Quy trình là gì? Những quy trình cần thiết trong doanh nghiệp

Điều khiến doanh nghiệp trở nên nổi bật và khác biệt là cách thức làm việc. Quy trình chính là “chiếc la bàn” lý tưởng để bạn xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, giúp tổ chức phát triển đúng hướng và đạt được mục tiêu nhanh chóng. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình là gì và có những loại quy trình cần có trong một doanh nghiệp.

Quy trình là gì?

Quy trình là một cách tiêu chuẩn hóa để hoàn thành một hành động/nhiệm vụ cụ thể nào đó và bao gồm một chuỗi các bước cần tuân thủ. Trong đó, cách để quản lý các hoạt động cốt lõi được trình bày một cách chi tiết, thông thường được thể hiện dưới hình thức sơ đồ, văn bản hoặc mô hình.

quy trình là gì

Trong doanh nghiệp, quy trình có thể được hiểu là một lộ trình rõ ràng về cách thực hiện các hoạt động với mục đích phát triển tổ chức. Các quy trình thường nhất quán sau khi được thiết lập để duy trì sự hiểu biết chung về những gì nhân viên cần làm trong nhiều trường hợp khác nhau.

Mỗi cá nhân trong tổ chức có kiến thức và kỹ năng làm việc khác nhau, nên khi hiểu rõ được quy trình là gì, việc định hướng cách để thực hiện và hoàn thành công việc sẽ trở nên dễ dàng và suôn sẻ hơn.

Do đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa tình trạng nhân viên không xác định được nhiệm vụ cụ thể bằng cách giải thích quy trình là gì, xây dựng quy trình và trình bày một cách chi tiết, chính xác những gì cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ/hoạt động/giai đoạn. Đồng thời, quy trình cũng hỗ trợ các nhà quản lý có thể kiểm soát sát sao hiệu suất và chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên của mình.

“Nếu không thể mô tả những gì đang làm thành một quy trình, thì bạn chưa thực sự biết mình đang làm gì”.

– Chuyên gia quản trị nổi tiếng thế giới Edwards Deming

Vai trò quan trọng của quy trình đối với doanh nghiệp

Như đã đề cập trong phần “Quy trình là gì?”, việc xây dựng sẵn một quy trình giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đặt ra. 

tầm quan trọng của quy trình

Quy trình cốt lõi là “khung xương” của doanh nghiệp

Mỗi một nhân viên với vị trí công việc cụ thể cần biết rõ trách nhiệm của mình trong tổ chức. Nếu doanh nghiệp không xây dựng quy trình cốt lõi rõ ràng, nếu nhân viên không hiểu quy trình là gì, điều đó có thể gây ra nhiều khó khăn trong việc hoàn thành các mục tiêu.

Quy trình được tạo ra để cho mỗi cá thể, mỗi phòng ban biết vị trí của mình ở đâu trong hệ thống tổ chức, công việc được triển khai như thế nào, làm cách nào để có thể phối hợp ăn ý với các bộ phận khác, như vậy mọi người khi đã biết rõ nhiệm vụ của mình sẽ có mục tiêu để phấn đấu và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

“La bàn” cho sự phát triển doanh nghiệp

Quy trình không chỉ là một bộ khung vững chắc cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, mà còn là “chiếc la bàn” trên hành trình phát triển. Để xây dựng được quy trình chiến lược hiệu quả, lãnh đạo và nhà quản lý cần tiến hành đánh giá, phân tích và đưa ra mục tiêu cụ thể, kế hoạch triển khai chi tiết cùng các hành động cụ thể cần được thực hiện. Những yếu tố này đặt nền móng cho việc hình thành quy trình cho toàn tổ chức.

Việc thực hiện các hành động, nhiệm vụ như đã định hướng trước giúp cho việc phát triển của doanh nghiệp sẽ không bị chệch hướng. Như vậy, hiểu quy trình là gì và triển khai quy trình tổng thể là điều yếu tố cần cho sự phát triển của một tổ chức.

Tăng cường hiệu quả quản lý

tăng hiệu quả quản lý công việc

Người quản lý có thể duy trì văn hóa nơi làm việc và các hành vi công sở được chấp nhận một cách dễ dàng. Việc thiếu chính sách được thể hiện rõ ràng qua văn bản, sơ đồ hoặc mô hình có thể dẫn đến mất thời gian và công sức cho một tổ chức trong việc thống nhất về phương án hành động.

Điều này hiếm khi xảy ra trong trường hợp nhà quản lý đã hiểu quy trình là gì và mọi thứ đã được trình bày rõ ràng để phục vụ cho việc thực thi, triển khai các bước trong quy trình trên phạm vi rộng. 

Bên cạnh đó, với một quy trình liền mạch và chặt chẽ, nếu có bất kỳ vấn đề xảy ra, lãnh đạo/nhà quản lý có thể dễ dàng truy ra khả năng mắc lỗi nằm ở mắt xích nào, từ đó có biện pháp khắc phục và xử lý kịp thời.

Đảm bảo chất lượng công việc

Quản lý chất lượng bao gồm việc tự động hóa các quy trình với các thủ tục đơn giản, giúp nhân viên ý thức rõ ràng những gì được mong đợi trong từng bước. Việc thực hiện các nhiệm vụ, hành động một cách nhất quán sau khi hiểu rõ quy trình là gì hỗ trợ đáng kể cho việc đảm bảo chất lượng công việc ở mức cao. 

Nhân viên trong doanh nghiệp có thể đề xuất những cải tiến trong nhiệm vụ của mình và tổ chức có thể dễ dàng theo dõi nguồn cơn của các vấn đề phát sinh trong tiến trình hoạt động kinh doanh.

Việc cập nhật các quy trình bằng tự động hóa quy trình sẽ dễ dàng hơn vì các phần mềm hỗ trợ sẽ khuyến khích nhân viên chú ý nhiều hơn tới từng chi tiết, từ đó mang lại thành quả có chất lượng cao.

Quản lý nguồn tài nguyên và nhân lực hiệu quả

quản lý nguồn tài nguyên

Quản lý nguồn tài nguyên là một trong những lợi ích rõ ràng nhất nếu doanh nghiệp áp dụng quy trình phù hợp và khoa học cho tổ chức của mình. Quy trình giúp người đứng đầu biết cách phân bổ hợp lý và ưu tiên các chi phí của công ty, từ đó tiết kiệm nhiều chi phí phát sinh.

Chẳng hạn, một tổ chức không có quy trình hạch toán doanh thu, lợi nhuận và chi phí, có thể dễ dàng rơi vào bế tắc và thậm chí là phá sản do không thể cân bằng thu – chi, cũng như không có kế hoạch cho các trường hợp phát sinh.

Không dừng lại ở chi phí, quy trình là một cách hiệu quả để doanh nghiệp phân công nguồn nhân lực hợp lý. Xác định rõ ràng quy trình là gì và đặt ra chính xác mục tiêu, khối lượng công việc cần hoàn thành, từ đó lãnh đạo chia công việc cho từng bộ phận, từng bộ phận phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân. 

Một số loại quy trình trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp được xây dựng trên một mạng lưới phức tạp gồm các quy trình liên quan đến nhau. Việc đáp ứng các mục tiêu đặt ra tốt đến mức nào sẽ phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của việc quản lý các quy trình. Đó là lý do vì sao các lãnh đạo và quản lý cần hiểu quy trình là gì và vai trò của mỗi loại quy trình trong sự thành công chung của tổ chức.

Dưới đây là phân tích một số loại quy trình chính được áp dụng trong các doanh nghiệp để bạn tham khảo.

Quy trình cốt lõi

quy trình cốt lõi

Quy trình cốt lõi, hay còn được gọi là quy trình chính, là những quy trình chịu trách nhiệm tạo ra giá trị cho khách hàng và tạo doanh thu cho doanh nghiệp. Như tên gọi của mình, loại quy trình này bao gồm các hoạt động chính của một tổ chức kinh doanh, đó là marketing, sales, sản xuất, phân phối và dịch vụ khách hàng. 

Với cấu trúc chặt chẽ nhất trong tổ chức, quy trình cốt lõi hướng tới khách hàng và thường được quản lý bằng ERP, CRM hoặc SaaS. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, ngày càng có nhiều doanh nghiệp – hiểu quy trình là gì và tầm quan trọng của nó – lựa chọn triển khai hệ thống tương tác để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như Microsoft 365, Google Workspace, Zoho Workplace, Airtable, Pipedrive,…

Quy trình hỗ trợ

Nếu các quy trình cốt lõi tạo ra doanh thu và cung cấp giá trị cho khách hàng, thì các quy trình hỗ trợ bao gồm những hoạt động giúp việc kinh doanh của tổ chức trở nên khả thi. Nói cách khác, bản thân các quy trình hỗ trợ không tạo ra doanh thu hoặc tạo ra giá trị cho khách hàng, nhưng nó đống một vai trò quan trọng trong việc đạt được cả hai mục tiêu đó.

Các quy trình hỗ trợ thường phù hợp với các bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp, chẳng hạn như nhân sự, tài chính, IT, tuyển dụng,…và thường phục vụ cho môi trường giao tiếp nội bộ hơn. Nhân viên thuộc các phòng ban này cần nắm rõ quy trình là gì và có phương án phù hợp để áp dụng các nền tảng công nghệ hỗ trợ, chẳng hạn như Base, Google Workspace, Microsoft 365,…

Quy trình “long-tail”

Quy trình “long-tail” là các quy trình làm việc độc đáo, đặc biệt hoặc tùy chỉnh xuất hiện để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng phát triển. Nó cũng được sử dụng để xây dựng cầu nối cho các khoảng trống giữa hệ thống, ứng dụng, bộ phận hoặc quá trình làm việc. 

