thiết lập người ký, thứ tự ký và các trường thông tin cần hoàn thành ngay từ đầu. Với những tài liệu có nhiều bên tham gia, việc quản lý tập trung giúp hạn chế bỏ sót người ký hoặc xử lý sai trình tự.

4. Cập nhật trạng thái văn bản theo thời gian thực 

Adobe Acrobat Sign cho phép người gửi theo dõi tiến trình của tài liệu, chẳng hạn tài liệu đã được gửi, đã được xem, đang chờ ký hoặc đã hoàn tất. Doanh nghiệp cũng có thể chủ động nhắc người nhận khi tài liệu chưa được xử lý.

5. Giảm chi phí và giấy tờ

Việc chuyển sang quy trình ký điện tử giúp giảm nhu cầu in ấn, scan, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy. Đây cũng là một trong những bước quan trọng trong quá trình số hóa hoạt động quản lý tài liệu của doanh nghiệp.

6. Tăng tính năng kiểm soát và truy xuất

Quá trình ký có thể được ghi nhận thông qua Nhật ký giao dịch, bao gồm các thông tin liên quan đến hoạt động xử lý tài liệu. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu.

7. Hỗ trợ nhiều phương thức ký

Tùy theo nhu cầu và cấu hình của quy trình, Adobe Sign có thể hỗ trợ các phương thức như nhập chữ ký, vẽ chữ ký, sử dụng hình ảnh chữ ký và chữ ký số dựa trên chứng thư số. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp với từng loại tài liệu và yêu cầu xác thực.

8. Linh hoạt mở rộng cho quy trình làm việc đa phòng ban 

Adobe Sign có thể được ứng dụng trong nhiều hoạt động khác nhau, chẳng hạn:

• Nhân sự: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, biểu mẫu nội bộ.
• Kinh doanh: Báo giá, hợp đồng, thỏa thuận với khách hàng.
• Kế toán – tài chính: Hồ sơ và tài liệu cần xác nhận.
• Pháp chế: Hợp đồng và các văn bản cần nhiều bên ký.
• Quản lý: Phê duyệt tài liệu và các quy trình nội bộ.

Nhờ kết hợp khả năng ký điện tử, xác thực, theo dõi và quản lý quy trình, Adobe Sign không chỉ giúp doanh nghiệp thay thế thao tác ký trên giấy, mà còn hỗ trợ xây dựng một quy trình xử lý tài liệu nhanh chóng, có hệ thống và dễ kiểm soát hơn.

10+ Tính năng nổi bật của Adobe Sign

Adobe Acrobat Sign không chỉ hỗ trợ tạo chữ ký điện tử, mà còn cung cấp nhiều tính năng phục vụ cho quy trình ký và quản lý tài liệu. Từ việc gửi tài liệu ký cho nhiều người, thiết lập quy trình ký, xác thực người nhận, cho đến theo dõi giao dịch, lưu trữ hồ sơ và tự động hóa quy trình ký duyệt, các tính năng của Adobe Sign có thể đáp ứng nhiều nhu cầu từ đơn giản đến phức tạp. 

1. Gửi ký tài liệu trực tuyến

Adobe Sign cho phép người dùng tải tài liệu lên hệ thống, thêm người nhận và gửi yêu cầu ký trực tuyến. Trước khi gửi, người dùng có thể xác định các trường thông tin mà từng người nhận cần hoàn thành, chẳng hạn họ tên, ngày tháng hoặc chữ ký. Tính năng giúp thay thế quy trình in, ký, scan và gửi lại tài liệu truyền thống, đồng thời tạo điều kiện để các bên xử lý hồ sơ từ xa.

2. Thiết lập thứ tự ký ưu tiên

Đối với tài liệu cần nhiều bên tham gia, Adobe Sign cho phép thiết lập danh sách người nhận và quy trình ký theo thứ tự phù hợp. Tài liệu có thể được chuyển lần lượt đến từng người hoặc xử lý theo quy trình được thiết lập, phù hợp với các loại hồ sơ như hợp đồng, thỏa thuận, tài liệu phê duyệt nội bộ hoặc các quy trình cần nhiều cấp xác nhận.   

3. Gửi tài liệu ký hàng loạt với Mega Sign

Mega Sign cho phép gửi cùng một mẫu tài liệu đến nhiều người nhận trong một lần. Mỗi bản ký sẽ được xử lý hoàn toàn riêng biệt và bảo mật cho từng cá nhân. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần xử lý số lượng lớn tài liệu có nội dung tương tự, chẳng hạn hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật, biểu mẫu xác nhận hoặc thông báo chính sách. Thay vì tạo từng yêu cầu ký riêng biệt, người quản trị có thể khởi tạo và theo dõi các giao dịch từ một quy trình tập trung. 

4. Tạo biểu mẫu trực tuyến với Web Forms

Với tính năng Web Forms, Adobe Sign cho phép doanh nghiệp tạo biểu mẫu trực tuyến để người dùng truy cập, điền thông tin và thực hiện ký theo quy trình được thiết lập. Biểu mẫu có thể được cung cấp thông qua liên kết hoặc tích hợp trực tiếp vào website, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình thu thập thông tin và chữ ký từ đối tác, khách hàng hoặc người dùng, đồng thời giảm thiểu số lượng thao tác gửi yêu cầu ký thủ công.

5. Xác thực danh tính đa lớp 

Adobe Sign sẽ yêu cầu người nhận xác minh danh tính trước khi mở tài liệu ký thông qua nhiều hình thức, như Mã OTP gửi về SMS, mật khẩu bảo vệ, xác thực qua tài khoản Microsoft/Google hoặc định danh dựa trên Căn cước công dân/Chứng thư số. Nhờ đó, quy trình được bảo mật an toàn, đảm bảo chỉ đúng người có thẩm quyền mới có thể truy cập và ký trực tiếp vào các văn bản quan trọng.

6. Tối ưu hóa lộ trình trình ký và phê duyệt

Adobe Sign hỗ trợ xây dựng quy trình ký theo các bước và thứ tự được xác định trước. Chẳng hạn:, Khi nhân viên hoàn thành một tài liệu >> Tài liệu sẽ được gửi đến trưởng bộ phận để phê duyệt >> Giám đốc ký >> Bộ phận liên quan nhận tài liệu hoàn tất. Việc chuẩn hóa quy trình này giúp tài liệu được chuyển đến đúng người, đúng thứ tự và giảm thiểu nguy cơ bỏ sót các bước xử lý.

7. Theo dõi tình trạng xử lý và gửi cảnh báo nhắc hạn 

Sau khi tài liệu được gửi, người dùng có thể theo dõi trạng thái của từng giao dịch để biết tài liệu đang ở bước nào trong quy trình. Tùy tình trạng giao dịch, doanh nghiệp có thể xác định những tài liệu đã hoàn tất, đang chờ người nhận xử lý hoặc cần được nhắc lại. Việc theo dõi tập trung giúp hạn chế tình trạng tài liệu bị tồn đọng do người nhận chưa thực hiện ký.

8. Nhật ký kiểm toán

Adobe Sign cung cấp nhật ký kiểm toán để ghi nhận các hoạt động liên quan đến quá trình xử lý tài liệu. Thông tin trong nhật ký có thể bao gồm các sự kiện, thời gian và dữ liệu liên quan đến những người tham gia giao dịch, tùy cấu hình và loại giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử, kiểm tra tiến trình và lưu giữ bằng chứng liên quan đến quá trình ký khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra hồ sơ.

9. Tích hợp bộ nhận diện thương hiệu linh hoạt 

Adobe Sign hỗ trợ các tùy chọn tùy chỉnh trải nghiệm ký theo nhận diện thương hiệu, tùy thuộc vào gói dịch vụ và cấu hình tài khoản. Doanh nghiệp có thể sử dụng các thành phần nhận diện phù hợp như logo và thông tin thương hiệu trong những khu vực được hỗ trợ, không chỉ giúp trải nghiệm gửi và ký tài liệu nhất quán hơn với hình ảnh doanh nghiệp, mà còn tạo sự chuyên nghiệp cho đối tác và khách hàng.

10. Quản lý và lưu trữ tài liệu sau khi ký

Sau khi hoàn tất quy trình, tài liệu có thể được quản lý và lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, đối chiếu hoặc xử lý các bước tiếp theo. Việc quản lý tài liệu điện tử tập trung giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, hạn chế nguy cơ thất lạc tài liệu và thuận tiện hơn khi cần tìm kiếm lại các giao dịch đã hoàn tất.

11. Tích hợp với hệ thống và ứng dụng doanh nghiệp

Với khả năng tích hợp hệ thống và các ứng dụng doanh nghiệp, Adobe Sign giúp đưa tính năng ký điện tử vào những quy trình đang được sử dụng thay vì phải xử lý tài liệu hoàn toàn riêng biệt. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình ký, kết nối dữ liệu giữa các hệ thống và mở rộng việc sử dụng chữ ký điện tử trên quy mô lớn.

Adobe Sign có thể sử dụng cho các giao dịch điện tử tại Việt Nam không?

Có. Adobe Sign có thể được sử dụng để thực hiện các giao dịch và ký tài liệu điện tử tại Việt Nam, nhưng doanh nghiệp không nên hiểu rằng mọi tài liệu được ký bằng Adobe Sign đều mặc nhiên đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý. Tính phù hợp và giá trị pháp lý của chữ ký cần được xem xét dựa trên nhiều yếu tố như phương thức ký, khả năng xác thực người ký, tính toàn vẹn của tài liệu và quy định áp dụng cho từng giao dịch.

Theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký điện tử có thể đáp ứng yêu cầu về chữ ký đối với dữ liệu khi phương thức tạo chữ ký cho phép xác minh người ký, thể hiện sự chấp thuận của người ký và đủ tin cậy, phù hợp với mục đích sử dụng. Adobe Sign hỗ trợ cả chữ ký điện tử và chữ ký số, đồng thời cung cấp các cơ chế như xác thực người ký, theo dõi giao dịch và lưu giữ lịch sử hoạt động. Với những giao dịch yêu cầu mức độ xác thực cao hơn, Acrobat Sign cũng hỗ trợ chữ ký số dựa trên Digital ID/chứng thư số.

Tóm lại, Adobe Sign có thể được sử dụng cho giao dịch điện tử tại Việt Nam, nhưng doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức ký và cơ chế xác thực phù hợp với yêu cầu pháp lý của từng loại giao dịch. Việc sử dụng Adobe Sign không tự động đồng nghĩa với việc mọi chữ ký trên nền tảng đều có cùng giá trị pháp lý. 

Adobe Sign phù hợp với những ai?

Adobe Sign phù hợp cho các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu ký, gửi, theo dõi và quản lý tài liệu điện tử. Đồng thời, giải pháp cũng là lựa chọn tối ưu cho các quy trình cần ký từ xa, nhiều người tham gia hoặc xử lý số lượng lớn tài liệu.

• Doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng: Cần gửi hợp đồng đến khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp, thiết lập người ký và theo dõi tiến độ mà không cần luân chuyển hồ sơ giấy.
• Bộ phận nhân sự: Sử dụng cho hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật, biểu mẫu nhân sự, tài liệu onboarding và các văn bản cần nhân viên xác nhận. Tính năng gửi ký hàng loạt phù hợp khi cần gửi cùng một loại tài liệu cho nhiều nhân viên.
• Bộ phận kinh doanh: Hỗ trợ rút ngắn quy trình gửi báo giá, xác nhận, ký hợp đồng và hoàn tất giao dịch, đặc biệt khi khách hàng và nhân viên kinh doanh làm việc từ xa.
• Bộ phận pháp chế và quản lý: Phù hợp với các quy trình cần nhiều cấp phê duyệt, cho phép thiết lập người ký, thứ tự xử lý và theo dõi trạng thái tài liệu. Đồng thời, nhật ký kiểm toán ghi nhận lịch sử giao dịch, giúp doanh nghiệp thuận tiện tra cứu và đối chiếu khi cần. 
• Doanh nghiệp có khách hàng, đối tác ở nhiều địa điểm: Cho phép các bên truy cập và ký tài liệu trực tuyến, giảm nhu cầu gặp trực tiếp và hạn chế việc gửi hồ sơ qua lại.
• Doanh nghiệp muốn số hóa quy trình ký: Phù hợp với các tổ chức muốn giảm sử dụng hồ sơ giấy, đồng thời xây dựng quy trình quản lý tập trung cho việc gửi tài liệu, thu thập chữ ký, nhắc ký và theo dõi giao dịch.
• Cá nhân có nhu cầu ký tài liệu trực tuyến: Có thể sử dụng Adobe Sign khi cần ký hoặc gửi tài liệu từ xa, thay thế cho quy trình in, ký và scan truyền thống.

Cập nhật bảng giá các gói bản quyền Adobe Sign phổ biến

Adobe hiện cung cấp tính năng ký điện tử trong các gói Adobe Acrobat thay vì tách thành các gói Adobe Sign “độc lập” dành cho người dùng cá nhân. Dưới đây là mức giá tham khảo theo bảng giá hiện được cập nhật trên Adobe Việt Nam:

Vậy bạn nên chọn gói nào?

• Acrobat Standard: Phù hợp với cá nhân có nhu cầu xử lý PDF và ký tài liệu ở mức cơ bản.
• Acrobat Pro: Phù hợp với cá nhân thường xuyên làm việc với PDF và cần nhiều tính năng nâng cao, trong đó có các công cụ liên quan đến chữ ký điện tử.
• Acrobat Standard dành cho nhóm: Thích hợp với doanh nghiệp hoặc nhóm có nhu cầu xử lý PDF cơ bản và quản lý giấy phép cho nhiều người dùng.
• Acrobat Pro cho đội nhóm: Phù hợp với doanh nghiệp cần đầy đủ công cụ PDF nâng cao, chữ ký điện tử và các tính năng phục vụ môi trường làm việc nhóm.
• Acrobat Pro – Học sinh, sinh viên & Giáo viên: Phù hợp với người dùng thuộc nhóm giáo dục cần giải pháp PDF và chữ ký điện tử toàn diện. 
• Creative Cloud Pro – Học sinh, sinh viên & Giáo viên: Phù hợp với người dùng trong lĩnh vực giáo dục có nhu cầu vừa xử lý tài liệu PDF, vừa sử dụng các công cụ sáng tạo chuyên nghiệp. Gói bao gồm hơn 20 ứng dụng như Acrobat Pro, Photoshop, Premiere Pro và tích hợp các tính năng AI sáng tạo Firefly. 

*Lưu ý: Mức giá trong bảng là giá Adobe đang hiển thị tại thời điểm cập nhật và có thể thay đổi tùy theo thời điểm, khu vực, thuế và chương trình ưu đãi. Với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng Adobe Sign/Acrobat Sign chuyên sâu như xây dựng workflow, xác thực người ký, quản lý nhiều người dùng hoặc tích hợp với hệ thống hiện có, nên lựa chọn gói dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chỉ tham khảo các gói Acrobat cá nhân hoặc nhóm. Liên hệ ngay HVN Group để được tư vấn gói Adobe phù hợp, chính sách bản quyền và giải pháp triển khai dành riêng cho doanh nghiệp. 

