Lập Gmail công ty nhanh chóng và cách bảo mật tài khoản hiệu quả

Bạn đang điều hành doanh nghiệp bằng địa chỉ email cá nhân? Bây giờ, bạn muốn tổ chức của mình trông chuyên nghiệp hơn? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hỗ trợ cách lập Gmail công ty nhằm mục đích chuyên nghiệp hóa môi trường làm việc.

Lợi ích của việc lập Gmail công ty

Việc lập Gmail công ty đem đến cho người dùng doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể trong việc thúc đẩy năng suất làm việc và quản lý hệ thống:

• Các tính năng bảo mật nâng cao: Khi lập Gmail công ty, bạn có quyền truy cập vào phần mềm mã hóa của Google cũng như xác thực 2 yếu tố.
• Dung lượng bổ sung: Người dùng lập tài khoản Gmail không tính phí chỉ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ được chia sẻ giữa tất cả các ứng dụng Google, trong khi Gmail dành cho doanh nghiệp được hưởng lợi từ ít nhất 30GB dung lượng lưu trữ. Điều này có thể được sử dụng làm cả dung lượng lưu trữ email và dung lượng Drive.
• Các cuộc họp lớn hơn: Khi sử dụng Meet, người dùng bị hạn chế ở một số lượng người tham gia nhất định nhưng với Google Workspace dành cho doanh nghiệp, bạn có thể tổ chức các cuộc họp video với 100 người tham gia trở lên.
• Nhóm địa chỉ email: Việc lập Gmail công ty cho phép bạn có thể tạo địa chỉ email nhóm được chia sẻ bởi nhiều người, chẳng hạn sales@company.com.
• Kiểm soát quyền truy cập và quản trị tập trung: Thêm và xóa người dùng thông qua admin console để kiểm soát ai có quyền truy cập vào Google Workspace.
• Hỗ trợ khách hàng 24/7 của Google: Khi nâng cấp lên Google Workspace, người dùng doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ gói hỗ trợ của Google.
• Địa chỉ email doanh nghiệp: Vì đăng ký Google Workspace bằng miền riêng nên bạn sẽ có địa chỉ email với tên miền tùy chỉnh.

Cách lập Gmail công ty chỉ trong 3 bước

Doanh nghiệp có thể tiến hành cách tạo Gmail công ty trong vài phút ngay từ trang web Google Workspace. Dưới đây là chi tiết các bước:

Bước 1: Tạo tài khoản Google Workspace

Để bắt đầu việc tạo tài khoản Gmail công ty, trước hết bạn phải có Google Workspace account. 

• Truy cập vào trang chủ Google Workspace >> bấm vào Get Started.

• Điền các thông tin cần thiết, gồm: tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và khu vực nơi doanh nghiệp đặt trụ sở >> bấm vào Next.

• Nhập thông tin liên hệ của tài khoản Gmail công ty.

Bước 2: Kết nối với tên miền của doanh nghiệp

Để hoàn tất việc thiết lập tài khoản email doanh nghiệp trong Gmail, bạn sẽ cần một tên miền, chẳng hạn như example.com. Bước này vô cùng quan trọng vì Google sẽ sử dụng tên miền đó để tạo địa chỉ email công ty.

Lúc này, Google sẽ cung cấp cho bạn 2 tùy chọn, trong đó:

• Tạo tên miền mới nếu chưa có: Nhấp vào “No, I need one” và tìm kiếm miền có thể phản ánh được thương hiệu của doanh nghiệp. Google sẽ cho biết tên miền đó có sẵn hay không. Hoặc, công ty cũng có thể đăng ký miền với GG. Sau khi chọn tên miền mới >> nhấp vào Next.

• Sử dụng tên miền hiện có để lập Gmail công ty: Trường hợp này dành cho những doanh nghiệp đã mua domain và muốn sử dụng nó để giống với trang web của mình. Nhấp vào “Yes, I have one”, sau đó gõ tên miền hiện tại và bấm vào Next.

Bước 3: Tạo tên người dùng Gmail công ty

Bước này cho phép bạn tạo tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào tài khoản email Gmail doanh nghiệp của mình. Tên người dùng là tên đứng trước @ trong địa chỉ email. Sau khi đã chọn xong username, việc thay đổi khá khó, do đó bạn nên cân nhắc đăng ký Gmail công ty thật cẩn thận.

Sau khi chọn xong username, hãy nhấp vào Agree and continue để hoàn tất việc lập Gmail công ty.

Bước 4: Lựa chọn gói thanh toán và bắt đầu sử dụng tài khoản Gmail công ty trong công việc.

Việc lập Gmail công ty trực tiếp với Google phù hợp cho những doanh nghiệp đã thực sự hiểu rõ về dịch vụ và biết cách triển khai thực tế. Tuy nhiên, nhiều tổ chức hiện nay thường lựa chọn đăng ký thông qua nhà cung cấp được ủy quyền để nhận mức giá ưu đãi cũng như nhiều hỗ trợ kịp thời. 

Hoạt động trên thị trường với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không chỉ hỗ trợ lập Gmail công ty nhanh chóng với mức giá ưu đãi mà còn luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi và thắc mắc của khách hàng. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với kiến thức chuyên môn được Google công nhận sẽ đồng hành cùng sự phát triển của các doanh nghiệp Việt.

Bấm ngay ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận được tư vấn và hỗ trợ lập Gmail công ty, cũng như đăng ký Google Workspace tại HVN.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Một số phương pháp bảo mật tài khoản Gmail công ty

Sau khi thành công lập Gmail công ty, một trong những vấn đề cần được quan tâm chính là tiến hành các phương pháp bảo mật tài khoản. Việc này góp phần bảo vệ tài khoản và dữ liệu Gmail khỏi bị truy cập trái phép, vi phạm dữ liệu, lừa đảo và các mối đe dọa khác.

Google liên tục cập nhật các biện pháp bảo mật và khuyến khích người dùng áp dụng một số phương pháp nhất định để tăng cường bảo mật tài khoản của mình.

Sử dụng mật khẩu duy nhất và có độ mạnh cao

Doanh nghiệp sau khi lập Gmail công ty nên khuyến khích nhân viên tạo mật khẩu mạnh và duy nhất cho tài khoản email của mình. Một mật khẩu mạnh phải bao gồm sự kết hợp giữa chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Độ dài mật khẩu phải có ít nhất 12 ký tự và nhân viên nên tránh sử dụng những thông tin dễ đoán, chẳng hạn như tên, ngày sinh hoặc các cụm từ phổ biến.

Dưới đây là các phương pháp quản lý mật khẩu hiệu quả để bạn tham khảo sau khi hoàn thành tạo tài khoản Gmail công ty:

• Triển khai chính sách mật khẩu trên toàn công ty, trong đó nêu rõ các yêu cầu về mật khẩu và các phương pháp phù hợp nhất.
• Khuyến khích sử dụng trình quản lý mật khẩu để lưu trữ và tạo password phức tạp một cách an toàn.
• Yêu cầu nhân viên thay đổi mật khẩu định kỳ, chẳng hạn 3 đến 6 tháng một lần.
• Thực hiện chính sách khóa tài khoản nhằm mục đích khóa tài khoản tạm thời sau một số lần đăng nhập thất bại nhất định.

Chọn phương thức xác thực 2 yếu tố (2FA)

Sau khi lập Gmail công ty, người dùng nên bổ sung thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu cung cấp một phần thông tin bổ sung, chẳng hạn như mã tạm thời được gửi đến điện thoại hoặc được tạo bởi ứng dụng xác thực khi đăng nhập. Điều này khiến kẻ tấn công tài khoản Gmail khó truy cập trái phép hơn, ngay cả khi đã có mật khẩu.

Dưới đây là các khía cạnh cần xem xét khi triển khai 2FA:

• Cung cấp nhiều phương pháp 2FA để đáp ứng các sở thích khác nhau của nhân viên, chẳng hạn như mã dựa trên SMS, ứng dụng xác thực hoặc khóa bảo vệ vật lý.
• Cung cấp đào tạo về cách lập Gmail công ty và thiết lập 2FA để đảm bảo tất cả nhân viên hiểu tầm quan trọng và cách sử dụng tính năng bảo mật này.
• Giám sát và kiểm tra việc sử dụng 2FA để đảm bảo tuân thủ trong toàn tổ chức.

Báo cáo các hành vi lừa đảo, thư rác và lừa đảo

Việc đăng ký Gmail công ty thành công chỉ là bước khởi đầu để doanh nghiệp bắt đầu giao tiếp và cộng tác thông qua một phương tiện trao đổi chuyên nghiệp. Các tổ chức nên hướng dẫn nhân viên của mình cách xác định và báo cáo các email đáng ngờ để đảm bảo tài khoản của mình an toàn sau khi lập Gmail công ty. Việc báo cáo những email này giúp Google cải thiện thuật toán lọc và bảo vệ những người dùng khác khỏi các mối đe dọa tương tự. 

Người dùng có thể báo cáo những email như vậy bằng cách nhấp vào tùy chọn Report Spam hoặc Report phishing trong Gmail.

Dưới đây là những cách bổ sung để hỗ trợ training về bảo mật email sau khi lập Gmail công ty:

• Phát triển các chương trình đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật liên tục, bao gồm các buổi về nhận biết và báo cáo các nỗ lực lừa đảo, spam.
• Tiến hành các bài tập thực hành lừa đảo mô phỏng để kiểm tra phản ứng của nhân viên và đo lường hiệu quả đào tạo.
• Thiết lập các quy trình báo cáo rõ ràng để nhân viên tuân theo khi gặp phải các email đáng ngờ.

Dọn dẹp các ứng dụng có quyền truy cập vào Gmail

Một trong những cách bảo vệ tài khoản sau khi lập Gmail công ty là định kỳ xem xét và xóa tất cả các ứng dụng của bên thứ ba có quyền truy cập vào tài khoản. Các ứng dụng này có thể gây rủi ro bảo mật nếu chúng bị xâm phạm hoặc sử dụng sai mục đích. Do đó, doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên của mình chỉ cấp quyền truy cập vào các ứng dụng đáng tin cậy và cần thiết.

Để quản lý quyền của ứng dụng, người dùng có thể truy cập section Security và nhấp vào ứng dụng của bên thứ ba có quyền truy cập vào tài khoản. Dưới đây là các tùy chọn nâng cao hơn mà các tổ chức có thể sử dụng để quản lý ứng dụng của bên thứ ba khi lập Gmail công ty:

• Thiết lập quy trình kiểm tra để phê duyệt ứng dụng của bên thứ ba, đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật và quyền riêng tư.
• Giới hạn số lượng nhân viên có thể ủy quyền cho các ứng dụng của bên thứ ba.
• Thường xuyên kiểm tra các quyền và cấp độ truy cập của ứng dụng bên thứ ba để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp và cần thiết.

Tích cực triển khai các biện pháp bảo mật email

Giải pháp bảo mật email là một phần mềm, phần cứng hoặc dịch vụ dựa trên đám mây được thiết kế để bảo vệ tài khoản email và thông tin liên lạc khỏi các mối đe dọa khác nhau như thư rác, malware, ransomware và truy cập trái pháp sau khi lập Gmail công ty. Các giải pháp này thường bao gồm sự kết hợp của các công nghệ lọc tiên tiến, mã hóa và các tính năng bảo mật khác để đảm bảo tính toàn vẹn của liên lạc qua email.

Bằng cách triển khai giải pháp bảo mật email toàn diện, các tổ chức và cá nhân có thể bảo vệ thông tin liên hệ qua email khỏi các mối đe dọa khác nhau, duy trì tính bảo mật và tính toàn vẹn của thông tin quan trọng cũng như tuân thủ các quy định và chính sách có liên quan.

Bằng cách áp dụng các biện pháp bảo mật hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo tài khoản email được bảo vệ an toàn sau khi lập Gmail công ty.

Hy vọng nội dung trong bài viết đã cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích có liên quan đến cách lập Gmail công ty và các cách để bảo mật tài khoản. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan cần được hỗ trợ giải đáp hoặc có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu về các ứng dụng trong Google Workspace bên cạnh Gmail, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để gặp gỡ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.