Ngược lại với các quy trình trên, quy trình “long-tail” thường không có cấu trúc, mục tiêu hoặc đề cương cụ thể để tuân theo, tức đầu vào, đầu ra và các bước không được xác định rõ ràng. Thay vào đó, nó phụ thuộc vào người chịu trách nhiệm về workflow.

Giả sử có một yêu cầu về thiết bị CNTT mới từ nhân viên, trước tiên, yêu cầu này phải được phê duyệt ở cấp quản lý. Nhân sự đôi khi cũng phải hiểu được quy trình là gì và theo dõi để đảm bảo rằng các bước được phát triển thuận lợi. Cuối cùng, khi bộ phận phê duyệt ngân sách cho yêu cầu thì nhân viên mới được nhận thiết bị.

Quy trình quản lý

quy trình quản lý

Là một phần trong quy trình hỗ trợ, mục đích của quy trình quản lý là đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Điều đó có nghĩa là đảm bảo tuân thủ quy định, giải quyết các cơ hội và rủi ro, đồng thời đảm bảo sự thành công chung liên tục cho doanh nghiệp. Qua đó, khi đã đảm bảo hiểu được quy trình là gì và thực hiện chính xác các bước, tổ chức có thể dự báo được khả năng tăng trưởng trong tương lai và xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

Quy trình này phát huy tác dụng trong trường hợp tổ chức đưa ra bất kỳ quyết định lãnh đạo hoặc điều hành nào, có thể là giới thiệu sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới, mở rộng quy mô, mua lại,…Việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn thông qua các quy trình với mục tiêu và chiến lược cụ thể. 

Quy trình chiến lược

Các quy trình chiến lược đặt ra định hướng cho doanh nghiệp và đo lường hiệu suất tổng thể của nó so với các mục tiêu. Các hoạt động liên quan đến loại quy trình này thường là lập kế hoạch, điều phối và lập ngân sách. Đúng như tên gọi, đây là những quy trình hình thành và thực hiện chiến lược kinh doanh tổng thể, kết quả chính là giúp nhà lãnh đạo đưa ra quyết định cuối cùng một cách chính xác.

John Jeston và Johan Nelis, các chuyên gia quản lý kinh doanh và là tác giả của cuốn sách “Business Process Management: Practical Guidelines to Successful Implementations”, coi việc phát triển sản phẩm, chiến lược marketing và củng cố quan hệ đối tác là những ví dụ điển hình về quy trình chiến lược.

Lập kế hoạch chiến lược là một phương pháp quản lý nhằm thiết lập phương hướng mà tổ chức phải tuân theo nhằm tìm kiếm mức độ tương tác cao hơn trong môi trường. Nếu không hiểu quy trình là gì và có chiến lược phù hợp, doanh nghiệp giống như con tàu không có bánh lái. Do đó, doanh nghiệp cần phải xem xét quy trình cần thêm vào những gì hoặc loại bỏ nhiệm vụ gì, để vạch ra một quy trình hợp lý.

Quy trình dịch vụ khách hàng

quy trình hỗ trợ khách hàng

Trải nghiệm của khách hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào và quá trình dịch vụ khách hàng sẽ đảm bảo cho điều này. Mặc dù là một tập hợp con trong quy trình cốt lõi, dịch vụ khách hàng vẫn cần được ưu tiên riêng.

Theo Salesforce, 76% khách hàng mong đợi các công ty hiểu được nhu cầu và mong đợi riêng của họ. 60% sẵn sàng rời đi nếu như cảm thấy bị đối xử như một con số thay vì một cá nhân.

Xác định được quy trình là gì trong trường hợp chăm sóc khách hàng là cần triển khai việc chuyển thông tin đến những khách hàng cần được hỗ trợ ngay sau khi việc bán hàng được xử lý. Dịch vụ khách hàng hiệu quả nghĩa là có thể giữ chân được khách hàng và tăng sự trung thành của họ.

HVN đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp

Để quản lý và phát triển quy trình hiệu quả hơn, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tìm đến sự hỗ trợ của công nghệ. Thấu hiểu nhu cầu của các tổ chức, HVN – cung cấp cho bạn hệ sinh thái 4.0 với đa dạng các công cụ hỗ trợ quy trình trong doanh nghiệp, từ Google Workspace, Microsoft 365, cho tới Pipedrive, Airtable, Bitrix24,…

Không chỉ cung cấp công cụ, chúng tôi còn trang bị cho bạn hành trang đầy đủ nhất trên con đường phát triển. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản sẽ không chỉ giải thích cặn kẽ quy trình là gì mà còn đưa ra sự tư vấn phù hợp nhất nhằm giúp khách hàng doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình hợp lý, hiệu quả.

Nếu có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu hơn về quy trình là gì và công cụ hỗ trợ quản lý quy trình phù hợp, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để gặp gỡ các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận