Làm thế nào để soạn thảo một email chuyên nghiệp?

Thư điện tử là một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản được sử dụng rộng rãi nhất – cả trong và ngoài môi trường làm việc. Một email chuyên nghiệp được soạn thảo tốt sẽ cung cấp cho người nhận một thông điệp thân thiện, rõ ràng, ngắn gọn và hữu ích. Hãy học cách viết email một cách chuyên nghiệp để có thể đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

Email chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp giống như phiên bản chuyên nghiệp hơn của địa chỉ thư thông thường nhưng nó dành riêng cho các tương tác trong công việc. Đây là phương tiện được sử dụng để mọi người trong tổ chức trò chuyện, cập nhật công việc đến giao tiếp với khách hàng và đối tác.

Việc có một địa chỉ email chuyên nghiệp là điều cần thiết đối với bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào. Dưới đây là lý do tại sao:

• Xây dựng tính chuyên nghiệp: Đối với một doanh nghiệp, tính chuyên nghiệp luôn là yếu tố được đề cao, đặc biệt khi tương tác với khách hàng và đối tác. Do đó, một email chuyên nghiệp từ hình thức tới nội dung là một yếu tố cần thiết.
• Thiết lập nhận diện thương hiệu: Mặc dù nhận diện thương hiệu thường chỉ đề cập đến các yếu tố hình ảnh gắn liền với thương hiệu, chẳng hạn như màu sắc, thiết kế và logo, nhưng địa chỉ email cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và củng cố nó. 
• Giảm nguy cơ bị gắn cờ là spam: Một địa chỉ thư chuyên nghiệp làm giảm nguy cơ bị bộ lọc spam ngăn chặn, từ đó tăng tỷ lệ gửi thư.

Khi đã thành công có được một địa chỉ thư dành riêng cho doanh nghiệp, người dùng cần trau dồi thêm kỹ năng soạn thảo và trình bày để tạo nên ấn tượng tốt với người nhận. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn viết một email chuyên nghiệp thông qua bài viết này hoặc liên hệ với chuyên gia thông qua ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Tầm quan trọng của việc tạo email chuyên nghiệp

Thế giới của chúng ta đang ngày càng phát triển về mặt công nghệ và đời sống công việc cũng bị ảnh hưởng không ít. Hầu hết các giao tiếp đều diễn ra trực tuyến, thậm chí 74% thế hệ Millennials và Gen Z tại Mỹ đều chi biết họ thích các kênh giao tiếp kỹ thuật số hơn là giao tiếp trực tiếp.

Nghiên cứu của Statista cho thấy hiện có khoảng 4 tỷ người dùng email và con số này sắp tăng lên khoảng 4,48 tỷ vào năm 2024. Mọi người thích dùng email để liên lạc trong kinh doanh vì nó mang lại cảm giác linh hoạt, tiện lợi và an toàn hơn.

Giao tiếp số hóa đi ngược lại với bản chất con người. Con người phụ thuộc nhiều vào các tín hiệu giao tiếp bằng lời nói và phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt và giọng điệu để đánh giá đối tượng, từ đó có cách ứng xử phù hợp. Trong khi đó, email đi ngược lại quy luật này.

Email và các phương tiện liên hệ số khác không cho phép chúng ta tiếp thu những tín hiệu giao tiếp tự nhiên. Điều cần thiết là phải biết cách tạo ra các thông điệp thể hiện rõ ràng và chính xác với những gì muốn truyền đạt. Vấn đề này đặc biệt quan trọng đối với công việc. Do đó, biết cách soạn thảo email chuyên nghiệp có thể giúp bạn đạt được nhiều lợi thế trong sự nghiệp của mình. Cụ thể:

• Danh tiếng: Việc thể hiện độ tin cậy và hiệu quả có thể tạo nên hoặc phá hủy danh tiếng nghề nghiệp của bạn trong mắt đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng hoặc đối tác làm ăn.
• Cải thiện hợp tác: Việc cung cấp thông tin có ý nghĩa cho những người đang cần sẽ tạo ra và củng cố mối quan hệ nghề nghiệp. 
• Hiệu quả: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng sẽ hợp lý hóa quy trình và tránh nhầm lẫn phản tác dụng.
• Phát triển: Giao tiếp tôn trọng có thể giúp bạn thuận lợi trong công việc, phát triển sự nghiệp.

Các yếu tố để trình bày email chuyên nghiệp

Bất kể nội dung thư là gì, nó có thể được chia thành nhiều phần cơ bản giống nhau. Tùy thuộc vào tình huống, bạn có thể không cần sử dụng tất cả các yếu tố dưới đây nhưng vẫn có thể thiết kế email chuyên nghiệp phục vụ cho công việc của mình.

Dòng chủ đề

Dòng chủ đề (subject line) nằm trong trường riêng phía trên thư, nhưng đây vần là một phần quan trọng của email, cũng như không được thiếu nếu muốn soạn email chuyên nghiệp.

Dòng chủ đề này cùng với tên/địa chỉ email là những gì người nhận nhìn thấy trước khi quyết định có nhấp vào thư để xem hay không, do đó hãy đảm bảo rằng nó có chứa nội dung ngắn gọn, đầy đủ và hấp dẫn. Hãy tránh xa những dòng chỉ nêu “Xin chào” hoặc “Vui lòng đọc” trừ khi bạn đã biết rõ về người nhận.

Trường hợp duy nhất bạn không cần viết dòng chủ đề là đang trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn của người khác. Lúc này, bạn chỉ cần để lại dòng chủ đề hiện tại, trừ khi muốn đánh dấu một thời hạn hoặc thời hạn cụ thể.

Lời chào

Việc gửi email chuyên nghiệp không bao giờ được phép thiếu phần chào hỏi đầu tiên trong thư. Chỉ với dòng ngắn này, bạn có thể gây được thiện cảm và ấn tượng với người nhận, khiến họ có nhu cầu tiếp tục đọc nội dung thư. 

Trong hầu hết các cuộc giao tiếp ở nơi làm việc, chỉ dùng tên là đủ, trừ khi người đó làm việc cho một công ty lớn hơn hoặc trang trọng hơn – nơi sử dụng đầy đủ tên đầy đủ có thể phù hợp hơn (chẳng hạn bạn đang gửi thư cho người đứng đầu một bộ phận hoặc công ty).

Việc thêm “Kính gửi Ông/Bà…” kèm theo tên chức danh/chức vụ của người nhận là một khởi đầu tốt đẹp trong việc tạo một mẫu viết email chuyên nghiệp nơi làm việc.

Nếu không biết email của mình sẽ được gửi tới ai, đôi khi bạn có thể bỏ qua hoàn toàn tên và chỉ viết “Xin chào”, “Kính gửi” để bắt đầu tin nhắn của mình.

Phần nội dung thư

Đây là nơi bạn thực sự viết thông tin, thông điệp cần được truyền tải tới người nhận. Mỗi thư đều bắt buộc phải có nội dung, cho dù đó là một từ duy nhất hay một đoạn văn dài (tránh viết đoạn văn quá dài).

Đối với cách tạo email chuyên nghiệp, người dùng nên đảm bảo sử dụng ngôn ngữ phù hợp với tình huống và nêu rõ lý do gửi thư cũng như hành động (nếu có) mà hy vọng người nhận sẽ thực hiện sau khi đọc thư.

Phần kết thư

Một email thường được kết thúc bằng một dòng ngắn hoặc chữ ký người gửi. Việc bỏ qua phần này có thể coi là thô lỗ hoặc đột ngột, vì vậy, nếu bạn muốn biết cách trình bày email chuyên nghiệp, hãy thêm phần kết thư, trừ khi gửi thư cho người đã biết rõ hoặc gửi nhiều email thành một chuỗi.

Những lời kết thúc email chuyên nghiệp phổ biến là “Cảm ơn”, “Trân trọng”, nhưng bạn có thể thay đổi nó dựa trên sở thích và hoàn cảnh cụ thể.

Chữ ký

Chữ ký email chuyên nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu khi gửi thư trong doanh nghiệp. Phần này thường bao gồm tên đầy đủ của người gửi, chức vụ, cách thức liên hệ, liên kết có thêm thông tin về bạn hoặc công ty. Sự xuất hiện của chữ ký góp phần cải thiện sự uy tín và chuyên nghiệp của bạn, đồng thời khiến người nhận an tâm hơn nếu được yêu cầu nhấp vào link nhúng trong phần thân thư.

Có rất nhiều mẫu chữ ký email chuyên nghiệp để bạn tham khảo và áp dụng ngay cho thư của mình, hoặc nếu để tạo dấu ấn riêng, việc tự tạo chữ ký email riêng là điều hoàn toàn được khuyến khích. 

Tip đặt email chuyên nghiệp

Việc sử dụng email chuyên nghiệp là yếu tố giúp bạn tạo ấn tượng với người nhận và củng cố niềm tin của họ. Dưới đây là một số mẹo cơ bản nhưng hiệu quả để giúp bạn đảm bảo thư của mình luôn chuyên nghiệp khi được gửi đi.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Một địa chỉ email chuyên nghiệp không chỉ tạo thêm nét uy tín cho doanh nghiệp mà còn thể hiện sự coi trọng của tổ chức đối với người nhận. Về bản chất, địa chỉ email được sử dụng trong công việc sẽ trở thành thương hiệu doanh nghiệp. 

Có thể bạn không nhận ra nhưng những tên email chuyên nghiệp có ý nghĩa nhiều hơn mọi người hay nghĩ. Nội dung thư dù có tuyệt vời đến đâu nhưng nếu không mở ra thì cũng trở thành vô dụng. Địa chỉ thư nói lên nhiều điều về mức độ chuyên nghiệp và đáng tin cậy của người gửi nói riêng và tổ chức nói chung.

Nó đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập uy tín và xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.

Luôn ngắn gọn

Email là một trong những cách chính để giao tiếp trong môi trường làm việc, do đó mọi người nhận được nhiều thư mỗi ngày. Nếu ai đó chọn lọc hộp thư đến lên tới 50 (thận chí 500) tin nhắn chưa đọc, nhiều khả năng họ sẽ phản hồi ngay lập tức với nội dung nào đó chỉ có nhiều nhất là vài dòng hoặc vài đoạn văn ngắn gọn thay vì nội dung dài hơn.

Do đó, hãy tôn trọng thời gian của người nhận và giữ cho email của mình ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Đây cũng là vấn đề tiên quyết cần lưu ý trong hành trình học cách gửi email chuyên nghiệp. 

Thêm dấu ấn cá nhân

Khi thư được rút gọn thì sẽ dễ xảy ra một vấn đề là giọng điệu email có chút cảm giác cộc lốc. Tuy nhiên, điều này có thể được giải quyết được để bạn có được cách trả lời email chuyên nghiệp nhưng không dài dòng.

Trước khi đi vào nội dung chính của thư, hãy tạm dừng đôi chút và thêm một câu nói vui vẻ để thúc đẩy tinh thần của người ở đầu bên kia thư. Bạn có thể thêm những câu như “Hy vọng bạn sẽ nhận được email này” hoặc “Tôi hy vọng bạn sẽ có một tuần vui vẻ và hiệu quả”.

Nếu người nhận có mối quan hệ thân thiết hơn, bạn có thể đề cập đến một số vấn đề cá nhân để làm bầu không khí trở nên vui tươi và thoải mái hơn. Dù đang tìm hiểu cách viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, việc thêm yếu tố cá nhân có thể là một phương pháp hay để thư trở nên thú vị và ấn tượng hơn.

Nêu rõ ý định

Một yếu tố quan trọng giúp bạn củng cố kỹ năng viết email chuyên nghiệp là nêu rõ lý do gửi thư và truyền tải rõ ràng thông điệp tới người nhận. Đừng bắt họ phải đoán quan điểm, ý định của bạn. Điều đó chỉ khiến cho tỷ lệ rời khỏi thư và không phản hồi cao hơn.

Bạn có thể mở đầu thư một cách khôn khéo với lý do gửi, sau đó tạo nên một đuôi email chuyên nghiệp bằng cách đưa vào lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như “Bạn có thể cho tôi bất kỳ phản hồi nào về bài viết này vào trước thứ Tư không?”, hoặc thậm chí là một tuyên bố rõ ràng cần phải làm gì, như “Chúng tôi rất muốn nhận được đánh giá từ bạn” để chắc chắn rằng họ đã nhận được thông tin phù hợp. 

Hiệu đính email

Nếu phải gửi nhiều email mỗi ngày, có thể nhiều người dễ dàng bỏ qua bước này, nhưng việc đọc lại tất cả thư để kiểm tra chính tả và ngữ pháp là một bước cần thiết trong việc viết 1 email chuyên nghiệp. Các chuyên gia còn khuyên rằng nhiều người nên lưu email của mình dưới dạng nháp và quay lại sau để đảm bảo nó trông đẹp mắt.

Việc rà soát thư cũng giúp bạn có thể chỉnh sửa nội dung phù hợp, đổi font chữ email chuyên nghiệp, nắm bắt lỗi đánh máy không đáng có.

Kiểm tra kỹ lưỡng trường người nhận

Trước khi gửi email, bạn nên kiểm tra trường người nhận để đảm bảo thư được gửi đến đúng người, đúng nhóm, đồng thời chắc chắn rằng các địa chỉ email nằm trong trường đều chính xác.

• “To”: Địa chỉ email của người hoặc nhóm mà email sẽ được gửi tới.
• “CC”: Bất kỳ địa chỉ nào trong trường này sẽ nhận được cùng một thư nhưng không được đề cập trực tiếp trong email.
• “BCC”: Tương tự trường “CC”, nhưng các địa chỉ thư khác đều bị ẩn đi.

Lên lịch gửi email

Một trong những cách giúp email chuyên nghiệp hơn là được gửi đi vào đúng thời điểm. Đôi khi bạn có thể soạn thư trước thời hạn hoặc trong giờ nghỉ, nên việc lên lịch gửi thư có thể hỗ trợ người gửi quản lý thời gian và đảm bảo thư có thể được gửi vào thời điểm phù hợp.

Điều đó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn góp phần tăng tỷ lệ mở thư của người nhận.

Hy vọng những thông tin trong bài viết có thể giúp ích cho việc soạn thảo email hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp. Trong trường hợp có nhu cầu được hướng dẫn cách đặt email chuyên nghiệp chi tiết và chuyên sâu hơn, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên nghiệp và nhiệt tình của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.