Hướng dẫn tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 “chuẩn” từ A-Z

Tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 giúp doanh nghiệp xây dựng mục tiêu, phân bổ chỉ tiêu, quản lý pipeline và theo dõi hiệu quả bán hàng tập trung trên một nền tảng. Thay vì lập kế hoạch thủ công và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, Bitrix24 hỗ trợ kết nối các hoạt động bán hàng với CRM, nhiệm vụ, KPI và báo cáo. Bài viết dưới đây sẽ là quy trình 7 bước đơn giản, giúp doanh nghiệp lập và quản lý kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 một cách hiệu quả, chuẩn thực tế.

Bitrix24 hỗ trợ lập kế hoạch bán hàng như thế nào?

Bitrix24 hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và quản lý kế hoạch bán hàng trên cùng một nền tảng, từ việc đặt mục tiêu, phân bổ nguồn lực, cho đến theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. Thay vì chỉ lập kế hoạch riêng trên Excel hoặc các công cụ rời rạc, doanh nghiệp có thể kết hợp kế hoạch với dữ liệu khách hàng và quy trình bán hàng thực tế. 

1. Đặt mục tiêu doanh số trực quan 

Tính năng lập kế hoạch bán hàng trong Bitrix24 cho phép quản lý thiết lập mục tiêu doanh thu cụ thể theo từng khoảng thời gian (Tháng, Quý, Năm):

• Phân bổ mục tiêu: Dễ dàng giao chỉ tiêu doanh số cho từng cá nhân, nhóm kinh doanh hoặc toàn bộ phòng ban.
• Đo lường đa chiều: Lựa chọn theo dõi tiến độ dựa trên số lượng hợp đồng đã chốt hoặc tổng giá trị doanh thu.
• Hiển thị trực quan: Thanh tiến độ tự động cập nhật theo thời gian thực, giúp người dùng biết rõ mình đã đạt bao nhiêu % chỉ tiêu và cần cố gắng thêm bao nhiêu.

2. Chuẩn hóa quy trình phễu bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng hiệu quả đòi hỏi một quy trình xử lý khách hàng rõ ràng. Bitrix24 giúp doanh nghiệp xây dựng phễu bán hàng bài bản thông qua giao diện Kanban thông minh:

• Tùy chỉnh giai đoạn: Thiết lập các bước bán hàng phù hợp với đặc thù sản phẩm/dịch vụ (VD: Tiếp cận → Gửi báo giá → Đàm phán → Ký hợp đồng).
• Quản lý đa phễu (Pipeline): Hỗ trợ tạo nhiều phễu bán hàng riêng biệt cho các dòng sản phẩm, tệp khách hàng hoặc thị trường khác nhau.
• Phát hiện “điểm nghẽn”: Dễ dàng nhận diện giai đoạn nào đang dừng Lead/Deal quá lâu để kịp thời tháo gỡ.

3. Tự động hóa quy trình làm việc 

Khác với kế hoạch trên giấy hay File Excel thụ động, Bitrix24 biến kế hoạch thành hành động thực tế:

• Tự động phân chia Lead: Tự động gán khách hàng mới cho Salesman dựa trên quy tắc xoay vòng hoặc chuyên môn.
• Tự động giao việc (Tasks): Khi Deal chuyển sang giai đoạn mới (ví dụ: Gửi báo giá), hệ thống tự động tạo Task nhắc nhở sales lập báo giá và đặt deadline cụ thể.
• Tự động chăm sóc: Gửi Email, SMS hoặc tin nhắn tự động đến khách hàng theo kịch bản và thời gian thiết lập sẵn.

4. Lên lịch thực hiện và theo dõi khối lượng công việc 

Đội ngũ có thể biến kế hoạch doanh số vĩ mô thành các hành động vi mô hàng ngày với việc tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24:

• Tạo Checklist công việc: Thiết lập các danh mục cần làm cho từng thương vụ để nhân viên không bỏ sót công đoạn quan trọng.
• Theo dõi tiến độ bằng sơ đồ Gantt/Kanban: Giúp cấp quản lý nắm bắt khối lượng công việc, lịch hẹn, cuộc gọi và cuộc họp của từng nhân viên.
• Cảnh báo quá hạn: Hệ thống tự động gửi thông báo khi công việc hoặc thương vụ bị trễ hạn so với kế hoạch.

5. Phân tích kết quả và hiệu suất của kế hoạch bán hàng 

Bitrix24 tích hợp sẵn hệ thống báo cáo chuyên sâu, giúp người quản lý đánh giá tính khả thi và đo lường hiệu quả kế hoạch bán hàng:

• Dự báo doanh số: Dựa trên giá trị các Deal đang trong tiến trình đàm phán và tỷ lệ chốt dự kiến để đưa ra dự báo doanh thu tương lai.
• Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi: Phân tích chi tiết tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn phễu để biết bước nào cần cải thiện.
• Báo cáo hiệu suất cá nhân: Đánh giá chính xác năng lực làm việc của từng nhân viên dựa trên số cuộc gọi, số lịch hẹn và doanh số thực tế thu về.

Tóm lại: Bitrix24 không chỉ giúp bạn “vẽ” ra kế hoạch bán hàng, mà còn thúc đẩy đội ngũ thực hiện kế hoạch đó mỗi ngày thông qua tự động hóa và báo cáo chính xác.

Các bước chuẩn bị trước khi tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24

Trước khi bắt đầu tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu, phạm vi, phễu bán hàng và nguồn lực cần sử dụng. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp kế hoạch được xây dựng sát với hoạt động kinh doanh thực tế và thuận tiện hơn khi theo dõi trên hệ thống.

1. Xác định mục tiêu bán hàng

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định được điều mà mình muốn đạt được trong khoảng thời gian triển khai kế hoạch. Mục tiêu càng cụ thể thì việc phân bổ chỉ tiêu và đánh giá kết quả trên Bitrix24 càng dễ dàng. Ví dụ:

• Doanh thu: Đặt mức doanh thu cần đạt theo tháng, quý hoặc năm.
• Số lượng đơn hàng: Xác định số đơn hàng cần hoàn thành trong kỳ.
• Khách hàng mới: Đặt mục tiêu về số lượng khách hàng hoặc lead mới cần thu hút.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Theo dõi tỷ lệ khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành khách hàng thực tế. 
• Giá trị đơn hàng: Đặt mục tiêu về giá trị trung bình của mỗi giao dịch.
• Hiệu suất nhân viên: Xác định chỉ tiêu riêng cho từng nhân viên hoặc nhóm sales.

*Mẹo hay: Nên ưu tiên các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và có thời hạn rõ ràng. Chẳng hạn, thay vì đặt mục tiêu “tăng doanh số”, có thể xác định “đạt 500 triệu đồng doanh thu trong quý III”.

2. Xác định thời gian và phạm vi kế hoạch

Sau khi có mục tiêu, cần xác định kế hoạch được triển khai trong bao lâu và áp dụng cho những đối tượng nào. Đây là cơ sở giúp cụ thể hóa mục tiêu và sắp xếp công việc một cách hiệu quả: 

• Theo thời gian: Ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm.
• Theo sản phẩm/dịch vụ: Chỉ tập trung vào một sản phẩm, một nhóm sản phẩm hay toàn bộ danh mục.
• Theo thị trường: Phân chia theo khu vực, chi nhánh hoặc nhóm khách hàng.
• Theo đội ngũ: Áp dụng cho toàn bộ phòng kinh doanh hoặc từng nhóm sales.
• Theo chiến dịch: Dành riêng cho các chương trình khuyến mãi, ra mắt sản phẩm hoặc chiến dịch tìm kiếm khách hàng mới.

Ví dụ: Nếu mục tiêu quý là 1,5 tỷ đồng, doanh nghiệp có thể chia thành 500 triệu đồng/tháng, sau đó tiếp tục phân bổ cho từng nhóm hoặc nhân viên. Cách chia nhỏ này giúp việc theo dõi tiến độ trên Bitrix24 trực quan và dễ điều chỉnh hơn.

3. Chuẩn hóa quy trình phễu bán hàng

Tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 cũng cần gắn với một quy trình bán hàng cụ thể. Vì vậy, trước khi thiết lập trên Bitrix24, doanh nghiệp nên xác định các bước mà một khách hàng sẽ trải qua từ khi được tiếp cận cho đến khi hoàn tất giao dịch. Một phễu bán hàng có thể gồm:

Tiếp nhận lead → Liên hệ → Tư vấn → Báo giá → Đàm phán → Chốt đơn → Chăm sóc sau bán hàng.

Theo đó, ở mỗi giai đoạn, bạn cũng nên xác định rõ:

• Yêu cầu cần đáp ứng trước khi chuyển giai đoạn. 
• Cá nhân, phòng ban được phân công phụ trách.
• Công việc cần thực hiện.
• Thời gian xử lý dự kiến.
• Kết quả cần đạt.
• Những trường hợp được xem là thất bại hoặc cần tiếp tục chăm sóc.

Việc chuẩn hóa phễu giúp doanh nghiệp thiết lập pipeline trên Bitrix24 sát với quy trình thực tế, đồng thời tạo cơ sở để theo dõi số lượng và giá trị cơ hội ở từng giai đoạn.

4. Phân chia nguồn lực

Cuối cùng, hãy xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch. Không nên chỉ phân bổ chỉ tiêu doanh số, mà cần phân chia cả nhân sự, khách hàng, nhiệm vụ và thời gian để đảm bảo mục tiêu có tính khả thi. Cụ thể như:

• Nhân sự: Xác định người phụ trách từng nhóm khách hàng, sản phẩm hoặc khu vực.
• Chỉ tiêu: Chia mục tiêu tổng thành KPI cho từng nhóm và nhân viên.
• Khách hàng: Phân bổ lead hoặc danh sách khách hàng theo năng lực và phạm vi phụ trách.
• Công việc: Xác định ai chịu trách nhiệm gọi điện, tư vấn, báo giá, theo dõi và chốt đơn.
• Thời gian: Thiết lập thời hạn cho từng nhiệm vụ và các mốc kiểm tra tiến độ.
• Ngân sách: Xác định ngân sách dành cho hoạt động tìm kiếm khách hàng, quảng cáo hoặc các chương trình bán hàng nếu có.

Như vậy, khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 một cách nhanh chóng. Điều này giúp kế hoạch bán hàng không chỉ nằm trên giấy, mà còn được kết nối trực tiếp với quá trình triển khai và kết quả thực tế.

Hướng dẫn chi tiết các bước tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24

Một kế hoạch kinh doanh thành công không thể chỉ nằm trên giấy, mà còn cần một nền tảng công nghệ đủ mạnh để cụ thể hóa thành quy trình thực thi hàng ngày. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình 7 bước tạo và quản lý kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 chuẩn xác nhất giúp bạn tối ưu hiệu suất toàn đội ngũ. 

Bước 1: Đặt mục tiêu doanh số 

Trước khi thiết lập quy trình phễu bán hàng, doanh nghiệp cần số hóa các chỉ tiêu kinh doanh cốt lõi để làm cơ sở đầu vào cho hệ thống:

– Bước 1: Mở Bitrix24 và đăng nhập vào tài khoản của bạn. 

– Bước 2: Tại thanh menu bên trái, chọn CRM >> chọn Analytics.

– Bước 3: Tìm chọn Real time analytics >> chọn Sales funnel.

– Bước 4: Trong giao diện báo cáo, mở tab Sales plan >> nhấn Sales target configuration để bắt đầu thiết lập mục tiêu.

– Bước 5: Chọn khoảng thời gian cho kế hoạch:

• Month – tháng
• Dear – quý
• Half-year – nửa năm
• Year – năm

– Bước 6: Chọn chỉ số muốn theo dõi:

• Total sales: Tổng doanh số.
• Number of transactions: Số giao dịch.

– Bước 7: Chọn phạm vi áp dụng kế hoạch, chẳng hạn:

• According to staff: Theo nhân viên
• Through the pipeline: Trong quy trình triển khai
• The entire company: Toàn bộ công ty

– Bước 8: Nhập mục tiêu doanh số được phân bổ theo pipeline >> nhấn Save để lưu kế hoạch.

Bitrix24 sau đó có thể sử dụng dữ liệu bán hàng thực tế để theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu quý là 1 tỷ đồng, có thể chọn Dear, chọn theo dõi Total sales, sau đó phân bổ mục tiêu theo pipeline.

Bước 2: Thiết lập CRM để quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng

Sau khi có mục tiêu, doanh nghiệp cần đưa dữ liệu khách hàng và cơ hội bán hàng vào CRM để kế hoạch có dữ liệu thực tế để theo dõi.

– Bước 1: Chọn CRM >> Leads hoặc CRM >> Deals/Transactions (Các giao dịch), tùy theo quy trình doanh nghiệp.

– Bước 2: Nếu chưa có dữ liệu, hãy nhấn + Tạo để tạo khách hàng/cơ hội mới.

– Bước 3: Nhập các trường thông tin theo yêu cầu, cụ thể: 

• Tên khách hàng.
• Số điện thoại/email.
• Công ty.
• Sản phẩm/dịch vụ quan tâm.
• Giá trị giao dịch dự kiến.
• Người phụ trách.
• Nguồn khách hàng.

– Bước 4: Nếu khách hàng đã phát sinh cơ hội mua hàng, tạo giao dịch tương ứng.

– Bước 5: Kiểm tra người phụ trách và pipeline của deal >> nhấn Save (Lưu).

Trong Bitrix24, Deal/Transactions là đối tượng CRM dùng để quản lý một cơ hội bán hàng, bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm, giá trị giao dịch, giai đoạn và lịch sử tương tác.

Bước 3: Xây dựng pipeline bán hàng

Pipeline giúp việc tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 được thiết lập thành một quy trình cụ thể để nhân viên biết mỗi cơ hội đang ở đâu và cần thực hiện bước nào tiếp theo.

– Bước 1: Tại menu phía trên, truy cập mục Transactions (đang ở chế độ xem Kanban).

– Bước 2: Nhấn vào ô danh sách phễu hiện tại Default piping (ngay cạnh nút + Tạo  màu xanh lá).

– Bước 3: Nhấn chọn Pipelines and sales lines từ danh sách sổ xuống.

– Bước 4: Nhấn nút Add pipes để khởi tạo phễu mới.

– Bước 5: Đặt tên cho Pipeline phù hợp với chiến dịch hoặc mô hình kinh doanh, ví dụ:

• Kế hoạch Bán hàng 2026
• Quy trình Bán hàng B2B
• Phễu Bán hàng Online

– Bước 6: Mở Pipeline vừa tạo để thiết lập các giai đoạn (Stages):

• Nhấn biểu tượng dấu cộng (+) nằm ở cuối các cột giai đoạn (ví dụ cạnh cột Completed Invoice) để thêm giai đoạn mới.

• Bấm biểu tượng cây bút chì khi di chuyển chuột vào tên các giai đoạn hiện tại (During the development phase, Create a transaction, Invoice, In progress…) để đổi tên và đổi màu sắc nhận diện.

• Kéo thả để sắp xếp thứ tự các giai đoạn theo đúng hành trình chuyển đổi khách hàng thực tế.

*Lưu ý: Bitrix24 hỗ trợ tạo nhiều Pipeline độc lập để quản lý riêng biệt các dòng sản phẩm hoặc tệp khách hàng khác nhau (số lượng Pipeline tối đa phụ thuộc vào gói bản quyền Bitrix24 doanh nghiệp đang sử dụng). Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đang sử dụng gói Miễn phí (Free), hệ thống sẽ giới hạn chỉ cho phép sử dụng 01 Pipeline mặc định (Default piping), bạn chỉ có thể chỉnh sửa các giai đoạn (Stages) trên phễu này chứ không thể nhấn Add pipes để tạo thêm phễu mới. 

Để trải nghiệm trọn vẹn tính năng tạo nhiều phễu bán hàng (Pipeline) không giới hạn, cũng như tối ưu hóa quy trình CRM cho doanh nghiệp, bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên các gói bản quyền Bitrix24 trả phí. Liên hệ ngay với HVN Group – Đối tác ủy quyền chính thức của Bitrix24 tại Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ lựa chọn gói bản quyền tối ưu chi phí theo quy mô nhân sự.

Đăng Ký Ngay Với HVN Group

Bước 4: Tạo nhiệm vụ và phân công công việc

Sau khi xây dựng xong phễu bán hàng (Pipeline), bước tiếp theo là chuyển hóa mục tiêu thành các hành động cụ thể cho từng giao dịch. Việc gắn công việc trực tiếp vào từng Deal giúp đôn đốc tiến độ, phân công rõ người rõ việc và tránh bỏ sót khách hàng.

– Bước 1: Tại menu chính, truy cập CRM >> chọn mục Deals/Transactions (Các giao dịch).

– Bước 2: Nhấn mở thẻ Transactions cần xử lý.

– Bước 3: Tại khung Timeline ở giao diện phía trên, chọn tab Create Task (Tạo nhiệm vụ).

– Bước 4: Bổ sung các thông tin chi tiết cho công việc:

• Tên nhiệm vụ: Đặt tiêu đề rõ ràng, phản ánh đúng hành động cần làm.
• Mô tả (Description): Bổ sung nội dung yêu cầu hoặc ghi chú chi tiết.
• Người thực hiện (Assignee): Chọn nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm chính.
• Thời hạn (Deadline): Thiết lập ngày và giờ hoàn thành cụ thể.
• Tùy chọn bổ sung (nếu cần): Thêm người hỗ trợ (Participants), người giám sát (Observers) hoặc tạo danh sách kiểm tra (Checklist) để theo dõi tiến độ từng đầu việc nhỏ.

– Bước 5: Bấm Create (Tạo) để hoàn tất khởi tạo.

Bước 5: Thiết lập KPI và chỉ tiêu bán hàng

Để chuyển hóa mục tiêu tổng của doanh nghiệp thành chỉ tiêu cụ thể cho từng nhân sự, Bitrix24 cung cấp công cụ Sales Plan tích hợp sẵn trong CRM. Nền tảng này giúp quản lý phân bổ KPI rõ ràng và theo dõi tiến độ hoàn thành của từng nhân viên theo thời gian thực.

– Bước 1: Tại thanh menu chính bên trái, truy cập CRM >> chọn Analytics.

– Bước 2: Chọn mục Real time analytics >> tùy chọn Sales funnel.

– Bước 3: Mở tab Sales plan >>  nhấn Sales target configuration để mở cửa sổ thiết lập.

– Bước 4: Cấu hình các tham số đánh giá trong pop-up:

• Select the target period: Lựa chọn chu kỳ đánh giá (Tháng, Quý, Nửa năm, Năm).
• Choose your goal: Chọn đo lường theo Total sales (Tổng doanh số) hoặc Number of deals (Số lượng giao dịch/hợp đồng).
• View Sales Targets: Chọn phương thức phân bổ theo Theo nhân viên (According to staff), Trong quy trình (Through the pipeline), hoặc Toàn công ty (The entire company).

– Bước 5: Ngay tại pop-up này (khi chọn Theo nhân viên), danh sách nhân sự sẽ hiển thị bên dưới. Nhấp vào ô trống cạnh tên từng nhân viên để nhập con số chỉ tiêu tương ứng (ví dụ: 500.000.000đ) >> nhấn + thêm nhiều hơn nếu cần bổ sung nhân sự khác.

– Bước 6: Bấm nút Save (Lưu) để xác nhận. Hệ thống sẽ tự động lưu, tính toán tiến độ và tổng hợp lên mục Mục tiêu tổng quát.

Bước 6: Thiết lập lịch và nhắc việc

Một trong những nguyên nhân chính khiến giao dịch bị lỡ là do nhân viên không lên kế hoạch theo dõi tiếp theo. Việc lên lịch hoạt động trực tiếp trên CRM giúp đảm bảo mọi giao dịch luôn có bước xử lý tiếp theo và không bao giờ bị lãng quên trong phễu bán hàng.

– Bước 1: Tại menu chính, truy cập CRM >> chọn mục Deals/Transactions (Các giao dịch).

– Bước 2: Nhấn mở thẻ Transactions cần xử lý.

– Bước 3: Tại khung Timeline ở giao diện phía trên, chọn loại hoạt động phù hợp:

• Task (Nhiệm vụ): Tạo công việc cụ thể cần hoàn thành.
• Call (Cuộc gọi): Lên lịch gọi điện trao đổi với khách hàng.

– Bước 4: Thiết lập chi tiết nội dung:

• Nhập chủ đề/nội dung chi tiết của hoạt động (Ví dụ: Gọi điện xác nhận thông tin báo giá).
• Mô tả chi tiết hoạt động cần làm.
• Thiết lập ngày, giờ bắt đầu và thời hạn hoàn thành.
• Chỉ định người chịu trách nhiệm (Responsible person).
• Bật tùy chọn thông báo nhắc nhở (Reminder) trước 15 phút, 1 giờ hoặc 1 ngày tùy mức độ quan trọng.

– Bước 5: Nhấn Save (Lưu) để ghi nhận hoạt động vào luồng Timeline.

Bước 7: Thiết lập báo cáo để theo dõi kế hoạch

Để đảm bảo việc tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 đi đúng hướng, cấp quản lý cần thường xuyên kiểm tra các chỉ số đo lường thực tế so với mục tiêu đề ra. Hệ thống CRM Analytics trên Bitrix24 cung cấp các biểu đồ trực quan giúp bạn dễ dàng nhận diện “điểm nghẽn” trong phễu bán hàng và đánh giá chính xác hiệu suất của từng nhân viên.

– Bước 1: Tại thanh menu chính bên trái, truy cập CRM >> chọn mục Analytics.

– Bước 2: Mở mục Real time analytics >> chọn báo cáo Sales funnel.

– Bước 3: Tùy chỉnh các bộ lọc dữ liệu theo nhu cầu phân tích:

• Pipeline (Phễu bán hàng): Lựa chọn phễu bán hàng cụ thể cần phân tích (hoặc chọn All pipelines).
• Reporting period (Khoảng thời gian): Chọn chu kỳ xem dữ liệu (30 ngày gần đây, Tháng này, Quý này hoặc tùy chỉnh khoảng ngày).
• Responsible person (Người phụ trách): Lọc dữ liệu theo từng nhân viên kinh doanh hoặc theo phòng ban.

– Bước 4: Phân tích dữ liệu trực quan qua biểu đồ chuyển đổi, giá trị thương vụ và bảng thống kê Hiệu quả nhân viên (Employee efficiency) ở phía dưới.

Những sai lầm thường gặp khi tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24

Tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp số hóa quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, nếu đặt mục tiêu không rõ ràng, tạo quá nhiều giai đoạn trong pipeline, không phân công người chịu trách nhiệm, không cập nhật dữ liệu CRM thường xuyên, chỉ theo dõi doanh số mà bỏ qua các chỉ số đầu vào, hay không kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch định kỳ, Bitrix24 sẽ khó phát huy tối đa hiệu quả. 

1. Đặt mục tiêu nhưng không có chỉ số đo lường

Doanh nghiệp chỉ đặt những mục tiêu chung như “tăng doanh số”, “có thêm khách hàng” nhưng không xác định con số cụ thể và thời hạn hoàn thành. Khi đưa vào Bitrix24, nhân viên cũng không có cơ sở rõ ràng để biết mình cần đạt bao nhiêu.

*Cách khắc phục:

Hãy chuyển mục tiêu tổng quát thành các chỉ số cụ thể, có thể đo lường trên hệ thống. Chẳng hạn:

• Doanh thu: 500 triệu đồng/quý.
• Khách hàng mới: 100 khách hàng/tháng.
• Deal thành công: 30 giao dịch/tháng.
• Tỷ lệ chuyển đổi: 20%.
• Giá trị deal trung bình: 15 triệu đồng.

Khi đã có một mục tiêu tổng quát, hãy phân bổ các chỉ tiêu này theo nhân viên, nhóm hoặc pipeline để thuận tiện theo dõi khi tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24.

2. Tạo quá nhiều giai đoạn trong pipeline

Pipeline có quá nhiều giai đoạn khiến nhân viên phải cập nhật trạng thái liên tục, trong khi nhà quản lý khó xác định đâu là những bước thực sự quan trọng trong quy trình bán hàng.

*Cách khắc phục:

Rà soát lại quy trình và chỉ giữ những giai đoạn thể hiện một bước chuyển đổi quan trọng của cơ hội bán hàng. Ví dụ: Liên hệ → Tư vấn → Báo giá → Đàm phán → Chốt đơn. Những hoạt động nhỏ như gọi điện, gửi email hoặc nhắc khách hàng nên quản lý bằng Activity/Task thay vì tạo thành một stage riêng. Khi pipeline ngắn gọn và rõ ràng, nhân viên sẽ dễ cập nhật và quản lý cũng dễ phân tích tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn.

3. Không xác định rõ người đảm nhiệm nhiệm vụ 

Kế hoạch có mục tiêu và deadline nhưng không xác định rõ ai chịu trách nhiệm. Điều này dễ dẫn đến tình trạng nhiều nhân viên cùng xử lý một khách hàng hoặc không ai chủ động theo dõi deal.

*Cách khắc phục:

Ngay sau khi tạo lead, deal hoặc nhiệm vụ trên Bitrix24, bạn cần chỉ định đâu là người phụ trách chính. Đồng thời, xác định rõ:

• Ai chịu trách nhiệm xử lý khách hàng.
• Ai phụ trách từng deal.
• Ai giám sát hoặc phê duyệt nếu cần.
• Deadline của từng nhiệm vụ.
• Kết quả cần đạt.

Với mục tiêu chung của đội sales, nên chia nhỏ thành KPI cho từng nhân viên để trách nhiệm được xác định rõ ràng và dễ đánh giá.

4. Thiếu sự nhất quán trong việc cập nhật dữ liệu CRM 

Nhân viên đã gọi điện, tư vấn hoặc gửi báo giá nhưng không cập nhật lại CRM. Khi đó, trạng thái trên Bitrix24 không phản ánh đúng tiến độ thực tế, khiến báo cáo và dự báo doanh số thiếu chính xác.

*Cách khắc phục:

Thiết lập quy định cập nhật CRM sau mỗi hoạt động quan trọng. Nhân viên nên cập nhật:

• Tóm tắt kết quả sau quá trình trao đổi qua điện thoại hoặc cuộc họp. 
• Trạng thái deal (giao dịch).
• Thông tin được thảo luận với khách hàng. 
• Giá trị giao dịch.
• Thời gian dự kiến chốt đơn.
• Nhiệm vụ tiếp theo cần được triển khai. 

Đồng thời, quản lý nên kiểm tra định kỳ các deal không có hoạt động mới hoặc đã quá lâu chưa được cập nhật để kịp thời nhắc nhở.

5. Chỉ theo dõi doanh số mà bỏ qua các chỉ số đầu vào

Doanh nghiệp chỉ quan tâm cuối tháng đạt bao nhiêu doanh thu mà không theo dõi các hoạt động tạo ra doanh thu. Vì vậy, khi không đạt mục tiêu, rất khó xác định vấn đề nằm ở khâu tìm kiếm khách hàng, tư vấn hay chốt đơn.

*Cách khắc phục:

Hãy kết hợp KPI đầu vào và KPI đầu ra một cách nhất quán:

• KPI đầu vào: Số lead mới, Số cuộc gọi, Số khách hàng được tư vấn, Số báo giá gửi đi, Số cuộc hẹn/demo, Số deal phát sinh,…
• KPI đầu ra: Doanh thu, Số deal thành công, Tỷ lệ chuyển đổi, Giá trị đơn hàng trung bình,…

Ví dụ: Nếu số lead và số cuộc hẹn đạt yêu cầu nhưng doanh thu vẫn thấp, doanh nghiệp có thể tập trung kiểm tra các giai đoạn báo giá, đàm phán và chốt đơn thay vì tiếp tục tăng số lượng khách hàng đầu vào.

6. Không rà soát và cập nhật kế hoạch thường xuyên 

Doanh nghiệp tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 từ đầu tháng hoặc đầu quý nhưng không theo dõi thường xuyên, dẫn đến cuối kỳ mới phát hiện doanh số thấp hơn mục tiêu hoặc pipeline không đủ cơ hội để hoàn thành chỉ tiêu.

*Cách khắc phục:

Thiết lập lịch đánh giá kế hoạch định kỳ, chẳng hạn hàng tuần đối với hoạt động bán hàng và hàng tháng đối với KPI. Khi kiểm tra, hãy đối chiếu:

Mục tiêu → Kết quả thực tế → Khoảng cách → Nguyên nhân → Phương án điều chỉnh

Dựa trên dữ liệu từ Bitrix24, doanh nghiệp có thể điều chỉnh: Chỉ tiêu của từng nhân viên, phân bổ khách hàng, số lượng hoạt động bán hàng, quy trình pipeline, nguồn khách hàng, cũng như các deal cần ưu tiên. Nhờ đó, kế hoạch bán hàng có thể được điều chỉnh ngay trong quá trình triển khai thay vì chờ đến cuối kỳ mới xử lý.

Kinh nghiệm tạo kế hoạch bán hàng hiệu quả trên Bitrix24

Để việc tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 thực sự hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần thiết lập mục tiêu, mà còn phải đảm bảo kế hoạch được phân bổ hợp lý, gắn với quy trình bán hàng, cập nhật dữ liệu đầy đủ và liên tục theo dõi kết quả. Bên cạnh đó, việc giao việc rõ ràng, theo dõi KPI, tự động hóa và điều chỉnh kế hoạch theo dữ liệu thực tế cũng giúp quá trình triển khai sát với tình hình kinh doanh hơn. 

• Xây dựng mục tiêu rõ ràng 

Xác định mục tiêu doanh thu, số lượng deal, khách hàng mới hoặc tỷ lệ chuyển đổi cần đạt được một cách cụ thể. Các mục tiêu nên có con số đo lường và thời hạn để dễ dàng thiết lập, theo dõi và đánh giá trên Bitrix24.

• Chia nhỏ mục tiêu theo thời gian và nhân sự 

Phân bổ mục tiêu tổng thành chỉ tiêu theo tháng, quý, nhóm hoặc từng nhân viên. Điều này giúp nhân viên biết rõ trách nhiệm của mình và nhà quản lý dễ theo dõi mức độ hoàn thành.

• Thiết kế pipeline sát với quy trình thực tế 

Xây dựng các giai đoạn phù hợp với hành trình bán hàng của doanh nghiệp, chẳng hạn Tiếp nhận lead → Tư vấn → Báo giá → Đàm phán → Chốt đơn. Không nên tạo quá nhiều giai đoạn khiến việc cập nhật và quản lý trở nên phức tạp.

• Chuẩn hóa cách nhập dữ liệu CRM 

Nhân viên cần thống nhất cách nhập và cập nhật thông tin khách hàng, nguồn lead, trạng thái deal, giá trị giao dịch và lịch sử tương tác. Điều này giúp dữ liệu được chuẩn hóa, hỗ trợ báo cáo và phân tích trên Bitrix24 chính xác hơn.

• Giao nhiệm vụ rõ người, rõ thời hạn 

Mỗi công việc trong kế hoạch cần xác định người phụ trách, thời hạn và kết quả cần hoàn thành. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể hạn chế bỏ sót công việc và tạo cơ sở để quản lý kiểm tra tiến độ của từng nhân viên.

• Giám sát đồng thời KPI đầu vào và đầu ra 

Bên cạnh doanh thu và số deal thành công, doanh nghiệp cũng cần theo dõi các chỉ số đầu vào như số lead, cuộc gọi, buổi tư vấn, báo giá hoặc cuộc hẹn khi tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác khâu nào đang ảnh hưởng đến kết quả bán hàng.

• Kiểm tra báo cáo định kỳ

Thường xuyên theo dõi doanh số, giá trị pipeline, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu suất nhân viên. Việc kiểm tra theo tuần hoặc tháng cũng giúp phát hiện sớm những chỉ tiêu chưa đạt và có phương án xử lý kịp thời trước khi thời hạn kết thúc.

• Ứng dụng tự động hóa cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại 

Tận dụng các tính năng tự động hóa của Bitrix24 để tạo nhiệm vụ, gửi thông báo, nhắc lịch follow-up hoặc thực hiện một số bước xử lý khi deal thay đổi trạng thái. Điều này giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế bỏ sót công việc.

• Tối ưu kế hoạch theo kết quả và số liệu thực tế 

Không nên xem kế hoạch là cố định trong suốt kỳ bán hàng. Thay vào đó, doanh nghiệp nên dựa trên dữ liệu từ CRM và báo cáo để điều chỉnh lại chỉ tiêu, phân bổ lại khách hàng, thay đổi nguồn lực hoặc tối ưu pipeline để phù hợp hơn với tình hình thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Bitrix24 có thể lập kế hoạch bán hàng không?

Có. Bitrix24 hỗ trợ thiết lập mục tiêu bán hàng theo doanh số hoặc số lượng giao dịch, đồng thời theo dõi kết quả thực tế để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch. Doanh nghiệp có thể phân bổ mục tiêu theo thời gian, nhân viên hoặc phạm vi bán hàng phù hợp.

2. Có thể tạo KPI bán hàng trên Bitrix24 không?

Có. Doanh nghiệp có thể thiết lập và theo dõi các chỉ tiêu như doanh thu, số deal, số khách hàng hoặc tỷ lệ chuyển đổi. Theo đó, KPI sẽ được phân bổ theo từng nhân viên hoặc nhóm để thuận tiện đánh giá hiệu suất.

3. Bitrix24 có theo dõi doanh số theo từng nhân viên không?

Có. Khi kế hoạch và dữ liệu CRM được phân bổ cho từng nhân viên, nhà quản lý có thể theo dõi doanh số, số lượng deal và tiến độ hoàn thành mục tiêu của từng thành viên. Đây cũng là cơ sở để so sánh hiệu suất và xác định nhân viên cần được hỗ trợ.

4. Có thể quản lý kế hoạch bán hàng theo tháng trên Bitrix24 không?

Có. Bitrix24 cho phép thiết lập mục tiêu theo các khoảng thời gian khác nhau, trong đó có tháng, quý, nửa năm và năm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn kỳ phù hợp với chu kỳ kinh doanh để theo dõi tiến độ và kết quả.

5. Bitrix24 có hỗ trợ dự báo doanh số không?

Có. Dựa trên dữ liệu giao dịch và pipeline, doanh nghiệp có thể phân tích giá trị các cơ hội đang xử lý, tiến độ từng giai đoạn và khả năng chuyển đổi để dự đoán doanh thu. Điều này giúp nhà quản lý chủ động điều chỉnh kế hoạch khi nguồn cơ hội chưa đủ để đạt mục tiêu.

6. Có thể tự động hóa quy trình bán hàng trên Bitrix24 không?

Có. Tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 hỗ trợ tự động hóa nhiều công việc trong quy trình bán hàng như tạo nhiệm vụ, gửi thông báo, nhắc follow-up hoặc thực hiện hành động khi deal chuyển sang một giai đoạn nhất định. Mức độ tự động hóa có thể tùy thuộc vào quy trình và gói Bitrix24 đang sử dụng.

7. Bitrix24 có phù hợp với đội sales nhiều nhân viên không?

Có. Bitrix24 phù hợp với đội sales cần quản lý tập trung khách hàng, deal, pipeline, nhiệm vụ, KPI và báo cáo. Nhà quản lý có thể phân quyền, phân công khách hàng và theo dõi hiệu suất theo từng nhân viên hoặc nhóm, giúp việc quản lý đội ngũ bán hàng quy mô lớn thuận tiện hơn.

Lời kết

Cách tạo kế hoạch bán hàng trên Bitrix24 không chỉ giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, mà còn hỗ trợ quản lý xuyên suốt quá trình từ tiếp cận khách hàng, xử lý cơ hội đến theo dõi doanh số và đánh giá hiệu suất. Khi được thiết lập đúng với quy trình thực tế, Bitrix24 có thể trở thành công cụ hỗ trợ đội ngũ sales quản lý công việc và tối ưu hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn triển khai Bitrix24, thiết lập CRM, xây dựng pipeline hoặc kế hoạch bán hàng phù hợp với quy trình thực tế, hãy liên hệ HVN Group để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp phù hợp.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777