Quản lý thời gian trong công việc – Chìa khóa cho sự thành công

Thời gian là tài sản không thế thay thế và có giá trị hơn tiền bạc, đặc biệt trong thế giới kinh doanh cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Mỗi người đều có thể kiếm được nhiều tiền hơn nhưng không thể có thêm thời gian. Do đó, việc quản lý thời gian hiệu quả luôn nhận được sự quan tâm nhiều từ các doanh nghiệp.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian được hiểu là quá trình lập kế hoạch và thực hiện kiểm soát có ý thức về thời gian dành cho các hoạt động cụ thể để làm việc hiệu quả hơn. Đó là sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau giúp bạn tăng hiệu quả công việc và đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.

quản lý thời gian là gì

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian tại nơi làm việc cho phép nhân viên nâng cao hiệu suất và đạt được các mục tiêu mong muốn với ít nỗ lực hơn cũng như xây dựng các chiến lược hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc không quản lý hiệu quả hoặc không nắm bắt các kỹ năng quản lý thời gian là gì, hậu quả có thể là: 

  • Bỏ lỡ deadline và cuộc hẹn
  • Trì hoãn và thiếu tập trung
  • Thiếu tính chuyên nghiệp
  • Quy trình làm việc không hiệu quả và chất lượng công việc thấp
  • Nảy sinh nhiều căng thẳng
  • Mối quan hệ trong môi trường làm việc không tốt
  • Làm mất đi sự cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc

“Thời gian có giá trị nhiều hơn tiền bạc. Bạn có thể thêm tiền, nhưng bạn không thể có thêm thời gian.” – Jim Rohn

Vậy câu hỏi đặt ra là quản lý thời gian hiệu quả là gì? Quản lý thời gian hiệu quả là phân bổ đúng thời gian cho đúng hoạt động. Qua đó, nhân viên có thể tận dụng tốt nhất thời gian sẵn có bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ theo tầm quan trọng và thời gian ước tính để hoàn thành.

Lợi ích nổi bật của quản lý thời gian hiệu quả

Tại sao phải quản lý thời gian hợp lý và hiệu quả? Không phải ngẫu nhiên các doanh nghiệp đều khuyến khích nhân viên của mình thiết kế thời gian cá nhân phù hợp cho các nhiệm vụ, cũng như chi ra hàng đống tiền cho các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian và dự án.

lợi ích của quản lý thời gian hiệu quả

Dưới đây là một số lợi ích mà kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả có thể đem tới cho cả nhân viên và doanh nghiệp:

  • Tăng hiệu quả công việc: Quản lý thời gian kém khiến nhân viên cảm thấy choáng ngợp, trong khi những người quản lý tốt sẽ cải thiện hiệu quả, từ đó dẫn đến hiệu suất tốt hơn.
  • Bàn giao công việc đúng thời hạn: Đây là lợi ích lớn nhất và quan trọng nhất của việc quản lý thời gian hiệu quả khi giúp nhân viên đáp ứng deadline và thỏa mãn mong đợi của khách hàng.
  • Giảm thiểu căng thẳng và lo lắng: Khi nhân viên gặp căng thẳng và lo lắng, họ không chỉ trễ deadline và hoàn thành công việc kém chất lượng mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần. Với tư cách là người sử dụng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo sức khỏe tinh thần của nhân viên, hành động thiết thực nhất là hỗ trợ nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và đầu tư cho các công cụ hỗ trợ phù hợp.
  • Cải thiện chất lượng công việc: Với việc quản lý thời gian tốt, nhân viên có thời gian cần thiết để hoàn thành công việc không chỉ đúng thời hạn mà còn có chất lượng cao hơn.
  • Tăng cường sự tự tin: Khi nhân viên hoàn thành tốt khối lượng công việc, điều đó giúp họ tăng cường sự tự tin và cho phép tin tưởng vào khả năng của chính mình. Điều này cũng hỗ trợ giảm thiểu sự căng thẳng và lo lắng do cơ thể sản xuất dopamine.
  • Giảm trì hoãn và thời gian chết: Khi nhân viên biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên thì sự trì hoãn sẽ giảm đi và khuyến khích tâm lý “eat the frog”. Điều này làm giảm thời gian chết và giúp hoàn thành tốt công việc.
  • Cân bằng công việc và cuộc sống: Sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà khi nhân viên cảm thấy được nghỉ ngơi và có cơ hội nạp lại năng lượng, họ sẽ ở vị trí tốt nhất có thể để hoàn thành công việc
  • Đưa ra quyết định tốt hơn: Khi nhân viên có thời gian tập trung và làm việc cẩn thận, họ sẽ không cần phải đưa ra quyết định dưới áp lực. Thay vào đó, nhân viên có thể đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên tất cả kiến thức cần thiết để thực hiện quyết định tốt nhất.

