Cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail đơn giản trong 30s

Cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, mà còn cung cấp thông tin liên hệ một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo chữ ký cho email của mình, từ đó nâng cao trải nghiệm giao tiếp qua email.

Cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail dễ dàng

Việc thiết lập thông tin cá nhân cuối email (chữ ký) trong Gmail là một điều rất cần thiết, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian khi gửi email, mà còn tạo ấn tượng tốt đối với người nhận. Bạn có thể thêm tên, chức vụ, địa chỉ công ty, số điện thoại và cả các liên kết đến mạng xã hội nếu cần.

Dưới đây là các bước cụ thể để bạn có thể tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail một cách nhanh chóng, dễ dàng: 

Bước 1: Truy cập vào cài đặt Gmail

Trước tiên, bạn cần tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Sau khi đăng nhập, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải màn hình để mở menu cài đặt. Trong menu này, chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Chọn tab “Chữ ký”

Trong cửa sổ cài đặt, bạn sẽ thấy nhiều tab khác nhau. Hãy tìm tab có tên Chữ ký. Tại đây, bạn có thể tạo mới hoặc chỉnh sửa các chữ ký hiện tại.

Bước 3: Tạo hoặc chỉnh sửa chữ ký

Để tạo chữ ký mới, nhấp vào nút Tạo mới và đặt tên cho nó.

Tiếp theo, trong ô soạn thảo bên dưới, bạn có thể nhập nội dung mà mình muốn hiển thị như tên, vị trí, số điện thoại, và các thông tin khác một cách dễ dàng.

Bước 4: Tùy chỉnh chữ ký

Để chữ ký trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng ở phía dưới. Cụ thể như:

• Font chữ (tùy chọn theo font chữ nhận diện thương hiệu hoặc cá nhân)
• Kích cỡ chữ (nhỏ, thường, lớn, rất lớn)
• Định dạng (in đậm, in nghiêng, gạch chân)
• Màu chữ (màu sắc của thương hiệu hoặc cá nhân)
• Liên kết (các trang mạng xã hội)
• Hình ảnh (logo thương hiệu)
• Căn chỉnh lề (trái, phải, hoặc giữa)
• Trích dẫn (tạo dòng trích dẫn cho chữ ký)
• Danh sách bullet hoặc đánh số thứ tự
• Tăng/Giảm thụt lề
• Xóa định dạng 

Bước 5: Lưu thay đổi

Cuối cùng, sau khi hoàn thành việc tạo chữ ký, hãy cuộn xuống dưới cùng và nhấn nút Lưu thay đổi. Giờ đây, mỗi khi bạn gửi email, chữ ký của bạn sẽ tự động được chèn vào cuối email.

*Nếu bạn muốn sở hữu một mẫu chữ ký chuyên nghiệp, ấn tượng và đồng bộ cho cả doanh nghiệp, có trực tiếp liên hệ dịch vụ thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp tại HVN Group. Chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế chữ ký email cá nhân hóa, tối ưu cho thương hiệu và dễ dàng tích hợp vào mọi nền tảng email.

👉 Đăng ký dịch vụ chữ ký email tại HVN Group để nâng tầm hình ảnh thương hiệu và giá trị doanh nghiệp ngay hôm nay!

Thay đổi chữ ký Gmail khi gửi email cho nhiều người

Nếu bạn thường xuyên gửi email đến những nhóm người khác nhau, hãy cân nhắc việc tạo ra nhiều phiên bản chữ ký khác nhau. Mỗi phiên bản có thể chứa thông tin cụ thể phù hợp với từng nhóm, giúp tăng tính cá nhân hóa cho từng email.

Khi đó, việc thay đổi chữ ký Gmail để gửi mail cho nhiều người cũng dễ dàng thực hiện với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập vào mục cài đặt Gmail và tìm tab Chữ ký. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các chữ ký mà mình đã tạo.

– Bước 2: Tại tab Chữ ký mặc định, hãy chọn mẫu chữ ký hiển thị cho các email mới, thư trả lời, hoặc chuyển tiếp phù hợp.

– Bước 3: Cuối cùng, nhấn Lưu thay đổi để hoàn tất.

*Lưu ý: Ngoài việc tùy chỉnh thông tin cá nhân, bạn cũng nên xem xét ngữ cảnh của email trước khi lựa chọn chữ ký phù hợp. Nếu bạn đang gửi một email chính thức, chữ ký cần phải nghiêm túc và chuyên nghiệp hơn. Ngược lại, nếu đó là một email thân mật, bạn có thể thêm một chút sáng tạo và thoải mái vào chữ ký của mình.

Xóa thông tin cá nhân cuối email trong Gmail

Trường hợp người dùng muốn xóa chữ ký (thông tin cá nhân cuối email), thao tác cũng rất dễ dàng với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập vào cài đặt Gmail và tìm tab Chữ ký. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các chữ ký mà mình đã tạo.

– Bước 2: Chọn chữ ký mà mình muốn xóa >> nhấn vào biểu tượng Thùng rác để xóa.

– Bước 3: Cuối cùng, hãy nhớ lưu các thay đổi sau khi bạn hoàn tất.

*Lưu ý: Nếu chỉ muốn tạm thời không hiện chữ ký trong một email cụ thể, bạn cũng có thể đơn giản là bỏ chọn ô chữ ký trong phần soạn thảo email.

Tại sao nên tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail?

Với việc tạo thông tin cá nhân (chữ ký) cuối email, người dùng có thể nhận được nhiều lợi ích, bao gồm: 

Thể hiện sự chuyên nghiệp

Khi bạn gửi email với một chữ ký rõ ràng và chuyên nghiệp, điều này không chỉ tạo ấn tượng tốt với người nhận, mà còn cho thấy bạn là một người nghiêm túc trong công việc. Một chữ ký đẹp cũng có thể làm nổi bật thương hiệu cá nhân của bạn trong mắt đồng nghiệp và khách hàng.

Cung cấp một số thông tin liên hệ nhanh chóng

Một trong những lợi ích khác của việc tạo chữ ký trong email là khả năng cung cấp thông tin liên hệ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Người nhận không cần phải tìm kiếm thông tin của bạn ở đâu khác, mà chỉ cần nhìn vào cuối email của bạn.

Xây dựng thương hiệu cho cá nhân hoặc doanh nghiệp

Chữ ký email cũng có thể là một công cụ tiếp thị mạnh mẽ. Bằng cách thêm logo công ty, liên kết đến trang web của bạn hoặc các tài khoản mạng xã hội, bạn có thể xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người làm trong lĩnh vực kinh doanh hoặc marketing.

Tiết kiệm thời gian và tạo sự nhất quán

Việc tạo chữ ký giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc phải nhập lại thông tin liên lạc mỗi lần gửi email. Hơn nữa, chữ ký thống nhất sẽ giúp mọi email bạn gửi đều có một phong cách giống nhau, tạo nên sự chuyên nghiệp và nhất quán trong giao tiếp.

Tăng độ tin cậy của email

Người nhận thường cảm thấy an tâm hơn khi nhận được email có chữ ký rõ ràng. Điều này giúp tăng cường độ tin cậy và tính xác thực của email, đặc biệt là trong bối cảnh ngày nay khi mà lừa đảo qua email trở nên phổ biến.

Một số lỗi thường gặp khi tạo thông tin cá nhân cuối email

Mặc dù việc tạo chữ ký cá nhân trong Gmail khá đơn giản, nhưng vẫn có một số lỗi thường gặp mà người dùng hay mắc phải. Hãy cùng tìm hiểu thêm thông tin để tránh những sai sót này.

Không nhất quán về định dạng

Một trong những lỗi phổ biến khi tạo chữ ký email chính là sự không đồng nhất về định dạng . Ví dụ, nếu bạn sử dụng font chữ và kích thước khác nhau trong chữ ký, điều này có thể khiến chữ ký trông kém chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng cùng một kiểu chữ, màu sắc và kích thước cho tất cả các phần trong chữ ký.

Thiếu thông tin quan trọng

Nhiều người tạo chữ ký nhưng lại quên cung cấp thông tin quan trọng như số điện thoại hoặc địa chỉ công ty. Điều này có thể gây khó khăn cho người nhận khi họ cần liên lạc với bạn sau này. Do đó, hãy chắc chắn rằng chữ ký của bạn chứa đủ thông tin cần thiết để người khác có thể liên hệ một cách dễ dàng.

Không thể thêm hình ảnh

Khi tạo chữ ký, bạn có thể thêm hình ảnh như logo của công ty hoặc một bức ảnh cá nhân. Tuy nhiên, một số người không biết cách thêm hình ảnh hoặc gặp vấn đề với việc hiển thị hình ảnh trong chữ ký. Trường hợp tải ảnh lên từ Google Drive, thì bạn cũng nên chắc chắn rằng mình đã bật chế độ chia sẻ ảnh công khai để đảm bảo hình ảnh hiển thị.

Không hiển thị đủ nội dung chữ ký

Chữ ký email không hiển thị đầy đủ cũng là một vấn đề phổ biến mà nhiều người dùng thường gặp phải. Nguyên nhân có thể đến từ việc chữ ký quá dài, định dạng HTML không chính xác, hoặc kích thước hình ảnh quá lớn. 

Để khắc phục, người dùng nên kiểm tra lại cài đặt chữ ký trong email, tối ưu nội dung và hình ảnh, hoặc tạo lại chữ ký từ đầu bằng công cụ hỗ trợ định dạng chuẩn. Việc này giúp đảm bảo chữ ký luôn hiển thị đúng cách trên mọi thiết bị và ứng dụng email

Liên kết chữ ký không hoạt động

Việc liên kết trong chữ ký email không hoạt động thường xuất phát từ lỗi định dạng hoặc do email được gửi dưới dạng văn bản thuần túy thay vì HTML. Ngoài ra, một số trình duyệt email hoặc ứng dụng bảo mật cũng có thể tự động chặn liên kết. 

Để khắc phục, người dùng cần kiểm tra lại định dạng email, đảm bảo liên kết được chèn đúng cú pháp HTML, và thử gửi từ các thiết bị hoặc nền tảng khác nhau để kiểm tra khả năng hiển thị.

Lưu ý quan trọng khi tạo và sử dụng chữ ký Gmail

Khi tạo chữ ký, cũng sẽ có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo chữ ký luôn hiệu quả và chuyên nghiệp: 

• Thông tin ngắn gọn, dễ hiểu: Chữ ký không nên quá dài và phức tạp. Một chữ ký ngắn gọn, súc tích sẽ dễ đọc và để lại ấn tượng tốt hơn. Vì vậy, hãy cố gắng giới hạn chữ ký của bạn trong khoảng 5 – 6 dòng.
• Định dạng chữ ký giúp nổi bật thông tin: Bạn có thể sử dụng các yếu tố định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân, hoặc màu sắc để làm nổi bật các thông tin quan trọng. Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi tùy chỉnh quá nhiều định dạng, vì điều này có thể làm cho chữ ký trở nên lộn xộn.
• Kiểm tra chữ ký email sau khi tạo: Sau khi tạo chữ ký email, đừng quên kiểm tra xem chữ ký có hiển thị đúng hay không, thông tin có đầy đủ, hay có gặp sự cố lỗi định dạng. Một chữ ký có lỗi có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn.
• Cập nhật khi cần thiết: Hãy nhớ cập nhật chữ ký của bạn khi có thay đổi trong thông tin liên hệ, chức vụ hoặc bất kỳ thông tin nào khác. Một chữ ký lỗi thời có thể gây nhầm lẫn cho người nhận.

Xem thêm: Tìm địa chỉ email qua số điện thoại

Lời kết 

Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail đơn giản, dễ dàng, và cách tùy chỉnh sao cho hợp lý. Hãy nhớ rằng, sự chuyên nghiệp trong giao tiếp không chỉ nằm ở nội dung, mà còn ở cách bạn trình bày thông tin thông qua chữ ký.

Nếu có bất kỳ vướng mắc liên quan đến việc tạo chữ ký trong Gmail, hãy trực tiếp kết nối với HVN Group qua các kênh thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777