Ứng dụng Airtable trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực

Nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn sử dụng Airtable cho vấn đề quản trị nhân sự. Từ việc quản lý quy trình tuyển dụng, sắp xếp hợp lý quy trình định hướng nhân sự mới (Onboarding) và giữ cho đội nhóm có sự gắn kết khi công ty phát triển, tất cả đều trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ công cụ quản lý này. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn cụ thể hơn về vai trò của Airtable đối với bộ phận HR của doanh nghiệp.

Tổng quan về phần mềm Airtable

Airtable được biết đến là một phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây nhắm mục tiêu đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các phòng ban trong công ty lớn. Hệ thống này tập trung chủ yếu vào tổ chức và cộng tác dữ liệu, cũng như liên kết các dữ liệu liên quan với nhau.

tổng quan về phần mềm airtable

Ví dụ, các địa chỉ liên hệ có thể được liên kết với công ty của họ hoặc các mặt hàng trong kho có thể được liên kết với nhà cung cấp. Airtable tương thích với nhiều thiết bị, gồm máy tính để bàn, laptop, ứng dụng trên thiết bị di động Android và iOS.

Trên desktop, người dùng xem dữ liệu ở định dạng bảng tính, trong khi trên thiết bị di động, dữ liệu có thể được xem dưới dạng thẻ. Trên cả hai thiết bị, bạn có thể thêm bớt dữ liệu, đính kèm tệp và chia sẻ bảng.

Airtable còn có tích hợp với các dịch vụ phổ biến tại các doanh nghiệp như Dropbox, Evernote và Google Drive. Các table trong phần mềm này có thể chia sẻ được và người dùng có thể theo dõi ai đang thực hiện các thay đổi đối với tài liệu cũng thời gian thay đổi.

Sử dụng Airtable cho hoạt động quản trị nhân lực

Với sự hỗ trợ của phần mềm Airtable, bộ phận HR có thể dễ dàng tạo quy trình Onboarding tiêu chuẩn để đảm bảo nhân viên mới nắm rõ các chính sách, thông tin để thành công trong doanh nghiệp…, đồng thời nhanh chóng điều chỉnh các quy trình khi doanh nghiệp có sự lớn mạnh hơn về quy mô nhân sự.

airtable quản trị nhân lực

  • Giữ cho đội nhóm của bạn luôn có được liên kết trong suốt quá trình tuyển dụng: Giúp bộ phận nhân sự dễ dàng cộng tác liên quan đến kế hoạch tuyển dụng, nhu cầu phỏng vấn, câu hỏi phỏng vấn, kết quả phỏng vấn,…Bộ phận nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn trong các hoạt động tuyển dụng, từ đó dễ dàng thu hút được những nhân tài hàng đầu trên thị trường hiện nay.

quản lý đội nhóm

  • Tạo thư viện đồng bộ các chính sách nhân sự của công ty: Airtable giúp bạn dễ dàng sắp xếp, cập nhật tất cả thông tin về nhân sự và tài nguyên chính sách của công ty ở một nơi tiện lợi, qua đó giúp cho các thành viên trong đội nhóm có thể tìm thấy những gì họ cần bất cứ khi nào và ở bất cứ nơi đâu.

tạo thư viện đồng bộ

  • Xây dựng một bức tranh toàn cảnh về sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp: Cho phép trực quan hóa, tạo biểu đồ cơ cấu tổ chức và dữ liệu con người trong doanh nghiệp nhằm mục đích giữ cho toàn bộ công ty được kết nối và thích ứng nhanh chóng khi quy mô nhóm phát triển và có sự thay đổi. Từng nhân sự có thể nắm bắt được mình đang ở vị trí nào, cần báo cáo công việc trực tiếp cho ai, cũng như sếp quản lý bộ phận của mình là ai.

tổ chức doanh nghiệp

Airtable cho phép người dùng mang tất cả dữ liệu cần thiết vào một không gian nhất định bằng cách tích hợp với các công cụ được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, đồng thời thêm các ứng dụng bên thứ 3 để theo dõi tiến trình sát sao hơn. Bạn có thể sắp xếp mọi thứ từ quy trình ứng tuyển cho đến tuyển dụng mới, sau đó định hướng nhân sự mới, quản lý công, lương thưởng của doanh nghiệp từ một ứng dụng duy nhất.

Quản lý quy trình onboarding nhân sự mới trong Airtable

Việc giới thiệu nhân viên mới trong doanh nghiệp không đơn thuần là bàn giao công việc giấy tờ, mà còn là trao cho họ sự chào đón và ấn tượng sâu sắc về một môi trường làm việc mới chuyên nghiệp.

Bằng cách sử dụng Airtable để quản lý toàn bộ quy trình onboarding nhân viên mới, từ trao đổi biểu mẫu trước onboarding, cho tới ckecklist định hướng ngày đầu tiên, bạn có thể giúp những nhân sự mới này chuyển đổi dễ dàng. Bộ phận HR cũng có thể khai thác các tính năng như tự động hóa để giúp công việc trở nên đơn giản hơn với tư cách là một chuyên gia trong tuyển dụng hoặc nhân sự.

Sử dụng tự động hóa để thu thập các biểu mẫu

su dung tu dong hoa voi airtable

Việc giúp nhân viên mới hoàn thành tất cả các thủ tục cần thiết trước khi họ chính thức bắt đầu làm việc có thể tốn khá nhiều thời gian, đặc biệt là khi còn hàng dài các nhân sự mới đang cần được theo dõi. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tự động gửi email theo dõi khi nhân viên bỏ lỡ deadline hoặc gửi tài liệu bổ sung khi đã chạm tới đợt gửi cuối cùng?

Bạn hoàn toàn có thể hợp lý hóa quy trình với phần mềm Airtable bằng cách nhấp vào nút “Automations” ở góc trên cùng bên phải màn hình, sau đó định cấu hình trigger và action.

Ví dụ, bạn muốn tự động hóa gửi email (action) tới các nhân sự mới đã hoàn thành gửi biểu mẫu, hãy tạo record trong base (trigger). Khi chọn “gửi email” làm action của mình, bạn có thể tùy chỉnh field người nhận, chủ đề và thư, thậm chí là tệp đính kèm.

Cho phép nhân sự dễ dàng truy cập vào nguồn tài nguyên

Thay vì “tấn công” các nhân sự mới bằng việc liên tiếp gửi các liên kết dẫn tới sổ tay và bản giới thiệu công ty, hãy thử lưu trữ mọi thứ trong base và sử dụng field button trong Airtable. Field button cho phép bạn mở mọi thứ, từ URL đến ứng dụng và tệp đính kèm. Ví dụ, tài nguyên bạn có thể đính kèm trong field button bao gồm:

  • Hướng dẫn cài đặt phần cứng
  • Sổ tay nhân viên mới
  • Quy trình bảo mật
  • Danh sách nghỉ lễ của công ty
  • Mẫu giới thiệu
  • Hướng dẫn đăng ký nhóm tài nguyên nhân viên

Để tạo một button bắt mắt trong Airtable, bạn chỉ cần thêm một field mới vào table và chọn Button. Bạn có thể tùy chỉnh nhãn và màu sắc trước khi chọn hành động.

Tạo onboarding checklist

tạo onboarding checklist

Có một cách để onboarding trở nên dễ dàng hơn, đó là tạo một checklist với Airtable trong 30 ngày đầu đi làm của họ. Danh sách này phải bao gồm tất cả các nhiệm vụ bắt buộc (như đào tạo về an ninh mạng) cũng như các đề xuất để tìm hiểu văn hóa công ty chẳng hạn lên lịch ăn trưa với một thành viên trong hội đồng.

Dưới đây là một số field hữu ích mà bạn nên thêm vào checklist của mình:

  • Deadline
  • Điều khoản hợp đồng
  • Ghi chú

Giúp nhân viên mới làm quen với sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức là một phần quan trọng trong việc tìm hiểu tên và bối cảnh của công ty mới, đồng thời biết được ai báo cáo cho ai để có được sự điều hướng hoạt động chính xác.

lam quen voi so do to chuc

Để tạo sơ đồ tổ chức trong Airtable, hãy tạo một table có chứa thông tin cho từng nhân viên (chẳng hạn như chức danh, bộ phận, vị trí và người họ sẽ báo cáo). Điều quan trọng là tạo các record được liên kết trong base để hiển thị mối quan hệ giữa người quản lý và cấp dưới.

Điều này yêu cầu phải có ít nhất 2 table để bạn có thể kết nối giữa chúng với record field được liên kết.

Hãy mở dashboard ứng dụng của bạn và tìm org chart để thêm vào base của bạn. Chọn table và view mà bạn muốn lấy thông tin từ đó, sau đó thiết lập field mối quan hệ. Hãy sử dụng tính năng ảnh bìa để hiển thị ảnh chụp được đính kèm của mọi người cũng như các field phụ như tiêu đề hoặc các phòng ban.

Như vậy là bạn đã có một sơ đồ tổ chức đang hoạt động để chia sẻ với nhân viên mới của mình, thậm chí là với toàn bộ công ty.

Trong quá trình áp dụng Airtable vào hệ thống quản trị nhân sự, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề hoặc rắc rối nào, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ nhân viên kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ kịp thời.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Phần mềm Airtable được đánh giá là một trong những công cụ đắc lực dành cho đội ngũ HR trong doanh nghiệp, giúp quá trình quản lý trở nên hiệu quả và đơn giản hơn, đồng thời có thể gắn kết được các nhân sự với nhau. Để sở hữu ngay cho doanh nghiệp một ứng dụng quản trị nguồn nhân lực tuyệt vời này, vui lòng liên hệ với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 qua số Hotline 024.9999.7777 để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn nhiệt tình đến từ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận