Fireflies AI là gì? Hướng dẫn sử dụng công cụ tóm tắt cuộc họp từ A-Z

Fireflies AI là trợ lý ảo trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tự động ghi âm, chuyển lời nói thành văn bản, tóm tắt nội dung và phân tích dữ liệu cuộc họp. Với khả năng tích hợp linh hoạt trên các nền tảng như Google Meet, Zoom và Microsoft Teams, Fireflies AI giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hóa 100% thời gian ghi chép thủ công. Bài viết này, HVN Group sẽ giúp bạn nắm rõ Fireflies AI là gì, cơ chế hoạt động, các tính năng nổi bật, bảng giá mới nhất, cũng như hướng dẫn sử dụng từ A-Z. Hãy cùng khám phá ngay để nâng cao hiệu suất làm việc cho đội ngũ của bạn.

Fireflies AI là gì?

Fireflies AI (hay Fireflies.ai) là trợ lý AI dành cho các cuộc họp, có khả năng ghi âm, phiên âm, tóm tắt, tìm kiếm và phân tích nội dung cuộc trò chuyện. Công cụ này giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình ghi chép cuộc họp thay vì phải vừa tham gia thảo luận vừa ghi chú thủ công.

Fireflies AI có thể hoạt động với nhiều hình thức cuộc họp khác nhau. Người dùng có thể mời Fireflies AI Notetaker tham gia các cuộc họp trực tuyến, sử dụng tiện ích Chrome để ghi lại Google Meet, ứng dụng Desktop hoặc Mobile để ghi âm cuộc trò chuyện trực tiếp, hoặc tải lên các file âm thanh/video có sẵn để Fireflies xử lý.  Nói ngắn gọn, Fireflies AI có thể được xem như một “trợ lý ghi chép cuộc họp bằng AI”, giúp biến nội dung hội thoại thành các bản ghi, bản chép lời, tóm tắt và ghi chú thông tin có thể tiếp tục sử dụng trong công việc.

Cơ chế hoạt động của Fireflies AI

Fireflies AI hoạt động theo một quy trình tự động, từ thu thập nội dung cuộc họp, chuyển giọng nói thành văn bản, phân tích bằng AI, cho đến tóm tắt và khai thác lại thông tin cuộc họp:

1. Bước 1: Thu thập nội dung cuộc họp

Fireflies tiếp cận nội dung âm thanh của cuộc trò chuyện. Với cuộc họp trực tuyến, người dùng có thể mời Fireflies AI Notetaker tham gia hoặc sử dụng các phương thức ghi âm khác như Chrome Extension, Desktop App và Mobile App. Ngoài ra, Fireflies cũng cho phép tải file audio/video có sẵn lên hệ thống để xử lý.

2. Bước 2: Chuyển giọng nói thành văn bản

Sau khi có dữ liệu âm thanh, Fireflies sử dụng công nghệ nhận diện giọng nói tự động để chuyển lời nói thành văn bản theo thời gian thực. Hệ thống có khả năng nhận diện, tách biệt giọng nói và gán tên chính xác cho từng người tham gia họp. Với những cuộc họp sử dụng nhiều ngôn ngữ, Fireflies còn có thể tự động phát hiện và chuyển đổi giữa hơn 100 ngôn ngữ mà không cần cài đặt phức tạp.

3. Bước 3: AI phân tích nội dung cuộc trò chuyện

Bản chép lời sau đó sẽ trở thành dữ liệu đầu vào để các tính năng AI của Fireflies phân tích nội dung. Hệ thống có thể xác định các chủ đề được thảo luận, điểm quan trọng, quyết định và những nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp.

4. Bước 4: Tạo bản tóm tắt và công việc cần thực hiện

Sau cuộc họp kết thúc, Fireflies AI sẽ tự động tóm tắt các nội dung chính, các quyết định quan trọng cũng như công việc cần thực hiện. Đồng thời xác định người phụ trách từng công việc khi thông tin được nêu rõ, giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp và hạn chế bỏ sót nhiệm vụ.

5. Bước 5: Tra cứu và khai thác lại dữ liệu bằng AI

Sau khi cuộc họp được xử lý, toàn bộ bản ghi, bản chép lời, tóm tắt, danh sách việc cần làm cùng các thông tin liên quan sẽ được tập trung trong Fireflies Notepad. Người dùng có thể tìm kiếm lại nội dung hoặc sử dụng AskFred để đặt câu hỏi trực tiếp về cuộc họp.

Ví dụ, thay vì đọc lại một cuộc họp kéo dài một giờ, người dùng có thể hỏi:

• Các quyết định được đưa ra trong cuộc họp là gì? 
• Khách hàng phản đối vấn đề nào?
• Ai phụ trách các công việc tiếp theo?
• Những quyết định quan trọng trong cuộc họp là gì?

Trợ lý AskFred sẽ sử dụng nội dung cuộc họp làm ngữ cảnh để trả lời và trích xuất thông tin cần thiết.

Tóm lại, Fireflies AI không chỉ đóng vai trò công cụ ghi chép cuộc họp, mà còn giúp doanh nghiệp biến nội dung trao đổi thành nguồn dữ liệu có thể tìm kiếm, phân tích và sử dụng cho các bước công việc tiếp theo.

Fireflies AI có gì khác so với các công cụ ghi âm thông thường?

Khác với các ứng dụng ghi âm truyền thống vốn chỉ lưu trữ tệp âm thanh đơn thuần, Fireflies AI hoạt động như một Trợ lý họp thông minh (AI Meeting Assistant) giúp tự động hóa toàn bộ quy trình trước, trong và sau cuộc họp.

Tóm lại, các ứng dụng ghi âm thông thường chỉ giúp bạn lưu trữ âm thanh, còn Fireflies AI giúp bạn hiểu, quản lý và biến nội dung cuộc họp thành hành động mà không tốn công sức ghi chép thủ công.

Fireflies AI vs các công cụ AI ghi chú cuộc họp khác 

Fireflies AI không phải công cụ duy nhất hỗ trợ ghi chép cuộc họp bằng trí tuệ nhân tạo. Trên thị trường còn có nhiều lựa chọn như Otter.ai, Fathom, Microsoft Copilot và Google Gemini. Mỗi công cụ có thế mạnh riêng về ghi chép, tóm tắt, phân tích cuộc họp và khả năng tích hợp.

*Đánh giá chung: Fireflies AI là lựa chọn phù hợp nếu bạn ưu tiên một giải pháp chuyên biệt cho việc ghi chép và khai thác dữ liệu cuộc họp. Tuy nhiên, lựa chọn công cụ nào vẫn nên dựa trên nền tảng doanh nghiệp đang sử dụng, nhu cầu phân tích và ngân sách.

• Fireflies AI: Giải pháp cho các doanh nghiệp cần ghi chép, tóm tắt và quản lý nội dung cuộc họp trên một nền tảng, đồng thời kết nối dữ liệu cuộc họp với các công cụ làm việc khác.
• Otter.ai: Tập trung mạnh vào chuyển giọng nói thành văn bản và ghi chép cuộc họp, phù hợp với cá nhân hoặc nhóm thường xuyên cần lưu lại nội dung trao đổi.
• Fathom: Nổi bật ở khả năng tự động ghi chú và tóm tắt các cuộc họp, lựa chọn phù hợp cho đội ngũ kinh doanh và những người thường xuyên làm việc với khách hàng.
• Microsoft Copilot: Là lựa chọn đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp đang sử dụng Microsoft 365, Copilot có thể kết hợp dữ liệu cuộc họp với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft.
• Google Gemini: Phù hợp với các doanh nghiệp sử dụng Google Workspace, đặc biệt là Google Meet. Gemini hỗ trợ ghi chú, tóm tắt cuộc họp và xác định các công việc cần thực hiện, đồng thời kết nối trực tiếp với Google Docs và Google Calendar.

08+ Tính năng nổi bật của Fireflies AI

Fireflies AI không chỉ ghi âm và chuyển nội dung cuộc họp thành văn bản, mà còn sử dụng AI để tóm tắt, phân tích, tìm kiếm và khai thác lại thông tin theo nhu cầu. Cụ thể, một số tính năng nổi bật của Fireflies.ai bao gồm:

1. Ghi âm & chuyển giọng/lời nói thành văn bản

Fireflies AI có thể tự động ghi âm, phiên âm nội dung cuộc họp và nhận diện người nói. Công cụ hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, đồng thời có khả năng tự động nhận diện ngôn ngữ và xử lý nhiều ngôn ngữ trong cùng cuộc họp.

2. Tự động tóm tắt cuộc họp

Sau cuộc họp, Fireflies AI tự động tạo bản tóm tắt gồm các chủ đề chính, điểm quan trọng và nội dung cần lưu ý. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh cấu trúc bản tóm tắt theo nhu cầu.

3. Tự động xác định công việc và quyết định quan trọng

Fireflies AI có thể phát hiện công việc cần thực hiện, người phụ trách, quyết định quan trọng và các bước tiếp theo từ nội dung cuộc họp. Nhờ đó, người dùng không phải tự xem lại toàn bộ bản ghi để tổng hợp nhiệm vụ.

4. Hỏi đáp với AskFred

AskFred là trợ lý AI cho phép người dùng đặt câu hỏi trực tiếp về nội dung cuộc họp. Bạn có thể yêu cầu tóm tắt, tìm quyết định, xác định công việc hoặc truy xuất một thông tin cụ thể mà không cần đọc toàn bộ bản ghi. Ngoài phạm vi một cuộc họp, Global AskFred còn có thể tìm kiếm và phân tích thông tin từ nhiều cuộc họp, ứng dụng được kết nối và nguồn web.

5. Tìm kiếm nội dung cuộc họp

Fireflies AI lưu trữ bản ghi và dữ liệu cuộc họp để người dùng có thể tìm kiếm lại từ khóa, chủ đề, câu nói hoặc thông tin cụ thể trong các cuộc họp trước đó.

6. Khai thác nội dung trao đổi với AI 

Tính năng phân tích giúp doanh nghiệp khai thác sâu hơn dữ liệu từ các cuộc họp, chẳng hạn như thời lượng phát biểu, chủ đề, xu hướng và cảm xúc trong cuộc trò chuyện. Đây là cơ sở để đánh giá chất lượng cuộc họp hoặc phân tích các cuộc gọi bán hàng.

7. Hỗ trợ ghi chú và phân tích theo thời gian thực

Với Live Assist, Fireflies AI có thể hiển thị bản ghi, ghi chú, công việc và thông tin do AI phân tích ngay trong khi cuộc họp diễn ra. Người dùng cũng có thể đặt câu hỏi với AskFred hoặc sử dụng các mẫu AI để nhanh chóng lấy thông tin cần thiết.

8. Fireflies AI tích hợp với các công cụ làm việc khác

Fireflies AI có thể kết nối dữ liệu cuộc họp với nhiều công cụ khác như CRM, phần mềm quản lý dự án, Slack và các ứng dụng phục vụ công việc. Nhờ đó, nội dung từ cuộc họp có thể được đưa trực tiếp vào quy trình làm việc của doanh nghiệp.

9. Tạo ghi chú và nội dung theo nhu cầu

Fireflies AI cung cấp các AI Skills và mẫu có sẵn để tạo nhiều loại nội dung từ bản ghi cuộc họp, chẳng hạn như tóm tắt, báo cáo, phân tích bán hàng hoặc công việc cần thực hiện.

Tóm lại, điểm nổi bật của Fireflies.ai nằm ở khả năng biến nội dung cuộc họp thành dữ liệu có thể tìm kiếm, phân tích và sử dụng lại, thay vì chỉ đơn thuần ghi âm hoặc chuyển giọng nói thành văn bản.

Đánh giá ưu, nhược điểm của Fireflies AI

Fireflies AI được đánh giá cao nhờ khả năng tự động ghi âm, chuyển ngôn ngữ, tóm tắt và dễ dàng khai thác nội dung cuộc họp trên nhiều nền tảng. Tuy nhiên, công cụ này vẫn có một số hạn chế về độ chính xác, giới hạn của gói miễn phí, cũng như chi phí cho các tính năng nâng cao.

Ưu điểm:

• Tự động hóa quy trình ghi chép: Từ ghi âm, chuyển giọng nói thành văn bản đến tóm tắt và xác định công việc cần làm, Fireflies AI giúp giảm đáng kể thời gian ghi chú thủ công. 
• Độ chính xác & đa ngôn ngữ: Khả năng nhận diện giọng nói chính xác lên tới 95%, hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ (bao gồm cả tiếng Việt) và phân biệt giọng của từng người nói.
• Khả năng tích hợp rộng (200+ công cụ): Tự động đồng bộ dữ liệu cuộc họp trực tiếp lên hệ thống CRM (Salesforce, HubSpot), công cụ quản lý dự án (Asana, Trello, Notion) và Slack.
• Bộ lọc & hỏi đáp AI thông minh: Dễ dàng tra cứu thông tin bằng bộ lọc cảm xúc, từ khóa hoặc đặt câu hỏi trực tiếp cho trợ lý AskFred để lấy phản hồi nhanh từ bản ghi.
• Tính năng phân tích chuyên sâu: Cung cấp các tính năng nâng cao như phân tích cuộc trò chuyện, thống kê nhóm,… giúp dễ dàng xác định thời lượng nói của từng thành viên, theo dõi chủ đề và phân tích hiệu suất cuộc gọi bán hàng.
• Bảo mật cao: Tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp khắt khe (SOC 2 Type II, GDPR, HIPAA) và cam kết không dùng dữ liệu người dùng để huấn luyện AI.

Nhược điểm:

• Gói miễn phí có giới hạn: Bản miễn phí chỉ cho phép dùng thử một số phút ghi âm nhất định và bị giới hạn nhiều tính năng nâng cao (như xuất dữ liệu hay phân tích chuyên sâu).
• Bot ghi chú có thể gây bất tiện trong một số cuộc họp: Khi Fireflies tự động tham gia cuộc họp với tư cách người tham dự, đôi khi tạo cảm giác không tự nhiên hoặc vi phạm chính sách bảo mật riêng tư của một số tổ chức/đối tác.
• Phụ thuộc chất lượng âm thanh: Khả năng nhận diện tiếng Việt có thể giảm độ chính xác nếu micro kém chất lượng, có nhiều tiếng ồn nền hoặc người nói dùng giọng vùng miền quá đặc trưng.
• Giao diện có độ phức tạp cao: Do tích hợp rất nhiều tính năng quản trị và phân tích, người dùng mới hoặc cá nhân chỉ có nhu cầu ghi chú đơn giản có thể mất thời gian để làm quen.

Đánh giá tổng quan: Fireflies.ai là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức cuộc họp và muốn biến nội dung trao đổi thành dữ liệu có thể tìm kiếm, tóm tắt và khai thác lại. Công cụ đặc biệt hữu ích cho đội ngũ kinh doanh, chăm sóc khách hàng và quản lý cần theo dõi và tham gia nhiều cuộc họp. Tuy nhiên, nếu chỉ có nhu cầu ghi âm cơ bản, một số người dùng có thể cân nhắc về yếu tố chi phí và giới hạn của từng gói trước khi lựa chọn.

Bảng giá Fireflies AI mới nhất

Fireflies AI hiện cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt từ miễn phí đến trả phí. Trong đó, Fireflies Free là lựa chọn phù hợp nếu bạn chỉ cần trải nghiệm các tính năng cơ bản. Fireflies Pro (530.000đ/tháng) mang đến giải pháp tối ưu cho các cá nhân hoặc người dùng thường xuyên tham gia nhiều cuộc họp; Fireflies Business (855.000đ/tháng) hướng đến đội nhóm cần quản lý và khai thác dữ liệu cuộc họp chuyên nghiệp hơn. Với doanh nghiệp lớn có nhu cầu triển khai ở quy mô rộng, Fireflies Enterprise (13.780.000đ/năm) là lựa chọn phù hợp và được thanh toán theo năm.

Cụ thể, dưới đây là bảng giá Fireflies AI mới nhất tại HVN Group để bạn dễ dàng tham khảo và lựa chọn gói phù hợp:

*Lưu ý: Mức giá trên là giá tham khảo tại HVN Group và có thể thay đổi theo thời điểm, tỷ giá hoặc chính sách của nhà cung cấp. Bạn nên kiểm tra giá thực tế và các tính năng đi kèm trước khi đăng ký hoặc mua bản quyền Fireflies AI.

Đăng Ký Ngay Với HVN Group

Những ai nên sử dụng Fireflies AI?

Fireflies AI phù hợp với nhiều nhóm người dùng, từ nhân viên văn phòng, đội ngũ kinh doanh, bộ phận chăm sóc khách hàng đến nhà quản lý, trưởng nhóm và các cá nhân thường xuyên tham gia nhiều cuộc họp. Công cụ cũng đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa hoặc thường xuyên trao đổi với khách hàng, đối tác quốc tế. 

1. Nhân viên văn phòng và quản lý

Fireflies AI giúp tự động ghi lại nội dung các buổi họp, tóm tắt những điểm quan trọng và xác định công việc cần thực hiện. Đây là lựa chọn phù hợp với người thường xuyên tham gia nhiều cuộc họp và không muốn mất thời gian ghi chú thủ công.

2. Đội ngũ kinh doanh

Nhân viên kinh doanh có thể sử dụng Fireflies AI để ghi lại các cuộc gọi với khách hàng, theo dõi nhu cầu, vấn đề được trao đổi và những bước cần thực hiện tiếp theo. Dữ liệu cuộc gọi cũng có thể được kết nối với các công cụ CRM để hỗ trợ quản lý khách hàng.

3. Bộ phận chăm sóc khách hàng

Fireflies AI giúp lưu lại lịch sử trao đổi với khách hàng, từ đó dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần đối chiếu. Công cụ cũng hỗ trợ phân tích cuộc trò chuyện để doanh nghiệp hiểu rõ hơn phản hồi và nhu cầu của khách hàng.

4. Nhà quản lý và trưởng nhóm

Quản lý có thể sử dụng Fireflies AI để nhanh chóng nắm bắt nội dung các cuộc họp mà không nhất thiết phải tham gia tất cả. Bản tóm tắt, quyết định và công việc sau cuộc họp giúp việc theo dõi tiến độ của đội nhóm thuận tiện hơn.

5. Doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa

Với khả năng hỗ trợ nhiều nền tảng họp trực tuyến và hơn 100 ngôn ngữ, Fireflies AI phù hợp với các nhóm làm việc phân tán hoặc thường xuyên trao đổi với đối tác, khách hàng ở nhiều quốc gia.

6. Cá nhân cần quản lý nhiều cuộc họp

Freelancer, tư vấn viên, nhà tuyển dụng hoặc những người thường xuyên làm việc với nhiều khách hàng cũng có thể sử dụng Fireflies AI để giảm thời gian ghi chú và dễ dàng tra cứu lại thông tin sau mỗi cuộc họp.

Hướng dẫn đăng ký và sử dụng Fireflies AI cơ bản

Fireflies AI cho phép người dùng tạo tài khoản và bắt đầu sử dụng các tính năng ghi chép cuộc họp cơ bản ngay trên nền tảng. Quy trình gồm đăng ký tài khoản, kết nối lịch, thiết lập cách Fireflies tham gia cuộc họp và khai thác bản ghi sau cuộc họp.

1. Đăng ký tài khoản Fireflies AI

Để bắt đầu sử dụng Fireflies AI, bạn chỉ cần thực hiện đơn giản:

– Bước 1: Truy cập Fireflies AI và chọn Get started.

– Bước 2: Chọn đăng nhập bằng Google hoặc Microsoft.

– Bước 3: Chọn tài khoản muốn sử dụng và cấp quyền cần thiết.

– Bước 4: Kết nối Google Calendar, Outlook hoặc Microsoft 365 Calendar để Fireflies nhận diện các cuộc họp sắp diễn ra.

– Bước 5: Hoàn tất các bước thiết lập ban đầu để truy cập Home Dashboard.

Fireflies hiện hỗ trợ đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc Microsoft. Sau khi tạo tài khoản, màn hình Getting Started sẽ hướng dẫn người dùng kết nối lịch, tải tệp ghi âm hoặc mời Fireflies tham gia một cuộc họp đang diễn ra.

2. Kết nối lịch và thiết lập tự động tham gia cuộc họp

Sau khi đăng ký tài khoản, bạn có thể thiết lập để Fireflies tự động nhận diện và tham gia các cuộc họp trực tuyến trên Google Meet, Zoom, Microsoft Teams và một số nền tảng khác để ghi nhận nội dung và chuyển giọng nói thành văn bản.

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Fireflies AI.

– Bước 2: Tại khu vực bên phải màn hình, chọn Upcoming >> Calendar meeting settings. Bạn cũng có thể vào Settings để mở cửa sổ Meeting Settings và cài đặt thiết lập.

– Bước 3: Tại mục Auto-join calendar meetings, bật tính năng tự động tham gia cuộc họp. 

– Bước 4: Chọn phạm vi cuộc họp mà Fireflies được phép tham gia: 

• All meetings with web-conf link: Tham gia tất cả các cuộc họp có liên kết trực tuyến.
• Only meetings that I own: Chỉ tham gia các cuộc họp do bạn chủ trì/tổ chức.
• Only meetings with @abc.vn participants: Chỉ tham gia các cuộc họp có người tham dự thuộc tên miền nội bộ (@abc.vn).
• Only meetings with non-@abc.vn participants: Chỉ tham gia các cuộc họp có người tham dự bên ngoài (không có tên miền @abc.vn).
• Only meetings with teammates: Chỉ tham gia các cuộc họp với đồng nghiệp.
• Only when I invite fred@fireflies.ai: Chỉ tham gia khi bạn chủ động gửi lời mời đến fred@fireflies.ai.

– Bước 5: Hoàn tất kết nối. Điều này đồng nghĩa, khi cuộc họp bắt đầu, Fireflies sẽ cố gắng tham gia theo thiết lập bạn đã chọn để ghi nhận nội dung và tạo bản ghi chép để bạn xem lại sau đó.

3. Xem bản phiên âm và tóm tắt cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, Fireflies xử lý nội dung và hiển thị bản ghi trong Meeting Notepad. Người dùng có thể xem toàn bộ nội dung trao đổi cùng bản tóm tắt gồm các ý chính, quyết định và công việc cần thực hiện.

– Bước 1: Từ Home Dashboard, chọn Meetings để xem danh sách các cuộc họp đã được Fireflies ghi nhận. 

– Bước 2: Tìm và chọn cuộc họp muốn xem lại. 

– Bước 3: Click chọn cuộc họp để xem toàn bộ nội dung đã được Fireflies xử lý, bao gồm bản ghi lời thoại, bản tóm tắt và video cuộc họp.

– Bước 4: Fireflies cung cấp nhiều tùy chọn tải xuống, cho phép người dùng lưu và chia sẻ nội dung cuộc họp tùy theo nhu cầu.

*Mẹo hay: Nếu chỉ cần nắm nhanh nội dung cuộc họp, hãy đọc phần tóm tắt và Action Items trước. Khi cần kiểm tra thông tin cụ thể, bạn có thể mở bản phiên âm đầy đủ để đối chiếu.

4. Hỏi đáp với AskFred

AskFred cho phép bạn đặt câu hỏi trực tiếp về nội dung cuộc họp. Thay vì tự tìm kiếm từng thông tin trong bản ghi chép, bạn có thể đưa ra các câu hỏi để Fireflies phân tích và trả lời dựa trên nội dung cuộc họp. 

– Bước 1: Từ menu điều hướng bên trái, nhấp chuột Ask Fred để mở toàn bộ không gian làm việc, nơi bạn có thể đặt câu hỏi, quản lý cuộc trò chuyện và truy cập tất cả các tính năng của AskFred.