Phương pháp để quản lý thời gian trong doanh nghiệp

phương pháp quản lý thời gian

Để đạt được hiệu quả tối ưu khi quản lý thời gian, bạn có thể tham khảo một số nguyên tắc khoa học cụ thể dưới đây. 

Nguyên tắc 80/20 của quản lý thời gian

Còn được gọi là nguyên lý Pareto, quy tắc này chỉ ra rằng 80% thành tích đến từ 20% hành động có giá trị. Có thể hiểu rằng, trong công việc, 20% việc quan trọng sẽ mang lại 80% hiệu quả. Nghĩa là, bạn cần xác định những nhiệm vụ sẽ tạo ra nhiều giá trị nhất và ưu tiên chúng. Việc tập trung vào những nhiệm vụ này sẽ mang lại hiệu quả khoảng 80%. Sau khi hoàn thành các mục tiêu đó, nhân viên có thể bắt đầu làm những công việc ít giá trị hơn.

Tóm lại, nguyên tắc quản lý thời gian 80/20 nhắc nhở mọi người tập trung vào những nhiệm vụ chính mang lại nhiều giá trị hơn. Bởi chỉ tập trung vào chi tiết, bạn sẽ không nhận lại được nhiều giá trị, đồng thời lãng phí thời gian lẽ ra phải làm với những nhiệm vụ quan trọng.

Nguyên tắc 4D

nguyên tắc 4d

Nguyên tắc quản lý thời gian 4D giúp bạn quản lý cuộc sống và công việc một cách dễ dàng hơn. Cụ thể, bạn cần tuân thủ các quy tắc sau:

  • D1 (Do – Do): Ưu tiên giải quyết nhanh các công việc quan trọng. Lúc này, bạn không nên ngần ngại xử lý tất cả những việc quan trọng.
  • D2 (Dump – Give up): Trong mỗi To-do-list sẽ có những nhiệm vụ không có giá trị hoặc không cần thiết. Khi đó, hãy sẵn sàng từ bỏ hoặc thêm vào nhóm “Làm sau”, qua đó cho nhân viên tập trung vào công việc tạo ra giá trị trước tiên.
  • D3 (Delegate): Công việc nào cũng cần sự hợp tác, làm việc nhóm để tạo ra nhiều giá trị hơn. Việc quan trọng người khác có thể làm tốt hơn thì nên giao việc đó cho người đó. 
  • D4 (Defer- Postpone): Đối với những công việc ít quan trọng hơn và không thể hoàn thành ngay thì hãy hoãn lại. Tuy nhiên, bạn cần ghi chép và lên kế hoạch cụ thể để thực hiện nhiệm vụ đó, đồng thời không nên hoãn quá nhiều công việc trong một ngày.

Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 tương tự như nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian (80/20). Tuy nhiên, quy tắc này sẽ được chi tiết hóa và áp dụng cho các nhiệm vụ không thể xác định là 20% quan trọng. Với phương pháp này, bạn có thể sắp xếp, phân bổ thời gian cụ thể cho từng công việc. Cụ thể:

  • 40% thời gian được dành cho những việc quan trọng nhất.
  • 30% thời gian được dành cho việc quan trọng thứ hai.
  • 20% thời gian hoàn thành việc quan trọng thứ ba.
  • 10% thời gian để làm mọi thứ cùng nhau.

