Power Query là gì? Tổng quan từ A-Z cho người mới bắt đầu

Nếu nhận thấy doanh nghiệp đang bị “sa lầy” trong các tác vụ chuyển đổi dữ liệu lặp đi lặp lại và gặp khó khăn với quản lý, phân tích data, Power Query là giải pháp mạnh mẽ cho vấn đề này. Hướng dẫn dưới đây sẽ cung cấp cho bạn các kiến thức cơ bản về công cụ này cũng như cách nó hỗ trợ người dùng trong chuyển đổi và phân tích dữ liệu.

Power Query là gì?

Power Query được biết đến là một công cụ ETL của Microsoft nhằm hỗ trợ trích xuất, tải và chuyển đổi data, đồng thời được sử dụng để truy xuất dữ liệu từ các nguồn, xử lý và tải dữ liệu đó vào một hoặc nhiều hệ thống đích. Công cụ có thể được tìm thấy trên các phần mềm của MS như Excel, Power BI, Dataverse, Azure Data Factory, Dynamics 365 cùng nhiều ứng dụng khác trong hệ sinh thái.

Với sức mạnh của mình, Power Query Power BI xử lý dữ liệu thô một cách khéo léo, chuyển đổi thành định dạng có cấu trúc, để hoàn toàn phù hợp với nhu cầu phân tích và trực quan hóa trong tổ chức. Do đó, công cụ đã trở thành tài sản không thể thiếu đối với các chuyên gia dữ liệu cũng như nhà phân tích kinh doanh. 

Power Query Online hỗ trợ đơn giản hóa quá trình nhập dữ liệu bằng cách hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau như bảng Excel, tệp CSV, bảng Database, webpage,…và tạo điều kiện chuyển đổi dữ liệu sang định dạng mong muốn để cải thiện phân tích.

Hiệu quả của Power Query nằm ở khả năng tạo các quy trình có thể sử dụng lại, giúp người dùng không phải lặp lại các bước tương tự với data mới. Bằng cách tự động hóa các quy trình chuyển đổi dữ liệu, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu, tái tạo các kết quả đầu ra nhất quán, biến Power Query download thành một tài sản có giá trị để xử lý dữ liệu tự động và hợp lý.

Chức năng chính của Power Query là khả năng lọc và trộn hoặc kết hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều nguồn data được hỗ trợ. Ngôn ngữ Power Query Formula (M) được sử dụng để thể hiện bất kỳ sự kết hợp dữ liệu nào.

Ưu điểm của Power Query

Power Query là một công cụ mạnh mẽ và giúp ích nhiều cho doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật mà công cụ này mang đến cho người dùng:

• Lợi thế về chi phí: Power Query có sẵn trong Power BI. Người dùng Power BI không cần phải mua công cụ dưới dạng tiện ích bổ sung hoặc cài đặt từ các nguồn bên ngoài. Thay vào đó, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Power BI và sử dụng ngay.
• Nguồn dữ liệu lớn: Power Query hỗ trợ kết nối và nhập một danh sách nguồn dữ liệu khổng lồ. Một số trong đó bao gồm tệp Excel hoặc workbook, tệp văn bản hoặc CSV, tệp từ đám mây hoặc phần mềm lưu trữ tại chỗ.
• Thân thiện với người dùng: Power Query không yêu cầu người dùng tìm hiểu hoặc sử dụng các đoạn mã để thực hiện các thao tác ETL. Power Query Editor cung cấp các thao tác GUI chọn, kéo và click đơn giản để thực hiện các tác vụ ETL tương tự cho những người dùng không quen với việc viết mã. 
• Nhiệm vụ không lặp lại: Một ưu điểm lớn của Power Query là người dùng không phải viết lại hoặc thực hiện lại các nhiệm vụ tương tự của hoạt động dữ liệu sau một khoảng thời gian. 
• Ngôn ngữ M: Đây là ngôn ngữ truy vấn để Power Query thực hiện các tác vụ kết nối dữ liệu, nhập và chuyển đổi dữ liệu thành mô hình dữ liệu. Nó giúp việc học và áp dụng làm ngôn ngữ mã hóa trở nên đơn giản và thực hiện mọi hoạt động một cách hiệu quả. Ngôn ngữ M là ngôn ngữ chức năng và phân biệt chữ hoa chữ thường, bao gồm các câu lệnh khối “let” và “in” chứa các biến, hằng và hàm giống như bất kỳ ngôn ngữ nào khác. Đầu ra của các truy vấn có thể được gửi đến ngăn mô hình dữ liệu Power BI hoặc tới Workbook Excel.

Các tính năng cốt lõi của Power Query trong Power BI

Power Query cung cấp cho doanh nghiệp một loạt các tính năng ấn tượng, góp phần nâng cao hoạt động phân tích và xử lý dữ liệu:

• Kết nối nguồn dữ liệu rộng: Với Power Query, bạn có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm tệp văn bản, Excel Workbook, tệp CSV,…mang lại sự linh hoạt và dễ dàng trong việc nhập dữ liệu.
• Kết hợp bảng được đơn giản hóa: Tùy chọn Merge trong Power Query thay thế cho hàm VLOOKUP của Excel, cho phép hợp nhất các bảng liền mạch, đặc biệt là khi xử lý các dataset lớn với hàng nghìn row.
• Bảng để cập nhật dữ liệu nhất quán: Power Query thể hiện tốt vai trò của mình khi xử lý các cập nhật dữ liệu định kỳ. Bằng cách tự động hóa quá trình sao chép dữ liệu, công cụ hỗ trợ giảm bớt gánh nặng cập nhật thủ công, đảm bảo tính nhất quán trong việc nhập dữ liệu.
• Chức năng thân thiện với người dùng: Người dùng không cần kiến thức về mã hóa để sử dụng Power Query một cách hiệu quả. Giao diện thân thiện với người dùng của công cụ cho phép bạn thực hiện các tác vụ chỉ bằng cách nhấp vào nút và áp dụng các bộ lọc, giống như khi làm việc trong Excel.
• Theo dõi quy trình tự động: Power Query không chỉ đơn giản hóa các tác vụ mà còn ghi lại hành động của người dùng, do đó đạt được các quy trình tự động. Tính năng này hữu ích khi xử lý việc chuẩn bị dữ liệu định kỳ, hỗ trợ tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Các thành phần trong Power Query BI

Về cơ bản, Power Query cho phép người dùng doanh nghiệp truy cập dữ liệu được lưu trữ trong các nguồn dữ liệu một cách liền mạch, đồng thời định hình lại data đó để phù hợp với nhu cầu cụ thể. Công cụ cung cấp giao diện dễ sử dụng, thú vị và thậm chí thuận tiện khi sử dụng cho những người dùng không biết về code.

Power Query Editor

Bạn có thể truy cập Power Query Editor trong Power BI bằng cách điều hướng đến tab Home và nhấp vào Transform data.

Ban đầu, khi không có kết nối dữ liệu, cửa sổ Editor sẽ hiển thị trống và chờ được điền dữ liệu. Khi người dùng tải truy vấn, cửa sổ Power Query Editor trở nên linh hoạt hơn và hiển thị thông tin dữ liệu từ các nguồn được kết nối. 

• Phần ribbon hiển thị một số nút để tương tác với dữ liệu trong truy vấn.
• Các truy vấn được liệt kê trong khung bên trái – nơi chúng có thể được chọn, xem và định hình.
• Ngăn trung tâm hiển thị dữ liệu từ truy vấn đã chọn và sẵn sàng để sàng lọc thêm.
• Ngăn Query Settings cung cấp chi tiết về thuộc tính của truy vấn và các bước chuyển đổi được áp dụng.

Ngăn Power Query left function

Trong Power Query Editor, ngăn bên trái hay chính là Inquiries Pane, hiển thị danh sách các truy vấn đang diễn ra cùng với tên tương ứng của chúng. Khi bạn chọn một truy vấn cụ thể từ ngăn này, dữ liệu tương ứng sẽ được trình bày ở ngăn giữa hay Data Pane. Tại đây, người dùng có thể định hình và chuyển đổi dữ liệu theo yêu cầu riêng biệt của mình.

Data Pane trong trung tâm

Ngăn này đóng vai trò quan trọng đối với Query view, cho phép thực hiện nhiều thao tác khác nhau. Trong hình ảnh dưới đây, một kết nối Web Data đã thiết lập được mô tả và cột Overall score đã được chọn. Bạn nhấp chuột phải vào tiêu đề cột để hiển thị một menu với các tùy chọn có sẵn, nhiều tùy chọn trong đó phản ánh các nút được tìm thấy trong ribbon.

Query Settings ở bên phải

Query Settings hay còn được gọi là Right Pane hiển thị danh sách đầy đủ tất cả các bước được liên kết với một truy vấn cụ thể. Ví dụ, trong hình ảnh minh họa, phần Applied Steps trong Query Settings Pane cho biết rằng loại dữ liệu của cột Overall score đã được sửa đổi. Khi các bước định hình được áp dụng cho truy vấn, chúng sẽ được ghi lại trong Applied Steps, cung cấp bản ghi rõ ràng về quy trình chuyển đổi dữ liệu.

Điều quan trọng cần biết là Power Query Editor không tự thay đổi dữ liệu cơ bản. Nói một cách chính xác, công cụ sửa đổi và cấu trúc lại cách trình bày của mình.

Trong cửa sổ Query Settings, người dùng có thể linh hoạt đổi tên, xóa hoặc sắp xếp lại các bước theo sở thích của mình. Chỉ cần nhấp chuột phải vào một bước trong Applied Steps, menu với đầy đủ các tùy chọn liên quan sẽ hiển thị.

Tính năng Advanced Editor trong Power Query

Tính năng Advanced Editor hiển thị code được tạo ở mỗi bước, cho phép người dùng có thể xem và thậm chí viết mã định hình.

Để truy cập Advanced Editor của Power Query, hãy nhấp vào View từ ribbon, sau đó chọn Advanced Editor. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ pop-up hiển thị các mã truy vấn hiện tại.

Trong cửa sổ Advanced Editor, người dùng có thể trực tiếp sửa đổi mã nếu cần. Khi hoàn tất, bạn chọn vào nút Done hoặc Cancel để đóng cửa sổ.

Lưu công việc trong Power Query

Để lưu công việc trong Power Query Editor, bạn hãy chọn vào Close & Apply từ menu File. Hành động này sẽ lưu các thay đổi đã thực hiện và thoát khỏi trình chỉnh sửa. Khi đạt được tiến độ, Power BI Desktop sẽ hiển thị hộp thoại trạng thái.

Sau khi hoàn thành, Power BI Desktop cho phép người dùng lưu công việc của mình dưới dạng .pbix bằng cách đi tới File >> Save (hoặc nhấp File >> Save As).

Mối liên kết Power Query vs Power BI vs Power Pivot

Power Query, Power BI và Power Pivot là các công cụ liên quan trong Microsoft Power Platform để phân tích và trực quan hóa dữ liệu, trong đó BI là nền tảng trung tâm và bao gồm hai công cụ còn lại.

Người dùng có thể sử dụng Power Query để trích xuất và chuyển đổi dữ liệu, Power Pivot để lập mô hình dữ liệu và Power BI để trực quan hóa cũng như báo cáo dữ liệu. Kết hợp với nhau, các công cụ này cung cấp cho bạn giải pháp phân tích dữ liệu và trí tuệ doanh nghiệp (business intelligence) toàn diện.

Dưới đây là sơ đồ đơn giản để giải thích mối liên hệ giữa các công cụ mạnh mẽ này:

Người dùng cũng có thể tham khảo bảng so sánh sau để hiểu rõ hơn về điểm khác biệt giữa Power Query, Power Pivot và Power BI:

Để đánh giá điểm mạnh và hạn chế của từng công cụ, từ đó lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho một quy trình cụ thể trong doanh nghiệp, bạn có thể kết nối với chuyên gia bằng cách nhấn vào NHẬN HỖ TRỢ TẠI ĐÂY.

NHẬN HỖ TRỢ TẠI ĐÂY

Là đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam, HVN không chỉ cung cấp đa dạng các gói giải pháp Microsoft 365 với mức chi phí hợp lý, mà còn luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tìm kiếm công cụ MS phù hợp. Đội ngũ chuyên gia sẽ hỗ trợ bạn có thể sử dụng Power BI một cách thông minh cũng như áp dụng công cụ Power Query hiệu quả trong phân tích data.

Tổng kết

Như vậy, bài viết này của HVN Group chắc hẳn đã mang đến cho bạn một bức tranh tổng quan về công cụ Power Query trong Power BI. Nếu gặp bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào trong quá trình tìm hiểu, vui lòng kết nối trực tiếp ngay với đội ngũ CSKH qua Hotline 024.9999.7777.