Hướng dẫn sử dụng Google Trang tính hiệu quả và an toàn

Google Trang tính là một trong những công cụ tốt nhất để lưu trữ dữ liệu, theo dõi số liệu hiệu suất cũng như tạo trang tổng quan và báo cáo. Bài viết này sẽ giải thích cho bạn tại sao doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng công cụ này cho công việc hàng ngày cũng như hướng dẫn cách sử dụng bắt đầu từ con số 0.

Google Trang tính là gì?

Google Trang tính, hay Google Sheets, là một ứng dụng dựa trên web cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cộng tác liền mạch, hoặc tạo, chỉnh sửa và quản lý bảng tính từ trình duyệt của mình. Công cụ Trang tính được ra mắt vào năm 2006 và là một phần quan trọng của giải pháp Google Workspace – được nhiều doanh nghiệp và tổ chức ưa chuộng sử dụng hiện nay.

Bên cạnh cộng tác – một trong những lợi ích lớn nhất, Google Trang tính còn cung cấp các chức năng cần thiết cho công việc hàng ngày. Với Sheets, bạn có thể:

• Tạo, chỉnh sửa, định dạng và lưu bảng tính trực tuyến.
• Áp dụng công thức và hàm cho tập dữ liệu.
• Trực quan hóa dữ liệu bảng tính trong biểu đồ hoặc đồ thị cơ bản.
• Chia sẻ tài liệu và thư mục với nhiều người dùng.
• Nhập bảng tính sang các định dạng tệp khác như Google Docs hoặc Microsoft Word.

Tại sao Google Trang tính quan trọng với doanh nghiệp?

Sự ra đời của Google Trang tính đã cung cấp cho các nhóm một công cụ dựa trên đám mây hiệu quả và mạnh mẽ để cộng tác trong thời gian thực. Ứng dụng này được tối ưu hóa cho trình duyệt web và thiết bị di động, giúp những người làm việc trên các thiết bị khác nhau có thể truy cập dễ dàng.

Google liên tục phát triển các chức năng nâng cao của Sheets để người dùng, đặc biệt người dùng doanh nghiệp, có thể có những trải nghiệm thân thiện hơn trong việc:

• Phân tích và sắp xếp dữ liệu thành các định dạng mới.
• Xây dựng database mạnh mẽ.
• Thực hiện nhanh và hiệu quả các phép tính phức tạp.

Do đó, Google Trang tính đã trở thành một lựa chọn lý tưởng cho cả trường hợp sử dụng nâng cao và sử dụng hàng ngày. Các tổ chức, doanh nghiệp, đội nhóm và người dùng hàng ngày đều dựa trên Sheets để sắp xếp thông tin và giúp lịch trình bận rộn hàng ngày trở nên khoa học và có tổ chức hơn.

Việc thành thạo cách lập Google Trang tính giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian khi tiến hành các quy trình như:

• Tạo ngân sách, quản lý và theo dõi chi phí, thực hiện phân tích và dự báo tài chính bằng nhiều công thức của Google Trang tính.
• Thao tác và phân tích dữ liệu để xác định mẫu, tạo báo cáo và đẩy nhanh quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Tổ chức và quản lý dự án bằng cách ghi lại các khía cạnh khác nhau của quy trình lập kế hoạch dự án, như tạo mốc thời gian, giám sát tiến độ nhiệm vụ và theo dõi chi phí.

Cách sử dụng Google Trang Tính

Bạn hoàn toàn có thể đăng nhập Google Trang tính và tiến hành tạo tài liệu ngay trên nền tảng online mà không cần phải tải về bất cứ phần mềm nào. Điều này không chỉ giúp rút gọn nhiều thao tác mà còn đem lại sự thân thiện và thuận tiện cho người dùng, đặc biệt trong Kỷ nguyên số hóa hiện nay.

Cách tạo Google Trang tính từ đầu

Vì là chương trình dựa trên web, nên người dùng có thể truy cập và tiến hành cách tạo Google Trang tính ngay trên máy tính, thiết bị di động và bất kỳ trình duyệt web nào, mặc dù Google Chrome có cho phép bạn sử dụng một số tính năng bổ sung khác như làm việc ngoại tuyến.

– Bước 1: Cách làm Google Trang tính được bắt đầu bằng cách truy cập vào ứng dụng từ giao diện Google Apps hoặc từ Drive.

– Bước 2: Khi được chuyển đến giao diện chính của nền tảng, bạn có thể tạo bảng tính trống bằng cách nhấp vào Blank spreadsheet hoặc sử dụng các template được thiết kế sẵn.

– Bước 3: Sau khi đã tạo bảng tính mới, bạn có thể bắt tay vào việc thêm dữ liệu. Trong trường hợp muốn làm việc với bảng tính hiện có từ Excel, hãy nhập dữ liệu đó vào Google Trang tính mới của mình. Khi đó, tệp sẽ được tải lên và tự động chuyển thành bảng tính Google Sheets.

Làm quen với các thành phần của Google Trang tính

Sau khi đã tạo thành công bảng tính mới, người dùng cần nắm rõ và làm quen với một số thành phần cơ bản trong Google Trang tính, bao gồm:

• Column – row (Cột và hàng): Không cần giải thích thêm, đây là thành phần chính của bảng tính với các hàng được đánh thứ tự bằng số và các cột được đánh thứ tự chữ cái.
• Toolbar: Người dùng sẽ sử dụng toolbar để truy cập vào các tính năng phổ biến của bảng tính như tùy chọn định dạng dữ liệu, hàm, bộ lọc biểu đồ…Như vậy, với toolbar, bạn có thể tiến hành cách gộp ô hoặc tách ô trong Google Trang tính, cũng như xuống dòng.
• Menu bar: Ngoài việc cung cấp các tính năng cơ bản như chèn ảnh vào Google Trang tính, bạn sẽ tìm thấy nhiều tính năng trong menu bar dành riêng cho từng trường hợp sử dụng hữu ích, trong đó bao gồm các công thức nâng cao, khả năng thêm biểu đồ và tiện ích bổ sung. 

Chia sẻ và bảo vệ dữ liệu

Sau khi thiết lập và điền dữ liệu vào Google Trang tính, có thể bạn sẽ muốn chia sẻ và bảo vệ dữ liệu của mình. Với công cụ tạo bảng tính này của Google, bạn không những có thể cài đặt quyền chỉnh sửa và nhận xét khi chia sẻ, mà còn bảo vệ dữ liệu cụ thể trong trang tính để những người có quyền truy cập chỉ có thể chỉnh sửa một số ô nhất định.

• Để chia sẻ bảng tính với người dùng khác:

– Bước 1: Đi tới File >> Share (hoặc chỉ cần nhấp vào nút Share màu xanh lam ở góc trên cùng bên phải).

– Bước 2: Nhập địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn chia sẻ Google Trang tính.

– Bước 3: Chỉ định cấp độ quyền (chẳng hạn “Viewer”, “Commenter” hoặc “Editor”).

– Bước 4: Nhấp vào Settings và chọn bất kỳ điều kiện bảo mật bổ sung nào cần thiết.

• Để bảo vệ dữ liệu bằng cách khóa sheet trong Google Trang tính:

– Bước 1: Điều hướng đến Data >> chọn Protected sheets and ranges.

– Bước 2: Chọn “Range” hoặc “Sheet” để bảo vệ toàn bộ trang tính.

– Bước 3: Chọn dữ liệu bạn muốn bảo vệ và nhấp vào Set Permissions.

– Bước 4: Chọn hiển thị cảnh báo lỗi cho bất kỳ ai cố gắng chỉnh sửa và tùy chỉnh quyền chỉnh sửa cho một số người nhất định.

Cách lọc dữ liệu trong Google Trang tính

Làm cách nào nếu bạn muốn xem tất cả dữ liệu trong một cột phù hợp với tiêu chí nhất định? Hãy sử dụng bộ lọc. Bộ lọc cho phép bạn chọn tiêu chí và cách áp dụng tiêu chi đó cho dữ liệu.

Để thiết lập bộ lọc, bạn tiến hành theo các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Chọn Data >> chọn Create a Filter.

– Bước 2: Nhấp vào icon phễu xuất hiện trong cột >> chọn lọc theo điều kiện, giá trị hoặc thứ tự chữ cái hay số. Như vậy, trang tính của bạn sẽ chỉ hiển thị dữ liệu đáp ứng tiêu chí đã được đặt ra.

Trong quá trình tạo và xử lý dữ liệu, nếu bạn gặp phải các vấn đề như Google Trang tính bị lỗi hoặc cần hướng dẫn chi tiết và chuyên sâu hơn về cách sử dụng Sheets, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên viên với nhiều năm kinh nghiệm của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – hỗ trợ nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Điểm qua các hàm trong Google Trang tính

Một trong những bước quan trọng trong cách dùng Google Trang tính là thành thạo các hàm cơ bản để hỗ trợ xử lý dữ liệu nhập vào. Dưới đây là một số hàm thường dùng nhất trong Google Sheets:

Xem thêm: Cách tạo lịch làm việc trên Google Sheet

Cách chuyển từ Google Trang tính sang Excel

Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi từ Google Trang tính sang Excel và ngược lại để thuận tiện cho công việc. Có hai cách chuyển đổi để bạn lựa chọn: thủ công và tự động. Dưới đây là cụ thể các bước chuyển đổi trang tính.

Chuyển đổi theo cách thủ công

– Bước 1: Mở Google Trang tính và đi tới File >> chọn Download >> Microsoft Excel (.xlsx).

– Bước 2: Trong cửa sổ Save, hãy nhấp vào thư mục muốn lưu tệp Excel.

– Bước 3: Khi đã thành công cách lưu Google Trang tính dưới dạng tệp Excel, hãy đi tới vị trí tệp và nhấn đúp để mở trực tiếp trong Excel.

Chuyển đổi theo cách tự động

Ngoài phương pháp trên, bạn cũng có thể tự động hóa việc chuyển đổi tệp Google Trang tính thành Excel bằng cách sử dụng Google Apps Script. Nếu đã quen thuộc với Apps Script của Google hoặc JavaScript, người dùng hoàn có thể viết một tập lệnh kiểm tra các bản cập nhật và xuất dữ liệu của mình sang tệp Excel. 

Hướng dẫn sử dụng Google Trang tính trên đây sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi khi tận dụng công cụ này cho công việc hàng ngày của mình. Từ việc theo dõi số liệu khác nhau hiệu quả hơn, lập kế hoạch tốt hơn cho đến việc cộng tác dễ dàng hơn với đội nhóm, GG Sheets có thể giúp bạn làm việc thông minh hơn, nhiều lựa chọn dựa trên dữ liệu hơn, từ đó tạo ra giá trị nhiều hơn cho doanh nghiệp.

Lời kết

Sau bài viết này, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc về cách sử dụng hiệu quả Google Trang tính, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên nghiệp được Google công nhận hỗ trợ giải đáp và tư vấn.