Quản lý vận hành – Bài toán cho doanh nghiệp để bứt phá trong thời đại số

Trong bối cảnh kinh doanh năng động và cạnh tranh như hiện nay, quản lý vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự thành công của tổ chức. Hơn nữa, với tốc độ số hóa nhanh chóng, lĩnh vực quản lý này đang trải qua một sự chuyển đổi đáng kể.

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành đề cập đến việc giám sát các hoạt động khác nhau trong tổ chức, để đảm bảo quy trình vận hành của doanh nghiệp suôn sẻ, sử dụng tối ưu tài nguyên và cuối cùng là đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn. Ngoài ra, quản lý vận hành còn bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát toàn bộ dòng thời gian sản xuất, cũng như cung cấp dịch vụ.

Về cốt lõi, quản lý vận hành tập trung vào việc quản lý các tài nguyên, chẳng hạn như vật liệu, nhân lực và công nghệ. Điều này đảm bảo các tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối đa hóa năng suất, lợi nhuận.

Không giống như quản lý dự án – cũng bao gồm quy trình từng bước nhưng có điểm bắt đầu và kết thúc được xác định rõ ràng, quản lý vận hành là sự giám sát liên tục hàng ngày các hoạt động và quy trình của tổ chức với sự phân tích liên tục để xác định vấn đề nào hiệu quả và vấn đề nào không. 

Vai trò của quản lý vận hành đối với doanh nghiệp

Quản lý vận hành là một “bức tranh lớn” với quy trình nhiều lớp, mặc dù một số lớp có thể được chú ý nhiều hơn những lớp khác, tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh hoặc sản phẩm của doanh nghiệp. 

Chẳng hạn, nếu bạn là người quản lý vận hành cho một công ty du lịch trực tuyến chuyên cung cấp chỗ lưu trú cho khách hàng, việc sử dụng chuỗi cung ứng là không cần thiết, điều này trái ngược với công ty chuyên sản xuất hàng nội thất.

Dưới đây là 04 vai trò phổ biến của quản lý vận hành trong doanh nghiệp:

Chiến lược

Khi phát triển chiến lược cho tổ chức, bạn sẽ dành nhiều thời gian để phân tích dữ liệu và thông tin cho việc xác định cách đạt được mục tiêu. Nhiều yếu tố phải được xem xét trong các giai đoạn chiến lược, bao gồm quy mô nhân lực, ngân sách, cấu hình chuỗi cung ứng.

Với tư cách là người chịu trách nhiệm quản lý vận hành, các nhiệm vụ chiến lược của bạn có thể bao gồm:

• Phân tích dữ liệu – Xác định các nguyên tắc, lý do hoặc thực tế bằng cách chia dữ liệu thành các phần riêng biệt.
• Ước tính các đặc điểm có thể định lượng của sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin, chẳng hạn như kích thước, số lượng.
• Lập kế hoạch hoặc chỉ đạo các hoạt động – chẳng hạn như chương trình khuyến mãi – đòi hỏi có sự phối hợp với các quản lý bộ phận khác.
• Phát triển và triển khai thực hiện các chiến lược marketing.

Dự báo

Dự đoán tương lai tài chính của tổ chức được gọi là dự báo. Quá trình này bao gồm việc xác định ngân sách có sẵn, lợi nhuận dự kiến và các yếu tố môi trường – lạm phát, nhu cầu tiêu dùng, nâng cấp công nghệ,… – có tác động đến ngân sách và thu nhập trong những năm tới.

Trong vai trò người quản lý vận hành, trách nhiệm dự báo của bạn có thể bao gồm:

• Xem xét báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng hoặc hoạt động để đo lường năng suất.
• Chỉ đạo hoặc điều phối các hoạt động tài chính hoặc ngân sách để tài trợ cho hoạt động, tối đa hóa đầu tư hoặc tăng hiệu quả.
• Định giá hoặc điều kiện tín dụng cho hàng hóa, dịch vụ dựa trên dự báo nhu cầu của khách hàng.

Quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng có thể có nét tương đồng với quản lý vận hành khi liên quan đến việc giám sát các quy trình trong tổ chức. Nhưng quản lý vận hành tồn tại ở một cấp độ cao hơn – xem xét công ty một cách tổng thể và tìm kiếm hiệu quả, trong khi quản lý chuỗi cung ứng tập trung vào các quy trình biến nguyên liệu đầu vào thành sản phẩm cuối cùng.

Người chịu trách nhiệm quản lý vận hành có liên quan mật thiết đến các quyết định của chuỗi cung ứng. Một số trách nhiệm tiêu biểu của người quản lý bao gồm:

• Chỉ đạo và điều phối hoạt động của các doanh nghiệp hoặc các bộ phận liên quan đến sản xuất, định giá, bán hàng hoặc phân phối sản phẩm.
• Quản lý việc di chuyển hàng hóa vào và ra khỏi cơ sở sản xuất.
• Giảm sát các nhà cung cấp để đảm bảo việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết đem lại hiệu quả.

Kiểm soát chất lượng

Bởi vì nhiều hoạt động quản lý vận hành liên quan đến việc tìm kiếm giải pháp an toàn và tốt nhất để phục vụ khách hàng, nên kiểm soát chất lượng là chìa khóa của quy trình quản lý này. Bạn không chỉ làm việc để xác định xem quy trình kinh doanh có hiệu quả không mà còn liên tục kiểm tra chất lượng sản phẩm.

Việc quản lý vận hành liên quan đến một số nhiệm vụ sau:

• Kiểm tra thiết bị, kết cấu hoặc vật liệu để xác định nguyên nhân gây ra lỗi hoặc các vấn đề khác.
• Giám sát và xem xét thông tin từ các quy trình, sự kiện hoặc môi trường để phát hiện hoặc đánh giá vấn đề.
• Sử dụng thông tin liên quan để xác định xem quy trình có tuân thủ luật pháp, quy định và tiêu chuẩn hay không.
• Đánh giá giá trị và tầm quan trọng của dịch vụ.
• Giải quyết khiếu nại, tranh chấp, xung đột hoặc đàm phán.

Kỹ năng cần có để quản lý vận hành

Không giống như bộ phận marketing hoặc tài chính – nơi các nhà quản lý chịu trách nhiệm về bộ phận của mình, quản lý vận hành là vai trò liên bộ phận, trong đó người quản lý đảm nhận một loạt trách nhiệm trên nhiều lĩnh vực. Để thanh công, người nắm trọng trách này trong tổ chức cần có những kỹ năng sau:

Năng lực tổ chức

Khả năng tổ chức đề cập đến khả năng hoạt động tập trung vào các dự án khác nhau mà không bị phân tâm bởi nhiều quy trình. Người quản lý vận hành phải có khả năng lập kế hoạch, thực hiện và giám sát từng dự án đến cùng mà không mất tập trung.

Nếu người quản lý vận hành không có năng lực tổ chức, các nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ chống chất, các tài liệu quan trọng sẽ bị thất lạc trong quá trình xử lý và phần lớn thời gian bị dồn vào việc tìm kiếm các tài liệu bị mất.

Kỹ năng phối hợp

Người chịu trách nhiệm quản lý vận hành cần có sự phối hợp tốt thông qua việc tích hợp tốt các nguồn lực, hoạt động và thời gian để đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu của tổ chức. 

Phối hợp bao gồm việc thực hiện đồng thời các hoạt động cụ thể và chuyển đổi giữa các hoạt động một cách dễ dàng. Nó cũng liên quan đến việc giải quyết những gián đoạn, trở ngại và khủng hoảng, đồng thời quay trở lại các hoạt động thường ngày một cách hiệu quả để ngăn chặn các gián đoạn tiếp theo.

Am hiểu công nghệ

Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, người quản lý vận hành cần phải có hiểu biết nhất định về công nghệ để có thể thiết kế các quy trình vừa hiệu quả vừa khoa học mà không mất quá nhiều thời gian, công sức. Các tổ chức hiện đại đang ngày càng phụ thuộc vào công nghệ để đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Điều này có nghĩa là hầu hết các quy trình vốn được thực hiện thủ công, chẳng hạn như bàn giao công việc, báo cáo, phân tích, sẽ phải chuyển sang các quy trình tự động hiệu quả hơn. Khi người quản lý vận hành quen thuộc với những cải tiến mới nhất trong ngành công nghệ, việc ứng dụng những cải tiến đó để cải thiện quy trình nội bộ là điều có thể.

Tại sao doanh nghiệp nên cải tiến quản lý vận hành?

Đứng trước sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và tốc độ chuyển đổi số hiện nay, việc trung thành tuyệt đối với mô hình quản lý vận hành truyền thống có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rắc rối, thậm chí là bị các đối thủ cạnh tranh khác vượt mặt. Tại sao lại như thế?

• Thời gian đưa ra quyết định lâu: Doanh nghiệp thường được chia nhỏ thành nhiều cấp bậc quản lý cùng nhiều phòng ban, do đó quy trình ký duyệt giấy tờ thủ công tốn khá nhiều thời gian. Đồng thời, nhân viên mất thời gian và công sức để gặp gỡ các phòng ban và tổ chức liên quan để thu thập ý kiến và giấy tờ.
• Thông tin truyền đạt bị thay đổi: Mỗi quản lý có cách truyền đạt và diễn giải thông điệp khác nhau, do đó thông tin có thể bị sai lệch hoặc thay đổi khi được truyền xuống cấp dưới. Trong một doanh nghiệp vẫn giữ quy trình quản lý vận hành truyền thống, cả người quản lý và nhân viên có thể bị rơi vào tình trạng bỏ lỡ nhiệm vụ và không nắm rõ tiến độ công việc.
• Giao tiếp nội bộ đứt quãng: Quản lý vận hành truyền thống tạo nên sự tách biệt rõ ràng giữa cấp quản lý và nhân viên, cũng như giữa các phòng ban với nhau. Điều này khiến việc giao tiếp trong nội bộ không liền mạch.
• Khả năng thích ứng toàn cầu kém: Kể từ thời điểm Đại dịch Covid-19 bùng nổ tới hiện tại, những mô hình quản lý vận hành không đáp ứng được yêu cầu làm việc từ xa, quản lý công việc linh hoạt đều không còn được ưa chuộng và khuyến khích.

Xem thêm: Ví dụ về Quản lý quy trình 

Ví dụ về cải tiến quản lý vận hành doanh nghiệp thành công

Mô hình quản lý vận hành truyền thống đang gặp phải nhiều thách thức lớn do tác động của cuộc cách mạng chuyển đổi số. Trong bối cảnh này, nhiều doanh nghiệp đã buộc phải chuyển dịch và cải tiến mô hình vận hành của mình để có thể sống sót và phát triển tiếp.

Pizza Domino

Năm 2008, thương hiệu pizza Domino đã gặp phải nhiều khó khăn trong việc lan tỏa hình ảnh và giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, nhờ việc kịp thời thay đổi mô hình quản lý vận hành, công ty đã xoay chuyển tình thế và phát triển như hiện nay.

Tại thời điểm đó, một số quản lý nhận thấy xu hướng đặt hàng từ xa đang nở rộ và phát triển, nên đã thuyết phục ban lãnh đạo công ty dịch chuyển mô hình kinh doanh sang nền tảng trực tuyến. Động thái mang tính cách mạng này đã giúp Domino trở nên khác biệt và nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác.

Sự thành công bước đầu đã thúc đẩy ban lãnh đạo công ty thực hiện chuyển đổi số toàn bộ tổ chức và triển khai thêm nhiều công nghệ mới. Khách hàng có thể đặt hàng qua SMS, Facebook, Twitter, Google Home,…, qua đó giúp Domino thúc đẩy doanh thu nhờ nguồn dữ liệu đa dạng.

Facebook

Quản lý vận hành tại Facebook được phát triển theo một chiến lược và mục tiêu rõ ràng, từ đó nâng cao hiệu quả tất cả các lĩnh vực mà công ty theo đuổi. Để thích ứng với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ, gã khổng lồ Facebook đã có những thay đổi rõ rệt trong hệ thống vận hành của mình:

• Liên tục nâng cấp sản phẩm: Facebook liên tục ra mắt các bản cập nhật mới để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và đáp ứng thị hiếu của người đăng ký mới.
• Tự động hóa quy trình: Facebook đã phát triển hệ thống AI để theo dấu người dùng, ghi nhận lại sở thích và thói quen của họ để có thể đưa ra đề xuất phù hợp.
• Phát triển nguồn nhân lực: Facebook quản lý vận hành với phương châm lấy con người làm trung tâm. Do đó, việc sử dụng chiến lược tuyển dụng liên tục đã tạo điều kiện cho các nhân tài mới tỏa sáng và thúc đẩy sự tiến bộ của những nhân viên hiện tại.

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để linh hoạt quá trình quản lý vận hành. Các yếu tố quan trọng cần được chú trọng cho sự thay đổi này là tái cấu trúc tổ chức, tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, chiến lược ứng dụng công nghệ hiện đại vào vận hành cho phép thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc, tiết kiệm chi phí và thời gian, qua đó tạo ra những lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác.

Nếu có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về công nghệ phù hợp với mô hình quản lý vận hành của tổ chức, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp gỡ chuyên gia.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Lời kết

Với cương vị là người đồng hành đáng tin cậy của doanh nghiệp, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng bộ giải pháp hỗ trợ chuyển đổi số và linh hoạt hóa quy trình quản lý vận hành, chẳng hạn như Microsoft 365, Google Workspace, Zoho Workplace,…Không dừng lại ở đó, đội ngũ kỹ thuật luôn thường trực 24/7/365 để đảm bảo mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có câu trả lời cho bài toán quản lý vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi liên quan đến nội dung bài viết, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản của chúng tôi hỗ trợ và giải đáp.