– Bước 2: Bắt đầu với các câu hỏi gợi ý nhanh

Bên dưới ô nhập liệu AskFred, bạn sẽ thấy các gợi ý giúp bạn nhanh chóng bắt đầu:

• List my action items & todos for this week: Liệt kê danh sách công việc và nhiệm vụ cần làm của tôi trong tuần này.
• Summarize my last meeting: Tóm tắt lại nội dung cuộc họp vừa diễn ra (hoặc cuộc họp gần đây nhất).
• Prepare me for the upcoming meeting: Chuẩn bị nội dung, tài liệu hoặc tóm tắt thông tin cần thiết cho tôi trước cuộc họp sắp tới.
• Connect Gmail, Notion, and 30+ sources for richer insights: Kết nối Gmail, Notion và hơn 30 nguồn dữ liệu khác để AI có thêm ngữ cảnh và đưa ra thông tin chi tiết, toàn diện hơn.
• Prepare weekly digest, based on my meetings: Tạo bản tổng hợp/tóm tắt thông tin hàng tuần dựa trên dữ liệu từ các cuộc họp của tôi.

Nhấp vào bất kỳ gợi ý nào để chạy lệnh ngay tức thì, hoặc nhập câu hỏi của riêng bạn để nhận câu trả lời trong các cuộc họp của bạn.

– Bước 3: Nếu bạn cần AskFred trả lời các câu hỏi về tài liệu, bài thuyết trình, hình ảnh hoặc tệp khác? Hãy đính kèm tệp đó vào yêu cầu của bạn để AskFred có thể phân tích nội dung và cung cấp các câu trả lời chính xác hơn, phù hợp với ngữ cảnh.

5. Tải tệp âm thanh/video để phiên âm

Nếu cuộc họp đã được ghi âm hoặc quay video từ trước, bạn không cần phải mời Fireflies tham gia cuộc họp. Thay vào đó, có thể tải tệp trực tiếp lên Fireflies để công cụ tạo bản phiên âm, tóm tắt và các thông tin liên quan. 

– Bước 1: Truy cập trang chủ Fireflies.ai và đăng nhập bằng tài khoản Google, Microsoft hoặc email làm việc đã đăng ký. 

– Bước 2: Tại giao diện điều khiển chính, tìm và chọn Upload (Tải lên) ở góc trên màn hình. 

– Bước 3: Chọn tệp âm thanh/video cần xử lý từ máy tính >> chờ đợi Fireflies tải lên và hoàn tất quá trình xử lý.

– Bước 4: Sau khi Fireflies hoàn tất xử lý, bạn có thể dễ dàng mở tệp trong Uploads hoặc Meetings để xem bản phiên âm, bản tóm tắt và các thông tin được AI trích xuất. 

*Lưu ý: Tệp tải lên dài hơn 150 phút hiện không được hỗ trợ. Ngoài ra, Fireflies chỉ tạo bản tóm tắt khi bản ghi có thời lượng trên 3 phút và có nội dung lời nói để phiên âm. 

Những lưu ý khi sử dụng Fireflies AI 

Để Fireflies AI ghi nhận và xử lý nội dung cuộc họp một cách hiệu quả, người dùng không chỉ cần thông báo quyền ghi âm cho những người tham gia, mà còn cần kiểm tra tính năng tự động tham gia, đảm bảo chất lượng âm thanh, rà soát lại nội dung sau cuộc họp, cũng như cân nhắc tính bảo mật của thông tin nhạy cảm:

• Thông báo cho những người tham gia cuộc họp: Trước khi cuộc họp bắt đầu, nên thông báo cho các thành viên việc sẽ có trợ lý AI (Fred) tham gia ghi âm và chép lời. Điều này giúp tôn trọng quyền riêng tư và tuân thủ quy định bảo mật của từng tổ chức.
• Kiểm soát tính năng tự động tham gia: Mặc định, bot của Fireflies có thể tự động tham gia tất cả các cuộc họp có trong lịch cá nhân. Tuy nhiên, không phải cuộc họp nào trong lịch cũng cần thiết để Fireflies truy cập. Người dùng nên kiểm tra thiết lập tự động và trạng thái của từng cuộc họp để đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế.
• Đảm bảo chất lượng âm thanh: Khả năng chuyển lời nói thành văn bản của Fireflies phụ thuộc lớn vào chất lượng đầu vào. Hãy sử dụng micro rõ tiếng, hạn chế tiếng ồn xung quanh và tránh nói đè lên nhau để AI phân biệt người nói một cách chính xác.
• Tắt bot khi thảo luận thông tin nhạy cảm: Nếu cuộc họp có các thông tin nội bộ cực kỳ bảo mật hoặc bí mật kinh doanh, bạn nên ngắt kết nối bot bằng cách nhấn Remove from call trực tiếp trong phòng họp.
• Rà soát lại bản tóm tắt AI: Dù AI xử lý thông minh, nhưng bạn vẫn nên kiểm tra lại các mốc thời gian, con số quan trọng và danh sách công việc trước khi gửi bản tóm tắt cho đối tác hoặc cấp trên.

Câu hỏi thường gặp

1. Fireflies AI có bản miễn phí không?

Có. Fireflies AI cung cấp gói Miễn phí (Free) cho phép người dùng trải nghiệm các tính năng cốt lõi như ghi âm, chép lời và tóm tắt cuộc họp cơ bản với giới hạn lưu trữ tối đa 800 phút/tài khoản.

2. Fireflies AI hỗ trợ những nền tảng nào?

Fireflies AI hỗ trợ hầu hết các nền tảng họp trực tuyến phổ biến hiện nay bao gồm Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex, Skype và GoToMeeting. Ngoài ra, công cụ này cũng hỗ trợ ghi âm qua ứng dụng di động (iOS/Android), ứng dụng máy tính (Desktop App), tiện ích mở rộng Chrome (Chrome Extension) và cho phép tải lên trực tiếp các tệp âm thanh/video (MP3, MP4, WAV, M4A).

3. Fireflies AI có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt không?

Có. Fireflies AI hỗ trợ chép lời và chuyển đổi với hơn 100 ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt. Công cụ có khả năng tự động phát hiện ngôn ngữ hoặc cho phép bạn thiết lập ngôn ngữ mặc định trong phần Cài đặt.

4. Fireflies AI xử lý dữ liệu cuộc họp như thế nào?

Sau khi cuộc họp kết thúc, hệ thống AI sẽ thu thập tệp âm thanh, tiến hành phân tách giọng nói từng người, chuyển âm thanh thành văn bản thời gian thực, sau đó sử dụng các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để tổng hợp ý chính, trích xuất nhiệm vụ và lưu trữ tập trung tại giao diện Fireflies Notepad.

5. Fireflies AI có an toàn không?

Có. Fireflies AI tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu cao nhất dành cho doanh nghiệp như SOC 2 Type II, GDPR, HIPAA, đồng thời áp dụng mã hóa dữ liệu cả khi lưu trữ lẫn khi truyền tải (256-bit AES & SSL/TLS). Đặc biệt, cam kết của hãng khẳng định không sử dụng dữ liệu cuộc họp của khách hàng để huấn luyện các mô hình AI.

6. Fireflies AI có thay thế người ghi biên bản cuộc họp không?

Fireflies AI có thể thay thế đến 80 – 90% khối lượng công việc ghi chép thủ công nhờ khả năng tự động tổng hợp ý chính và danh sách việc cần làm nhanh chóng. Tuy nhiên, đối với các cuộc họp mang tính pháp lý cao hoặc đòi hỏi ngôn phong hành chính phức tạp, nhân sự vẫn nên đóng vai trò rà soát và chỉnh sửa lại bản ghi cuối cùng.

Lời kết

Tóm lại, hiểu rõ Fireflies AI là gì giúp bạn nhận định chính xác Trợ lý AI thông minh không thể thiếu trong các cuộc họp, hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc, lưu trữ thông tin và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm. Việc ứng dụng AI vào quản lý cuộc họp chính là bước đi chiến lược giúp tổ chức tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi năm.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tư vấn, triển khai hoặc mua bản quyền Fireflies AI chính hãng với chi phí tối ưu, hãy liên hệ ngay với HVN Group – Đơn vị cung cấp giải pháp chuyển đổi số và công nghệ AI hàng đầu. Đội ngũ chuyên gia của HVN Group luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777