Đăng Ký Ngay Với HVN Group

Những lưu ý khi sử dụng Adobe Sign

Để quá trình ký tài liệu trên Adobe Sign diễn ra chính xác và hạn chế các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung tài liệu, thông tin người nhận, thứ tự ký, yêu cầu xác thực và các điều kiện pháp lý trước khi gửi. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Kiểm tra tài liệu trước khi gửi: Đảm bảo nội dung, phiên bản, phụ lục và các thông tin trong tài liệu đã chính xác trước khi tạo yêu cầu ký.
• Kiểm tra thông tin người nhận: Xác nhận chính xác họ tên, địa chỉ email và vai trò của từng người tham gia để tránh gửi nhầm tài liệu hoặc sai người ký.
• Xác định rõ thứ tự ký: Với tài liệu có nhiều người tham gia, cần thiết lập đúng thứ tự ký hoặc phê duyệt để tài liệu được xử lý theo quy trình mong muốn.
• Kiểm tra các trường bắt buộc: Đảm bảo các trường như chữ ký, họ tên, ngày ký hoặc thông tin cần điền đã được đặt đúng vị trí và gán cho đúng người nhận.
• Bảo mật tài khoản: Sử dụng mật khẩu mạnh, bật các phương thức xác thực được hỗ trợ và không chia sẻ thông tin đăng nhập cho người khác.
• Kiểm tra yêu cầu pháp lý: Với hợp đồng hoặc tài liệu quan trọng, cần xác định trước loại chữ ký, phương thức xác thực và các yêu cầu pháp lý áp dụng cho giao dịch tại Việt Nam.
• Lựa chọn gói Adobe phù hợp: Xác định nhu cầu sử dụng, số lượng người dùng, khối lượng tài liệu và các tính năng cần thiết trước khi lựa chọn gói dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Adobe Sign có phải Adobe Acrobat không?

Không. Adobe Acrobat là giải pháp làm việc với tài liệu PDF, trong khi Adobe Sign (Acrobat Sign) tập trung vào ký điện tử và quản lý quy trình ký tài liệu. Hai giải pháp có thể được kết hợp để xử lý tài liệu PDF và ký trực tuyến.

2. Adobe Sign có miễn phí không?

Adobe Sign không phải là một dịch vụ ký điện tử miễn phí không giới hạn. Một số sản phẩm hoặc gói Adobe có thể bao gồm tính năng ký điện tử với phạm vi sử dụng khác nhau. Do đó, người dùng nên kiểm tra tính năng và điều kiện của gói Adobe đang sử dụng.

3. Adobe Sign có dùng trên điện thoại được không?

Có. Người nhận có thể thực hiện quy trình ký trên thiết bị di động thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng Adobe phù hợp, tùy vào quy trình và cấu hình được thiết lập.

4. Có thể gửi một tài liệu cho nhiều người ký trên Adobe Sign không?

Có. Adobe Sign hỗ trợ quy trình có nhiều người tham gia ký, đồng thời cho phép thiết lập người ký và thứ tự xử lý. Với nhu cầu gửi cùng một mẫu tài liệu đến số lượng lớn người nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng Mega Sign nếu gói dịch vụ hỗ trợ.

5. Adobe Sign có thay thế hoàn toàn chữ ký số không?

Không. Adobe Sign có thể hỗ trợ quy trình sử dụng chữ ký số, nhưng không đồng nghĩa với việc nền tảng này thay thế mọi nhu cầu sử dụng chữ ký số. Với những giao dịch có yêu cầu cụ thể về chữ ký số tại Việt Nam, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức ký phù hợp với quy định áp dụng.

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ Adobe Sign là gì, tính năng, ưu điểm, cũng như những yếu tố cần cân nhắc trước khi triển khai. Là giải pháp ký và quản lý tài liệu trực tuyến chuyên nghiệp, Adobe Sign giúp cá nhân và doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ và quản lý quy trình ký kết tập trung hơn. 

Việc lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với số lượng người dùng, nhu cầu ký kết và quy mô sử dụng cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả đầu tư. Nếu cần tư vấn lựa chọn gói bản quyền, hỗ trợ triển khai hoặc giải đáp các vấn đề liên quan đến giải pháp Adobe, bạn có thể liên hệ trực tiếp với HVN Group – Đối tác cung cấp giải pháp công nghệ uy tín hàng đầu hiện nay.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777