Thực tế, nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả này được sử dụng cho trường hợp có quá nhiều việc phải ưu tiên mỗi ngày. Tại thời điểm này, bạn sẽ sắp xếp công việc và phân bổ thời gian của mình dựa trên các mức độ quan trọng khác nhau.

Cách quản lý thời gian hiệu quả tại nơi công sở

quản lý thời gian trong công sở

Quản lý thời gian không phải là thứ gì đó cao siêu, ngược lại bất kỳ ai cũng có thể học được nghệ thuật này thông qua việc thực hành và học hỏi. Chỉ cần nắm vững kỹ năng quản lý thời gian là gì và áp dụng hợp lý vào thực tế, thì mọi công việc – dù là hóc búa như thế nào – đều có thể giải quyết một cách suôn sẻ trong thời gian quy định.

Dưới đây là một số cách tuyệt vời để giúp bạn có thể trở thành một chuyên gia quản lý thời gian trong cả công việc và cuộc sống hàng ngày.

Lên kế hoạch

Lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong quản lý thời gian vì cả hai đều song hành với nhau trong công việc. Bạn chỉ có thể tận dụng tối đa thời gian của mình khi mọi thứ đã được lên kế hoạch kỹ lưỡng. 

Khi đề cập đến việc lập kế hoạch, không nhất thiết là việc tuân theo một thói quen nghiêm ngặt nào đó, thay vào đó, bạn cần đưa ra những quyết định thông minh hơn khi biết thời điểm thích hợp để thực hiện một nhiệm vụ hoặc một hoạt động.

Về cơ bản, quản lý thời gian để làm cho công việc được thực hiện thông minh và khoa học hơn. Tác giả Brian Tracy từng nói “Mỗi phút bạn dành cho việc lập kế hoạch tiết kiệm được 10 phút thực hiện, điều này mang lại 1000% lợi tức năng lượng”.

Vấn đề ưu tiên

ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng

Vận dụng phương pháp ưu tiên trong công việc hàng ngày là chìa khóa để quản lý thời gian thành công. Điều đó cho thấy, nhiều nhân viên bắt đầu ngày mới với các nhiệm vụ không quan trọng hoặc để việc thực hiện công việc đơn giản cho cuối ngày.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp nhận ra không phải tất cả các nhiệm vụ đều quan trọng. Vấn đề trọng tâm là tập trung vào các ưu tiên để thành công trong công việc. Việc phân loại nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ cấp bách giúp bạn có kế hoạch để tập trung vào những việc cần phải làm. Các công cụ quản lý dự án khác nhau cũng có thể được sử dụng cho trường hợp này để tiết kiệm thời gian.

Nói không với “multitask”

Multitask hay làm nhiều công việc cùng lúc là một trong những hoạt động gây lãng phí thời gian nhất. Đầu tư thời gian vào việc hoàn thành quá nhiều thứ khiến kết quả nhận lại không được như mong muốn. Cách tốt nhất để tận dụng thời gian là thực hiện một việc một và hoàn thành nó trước khi chuyển sang công việc tiếp theo.

Cách để quản lý thời gian hiệu quả khi có quá nhiều công việc cần làm là lập danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành theo mức độ ưu tiên của chúng, qua đó giúp nhân viên không chỉ tập trung tốt hơn mà còn ít bị phân tâm hơn, cũng như ít mắc sai lầm hơn.

Loại bỏ các yếu tố có thể gây xao nhãng

loại bỏ những vấn đề gây xao nhãng

Điện thoại di động, câu chuyện tán gẫu của đồng nghiệp và mạng xã hội là một số trong những nguyên nhân gây xao lãng phổ biến tại nơi làm việc, khiến mỗi nhân viên mất 3 giờ mỗi ngày.

Để không bị những yếu tố này chiếm hết thời gian, tốt hơn hết là nên loại bỏ chúng hoàn toàn khỏi lịch trình làm việc mỗi ngày. Nếu mạng xã hội và điện thoại di động đang làm giảm năng suất của bạn, hãy đặt thời gian cố định trong ngày để kiểm tra mạng xã hội và sử dụng điện thoại.

Xác định thời gian làm việc “vàng”

Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả là làm cho công việc có mức độ ưu tiên cao nhất phù hợp với số giờ làm việc có năng suất cao nhất. Ý tưởng cơ bản ở đây là thường xuyên kiểm tra bản thân để theo dõi thời gian, địa điểm và cách thức mà bản thân có thể làm việc hiệu quả nhất.

Nghiên cứu cho thấy rõ ràng một ngày của một người được điều khiển bởi các chu kỳ ảnh hưởng đến mức độ tỉnh táo và động lực.

Ví dụ, bạn có thể đạt năng lực trí não cao nhất với sự tập trung và chú ý tốt nhất vào trước giờ ăn trưa và chậm lại một cách đáng kể vào buổi tối. Do đó, nếu có một dự án liên quan đến những quyết định quan trọng và phức tạp, kịch bản tốt nhất là xử lý nó vào “giờ vàng” của bạn. 

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ việc quản lý thời gian

Đây là cách hiệu quả nhất để giúp bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và dự án trong công việc mà không khiến mọi việc trở nên phức tạp. Nếu không sử dụng một công cụ theo dõi thời gian tốt, bạn có thể tự đặt mình và nhóm vào thế bất lợi lớn, khi không biết chính xác nhóm cần sử dụng bao nhiêu thời gian cho dự án hay nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian nhất.

Các công cụ quản lý thời gian được ưa chuộng

Bên cạnh rèn luyện kỹ năng cá nhân, việc sử dụng công nghệ để lên lịch và theo dõi thời gian là một cách tuyệt vời và hữu ích. Nhưng chính xác thì các công cụ quản lý thời gian nào là hiệu quả nhất? Giải pháp công nghệ được lựa chọn cần cung cấp một số tính năng sau:

  • Phần mềm theo dõi thời gian
  • Lịch
  • Trình quản lý tác vụ
  • Lời nhắc
  • To-do list
  • Phần mềm theo dõi thói quen

Theo đó, chúng tôi giới thiệu tới bạn một số giải pháp tuyệt vời hỗ trợ cho việc quản lý thời gian và lập kế hoạch hiệu quả hiện đang được cung cấp tại HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0:

Google Workspace

quản lý thời gian với google calendar

Quản trị thời gian bằng Google Calendar là một trong những cách được sử dụng nhiều nhất. Ứng dụng này cung cấp các chức năng hỗ trợ theo dõi sự kiện sắp diễn ra, sắp xếp danh sách các công việc cần phải làm theo mức độ ưu tiên, nhắc nhở công việc,…

Bên cạnh Calendar, giải pháp Google Workspace còn cung cấp cho người dùng công cụ Task và Sheets để xây dựng kế hoạch công việc chuyên nghiệp cũng như quản lý thời gian dự án và nhiệm vụ một cách sát sao.

Microsoft 365

quản lý thời gian và dự án với microsoft 365

Microsoft 365 cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ người dùng tăng năng suất và quản lý thời gian hiệu quả, chẳng hạn như Outlook, Teams, OneNote, To Do List, Lists và Planner. Chỉ cần tìm hiểu và thành thạo việc sử dụng, nhân viên có thể hưởng lợi nhiều từ hệ sinh thái công nghệ này trong việc hoàn thành công việc và quản lý quỹ thời gian của mình.

Zoho Workplace

zoho workplace

Bộ giải pháp Zoho Workplace là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian và công việc được các doanh nghiệp nhỏ và start-up ưa chuộng. Với đa dạng các công cụ như Projects, Sprints, Flow,…Zoho Workplace giúp người dùng xây dựng bức tranh toàn diện về những công việc cần được thực hiện cũng như có thể sắp xếp thời gian hợp lý để đảm bảo hiệu suất.

Để được hỗ trợ tư vấn công cụ hỗ trợ quản lý thời gian phù hợp, hãy bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp gỡ đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp của chúng tôi.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa năng suất và đạt được mục tiêu một cách xuất sắc. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan đầy đủ về quản lý quỹ thời gian trong công việc. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến nội dung bài viết, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ nhân viên với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ giải đáp và tư vấn.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận