Microsoft Bookings là gì? Giải pháp đặt lịch tự động trong Microsoft 365

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc quản lý lịch hẹn một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Sự trao đổi qua lại bằng email hay điện thoại để chốt một cuộc họp thường tốn nhiều công sức hơn mức cần thiết. Đây chính là lúc Microsoft Bookings được thiết lập. Vậy Microsoft Bookings là gì và ứng dụng này đã thay đổi cách các doanh nghiệp và cá nhân quản lý lịch hẹn như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu về công cụ đặt lịch trực tuyến mạnh mẽ, được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Microsoft 365 này.

Microsoft Bookings là gì?

Microsoft Bookings là một ứng dụng lập lịch trình trực tuyến nằm trong bộ sản phẩm Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Ứng dụng này được thiết kế nhằm đơn giản hóa và tự động hóa quy trình đặt lịch hẹn giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Thay vì phải trao đổi qua email hoặc điện thoại để tìm thời gian phù hợp, Bookings cung cấp một trang web đặt lịch công khai, cho phép khách hàng dễ dàng xem thời gian trống của nhân viên, chọn dịch vụ và đặt lịch hẹn bất cứ lúc nào (24/7). Bookings hoạt động như một cầu nối, cung cấp trải nghiệm đặt lịch linh hoạt, thuận tiện, và cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý lịch hẹn tập trung, tránh trùng lặp, gửi lời nhắc tự động, cũng như tiết kiệm thời gian lên lịch thủ công.

05 tính năng nổi bật của Microsoft Bookings

Microsoft Bookings được trang bị nhiều tính năng mạnh mẽ, biến nó thành một công cụ quản lý lịch hẹn toàn diện cho các ngành dịch vụ, tư vấn, chăm sóc sức khỏe, và giáo dục. Cụ thể:

Tạo lịch hẹn tự động

Tạo lịch hẹn tự động với trang đặt phòng trực tuyến là một trong những tính năng cốt lõi của Microsoft Bookings:

• Trang đặt lịch công khai: Doanh nghiệp có thể tạo một trang đặt lịch tùy chỉnh, có thể nhúng vào website riêng hoặc sử dụng độc lập.
• Chọn thời gian thực tế: Khách hàng thấy được lịch trống thực tế của nhân viên dựa trên lịch làm việc của họ và các cuộc hẹn đã được đặt trước đó.
• Xác nhận và nhắc nhở tự động: Sau khi đặt lịch, cả khách hàng và nhân viên liên quan đều nhận được email xác nhận và lời nhắc tự động (có thể bao gồm liên kết tham gia cuộc họp trực tuyến), giúp giảm thiểu tình trạng hủy hẹn không báo trước.

Tùy chỉnh các dịch vụ

Doanh nghiệp có thể xác định và tùy chỉnh chi tiết từng dịch vụ mà mình cung cấp:

• Thiết lập dịch vụ: Đặt tên, mô tả, thời lượng (thời gian cuộc hẹn), địa điểm (trực tiếp hoặc trực tuyến).
• Chỉ định nhân viên: Phân công nhân viên cụ thể có đủ khả năng thực hiện dịch vụ đó.
• Cài đặt giá cả: Thiết lập giá cho từng dịch vụ (nếu áp dụng).

Quản lý nhân viên

Microsoft Bookings giúp quản lý đội ngũ nhân viên và lịch trình của họ một cách hiệu quả:

• Lịch làm việc cá nhân: Quản trị viên có thể thiết lập giờ làm việc riêng cho từng nhân viên, giờ nghỉ, ngày nghỉ lễ.
• Phân công tự động: Bookings có thể tự động phân công cuộc hẹn cho nhân viên có thời gian trống theo kiểu luân phiên.
• Theo dõi: Nhân viên có thể xem lịch đặt trước của mình trong ứng dụng Bookings và trên lịch cá nhân (Outlook/Exchange).

Hỗ trợ thanh toán (tính năng tùy chọn)

Đối với một số khu vực và gói dịch vụ, Bookings cho phép tích hợp qua một số cổng kết nối hoặc Microsoft Teams Payments (cho phép người dùng thanh toán trong giao diện Teams) để:

• Yêu cầu thanh toán trước: Khách hàng có thể thanh toán một phần hoặc toàn bộ chi phí dịch vụ ngay khi đặt lịch.
• Theo dõi giao dịch: Quản lý các giao dịch thanh toán liên quan đến cuộc hẹn ngay trên hệ thống Bookings.

Tích hợp với lịch của Microsoft

Sự tích hợp chặt chẽ của Bookings với hệ sinh thái Microsoft 365 là một lợi thế lớn:

• Đồng bộ hóa với Outlook/Exchange: Bookings tự động kiểm tra tình trạng bận/rảnh trên lịch Outlook hoặc Exchange của nhân viên để hiển thị thời gian trống chính xác nhất, tránh trùng lặp lịch.
• Tích hợp với Microsoft Teams: Khi thiết lập cuộc hẹn là cuộc họp trực tuyến, Bookings sẽ tự động tạo một liên kết cuộc họp Teams và gửi đến tất cả người tham dự, giúp việc tổ chức cuộc hẹn ảo trở nên liền mạch.

Tóm lại, để trả lời cho câu hỏi “Microsoft Bookings là gì”, thì đây chính là một công cụ lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn hiện đại hóa quy trình đặt lịch hẹn, mang lại sự tiện lợi cho khách hàng và tăng cường hiệu quả quản lý nội bộ.

Microsoft Bookings mang lại những lợi ích gì?

Microsoft Bookings là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp dịch vụ tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và cải thiện đáng kể sự hài lòng của khách hàng thông qua việc tự động hóa quá trình đặt lịch hẹn. Cụ thể:

Tăng cường hiệu quả công việc

Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất của Bookings là tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Ứng dụng này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thủ công vì nó xử lý toàn bộ quy trình đặt lịch, xác nhận và gửi lời nhắc mà không cần can thiệp của nhân viên. Nhờ vậy, đội ngũ nhân sự có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc chuyên môn và phục vụ khách hàng trực tiếp. Bên cạnh đó, tất cả các cuộc hẹn, dịch vụ và thông tin nhân viên được quản lý tập trung tại một nơi duy nhất.

Hạn chế nhầm lẫn và tối ưu hóa lịch hẹn

Microsoft Bookings giải quyết triệt để vấn đề xung đột lịch và nhầm lẫn thường gặp. Nhờ tích hợp chặt chẽ với lịch Outlook/Exchange của nhân viên, Bookings luôn hiển thị thời gian trống chính xác theo thời gian thực. Hệ thống sẽ tự động chặn các khung giờ đã có cuộc họp cá nhân hoặc cuộc hẹn khác, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ trùng lịch. Ngoài ra, tính năng lời nhắc tự động (qua email xác nhận ngay khi đặt lịch và lời nhắc trước cuộc hẹn) giúp giảm đáng kể tình trạng hủy hẹn không báo trước.

Tạo trải nghiệm liền mạch, thuận tiện cho khách hàng

Bookings tạo ra một trải nghiệm đặt lịch chuyên nghiệp, linh hoạt và thuận tiện cho khách hàng. Khách hàng có thể truy cập trang đặt lịch trực tuyến bất cứ lúc nào (dịch vụ 24/7), ngay cả ngoài giờ hành chính, để đặt, hủy hoặc đổi lịch. Trang đặt lịch cung cấp tính minh bạch cao, giúp khách hàng dễ dàng xem tất cả các dịch vụ, thời gian có sẵn và nhân viên phục vụ, cho phép họ chủ động hơn trong quyết định của mình. 

Dễ dàng quản lý, theo dõi hiệu suất nhân viên

Microsoft Bookings cũng cung cấp các công cụ quản lý mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Người quản lý có thể xem tất cả cuộc hẹn của toàn bộ đội ngũ nhân viên trên một lịch tổng quan duy nhất, giúp theo dõi khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực. 

Việc quản lý dịch vụ và nhân viên cũng trở nên đơn giản, cho phép dễ dàng thêm, chỉnh sửa dịch vụ, phân công nhân viên và đặt giờ làm việc riêng lẻ. Chưa kể, dữ liệu đặt lịch có thể được sử dụng để theo dõi mức độ phổ biến của từng dịch vụ, hiệu suất của nhân viên và tần suất hủy/đặt lại, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế.

Bảo mật và tuân thủ quy định

Microsoft Bookings cũng đáp ứng tốt các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Thông tin khách hàng và lịch sử đặt hẹn được lưu trữ an toàn trong hệ sinh thái Microsoft, tuân thủ các quy tắc bảo mật và quyền riêng tư nghiêm ngặt (như GDPR). Hệ thống cũng áp dụng kiểm soát truy cập, đảm bảo chỉ những người dùng có quyền thích hợp mới có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin đặt lịch của doanh nghiệp.

Tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt

Bookings có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh. Trang đặt lịch có thể được tùy biến bằng logo và màu sắc thương hiệu của doanh nghiệp. Người dùng cũng có thể thiết lập các chính sách đặt lịch chi tiết như thời gian thông báo tối thiểu trước khi hủy, thời gian đệm giữa các cuộc hẹn, hoặc giờ làm việc riêng biệt, mang lại sự linh hoạt tối đa trong vận hành.

Dễ dàng tích hợp với hệ sinh thái có sẵn

Là một phần của Microsoft 365, Bookings hoạt động hiệu quả trong hệ sinh thái của Microsoft. Công cụ này có thể tích hợp với Microsoft Teams để tự động tạo cuộc họp ảo và cho phép nhân viên quản lý lịch trực tiếp trong ứng dụng Teams. Đồng thời, đồng bộ hóa với Outlook và Exchange để đảm bảo lịch trình nhân viên luôn chính xác và tức thì. 

Những ai nên sử dụng Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings được thiết kế tối ưu cho các doanh nghiệp và tổ chức cần quản lý các cuộc hẹn dịch vụ với khách hàng bên ngoài, hoặc các cuộc họp nội bộ theo lịch trình cụ thể. Đặc biệt, là với những người dùng đã có sẵn gói đăng ký Microsoft 365 Business Premium hoặc cao hơn.

• Ngành dịch vụ (cá nhân): Các phòng khám nha khoa, phòng khám y tế tổng quát, thẩm mỹ viện, tiệm cắt tóc, spa  hoặc các nhà tạo mẫu. Những doanh nghiệp này cần quản lý chặt chẽ lịch trình của từng chuyên viên hoặc bác sĩ để tối đa hóa thời gian phục vụ khách hàng và tránh thời gian chết.
• Tư vấn và dịch vụ chuyên nghiệp: Các công ty tư vấn tài chính, luật sư, kế toán, cố vấn kinh doanh, và dịch vụ bất động sản. Bookings cho phép họ tạo các trang đặt lịch cho các cuộc tư vấn, giúp khách hàng tiềm năng dễ dàng tìm được thời gian trống của chuyên gia mà không cần qua nhiều bước trung gian.
• Giáo dục và đào tạo: Các trường học, trung tâm dạy thêm, hoặc giáo viên cần tổ chức các buổi tư vấn phụ huynh, họp mặt gia sư, hay lịch phỏng vấn học sinh. Bookings có thể đơn giản hóa việc sắp xếp lịch giữa giáo viên và nhiều phụ huynh khác nhau.
• Dịch vụ nội bộ doanh nghiệp: Ngay cả trong môi trường doanh nghiệp, Bookings cũng hữu ích để quản lý việc đặt lịch sử dụng tài nguyên chung (ví dụ: phòng họp, thiết bị đặc biệt) hoặc đặt lịch với các phòng ban hỗ trợ (ví dụ: bộ phận IT Support, phòng Nhân sự cho các buổi phỏng vấn).

Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp nào mà mô hình kinh doanh xoay quanh việc cung cấp dịch vụ theo cuộc hẹn, cần một giải pháp đặt lịch tự động, tích hợp Teams để họp trực tuyến, và đã sử dụng Microsoft 365 đều là đối tượng lý tưởng của Microsoft Bookings.

So sánh chi tiết Microsoft Bookings và Calendly

Microsoft Bookings và Calendly đều là những công cụ lập lịch hẹn trực tuyến hàng đầu, nhưng giữa chúng vẫn có những sự khác biệt cơ bản. Bookings được đánh giá cao nhờ sự tích hợp sâu vào hệ sinh thái Microsoft 365, trong khi Calendly nổi bật với tính linh hoạt đa nền tảng và giao diện đơn giản.

Bảng so sánh sau đây sẽ làm rõ điểm mạnh, điểm yếu và các tính năng chính của hai công cụ này:

Nhìn chung, tùy theo nhu cầu, ngân sách, cũng như mục đích sử dụng mà doanh nghiệp có thể cân nhắc ứng dụng phù hợp:

• Microsoft Bookings: Nếu doanh nghiệp của bạn đã sử dụng và phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft 365 (bao gồm Outlook, Exchange và Teams), ưu tiên tính năng quản lý đội nhóm và bảo mật tập trung, cũng muốn tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng công cụ đã có sẵn trong gói đăng ký, Microsoft Bookings là giải pháp phù hợp.
• Calendly: Trường hợp bạn cần một công cụ lập lịch đơn giản, linh hoạt, tương thích với nhiều nền tảng lịch khác nhau (đặc biệt là Google), hoặc cần các tính năng định tuyến cuộc hẹn nâng cao và không muốn bị ràng buộc bởi môi trường Microsoft, Calendly sẽ là lựa chọn tối ưu.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Bookings đơn giản

Microsoft Bookings là một ứng dụng lịch trình trực tuyến giúp các doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng quản lý và lên lịch các cuộc hẹn với khách hàng. Theo đó, ngoài việc hiểu rõ Microsoft Bookings là gì, thì làm thế nào để thiết lập lịch Bookings và quản lý lịch hẹn hiệu quả cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm. Dưới đây sẽ là những hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng thao tác việc này:

Thiết lập lịch Bookings

Để bắt đầu sử dụng Microsoft Bookings, trước tiên bạn cần thực hiện các bước thiết lập cơ bản để tạo trang đặt lịch tùy chỉnh cho doanh nghiệp hoặc cá nhân. Cụ thể:

1. Đăng nhập Microsoft Bookings

– Bước 1: Truy cập Bookings qua bộ ứng dụng Microsoft 365 (Office 365) hoặc qua liên kết trực tiếp: https://outlook.office.com/bookings/homepage.

– Bước 2: Click chọn Tạo trang đặt trước nếu đây là lần đầu hoặc bạn muốn tạo trang mới.

2. Cung cấp Thông tin doanh nghiệp (Business Information)

Cập nhật thông tin cho trang của bạn:

• Tên trang
• Loại doanh nghiệp
• Logo
• Giờ làm việc

3. Thêm Nhân viên (Staff)

– Bước 1: Click mục Tìm kiếm người trong tổ chức của bạn >> thêm các thành viên sẽ đảm nhiệm dịch vụ, gặp gỡ hoặc chăm sóc khách hàng.

– Bước 2: Chỉ định vai trò và giờ làm việc cá nhân cho từng nhân viên. Bookings sẽ tự động kiểm tra lịch Outlook/Microsoft 365 của họ để xác định thời gian trống.

4. Thiết lập Dịch vụ (Service)

– Bước 1: Click Thay đổi nếu bạn muốn dịch vụ của bạn cần chỉnh sửa.

– Bước 2: Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa tên dịch vụ, khoảng thời gian dịch vụ, tuần làm việc, cũng như thời gian làm việc cụ thể tùy theo yêu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn.

– Bước 3: Hãy tích chọn Tạo thành cuộc họp Teams (nếu bạn muốn thiết lập cuộc họp trực tuyến khi kết nối dịch vụ).

5. Cài đặt những ai có thể đặt trước lịch hẹn

Tùy chọn này cho phép bạn đặt quyền cho những người có thể xem trang đặt trước, kiểm tra tính khả dụng, cũng như đặt trước cuộc hẹn.

• Không tự phục vụ (Chỉ lên lịch cuộc hẹn từ ứng dụng Đặt chỗ)
• Mọi người trong tổ chức của tôi (Mọi người có thể đặt chỗ với trang tự phục vụ nội bộ)
• Bất kỳ ai (Mọi người có thể đặt chỗ với trang tự phục vụ công cộng)

Tùy chỉnh và quản lý Trang đặt lịch

Sau khi hoàn tất việc thiết lập và xuất bản trang đặt lịch, bạn cũng cần biết cách theo dõi và quản lý các cuộc hẹn đã được đặt. Cụ thể:

1. Tùy chỉnh Trang đặt lịch (Booking Page)

– Bước 1: Nhấn mục Thông tin doanh nghiệp (Business Information).

– Bước 2: Tùy chỉnh giao diện, màu sắc, logo theo nhu cầu cụ thể.

– Bước 3: Tùy chọn Trang đặt trước >> Thiết lập Chính sách lên lịch (Scheduling Policy) mặc định. Ví dụ: Thời gian tối thiểu khách hàng có thể đặt hoặc hủy lịch trước.

– Bước 4: Bật/tắt tính năng đồng bộ với lịch nhân viên.

2. Thêm nhân viên

– Bước 1: Click mục Nhân viên (Staff) >> thêm các thành viên sẽ đảm nhiệm dịch vụ, gặp gỡ hoặc chăm sóc khách hàng.

– Bước 2: Chỉ định vai trò và giờ làm việc cá nhân cho từng nhân viên. Bookings sẽ tự động kiểm tra lịch Outlook/Microsoft 365 của họ để xác định thời gian trống.

3. Xuất bản và chia sẻ Trang đặt lịch

– Bước 1: Truy cập Trang đặt trước mà bạn đã tạo.

– Bước 2: Tùy chọn mục Trang đặt trước. Lúc này, bạn sẽ nhận được một Liên kết đặt lịch (Booking Page URL) duy nhất. Chia sẻ liên kết này với khách hàng (qua email, mạng xã hội, hoặc nhúng vào trang web của bạn) để mọi người dễ dàng truy cập và đặt lịch.

4. Quản lý lịch hẹn trên Trang đặt lịch

• Xem Lịch (Calendar): Xem tất cả các cuộc hẹn đã đặt trong chế độ xem lịch.
• Thông báo tự động: Microsoft Bookings sẽ tự động gửi email xác nhận và email nhắc nhở cho khách hàng và nhân viên khi có cuộc hẹn mới được đặt, thay đổi hoặc hủy bỏ.
• Tạo cuộc hẹn thủ công: Bạn có thể tạo cuộc hẹn cho khách hàng (ví dụ: khi họ gọi điện) bằng cách chọn Lịch (Calendar) >> chọn Đặt lịch mới (New booking).

Câu hỏi thường gặp

1. Microsoft Bookings có phải là một phần mềm độc lập không?

Microsoft Bookings không phải là một phần mềm độc lập, mà là một ứng dụng được bao gồm trong các gói đăng ký Microsoft 365 (ví dụ: Business Standard, Business Premium, E3, E5) và tích hợp chặt chẽ với Outlook và Microsoft Teams. Bạn không thể mua Bookings riêng lẻ.

2. Nhân viên và khách hàng có cần tài khoản Microsoft 365 để truy cập Bookings không?

Không. Bạn có thể thêm nhân viên bằng bất kỳ email nào (như Gmail hoặc Yahoo). Họ vẫn sẽ nhận được email xác nhận và lời mời tham dự cuộc hẹn. Tuy nhiên, nếu nhân viên có tài khoản Microsoft 365, Bookings sẽ có khả năng tự động kiểm tra lịch Outlook/Teams của họ để tránh trùng lịch tốt hơn.

3. Tôi có thể tạo nhiều lịch Bookings không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể tạo và quản lý nhiều lịch Bookings khác nhau, mỗi lịch cho một phòng ban hoặc dịch vụ riêng biệt, tất cả bằng cùng một tài khoản Microsoft 365.

4. Tôi có thể thêm thời gian đệm giữa các cuộc hẹn trên Bookings không?

Có. Khi thiết lập dịch vụ, bạn có thể chỉ định một khoảng thời gian đệm (ví dụ: 15 phút) trước và/hoặc sau mỗi cuộc hẹn để nhân viên có thời gian chuẩn bị hoặc nghỉ ngơi.

5. Tôi có thể tùy chỉnh các câu hỏi trên trang đặt lịch không?

Có. Trong phần thiết lập dịch vụ, bạn có thể sử dụng tính năng Trường tùy chỉnh (Custom Fields) để thêm các câu hỏi riêng, giúp thu thập thông tin cần thiết từ khách hàng khi họ đặt lịch.

Lời kết

Hy vọng, bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Microsoft Bookings là gì – ứng dụng lập lịch trình trực tuyến được tích hợp trong Microsoft 365, đóng vai trò là cầu nối thông minh giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng. Với khả năng tự động kiểm tra lịch trống của nhân viên, gửi xác nhận và nhắc nhở, đồng thời tạo liên kết cuộc họp Teams, Bookings đã loại bỏ sự phức tạp của việc lên lịch thủ công. 

Trường hợp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu hơn về thiết lập, quản lý hoặc gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng Microsoft Bookings, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của HVN Group để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777