Quản trị mục tiêu là gì? 05 bước triển khai mô hình quản trị MBO

Quản lý mục tiêu (MBO) là cách tiếp cận chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty bằng cách điều chỉnh mục tiêu của tổ chức và nhân viên. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh về MBO cũng như quy trình các bước để triển khai mô hình này cho doanh nghiệp.

Quản trị mục tiêu là gì?

Quản lý mục tiêu, tiếng Anh là Management By Objective (MBO), là mô hình quản lý chiến lược sử dụng các mục tiêu ưu tiên của công ty để xác định mục tiêu của từng nhân viên. MBO cho phép mọi người trong công ty biết họ đã đạt được những gì và mỗi thành tích của mỗi cá nhân có liên quan thế nào đến các mục tiêu và ưu tiên hàng đầu của tổ chức. 

Điều này cho thấy các hoạt động của cá nhân nhân viên có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty như thế nào và nhấn mạnh tầm quan trọng của sự đóng góp cá nhân đối với các mục tiêu lớn hơn trong doanh nghiệp.

Khái niệm về quản trị mục tiêu lần đầu tiên được Peter Drucker giới thiệu trong cuốn sách “The Practice of Management” năm 1954, khi mô hình này được mô tả là tập trung vào việc giám sát hiệu suất của các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng các công cụ báo cáo và đánh giá hiệu suất.

Lý thuyết này của ông sau đó đã nhanh chóng được phát triển và ứng dụng nhiều trong thực tế doanh nghiệp, đem lại nhiều thành công vượt trội. Một trong những phát triển nổi bật nhất là quản trị mục tiêu OKR (Objectives and Key Results) – phương pháp quản lý dựa trên việc xác định mục tiêu kèm theo các kết quả chính cần đạt được.

Quản trị mục tiêu MBO sử dụng các tiêu chuẩn khách quan để đo lường hiệu suất của thành viên trong nhóm và công ty. Các tiêu chuẩn khách quan phác thảo những gì là công bằng, hợp lý hoặc có thể chấp nhận được trong một thỏa thuận. Doanh nghiệp có thể sử dụng các tiêu chuẩn này để đánh giá năng suất của thành viên nhóm và xác định các lĩnh vực cơ hội trong nhóm.

Lợi ích của mô hình quản trị mục tiêu MBO

Quản trị mục tiêu mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp trong nỗ lực cải thiện hiệu suất hoạt động và sự hài lòng của nhân viên, tiêu biểu như:

• Lập kế hoạch chi tiết: Quản lý và nhân viên làm việc cùng nhau để xác định các mục tiêu có thể đo lường được, từ đó giảm bớt sự không chắc chắn và có nhiều cơ hội hơn để thúc đẩy sự thành công.
• Rõ ràng trong phân công vai trò và trách nhiệm: Quản trị mục tiêu giúp nhân viên có được bức tranh khái quát hơn về hướng đi của công ty, hiểu được cách để đạt được sự thành công và nhận ra rõ ràng vai trò của mình trong hành trình đó.
• Nâng cao khả năng giao tiếp nội bộ: Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả giữa ban quản lý và nhân viên là một phần tất yếu của quản trị mục tiêu MBO. Sự minh bạch trong giao tiếp giảm thiểu sự nghi ngờ và thúc đẩy niềm tin trong toàn doanh nghiệp.
• Cải thiện năng suất và tinh thần: Quản trị mục tiêu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đạt được các mục tiêu chung đã đặt ra. Khi nhân viên biết rằng đóng góp của mình đóng vai trò cơ bản trong thành công chung của doanh nghiệp, điều đó thúc đẩy động lực, năng suất và trách nhiệm của họ.
• Phản hồi thường xuyên và cơ hội phát triển nghề nghiệp: Quản trị mục tiêu là một quá trình sàng lọc liên tục, thúc đẩy các nhà quản lý đóng vai trò hướng dẫn trong việc phát triển nhân viên. Vì nhân viên hiểu rõ kỹ năng hiện tại của mình đang được sử dụng ở đâu nên họ nhận thức được lĩnh vực cần được cải thiện.
• Định lượng mục tiêu: Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể là tiêu chuẩn đã được thống nhất để đo lường hiệu suất của nhân viên và tổ chức. Với các mục tiêu cụ thể có thể đo lường được, quá trình đánh giá hiệu suất sẽ trở nên chính xác hơn.
• Cải thiện tổng thể cho tổ chức: Với hiệu suất và sự tập trung vào kết quả, quản trị mục tiêu MBO mang lại sự rõ ràng, giao tiếp và hợp tác giữa các nhà quản lý và thành viên trong nhóm. Sự kết hợp thành công này thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh trong khuôn khổ chủ động.

Ví dụ về quản trị mục tiêu trong doanh nghiệp

Hiệu suất của công ty có thể bao gồm các yếu tố từ tuyển dụng và dòng tiền đến sự hiện diện trực tuyến. Dưới đây là một số ví dụ về quản trị mục tiêu MBO mà bạn có thể gặp ở nơi làm việc.

Quản trị mục tiêu nhân sự

Bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp thường sử dụng quản trị mục tiêu để đặt ra các mục tiêu cụ thể cho nhân viên. 

Ví dụ, bộ phận nhân sự của Công ty N đặt mục tiêu duy trì chỉ số hài lòng của nhân viên là 85%. Khi HR đã lập kế hoạch để đạt mục tiêu đó, các nhà lãnh đạo sẽ giải thích mục tiêu đó cho nhân viên của mình. Thông qua phản hồi, công ty học được những ý tưởng mới để giúp quy trình hiệu quả và hiểu rõ hơn về cảm nhận của nhân viên về vị trí của họ.

Bộ phận nhân sự xác định rằng để đạt được mục tiêu 85% hài lòng, họ phải tạo ra các quy trình đánh giá hàng tháng và các cơ hội phản hồi để liên tục theo dõi sự hài lòng, đồng thời xác định những điểm cần được cải thiện.

Quản trị mục tiêu marketing

Bộ phận marketing thường điều chỉnh mục tiêu của mình để phù hợp với mục tiêu của công ty bằng cách sử dụng quản trị mục tiêu MBO.

Ví dụ, Công ty M đặt mục tiêu marketing số lượt follow trên mạng xã hội tăng gấp 3 lần chỉ sau 1 năm. Trước tiên, nhân viên thu thập dữ liệu hiệu suất để xác định hiệu suất của từng thành viên hoặc nhóm có thể hoạt động tốt như thế nào với nguồn lực hiện tại. Sau đó, họ xác định vai trò của mọi người trong nhóm marketing và tạo danh sách các mục tiêu cho từng thành viên để góp phần cho mục tiêu chung.

Các nhà lãnh đạo tiếp đó sẽ nghiên cứu những bước cần thực hiện để tăng gấp 3 lần lượng follow, áp dụng bất kỳ thông tin mới nào vào mục tiêu cá nhân của từng thành viên trong nhóm và xác định xem có nên thuê thêm nhân sự để phân bổ khối lượng công việc không.

Quy trình 05 bước quản trị mục tiêu MBO

Có 05 bước cơ bản trong kỹ thuật quản trị mục tiêu. Quy trình này bao gồm việc tạo ra các mục tiêu của tổ chức và biến những mục tiêu đó thành một tập hợp các mục tiêu cá nhân mà các thành viên trong nhóm có thể tuân theo.

Xác định mục tiêu của tổ chức

Bước đầu tiên trong quá trình quản trị mục tiêu là xác định mục tiêu của tổ chức. Với tư cách là người quản lý dự án, công việc của bạn có thể là cùng tạo ra các mục tiêu của công ty hoặc truyền tải các mục tiêu này sang nhóm của mình một cách đầy đủ và dễ hiểu. Các template mục tiêu kinh doanh có thể được sử dụng để cấu trúc các mục tiêu cụ thể trong giai đoạn này.

Triển khai kế hoạch hành động

Sau khi đã xác định được mục tiêu của công ty, bước tiếp theo trong quản trị mục tiêu là sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống để chuyển các vấn đề đó thành mục tiêu riêng cho từng thành viên trong nhóm. Hãy lưu ý sử dụng khung tiêu chuẩn SMART để đảm bảo mục tiêu của các thành viên trong nhóm có thể đo lường và có thể đạt được. Việc truyền đạt vai trò của từng nhân viên cần được thể hiện bằng văn bản để tránh nhầm lẫn, đồng thời tạo bản ghi về mục tiêu hướng đến của họ.

Khi các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò cá nhân của mình trong việc hoàn thành mục tiêu của công ty, họ có được bức tranh toàn diện về hướng đi của tổ chức trong tương lai để có những sự tinh chỉnh trong cách làm việc một cách phù hợp. 

Giám sát hiệu suất

Khi các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới các mục tiêu cụ thể của mình, doanh nghiệp cần tiến hành theo dõi hiệu suất của họ. Việc theo dõi hiệu suất từng thành viên được thực hiện bằng cách thu thập số liệu thành công từ các công cụ quản lý dự án, sau đó đánh giá xem liệu các mục tiêu và kết quả (OKR) có được đáp ứng hay không. 

Giai đoạn đánh giá hiệu suất là một bước quan trọng trong việc quản trị mục tiêu khi giúp bạn đánh giá chính xác năng suất của từng nhân viên.

Đánh giá tiến độ

Doanh nghiệp có thể đánh giá sự tiến bộ của thành viên trong nhóm bằng cách thiết lập đánh giá hiệu suất. Thao tác này cho phép bạn có thể đưa ra phản hồi cá nhân về điểm mà mỗi cá nhân đang làm tốt và vấn đề cần được cải thiện để có thể phục vụ cho mục đích chung của tổ chức.

Bước quản trị hiệu suất này vô cùng quan trọng vì nó nhấn mạnh sự giao tiếp hiệu quả giữa ban quản lý và nhóm. Các thành viên trong nhóm thường mong đợi được đánh giá hiệu suất vì việc phản hồi hỗ trợ cải thiện đáng kể năng suất nhóm.

Khen thưởng thành tích

Bước cuối cùng trong quy trình quản trị mục tiêu MBO là khen thưởng cho thành tích của nhóm. Điều này hỗ trợ nâng cao tinh thần đồng đội và tạo động lực cho mọi người làm việc chăm chỉ trong quá trình MBO tiếp theo.

Doanh nghiệp có thể khen thưởng nhóm theo nhiều cách. Đó có thể là đẩy mạnh động lực nội tại bằng cách ghi nhận nỗ lực và đưa ra các hoạt động xây dựng nhóm, giúp nhân viên phát triển sự tự tin và động lực phát triển. 

Bên cạnh đó, tổ chức có thể tiến hành khen thưởng thông qua tiền thưởng, tăng lương, tăng chức hoặc bổ sung thời gian nghỉ phép có lương. Những phần thưởng này có thể hữu hình hoặc vô hình, nhưng chúng sẽ khuyến khích nhân viên tiếp tục làm việc tích cực hướng tới mục tiêu cá nhân và của công ty.

Tip quản trị mục tiêu

Hệ thống quản trị mục tiêu không thể tránh việc có nhược điểm đi kèm với ưu điểm. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể thực hiện một số hành động thiết thực để giúp quá trình MBO thành công và đem về cho tổ chức những kết quả đáng mong đợi.

Dưới đây là một số gợi ý chính để bạn tham khảo cho quá trình xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu MBO cho tổ chức của mình.

Ưu tiên văn hóa nơi làm việc

Một phần quan trọng của việc có một cấu trúc quản trị mục tiêu MBO thành công là có những giá trị vững chắc và văn hóa công ty có tính giao tiếp cao. Nếu không có môi trường làm việc phù hợp, nhân viên có thể trở nên tập trung quá mức vào việc đạt được mục tiêu và từ bỏ những thói quen lành mạnh trong quá trình làm việc, chẳng hạn thức xuyên trưa hoặc dành cả những ngày nghỉ để hoàn thành nhiệm vụ.

Vấn đề này ngay lập tức khiến quản trị mục tiêu bị phản tác dụng, khi nhân viên sẽ bắt đầu cảm thấy không có động lực và bị bỏ rơi. Điều quan trọng ở đây là khi tạo mô hình quản trị mục tiêu, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự an toàn về tâm lý, sự cởi mở và tin tưởng quy trình. Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian và deadline, họ nên cảm thấy thoải mái để chia sẻ vấn đề này với người quản lý của mình.

Đảm bảo mục tiêu của tổ chức có tính thực tế

Một yếu tố góp phần rất lớn vào sự thành công của mô hình quản trị mục tiêu MBO là dựa trên các mục tiêu có thể đạt được. Ban đầu, điều này có thể yêu cầu một số nhiệm vụ phù hợp để nhân viên không làm việc quá sức. Đặc biệt, khi chuyển đổi sang mô hình quản trị theo mục tiêu, doanh nghiệp nên tính đến việc linh hoạt trong deadline và số liệu.

Điều quan trọng là không để nhân viên phải làm thêm giờ sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần. Việc đặt ra tham vọng trong mục tiêu là điều khá dễ dàng đối với doanh nghiệp, nhưng những mục tiêu đó cần phải hợp lý và trong tầm tay. Nếu không, doanh nghiệp sẽ bị kiệt sức, tỷ lệ nghỉ việc tăng cao và cuối cùng là giảm năng suất – hoàn toàn trái ngược với những gì được mong đợi.

Tăng cường giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu là có thể điều hướng các nhóm để hoàn thành các mục tiêu chung. Để đạt được thành công này, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các nhóm giao tiếp trôi chảy và có thể làm việc cùng với nhau. 

Mặc dù điểm hiệu suất phụ thuộc vào việc hoàn thành các mục tiêu cá nhân nhưng nhân viên nên hiểu rằng làm việc nhóm cũng là một trách nhiệm và yêu cầu trong tổ chức. Mục tiêu của nhóm ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân và ngược lại.

Việc đặt mục tiêu không chỉ là một nhiệm vụ, đó còn là nghệ thuật. HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – có đa dạng các công cụ để giúp tổ chức của bạn sử dụng hệ thống quản trị mục tiêu MBO hiệu quả trong kỷ nguyên chuyển đổi số. Các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ bạn vẽ ra bức tranh các mục tiêu có thể đạt được và hướng dẫn cách đo lượng hiệu suất. Kết nối ngay với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ tư vấn chuyên sâu và giải đáp mọi thắc mắc.