Hướng dẫn thiết lập trả lời tự động dịch vụ Email Business

Tính năng trả lời tự động trong email business được đánh giá cao và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng cũng như cách để thiết lập Auto-responder trong tài khoản email của mình.

Email business là gì?

email business

Email business account hay email doanh nghiệp chỉ được tạo cho một công ty cụ thể. Đây là dịch vụ có trả phí, duy trì bởi chính tổ chức đăng ký và được sử dụng cho mục đích giao tiếp kinh doanh.

Khác với dịch vụ mail không tính phí với domain chứa tên của nhà cung cấp dịch vụ, các email business address có chứa tên của doanh nghiệp trong miền. Ví dụ, công ty abc có thể đăng ký địa chỉ email doanh nghiệp là info@abc.com, sales@abc.com hoặc tech@abc.com.

Cách quản lý email business hiệu quả

Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ email business phù hợp là điều quan trọng, nhưng bạn cũng không được lơ là trong việc học cách để quản lý hệ thống thư hiệu quả. Tùy thuộc vào ngành nghề đang hoạt động, vai trò và quy mô của doanh nghiệp, nhu cầu về email hàng ngày của người dùng có thể sẽ có sự khác nhau.

Tuy nhiên, có một số phương pháp thú vị để hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp và với khách hàng – đối tác trở nên suôn sẻ hơn.

cách quản lý email

Chỉ định thời gian cụ thể cho email

Tất cả số giờ bạn dành để kiểm tra hộp thư đến của mình có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ giá trị hơn đối với việc phát triển doanh nghiệp. Nhiều email trong hộp thư không cần sự chú ý của bạn, cũng như âm thanh thông báo tin nhắn cũng làm sự tập trung bị phân tán.

Để tận dụng gian làm việc tốt hơn, hãy chọn các khoảng thời gian cụ thể để kiểm tra hộp thư đến trong email business. Nó có thể là khoảng thời gian 15 phút cứ sau vài giờ hoặc khoảng thời gian ba giờ mỗi ngày sau bữa trưa. Đồng thời, người dùng cần chắc chắn các thành viên khác trong nhóm cũng biết về kế hoạch này.

Ví dụ, nếu các đồng nghiệp cần sự chấp thuận của bạn về vấn đề nào đó, họ có thể chờ đợi câu trả lời trong khung thời gian được chỉ định. Nếu có trường hợp khẩn cấp thực sự cần sự chú ý, những đồng nghiệp đó có thể trực tiếp gọi điện.

Thông qua mẹo này, bạn vừa có thể tập trung thời gian cho các nhiệm vụ khác, vừa không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng nào trong email business account của mình.

Thường xuyên cập nhật whitelist và blacklist

Tài khoản email business của bạn có thể là mục tiêu hấp dẫn đối với nhiều kẻ lừa đảo và tin tặc trực tuyến. Thiết lập xác thực đa yếu tố, mật khẩu mạnh và các giao thức bảo mật nhân viên được cập nhật liên tục đều là những cách tốt để ngăn chặn vi phạm bảo mật.

Một biện pháp bổ sung để người dùng có thể tham khảo và thiết lập whitelist và blacklist. Whitelist (danh sách trắng) dành cho những người gửi hoặc trang web an toàn, trong khi blacklist (danh sách đen) được sử dụng cho các tài khoản và trang web người gửi spam hoặc có dấu hiệu đáng ngờ.

Sử dụng hiệu quả các folder thông minh và bộ lọc

sử dụng bộ lọc email

Nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý nhiều tài khoản email business, việc thiết lập các thư mục và bộ lọc là điều bắt buộc. Điều này sẽ giúp người dùng tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, vì email sẽ tự động được gửi đến đúng thư mục tương ứng.

Cách thực hiện hành động này sẽ tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email hoặc ứng dụng khách bạn đang sử dụng, nhưng đây là một trong nhiều công cụ giúp doanh nghiệp có thể quản lý hộp thư đến của mình đúng cách.

Sử dụng tính năng Auto-responder trong email business

Bên cạnh khả năng lọc thư, tính năng trả lời tự động (Auto-responder) là công cụ mạnh mẽ để người dùng tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Khi thiết lập tính năng, khách hàng có truy vấn hoặc đối tác sẽ ngay lập tức biết được bạn đang không có mặt tại văn phòng và có thể liên hệ lại sau. Hoặc nếu trường hợp khẩn cấp, họ có thể chủ động liên hệ với nhân viên thay thế được đề cập trong nội dung email được cài đặt sẵn.

Vì sao nên thiết lập trả lời tự động trong email business?

Auto-responder hay trả lời tự động là một công cụ trong email business cho phép người dùng tự động gửi phản hồi được soạn trước cho một email đến. Tính năng có thể được sử dụng để xác nhận đã nhận email, cung cấp thông tin cơ bản, trả lời câu hỏi thường gặp hoặc thông báo sự vắng mặt của người nhận.

Tính năng trả lời tự động thường được sử dụng trong các doanh nghiệp để cung cấp cho khách hàng sự phản hồi ngay lập tức và giảm khối lượng công việc cho nhóm hỗ trợ khách hàng. Đồng thời, nó cũng được dùng cho mục đích marketing, chẳng hạn như gửi email chào mừng subscriber mới hoặc cung cấp chương trình khuyến mại cho khách hàng đã mua hàng.

vì sao nên thiết lập trả lời tự động

Trước khi đi vào các bước thiết lập cụ thể tính năng trong email business, hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn tại sao người dùng nên chú ý và áp dụng Auto-responder khi quá trình sử dụng dịch vụ email.

  • Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Tính năng trả lời tự động có thể giúp khách hàng luôn được thông báo và tương tác với thương hiệu của bạn bằng cách tự động gửi tin nhắn chào mừng, email xác nhận hoặc tin nhắn theo dõi sau khi mua hàng. Điều này có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và xây dựng niềm tin với thương hiệu.
  • Tiết kiệm thời gian: Auto-responder có thể giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp thông qua việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi lời nhắn, cập nhật hoặc thông báo quảng cáo. Từ đó, người dùng có thể giải phóng thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ hoặc dự án quan trọng khác.
  • Tăng mức độ tương tác: Tính năng hỗ trợ đáng kể hiệu quả tương tác của doanh nghiệp với khách hàng thông qua email business account khi cung cấp kịp thời thông tin cho họ. Ví dụ, bạn có thể sử dụng trả lời tự động để gửi đề xuất được cá nhân hóa hoặc khuyến mại dựa trên lịch sử trình duyệt web/mua hàng trước đây của khách hàng.
  • Tính nhất quán: Việc sử dụng Auto-responder đảm bảo rằng khách hàng nhận được thông điệp nhất quán từ thương hiệu, bất kể thời gian hoặc ngày giờ họ tương tác với doanh nghiệp.
  • Cải thiện sự chuyên nghiệp: Kể cả khi bạn đang nghỉ phép và không có mặt tại văn phòng, khách hàng và đối tác vẫn nhận được tin nhắn trả lời tự động như một thông báo. Điều đó cho thấy tác phong chuyên nghiệp của tổ chức cũng như mang lại ấn tượng tốt cho khách hàng.

Các bước thiết lập trả lời tự động trong email business

Như đã đề cập trước đó, Auto-responder trong dịch vụ email business là tính năng tự động trả lời các email đến bằng một thông điệp đã được soạn sẵn. Điều này sẽ có ích trong trường hợp người dùng vắng mặt trong kỳ nghỉ, thời gian đi công tác và không thể trả lời email của khách hàng ngay, đối tác gửi đến, hoặc đơn giản là muốn thông báo đã nhận được email và sẽ trả lời sau.

Để bật tính năng này và sử dụng, bạn thực hiện các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Nhấn vào chọn Setting (Cài đặt) >> Autoresponder (Trả lời tự động).

Bước 2: Sau đó, tiến hành điền đầy đủ các thông tin cần thiết như hình hướng dẫn bên dưới.

điền đây fđủ thông tin

Chỉ với 02 bước đơn giản như trên, bạn đã hoàn tất việc thiết lập tính tự động trả lời thư trong email business. Nếu có sự cố hoặc vấn đề trong quá trình thực hiện, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình phát triển khi cung cấp đa dạng các giải pháp email business với nhiều mức cho phí khác nhau. Dựa vào nhu cầu, ngân sách cũng như định hướng phát triển của doanh nghiệp, bạn sẽ đưa ra sự lựa chọn phù hợp. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn nhiệt tình tư vấn và hỗ trợ bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Với nhiều năm hoạt động trong ngành, các chuyên gia về công nghệ và chuyển đổi số sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn có liên quan đến email business, đồng thời đưa ra các hướng dẫn để áp dụng giải pháp vào tổ chức hiệu quả nhất. Không dừng lại ở đó, các kỹ thuật viên luôn có mặt 24/7 để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và giải quyết sự cố phát sinh kịp thời, từ đó giúp bạn có được những trải nghiệm khách hàng hài lòng nhất.

Thông qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu hơn về tính năng tự động trả lời (Auto-responders) trong email business cũng như cách để thiết lập. Trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi/thắc mắc nào liên quan đến nội dung trong bài hoặc có nhu cầu tư vấn đề email doanh nghiệp, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777, các nhân viên của chúng tôi sẽ nhanh chóng có mặt và hỗ trợ bạn.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận