03+ Cách backup cho Microsoft 365 an toàn, chi tiết từ A-Z

Dữ liệu trên Microsoft 365 có thực sự an toàn tuyệt đối? Nhiều doanh nghiệp vẫn tin rằng hệ thống của Microsoft đã tự động sao lưu toàn bộ dữ liệu, nhưng thực tế không hoàn toàn như vậy. Khi xảy ra các sự cố, dữ liệu có thể mất vĩnh viễn nếu không có giải pháp backup phù hợp. Trong bài viết này, HVN Group sẽ hướng dẫn chi tiết cách backup cho Microsoft 365, giúp doanh nghiệp hiểu rõ vì sao cần sao lưu, các phương pháp phổ biến hiện nay và cách triển khai hiệu quả với giải pháp Acronis Cyber Protect Cloud.

Microsoft 365 có cần backup không? 

Phần lớn người dùng tin rằng dữ liệu của họ đã được Microsoft bảo vệ toàn diện và không cần thêm giải pháp backup. Tuy nhiên, đây là một hiểu lầm có thể dẫn đến rủi ro mất dữ liệu nghiêm trọng.

Microsoft có backup dữ liệu cho người dùng không?

Microsoft 365 không cung cấp backup theo đúng nghĩa truyền thống. Nền tảng này chỉ hỗ trợ một số cơ chế lưu trữ tạm thời và phục hồi giới hạn như chính sách lưu giữ (Retention Policy) để duy trì dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc thùng rác (Recycle Bin) hỗ trợ khôi phục các mục đã xóa ngắn hạn.

Những tính năng này thường thiếu đi những yếu tố cốt lõi như khả năng lưu trữ độc lập, tính linh hoạt trong việc quản lý các phiên bản dài hạn, và đặc biệt là không thể đảm bảo khôi phục nếu dữ liệu bị xóa vĩnh viễn hoặc bị tấn công sâu.

Nói cách khác, Microsoft chỉ đang hỗ trợ quản lý vòng đời dữ liệu trên hạ tầng của họ, chứ không chịu trách nhiệm sao lưu toàn diện cho tài sản số. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm cách backup cho Microsoft 365 để đảm bảo khả năng khôi phục nếu dữ liệu bị xóa vĩnh viễn hoặc bị tấn công sâu.

Vì sao vẫn cần backup dù Microsoft 365 đã có bảo mật?

Để hiểu rõ vấn đề này, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm: Security (Bảo mật) và Backup (Sao lưu). Trong khi Security tập trung vào việc bảo vệ hệ thống và ngăn chặn các truy cập trái phép, thì Backup lại đóng vai trò đảm bảo khả năng khôi phục khi sự cố thực sự xảy ra.

Microsoft 365 tập trung mạnh vào security, tức là bảo vệ hạ tầng và dịch vụ cloud. Tuy nhiên, họ không chịu trách nhiệm cho dữ liệu người dùng trong các tình huống như:

• Dữ liệu bị xóa sau khi hết thời gian retention
• File bị mã hóa bởi ransomware
• Dữ liệu bị xóa bởi người dùng nội bộ

Trong các trường hợp này, nếu không có bản backup độc lập, bạn gần như không thể khôi phục dữ liệu. Do đó, bạn cần tìm đến các cách backup cho Microsoft 365 để đảm bảo dữ liệu luôn có thể khôi phục trong mọi tình huống.

Doanh nghiệp nào cần backup Microsoft 365?

Hầu hết các tổ chức sử dụng Microsoft 365 đều cần triển khai backup. Tuy nhiên, mức độ cấp thiết sẽ đặc biệt cao với các nhóm doanh nghiệp sau:

• SME không có đội ngũ IT chuyên sâu: Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu năng lực quản trị rủi ro dữ liệu. Khi xảy ra sự cố như xóa nhầm hoặc ransomware, họ dễ bị động nếu chỉ phụ thuộc vào Microsoft 365. Backup đóng vai trò như lớp bảo vệ giúp duy trì vận hành ổn định.
• Doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lớn: Các tổ chức lớn xử lý dữ liệu trên nhiều nền tảng như Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams. Đồng thời, nhu cầu kiểm soát và khôi phục dữ liệu chi tiết cũng cao hơn, khiến backup trở thành yêu cầu bắt buộc.
• Các lĩnh vực đặc thù như tài chính, giáo dục, y tế: Đây là các lĩnh vực có yêu cầu nghiêm ngặt về lưu trữ và tuân thủ. Dữ liệu cần được bảo vệ và truy xuất dài hạn, kể cả khi đã bị xóa khỏi hệ thống chính. Backup giúp đảm bảo tuân thủ và giảm rủi ro pháp lý.

Các cách backup cho Microsoft 365 phổ biến hiện nay

Hiện nay, bạn có thể lựa chọn nhiều cách backup cho Microsoft 365, tùy theo nhu cầu, ngân sách và mức độ quan trọng của dữ liệu. Tuy nhiên, không phải cách nào cũng đảm bảo tính an toàn và khả năng khôi phục khi xảy ra sự cố.

Cách backup cho Microsoft 365 thủ công 

Đây là phương pháp cơ bản nhất, thường được cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ sử dụng. Bạn có thể tải dữ liệu về máy hoặc lưu trữ nội bộ thông qua thao tác thực hiện sao lưu dữ liệu Email Outlook (PST):

Hướng dẫn thực hiện cách backup cho Microsoft 365 thủ công:

Với các tệp quan trọng trên OneDrive hoặc SharePoint, bạn có thể chọn tệp và nhấn Download để lưu một bản sao offline trên thiết bị khác.

• Bước 1: Truy cập vào thư mục OneDrive bằng tài khoản Microsoft 365.

• Bước 2: Chọn mục Tập tin của tôi tại thanh menu bên trái.

• Bước 3: Tích vào vòng tròn nhỏ ở góc trên bên trái của các tệp hoặc thư mục bạn muốn sao lưu.

• Bước 4: Nhấn nút Tải xuống trên thanh công cụ phía trên cùng hoặc click chuột phải và chọn Tải xuống.

• Bước 5: Trình duyệt sẽ tải về một tệp nén (nếu bạn chọn nhiều mục cùng lúc). Sau khi tải xong, hãy copy tệp này sang USB hoặc ổ cứng rời để hoàn tất việc sao lưu.

Chúng tôi đánh giá cách backup cho Microsoft 365 bằng thủ công là phương án tối ưu chi phí cho nhu cầu lưu trữ tức thời hoặc dữ liệu đơn lẻ nhờ tính đơn giản và sẵn có. Tuy nhiên, hình thức này tiềm ẩn rủi ro lớn do thiếu tính tự động và phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác con người. Trong môi trường dữ liệu lớn, việc sao lưu rời rạc khiến quy trình khôi phục trở nên chậm chạp, gần như bất khả thi khi đối phó với các cuộc tấn công Ransomware.

Cách backup cho Microsoft 365 bằng tính năng sẵn có của Microsoft

Microsoft 365 cung cấp một số tính năng hỗ trợ lưu trữ và bảo vệ dữ liệu như Retention Policy, cho phép lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian xác định ngay cả khi người dùng đã xóa dữ liệu đó. Nhiều doanh nghiệp thường tận dụng tình năng này như một giải pháp thay thế cho backup.

• Bước 1: Truy cập trình quản lý Microsoft Purview

Từ trình khởi chạy ứng dụng Microsoft 365, bạn tìm và chọn biểu tượng Compliance (Tuân thủ) hoặc truy cập thẳng vào Microsoft Purview.

Tại menu bên trái, tìm mục Data lifecycle management (Quản lý vòng đời dữ liệu) và chọn Microsoft 365. Sau đó, chuyển sang thẻ Retention policies (Chính sách lưu giữ).

• Bước 2: Khởi tạo chính sách mới

Nhấn vào nút + New retention policy (Chính sách lưu giữ mới).

Đặt tên gợi nhớ cho chính sách (ví dụ: “Lưu trữ dữ liệu dự án 7 năm”) và nhấn Next.

• Bước 3: Chọn phạm vi áp dụng 

Phạm vi quản trị (Admin Units): Nếu doanh nghiệp lớn, bạn có thể chọn đơn vị hành chính cụ thể, nếu không hãy nhấn Next để bỏ qua.

Loại chính sách: Chọn Static (Tĩnh) nếu bạn muốn tự tay chọn các trang SharePoint cụ thể, hoặc Adaptive (Thích ứng) nếu muốn hệ thống tự áp dụng dựa trên thuộc tính của trang. (Thông thường chọn Static cho các nhu cầu cơ bản). Ở đây chúng tôi sẽ chọn Static.

• Bước 4: Chọn vị trí lưu trữ 

Gạt công tắc bật tại các vị trí mà bạn muốn áp dụng chính sách.

Nếu không muốn áp dụng cho toàn bộ các trang, hãy nhấn vào liên kết Edit để tìm và chọn đích danh (Include) hoặc loại trừ (Exclude) các trang SharePoint cụ thể mà bạn muốn bảo vệ.

• Bước 5: Thiết lập cài đặt lưu giữ 

Đây là phần quan trọng nhất để quyết định dữ liệu sẽ được giữ trong bao lâu:

+ Thời gian lưu giữ: Chọn số năm cụ thể hoặc chọn Forever (Vĩnh viễn).

+ Thời điểm bắt đầu: Tính từ khi nội dung được tạo (When items were created) hoặc từ lần chỉnh sửa cuối cùng (When items were last modified).

+ Hành động sau khi hết hạn: Bạn có thể chọn Delete items automatically (Tự động xóa) hoặc Do nothing (Không làm gì, chỉ tắt chế độ bảo vệ).

• Bước 6: Kiểm tra lại toàn bộ các thiết lập trong bảng tổng hợp cuối cùng. Sau đó, nhấn Submit để kích hoạt chính sách.

*Lưu ý: Có thể mất tối đa 1 tuần để chính sách này có hiệu lực hoàn toàn trên hệ thống.

Tính năng này mang lại lợi thế về triển khai nhanh, tích hợp sẵn và đáp ứng tốt yêu cầu tuân thủ, kiểm toán. Tuy nhiên, đây không phải là cách backup cho Microsoft 365 thực thụ do không tạo bản sao độc lập, khả năng khôi phục còn hạn chế và thiếu linh hoạt. 

Đồng thời, các cơ chế này không đủ để bảo vệ trước các rủi ro như ransomware hay mất dữ liệu vĩnh viễn, cũng như khó đáp ứng nhu cầu phục hồi nhanh trong tình huống khẩn cấp. Vì vậy, chúng chỉ phù hợp cho quản lý vòng đời dữ liệu, không thể thay thế giải pháp sao lưu chuyên nghiệp.

Cách backup cho Microsoft 365 bằng giải pháp bên thứ 3

Trước những hạn chế của cách backup cho Microsoft 365 thủ công và tính năng sẵn có, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp từ bên thứ ba như Acronis để đảm bảo an toàn dữ liệu toàn diện.

Cách backup cho Microsoft 365 này hoạt động bằng cách tạo bản sao dữ liệu độc lập với hệ thống Microsoft 365, thường được lưu trữ trên cloud riêng hoặc hạ tầng tách biệt. Điều này giúp doanh nghiệp vẫn có thể khôi phục dữ liệu ngay cả khi hệ thống chính gặp sự cố hoặc bị tấn công.

Ưu điểm:

• Tự động backup theo lịch, giảm phụ thuộc vào con người
• Lưu trữ dữ liệu độc lập, an toàn trước các rủi ro từ Microsoft 365
• Khả năng restore nhanh và linh hoạt theo từng email, file hoặc user
• Hỗ trợ versioning, giúp khôi phục dữ liệu tại nhiều thời điểm khác nhau
• Tích hợp thêm các lớp bảo vệ như chống ransomware, mã hóa dữ liệu

Nhược điểm:

• Phát sinh chi phí triển khai và duy trì
• Cần lựa chọn giải pháp phù hợp để tránh phức tạp trong vận hành

Trong các tình huống như ransomware, xóa nhầm dữ liệu diện rộng hoặc lỗi hệ thống, chỉ những giải pháp backup chuyên dụng mới đảm bảo khả năng phục hồi nhanh và đầy đủ.

Vì vậy, với các tổ chức có dữ liệu quan trọng, việc sử dụng giải pháp bên thứ ba không còn là lựa chọn nâng cao mà là một phần bắt buộc trong chiến lược bảo vệ dữ liệu.

So sánh các cách backup cho Microsoft 365

Bảng so sánh chi tiết được chúng tôi tổng hợp dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các cách backup cho Microsoft 365 phổ biến hiện nay:

Dưới góc độ là đơn vị tư vấn chuyển đổi số, chúng tôi đánh giá rằng không có cách backup cho Microsoft 365 miễn phí nào là an toàn tuyệt đối. Theo quan sát của chúng tôi từ hàng ngàn dự án triển khai, các lỗ hổng từ chính sách mặc định của Microsoft thường chỉ được phát hiện khi sự cố đã xảy ra. Doanh nghiệp cần một giải pháp bên thứ ba như Acronis vì 3 lý do cốt lõi:

• Tính độc lập về hạ tầng: Nếu tài khoản Microsoft 365 bị tấn công chiếm quyền quản trị, mọi chính sách Retention mặc định đều có thể bị xóa sạch. Giải pháp bên thứ ba lưu trữ dữ liệu tại một Cloud độc lập, giúp bạn chủ động ứng phó và khắc phục sự cố một cách toàn diện.
• Khả năng chống Ransomware bằng AI: Công nghệ Active Protection tích hợp AI sẽ theo dõi các tiến trình đáng ngờ. Nếu phát hiện Ransomware đang mã hóa tệp tin, Acronis sẽ tự động ngăn chặn và khôi phục ngay lập tức phiên bản sạch nhất của tệp đó mà không cần can thiệp thủ công.
• Quản trị tập trung và tìm kiếm thông minh: Thay vì lục tìm trong hàng nghìn email hay thư mục OneDrive một cách vô vọng, các giải pháp chuyên nghiệp cung cấp bộ lọc tìm kiếm “Granular”. Bạn có thể tìm chính xác một tệp tin, một email từ cách đây nhiều năm chỉ trong vài giây.

Việc đầu tư vào backup chuyên nghiệp, đặc biệt là các nền tảng tích hợp như Acronis, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính liên tục trong vận hành.

Cách backup cho Microsoft 365 bằng Acronis Cyber Protect Cloud

Trước những hạn chế của phương pháp thủ công, nhiều doanh nghiệp ưu tiên cách backup cho Microsoft 365 thông qua Acronis Cyber Protect Cloud. Giải pháp này tạo bản sao độc lập hoàn toàn với hạ tầng Microsoft, chống lại ransomware bằng AI và cho phép khôi phục cực nhanh.

Acronis Cyber Protect Cloud là gì?

Acronis Cyber Protect Cloud là giải pháp được thiết kế chuyên biệt cho môi trường cloud, đặc biệt tối ưu khi triển khai cùng Microsoft 365, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các rủi ro nghiêm trọng như mất dữ liệu, ransomware hoặc lỗi từ người dùng. 

Giải pháp này tích hợp cơ chế backup tự động với dữ liệu được lưu trữ độc lập trên cloud, kết hợp công nghệ anti-ransomware nhằm phát hiện và ngăn chặn các hành vi mã hóa trái phép. Đồng thời, kiến trúc bảo vệ đa lớp giúp đảm bảo dữ liệu luôn ở trạng thái an toàn và sẵn sàng phục hồi khi cần thiết.

Acronis Cyber Protect Cloud hỗ trợ sao lưu toàn diện các dịch vụ quan trọng trong Microsoft 365, bao gồm:

• Exchange Online: backup toàn bộ mailbox, email, attachment và lịch làm việc
• OneDrive: bảo vệ file cá nhân của người dùng, bao gồm cả version
• SharePoint: backup dữ liệu site, document library và cấu trúc hệ thống
• Teams: lưu trữ dữ liệu trao đổi, file chia sẻ và các thành phần liên quan

Điểm quan trọng là dữ liệu sau khi backup sẽ được lưu trữ tách biệt hoàn toàn với Microsoft 365. Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi hệ thống chính gặp sự cố hoặc bị tấn công, bạn vẫn có thể khôi phục dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

Hướng dẫn cách backup cho Microsoft 365 bằng Acronis cơ bản

Việc triển khai cách backup cho Microsoft 365 bằng Acronis Cyber Protect Cloud tương đối đơn giản và không yêu cầu hạ tầng phức tạp. Tuy nhiên, để sử dụng và backup dữ liệu bằng Acronis, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản bản quyền trước khi tiến hành cấu hình hệ thống.

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN ACRONIS

Dưới đây là quy trình 5 bước thực hiện cách backup cho Microsoft 365 bằng Acronis:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập vào trang quản trị Acronis dành cho tài khoản của bạn.

• Bước 2: Thêm tài khoản Microsoft 365

Tại menu bên trái, chọn mục Devices (Thiết bị).

Nhấn vào nút Add (Thêm) ở góc phía trên bên phải màn hình.

Trong danh sách các loại thiết bị, tìm và chọn Microsoft 365 Business.

• Bước 3: Xác thực với Microsoft (Ủy quyền)

Hệ thống sẽ tự động chuyển hướng bạn đến trang chủ đăng nhập của Microsoft.

Nhập tên người dùng của tài khoản Quản trị viên toàn hệ thống (Global Administrator) rồi nhấn Next.

Nhập mật khẩu và nhấn Sign In để đăng nhập.

Đọc kỹ danh sách các quyền truy cập và nhấn Accept (Chấp nhận) để cho phép Acronis kết nối với dữ liệu Microsoft 365.

• Bước 4: Thiết lập kế hoạch sao lưu

Sau khi xác thực thành công, bạn sẽ được đưa quay trở lại bảng điều khiển Acronis. Truy cập vào mục All users (Tất cả người dùng) để xem danh sách tài khoản.

Chọn những người dùng mà bạn muốn thực hiện sao lưu.

Nhấn vào nút Backup ở thanh menu bên phải.

• Bước 5: Cấu hình và hoàn tất

Thiết lập thời gian lưu trữ: Tùy chỉnh mục Retention (Giữ lại trong bao lâu) để quyết định thời gian hệ thống lưu giữ các bản sao lưu này. Sau đó, nhấn Apply (Áp dụng) để lưu và kích hoạt kế hoạch sao lưu.

Chỉ với vài bước thực hiện cách backup cho Microsoft 365 đơn giản, toàn bộ dữ liệu quan trọng của bạn đã được bảo vệ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây của Acronis. 

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lớn, việc triển khai backup hiệu quả còn đòi hỏi kiến thức chuyên môn về kiến trúc hệ thống, chính sách lưu trữ, tối ưu chi phí và kịch bản khôi phục dữ liệu. Nếu thiết lập không đúng, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất dữ liệu và gây gián đoạn vận hành.

Vì vậy, để đảm bảo hệ thống sao lưu được triển khai đúng chuẩn và vận hành ổn định, bạn nên liên hệ đội ngũ chuyên gia của HVN Group qua Hotline 024.9999.7777 hoặc Livechat để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Lưu ý quan trọng khi backup Microsoft 365

Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần lưu ý để việc thực hiện cách backup cho Microsoft 365 được hiệu quả

Tần suất backup càng dày càng an toàn:

Đừng để khoảng cách giữa các bản sao lưu quá xa. Nếu bạn chỉ backup một lần mỗi tuần, bạn đang chấp nhận rủi ro mất trắng dữ liệu của 6 ngày làm việc trước đó.

• Hàng ngày: Là mức tối thiểu cho các dữ liệu hành chính thông thường.
• Real-time / Tần suất cao: Đối với các bộ phận biến động dữ liệu liên tục như Kế toán, Kinh doanh hoặc Dự án, việc thiết lập sao lưu nhiều lần trong ngày là bắt buộc để đảm bảo chỉ số RPO (điểm khôi phục) sát với thời điểm xảy ra sự cố nhất. 

Lưu trữ dữ liệu trên Cloud độc lập:

Sai lầm chí mạng của nhiều doanh nghiệp là lưu bản backup ngay trên cùng một hạ tầng của Microsoft (ví dụ: dùng một tài khoản OneDrive khác để chứa dữ liệu backup của SharePoint).

Dữ liệu backup phải được tách biệt hoàn toàn. Nếu hạ tầng Microsoft gặp sự cố hoặc tài khoản quản trị bị chiếm quyền, các bản backup nằm cùng hệ thống sẽ bị xóa sổ đầu tiên. 

Kiểm tra khả năng khôi phục dữ liệu định kỳ:

Một bản backup không thể khôi phục được thì coi như không tồn tại. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện file backup bị lỗi khi sự cố đã xảy ra.

Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, đội ngũ IT cần thực hiện khôi phục thử nghiệm các file ngẫu nhiên hoặc các folder quan trọng. Việc này đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và giúp đội ngũ làm quen với quy trình ứng phó khẩn cấp, giảm thiểu sự hoảng loạn khi có sự cố thật.

Tránh tình trạng “Backup ảo”:

Backup ảo là khi phần mềm báo “Success” (Thành công) nhưng thực tế dữ liệu bên trong bị thiếu hụt do lỗi phân quyền hoặc các tệp tin đang bị khóa bởi ứng dụng khác.

Câu hỏi thường gặp về backup Microsoft 365 (FAQ)

• Microsoft 365 có backup dữ liệu vĩnh viễn không?

Không, Microsoft 365 không backup dữ liệu vĩnh viễn. Microsoft chỉ lưu trữ dữ liệu tạm thời (thường là 30-93 ngày) sau khi xóa. Sau thời gian này, dữ liệu bị xóa vĩnh viễn và không thể khôi phục nếu không có giải pháp sao lưu của bên thứ ba.

• Backup có ảnh hưởng hiệu suất không?

Có, việc backup dữ liệu có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống (làm chậm máy tính, server) trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, tác động này thường chỉ diễn ra tạm thời và có thể giảm thiểu bằng cách lên lịch backup vào giờ thấp điểm.

• Có nên dùng Acronis cho doanh nghiệp không?

Có, Acronis hiện là giải pháp ưu việt nhất cho bảo mật dữ liệu doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ dừng lại ở backup, Acronis còn chủ động bảo vệ hệ thống trước các cuộc tấn công Ransomware tinh vi. Với khả năng quản lý tập trung và phục hồi nhanh chóng, đây là khoản đầu tư thông minh để tối thiểu hóa downtime và bảo vệ tài sản số bền vững.

Kết luận

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách backup cho Microsoft 365 cùng với các phương pháp sao lưu phổ biến mà HVN Group đã tổng hợp và chia sẻ. Qua đó, doanh nghiệp có thể hiểu rõ vai trò của backup, nhận diện các rủi ro mất dữ liệu và lựa chọn giải pháp phù hợp để đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình vận hành.

Trong toàn bộ quá trình triển khai, nếu gặp bất kỳ khó khăn nào, bạn có thể liên hệ với HVN Group thông qua các kênh hỗ trợ chính thức để được tư vấn và giải đáp nhanh chóng.

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777