Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Microsoft 365 là một giải pháp toàn diện đáp ứng mọi yêu cầu liên lạc và cộng tác trong tổ chức, từ email, bộ nhớ dùng chung cho tới mạng nội bộ. Đặc biệt có nhiều tác vụ quản lý 365 Microsoft cần được xử lý, như quản lý người dùng hay cài đặt cấu hình. Bài viết này sẽ bàn về các vai trò khác nhau của admin MS 365 và trách nhiệm của từng cái. Khám phá ngay.
Quản trị viên quản lý 365 Microsoft là gì?
Quản trị viên quản lý 365 Microsoft (hay admin) là tài khoản có quyền quản lý và kiểm soát toàn bộ những tài khoản thành viên trong gói đăng ký Microsoft 365 của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Tài khoản admin có thể thiết lập các chính sách từ cơ bản cho đến nâng cao, cũng như cấp quyền sử dụng cho từng thành viên.
Đáng chú ý, tài khoản quản trị viên chỉ được cấp khi người dùng đăng ký gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người chịu trách nhiệm quản lý 365 Microsoft có thể chỉ định admin để thay thế họ trong việc quản lý những người dùng dưới cấp.
Cách dễ dàng để nhận biết tài khoản của bạn có phải là quản trị viên hay không chính là khi truy cập vào trang quản trị admin center, nếu có dòng thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này”, điều đó có nghĩa tài khoản của bạn không có vai trò admin trong môi trường Microsoft 365.
Trách nhiệm quản lý 365 Microsoft của quản trị viên
Nếu bạn vẫn chưa hình dung hết được những công việc mà quản trị viên có thể làm để quản lý 365 Microsoft, phần này sẽ cung cấp cụ thể trách nhiệm mà một admin cần phải thực hiện:
Quản lý quyền của người dùng và nhóm
Vai trò admin quản lý 365 Microsoft được chỉ định bằng cách thêm admin thông qua admin center. Bạn có thể truy cập trung tâm quản trị bằng cách đăng nhập với thông tin xác thực phù hợp.
Sau khi truy cập thành công vào admin center, bạn có thể chỉ định vai trò quản trị viên cho nhiều người dùng trong phần mềm bằng tính năng admin role. Điều này cho phép việc ủy quyền các vai trò cụ thể cho các cá nhân khác nhau để cùng nhau quản lý 365 Microsoft.
Đối với những doanh nghiệp lớn hơn, Microsoft 365 cung cấp các biện pháp kiểm soát quản trị nâng cao như kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò (RBAC). Tính năng này cho phép phân công vai trò admin cụ thể dựa trên trách nhiệm của người dùng trong tổ chức.
Các doanh nghiệp cũng có thể quản lý 365 Microsoft thông qua việc sử dụng quản lý danh tính đặc quyền (PIM) Azure Active Directory (Azure AD) để tăng cường bảo mật và kiểm soát quyền truy cập của admin vào dữ liệu và tài nguyên bí mật.
Những biện pháp kiểm soát quản trị này giúp quản lý hiệu quả các quyền của user và nhóm trong môi trường Microsoft 365.
Thêm admin mới
Thêm quản trị viên mới trong Microsoft 365 đồng nghĩa với việc trao quyền cho user một số công việc đặc thù như quản lý người dùng, đặt lại mật khẩu, cài đặt bảo mật hay quản lý dữ liệu.
Điều quan trọng là phải xem xét bất kỳ nhu cầu hoặc tính năng đặc biệt nào mà tổ chức có. Điều đó có nghĩa là là cấp cho admin mới quyền và khả năng kiểm soát quyền truy cập phù hợp. Do đó, cần phải có sự xác định rõ ràng vai trò đối với quản lý 365 Microsoft và trách nhiệm của quản trị viên, qua đó giúp các hoạt động trên môi trường đám mây hiệu quả hơn.
Chỉ định vai trò admin
Các vai trò quản trị viên khác nhau để quản lý 365 Microsoft, như Global Admin, SharePoint Admin, User Admin hay Helpdesk Admin. Mỗi vai trò có trách nhiệm và cấp độ truy cập riêng vào hệ thống. Cách tiếp cận này giúp quản lý môi trường MS 365 một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Trong các doanh nghiệp lớn hơn, việc phân công và quản lý vai trò admin vô cùng quan trọng đối với tính bảo mật và tuân thủ.
Quản lý user đang hoạt động
Microsoft 365 có các vai trò admin khác nhau để quản lý người dùng hiện hoạt. Những vai trò này bao gồm Global Admin, User Admin và Billing Admin. Với các cấp độ truy cập và quản lý 365 khác nhau, các vai trò admin này có thể tăng cường bảo mật bằng cách đặt chính sách mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và xem xét quyền truy cập của người dùng.
Đối với doanh nghiệp lớn hơn, các biện pháp kiểm soát nâng cao của quản trị viên như đánh giá quyền truy cập, quản lý danh tính đặc quyền và báo cáo bảo mật đều có sẵn. Các công cụ này cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động của người dùng và cấu hình bảo mật, giúp admin giải quyết các rủi ro bảo mật tiềm ẩn.
Một số lưu ý đối với quản trị viên quản lý 365 Microsoft
Để quản lý 365 Microsoft hiệu quả và tận dụng triệt để các dịch vụ trong hệ sinh thái MS nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc trong tổ chức, các chuyên gia đề xuất một số lưu ý đối với vai trò admin. Cụ thể:
- Cần có ít nhất 2 Global Admin, một trong số đó phải tắt MFA để hoạt động như một biện pháp an toàn dự phòng trong trường hợp MFA ngừng hoạt động. Ít nhất một Global Admin phải có quyền xác thực đặc quyền để đặt lại mật khẩu cho các quản trị viên toàn cầu khác.
- Các vai trò admin quản lý 365 Microsoft khác nhau phải được chỉ định tùy theo trách nhiệm của từng cá nhân. Ví dụ, user có nhiệm vụ lên lịch các cuộc họp trên Teams có thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ của mình với đặc quyền Teams Admin. Do đó, việc giao cho họ vai trò Global Admin là quá mức cần thiết và làm tăng nguy cơ vi phạm an ninh. Do đó, để tránh những phức tạp không cần thiết, số lượng quản trị viên cần được giữ ở mức tối thiểu và tuân theo quy tắc ít cho phép nhất.
- Ngoài Global Admin, tất cả các vai trò khác đều phải bật MFA trên tài khoản của mình. Điều này nhằm giảm thiểu khả năng tổ chức bị thiệt hại do các lỗi của nhân viên.
- Quyền Review phải thường xuyên và cập nhật bất cứ khi nào có những thay đổi về cấu trúc trong tổ chức. Những thay đổi này cũng phải tính đến các yếu tố điều tiết bên ngoài.
- Trước khi phân quyền admin quản lý 365 Microsoft, các thành viên phải được đào tạo đầy đủ phù hợp với trách nhiệm trong vai trò của mình.
- Việc phân chia vai trò admin trong Microsoft 365 giúp quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn, mặt khác, sự tách biệt này không cản trở hoạt động của những người dùng khác.
Các vai trò admin quản lý 365 Microsoft
Microsoft 365 là một hệ sinh thái bao gồm nhiều ứng dụng năng suất và bảo mật khác nhau. Do đó, cần có một hệ thống quản trị viên với các vai trò khác nhau để quản lý chặt chẽ việc sử dụng các ứng dụng, cũng như giám sát hoạt động của mọi thành viên tổ chức trong môi trường đám mây này. Hãy cùng điểm qua một số vai trò admin phổ biến nhất:
Exchange Admin
Vai trò Exchange Admin được gán cho những người dùng cần xem và quản lý hộp thư email, nhóm Microsoft 365 và Exchange Online của các user. Bên cạnh đó, quản trị viên cũng có thể khôi phục các mục đã xóa trong hộp thư người dùng, định cấu hình bảo vệ Anti-spam, thiết lập Send As và Send Behalf.
Billing Admin
Vai trò Billing Admin được chỉ định cho những người dùng chịu trách nhiệm mua hàng trong tổ chức. Cụ thể, khi được chỉ định quyền này, bạn được phép quản lý các đăng ký, yêu cầu thông tin về các dịch vụ và giám sát quá trình triển khai một cách sát sao. Hiện nay, các tổ chức và doanh nghiệp đang tích cực áp dụng vai trò quản lý 365 Microsoft này vào để hỗ trợ công việc vận hành hàng ngày.
Global Admin
Global Admin là vai trò được gán cho người dùng cần quyền truy cập toàn cầu vào hầu hết các tính năng và dữ liệu, từ đó quản lý 365 Microsoft đối với toàn bộ các dịch vụ trực tuyến.
Chỉ các Global Admin mới có thể thực hiện:
- Đặt lại mật khẩu cho tất cả người dùng
- Thêm và quản lý tên miền
*Lưu ý: Người đã đăng ký dịch vụ trực tuyến Microsoft sẽ tự động trở thành Global Admin. Như đã đề cập ở trên, tổ chức chỉ nên có từ 2 – 4 quản trị toàn cầu, bởi cấp quá nhiều người dùng quyền này có thể khiến tăng nguy cơ rủi ro bảo mật.
Global Reader
Vai trò Global Reader trong quản lý 365 Microsoft được chỉ định cho những người dùng cần xem các tính năng và cài đặt quản trị viên trong Admin Center – nơi Global Admin cũng có thể xem. Tuy nhiên, Global Reader không thể thực hiện chỉnh sửa bất kỳ cài đặt nào, do đó nó phù hợp cho việc thực hiện audit.
Groups Admin
Vai trò Groups Admin được gán cho những user cần quản lý cài đặt của tất cả các nhóm trên các admin centers, bao gồm Microsoft 365 admin center và cổng Azure Active Directory.
Khi trở thành Groups Admin quản lý 365 Microsoft, bạn có thể:
- Tạo, chỉnh sửa, xóa và khôi phục nhóm Microsoft 365
- Tạo và cập nhật các chính sách tạo, hết hạn và đặt tên nhóm
- Tạo, chỉnh sửa, xóa và khôi phục nhóm bảo mật Azure Directory
Helpdesk Admin
Helpdesk Admin là vai trò quản lý 365 Microsoft phần mềm cần thiết cho các tác vụ sau:
- Đặt lại mật khẩu
- Buộc người dùng đăng xuất
- Quản lý yêu cầu dịch vụ
- Theo dõi tình trạng dịch vụ
*Lưu ý: Helpdesk Admin chỉ có thể hỗ trợ người dùng không phải admin và người dùng được chỉ định cho các vai trò sau: Directory Reader, Guest Inviter, Helpdesk Admin, Message Center Reader và Reports Reader.
Office Apps Admin
Người dùng sẽ được chỉ định vai trò Office Apps Admin trong phần mềm quản lý Microsoft 365 khi cần thực hiện những công việc sau:
- Sử dụng dịch vụ chính sách đám mây của Office để tạo và quản lý các chính sách trên nền tảng đám mây cho Office
- Tạo và quản lý các yêu cầu dịch vụ
- Quản lý nội dung What’s New mà người dùng nhìn thấy trong ứng dụng Office của mình
- Theo dõi tình trạng dịch vụ
Service Admin
Vai trò quản lý 365 Microsoft Service Admin được xem như sự bổ sung cho những admin hoặc user có vai trò không bao gồm những trách nhiệm sau nhưng vẫn cần thực hiện:
- Mở và quản lý các yêu cầu dịch vụ
- Xem và chia sẻ bài viết trong trong trung tâm tin nhắn
- Theo dõi các dịch vụ từ chi tiết cho đến nâng cao
SharePoint Admin
SharePoint Admin được chỉ định cho các người dùng cần truy cập và quản lý admin center SharePoint Online. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ:
- Tạo và xóa trang web
- Quản lý tuyển tập các trang web và cài đặt SharePoint chung
*Lưu ý: Người dùng được gán vai trò quản lý 365 Microsoft này sẽ có quyền truy cập vào tất cả các nội dung.
Teams Service Admin
Bạn có thể cần được cấp quyền Teams Service Admin nếu có nhu cầu truy cập và quản lý admin center Teams, cũng như thực hiện các hoạt động:
- Quản lý cuộc họp
- Quản lý cầu hội nghị
- Quản lý tất cả các cài đặt trên toàn tổ chức, bao gồm liên kết, nâng cấp Teams và cài đặt ứng dụng khách Teams
*Lưu ý: Người dùng với vai trò này sẽ có quyền truy cập vào tất cả các nội dung.
User Admin
Vai trò User Admin trong quản lý 365 Microsoft được gán cho những người dùng cần thực hiện các thao tác sau cho tất cả user trong tổ chức:
- Thêm user và nhóm
- Gán giấy phép
- Quản lý hầu hết các property của user
- Tạo và quản lý lượt xem của người dùng
- Cập nhật chính sách hết hạn mật khẩu
- Quản lý yêu cầu dịch vụ
- Theo dõi tình trạng dịch vụ
User Admin quản lý 365 Microsoft cũng có thể thực hiện các hành động sau cho user – không phải admin – và cho user được chỉ định các vai trò: Directory Reader, Guest Inviter, Helpdesk Admin, Message Center Reader, Reports Reader:
- Quản lý username
- Xóa và khôi phục người dùng
- Đặt lại mật khẩu
- Buộc người dùng đăng xuất
- Cập nhật device key
Để khám phá nhiều hơn về những gì quản trị viên quản lý 365 Microsoft có thể làm và sự khác nhau giữa các vai trò, nhấp vào NHẬN TƯ VẤN THÊM TẠI ĐÂY NGAY để các chuyên gia tư vấn chi tiết.
Được biết đến là đối tác ủy quyền của Microsoft, HVN luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng doanh nghiệp trong suốt hành trình sử dụng Microsoft 365, từ nghiên cứu, lựa chọn, cài đặt và khai thác các ứng dụng. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn cách để quản lý 365 Microsoft hiệu quả và chặt chẽ nhất.
Kết luận
Trên đây là một số chia sẻ của HVN Group về cách doanh nghiệp có thể quản lý 365 Microsoft một cách hiệu quả nhất thông qua các tài khoản admin. Nếu người dùng có bất kỳ câu hỏi liên quan đến nội dung nêu trên và cần được giải đáp bởi chuyên gia, vui lòng kết nối ngay với chúng tôi bằng cách gọi tới số Hotline: 024.9999.7777.
