Hướng dẫn tự động tạo bản sao lưu email gửi và nhận

Đối với người dùng email business, việc tạo bản sao lưu email gửi và nhận là điều cần thiết để có thể bảo vệ các thông tin quan trọng trong trường hợp xảy ra sự cố, đồng thời có thể đảm bảo được tính liên tục của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo chi tiết các bước thiết lập việc tạo bản sao lưu thông qua bài viết này.

Tạo bản sao lưu email là gì?

tạo bản sao lưu email là gì

Sao lưu email hay email backup là quá trình tạo bản sao trùng lặp của email gửi – nhận và các dữ liệu liên quan, chẳng hạn như tệp đính kèm, danh bạ và sự kiện lưu trong lịch. Bản sao lưu này có thể được lưu trữ ở một vị trí riêng biệt hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây và có thể được sử dụng để khôi phục các thư/tin nhắn bị mất hoặc bị xóa.

Việc tạo bản sao lưu email khá quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp, vì nhiều lý do khác nhau bao gồm khắc phục thảm họa, tuân thủ, tính liên tục của tổ chức và lưu giữ hồ sơ. Trong trường hợp xảy ra lỗi hệ thống, tấn công mạng hoặc các sự cố bất ngờ, email backup có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng khôi phục các dữ liệu bị mất và quay trở lại hoạt động bình thường.

Quy trình cụ thể để tạo bản sao lưu email có thể khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng email hoặc dịch vụ bạn đang sử dụng. Nhiều ứng dụng mail cung cấp tùy chọn sao lưu tích hợp để cho phép người dùng tạo bản copy email và dữ liệu liên quan, trong khi những ứng dụng khác có thể yêu cầu sử dụng công cụ sao lưu của bên thứ ba. 

Tuy khác nhau về chi tiết cách thực hiện điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp là phải đảm bảo được quy trình sao lưu đáng tin cậy, an toàn và dễ truy cập khi cần thiết.

Tại sao cần thực hiện tạo bản sao lưu email?

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc tạo bản sao lưu email đối với hoạt động của doanh nghiệp, hãy cùng xem xét qua một số lợi ích nổi bật mà nó đem lại cho người dùng.

tại sao cần tạo bản sao lưu email

Khôi phục sau thảm họa

Việc tạo bản sao lưu email đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp có thể khôi phục dữ liệu sau các sự kiện không mong muốn như tấn công mạng, lỗi hệ thống hoặc thảm họa dữ liệu.

Nếu không có các bản email backup, tổ chức có thể mất tất cả email và dữ liệu quan trọng, điều này có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động của tổ chức. Bằng cách sao lưu, doanh nghiệp có thể nhanh chóng khôi phục dữ liệu bị mất và quay lại hoạt động bình thường ngay khi có thể.

Tuân thủ

Theo luật và quy định, nhiều doanh nghiệp được yêu cầu phải lưu giữ hồ sơ về các thông tin liên hệ trực tuyến của mình, bao gồm cả email. Các quy định này có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành và địa điểm của doanh nghiệp.

Ví dụ, các tổ chức tài chính được yêu cầu lưu giữ hồ sơ về các liên hệ qua email theo các quy tắc của Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến các khoản tiền phạt đáng kể, thậm chí liên quan đến vấn đề pháp lý. Do đó, các doanh nghiệp cần biết cách tạo bản sao lưu email để tránh trường hợp xấu này.

Đảm bảo hoạt động liên tục

đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh

Nếu một nhân viên rời khỏi công ty hoặc không thể truy cập vào tài khoản email của mình, việc tạo bản sao lưu email có thể đảm bảo rằng các nhân viên khác trong tổ chức có thể truy cập và trả lời các mail quan trọng.

Vấn đề này đặc biệt quan trọng cho tình huống có thể có thông tin quan trọng về thời gian hoặc các nhu cầu vận hành quan trọng cần phải được giải quyết ngay lập tức.

Tạo bản sao lưu email cũng góp phần đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp trong trường hợp mất điện đột xuất hoặc lỗi hệ thống. Nếu một tổ chức mất quyền truy cập vào hệ thống email của mình, thì việc có một bản copy tất cả thư đến và thư đi có thể giúp nhân viên nhanh chóng quay lại làm việc bình thường.

Bản ghi lịch sử

Tạo bản sao lưu email đóng vai trò là bản ghi lịch sử quan trọng về thông tin liên hệ của doanh nghiệp. Những bản ghi này có thể hữu ích cho các mục đích nghiên cứu, pháp lý hoặc đơn giản là để hiểu các thông tin liên hệ trong quá khứ.

Một kho lưu trữ email có thể cung cấp thông tin chi tiết (insights) về cách đưa ra quyết định, cách giải quyết vấn đề và thành viên đã tham gia vào các cuộc trò chuyện quan trọng.

Năng suất làm việc

Việc tạo bản sao lưu email gửi và nhận có thể nâng cao năng suất làm việc bằng cách giúp nhân viên dễ dàng tìm và tham khảo nhanh các thông tin liên hệ trong quá khứ. Điều này hoàn toàn hữu ích cho tình huống nhân viên trong tổ chức cần tham khảo lại các cuộc trò chuyện trước đó để đưa ra quyết định sáng suốt hoặc giải quyết vấn đề.

Các bước tạo bản sao lưu email gửi và nhận

Để thiết lập một bản copy email gửi và nhận trong quá trình sử dụng dịch vụ email business, người dùng có thể thực hiện các thao tác được hướng dẫn như dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản cần tạo bản copy >> Nhấp vào chọn Setting >> Events >> New.

đăng nhập vào tài khoản

Bước 2: Thực hiện nhập các thông tin cho mục Events:

  • Tại ô Event Name, hãy tiến hành đặt tên cho Events.
  • Tại ô Event Category, bạn chọn email.
  • Tại ô Event Type,hãy chọn Message Received nếu muốn copy một bản sao email nhận hoặc chọn Message Sent nếu muốn copy bản sao email gửi đi.

thực hiện nhập các thông tin

Bước 3: Nhập địa chỉ email để tạo bản sao lưu.

Người dùng chuyển qua tab Action và chọn New Action. Tại dòng Action, chọn Add Recipient >> tiếp tục với việc nhập địa chỉ email muốn copy một bản sao >> click vào Save để lưu lại thiết lập.

nhập địa chỉ email cần sao lưu
lưu lại

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong các bước thiết lập chế độ tự động tạo bản sao lưu email nhận về và gửi đi trong dịch vụ email business. 

Nếu trong quá trình thực hiện và gặp vấn đề khó giải quyết, bạn hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia hỗ trợ kịp thời.

  ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với mục tiêu trở thành người đồng hành đáng tin cậy nhất của các doanh nghiệp trong kỷ nguyên chuyển đổi số, HVN không chỉ cung cấp cho bạn đa dạng công cụ hỗ trợ quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, mà còn chuẩn bị cho bạn những hành trang cần thiết nhất. Đội ngũ nhân viên có chuyên môn sẽ tiến hành phân tích nhu cầu và khả năng mở rộng, phát triển của doanh nghiệp để đưa ra sự tư vấn về gói dịch vụ email business phù hợp nhất. Đồng thời, các kỹ thuật viên cũng túc trực 24/7 để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, cũng như có mặt kịp thời khi khách hàng gặp vấn đề.

Bên cạnh đó, các chuyên gia cũng nhiệt tình cung cấp cho bạn lời khuyên và hướng dẫn áp dụng dịch vụ đúng cách, chẳng hạn các tips sử dụng hay các tạo bản sao lưu email gửi và nhận.

Thông qua bài viết, bạn đã có thêm một số thông tin thú vị liên quan đến việc tạo bản sao lưu email gửi – nhận, cũng như các bước thực hiện cụ thể. Trong trường hợp, bạn có bất kỳ câu hỏi liên quan đến nội dung được nêu trên hoặc có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ email business dành cho doanh nghiệp, hãy kết nối với HVNHệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024 9999 7777, đội ngũ nhân viên sẽ nhanh chóng có mặt và hỗ trợ bạn.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận