Hướng dẫn tạo email mới và cách để quản lý mailbox hiệu quả

Cho đến năm 2022, đã có 4,26 tỷ người dùng email và con số này sẽ tăng lên 4,73 tỷ vào năm 2026. Email được sử dụng nhiều ở nơi làm việc đến mức 82% nhân viên kiểm tra mailbox mỗi ngày ngay cả sau giờ làm việc. Bài viết này sẽ giới thiệu cách để tạo email mới như thế nào trên Gmail và một số cách để quản lý email tốt nhất tại nơi làm việc.

Tại sao sử dụng email?

Email được biết đến là một phần quan trọng trong nhiều giao dịch trên nền tảng trực tuyến. Bạn có thể tạo email mới và sử dụng cho việc gửi thông tin cập nhật cho gia đình, đăng ký tài khoản trên các trang web, giao tiếp với đồng nghiệp và tăng cường bảo mật. Email còn cho phép người dùng gửi bản tin, tiếp thị sản phẩm và giao tiếp vì mục đích kinh doanh. Dưới đây là một số cách sử dụng công cụ này sau khi tạo email mới:

• Giao tiếp và trao đổi tài liệu với người khác
• Hỗ trợ quảng bá thương hiệu và các sản phẩm/dịch vụ
• Sử dụng như một công cụ giao tiếp trong doanh nghiệp
• Làm việc trực tuyến trên các nền tảng và dịch vụ

Hướng dẫn cách tạo email mới trên các thiết bị

Bạn có thể dễ dàng tạo email mới trên iPhone, Android, PC Windows, Mac hoặc Chromebook, miễn là có thể truy cập trình duyệt web và có điện thoại để nhận tin nhắn SMS.

Chi tiết cách tạo email mới trên máy tính

Nếu chưa có tài khoản Gmail, bạn có thể muốn tạo email mới nhanh nhất để phục vụ cho giao tiếp và cộng tác trong công việc cũng như cuộc sống thường ngày của mình. Dưới đây là chi tiết hướng dẫn cách tạo để bạn tham khảo:

– Bước 1: Truy cập vào website Gmail trong trình duyệt internet >> nhấn vào chọn Create an account nằm ở góc trên bên phải màn hình.

– Bước 2: Điền đầy đủ thông tin chi tiết vào các trường bắt buộc, bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính >> nhấp vào Next để tiếp tục.

– Bước 3: Bạn tạo một địa chỉ email mới trong Gmail hoặc lựa chọn các gợi ý của Google để đảm bảo đây là địa chỉ duy nhất và chưa từng tồn tại >> sau đó chọn Next để tiếp tục việc tạo email mới.

– Bước 4: Tạo mật khẩu mới cho tài khoản email. Lưu ý, hãy chọn mật khẩu độc nhất và mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho tài khoản của mình >> chọn tiếp vào Next.

– Bước 5: Nhập số điện thoại để xác nhận không phải robot. Sau đó, Google sẽ gửi về điện thoại của bạn mã xác minh. Thao tác tiếp theo cần thực hiện là nhập mã đó và chọn Next. 

*Lưu ý: bạn có thể tạo email mới không cần số điện thoại, tuy nhiên đây là một bước quan trọng để xác thực hai yếu tố cho tài khoản nhằm gia tăng tính bảo mật, vì thế các chuyên gia khuyên người dùng nên cung cấp số điện thoại trong quá trình tạo tài khoản email.

– Bước 6: Đọc cẩn thận Privacy and Terms (Quyền riêng tư và Điều khoản) của Google và đồng ý bằng cách tích vào ô I agree (Tôi đồng ý). Nếu không đồng ý, việc tạo email mới sẽ không thể tiếp tục.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc tạo email mới trong Gmail trên máy tính. Sau khi tạo, người dùng nên đảm bảo tính bảo mật bằng cách bật chế độ 2FA và sử dụng mật khẩu mạnh.

Chi tiết cách tạo email mới trên điện thoại

Hầu hết mọi người dùng đều kiểm tra thư trên điện thoại di động. Điều hợp lý là việc tạo email mới trên điện thoại cũng được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng. Vậy làm sao để tạo email mới trên thiết bị di động?

– Bước 1: Người dùng có thể truy cập vào ứng dụng Gmail cài đặt sẵn trên thiết bị hoặc truy cập vào website Gmail và chọn Create account.

– Bước 2: Trong menu thả xuống, bạn chọn vào For myself (Dành cho mục đích cá nhân của tôi) để thiết lập tài khoản cá nhân cho riêng mình.

– Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính >> tiếp tục bằng cách chọn vào Tiếp theo.

– Bước 4: Bạn có thể lựa chọn địa chỉ Gmail được đề xuất hoặc tự đặt địa chỉ cho riêng mình >> nhấn vào chọn Tiếp theo để tiếp tục tiến trình tạo email mới.

– Bước 5: Nhập mật khẩu mạnh muốn sử dụng cho tài khoản email của mình >> chọn Tiếp theo.

– Bước 6: Tương tự cách tạo email trên máy tính, bạn sẽ được yêu cầu nhập số điện thoại. Nếu có, bạn nhấn vào Tôi đồng ý (I agree) hoặc chọn Bỏ qua (Skip) để bỏ qua.

– Bước 7: Cẩn thận đọc các điều khoản của Google và chọn Tôi đồng ý (I agree) để hoàn thành việc tạo email mới.

Bây giờ, bạn đã có tài khoản Gmail mới trên điện thoại của mình. Nếu có nhiều tài khoản, người dùng có thể xem tài khoản bằng cách chọn vào ảnh profile ở góc trên bên phải màn hình. Sau khi tạo email mới, hãy lưu trữ thông tin đăng nhập trong trình quản lý mật khẩu hàng đầu.

Các cách để quản lý hộp thư email hiệu quả

Có rất nhiều cách để quản lý hộp thư đến khoa học và hợp lý sau khi thành công tạo email mới. 06 tip dưới đây sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian dành cho email, đồng thời tăng năng suất và cân bằng giữa công việc – cuộc sống.

• Sử dụng nhãn và thư mục để sắp xếp email: Nói một cách đơn giản, các tệp tài liệu tương tự như ngăn kéo trong tủ hồ sơ. Bạn có thể xếp chồng bao nhiêu tệp hoặc email tùy thích trong một thư mục. Mặc khác, nhãn email (label) cũng tương tự như nhãn được ghi trên hồ sơ giấy. Sử dụng nhãn và thư mục là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất để hộp thư email luôn ngăn nắp.
• Thiết lập quy tắc và bộ lọc để tự động sắp xếp email: Người dùng sau khi tạo email mới có thể thiết lập các quy tắc tự động hoặc chức năng lọc để sắp xếp email của mình. Giả sử, bạn đã tạo thư mục hoặc nhãn cho hộp thư đến, bây giờ cần đặt quy tắc cho các email cụ thể để chuyển thẳng đến thư mục đó hoặc được đánh dấu bằng nhãn đó.
• Tạo template cho các email thông thường: Ngay cả những email đơn giản nhất cũng có thể chiếm thời gian quý báu của bạn. Khi bị ngập trong đống công việc, việc viết một email cũng vô cùng mệt mỏi. Đối với trường hợp này, người dùng có thể tự tạo template của riêng mình trong Gmail và sử dụng cho các trường hợp phù hợp.

• Sử dụng tính năng trả lời tự động: Tính năng tự động trả lời trong Gmail phát huy tác dụng khi bạn cần thông báo cho người khác về sự không có mặt tại văn phòng hoặc nơi làm việc. Điều này góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp của người dùng.
• Xóa email không cần thiết thường xuyên: Đối với những email không liên quan đến công việc hoặc không còn cần thiết, người dùng nên xóa khỏi hộp thư của mình. Việc xóa thư thường xuyên theo chu kỳ sau khi tạo email mới giúp cho hộp thư luôn gọn gàng và không lộn xộn. 
• Hủy đăng ký nhận các email không mong muốn: Việc đăng ký nhận newsletter rất hữu ích, nhưng đôi khi có thể là một rắc rối đối với người dùng. Do đó, hãy dành chút thời gian để hủy đăng ký nhận bản tin không cần thiết và giữ cho hộp thư được lấp đầy bởi những thư có ích hoặc quan trọng.

Việc tạo email mới trên các thiết bị được thực hiện khá dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên, đối với đối tượng là doanh nghiệp, các chuyên gia khuyên nên thiết lập tài khoản Gmail dành cho doanh nghiệp thuộc giải pháp Google Workspace để tăng thêm tính bảo mật cũng như có cơ hội sử dụng nhiều tính năng nâng cao có ích cho công việc. 

Để được tư vấn và hỗ trợ cách tạo email doanh nghiệp, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được HVN Group – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – hỗ trợ nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Phần kết

Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết không chỉ giúp bạn có thể tự mình tạo email mới nhanh chóng, mà còn sử dụng công cụ này hiệu quả cho công việc hàng ngày. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến nội dung trên hoặc có nhu cầu đăng ký tài khoản Gmail doanh nghiệp, vui lòng kết nối với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ giải đáp và tư vấn chuyên sâu.