Hướng dẫn lưu trữ và chia sẻ file trong dịch vụ Email Business

Lưu trữ và chia sẻ file qua email là thao tác phổ biến tại các doanh nghiệp. Việc này có mục đích cho phép đồng nghiệp, khách hàng và đối tác có thể truy cập vào các tệp quan trọng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bài viết sẽ cung cấp thêm thông tin cho bạn về vấn đề này cũng như hướng dẫn các bước thực hiện việc chia sẻ trong dịch vụ Email Business.

Tìm hiểu về chia sẻ file qua email

Chia sẻ file qua email trong bối cảnh doanh nghiệp thường liên quan đến việc đính kèm các tài liệu quan trọng, bài thuyết trình, bảng tính, hình ảnh hoặc các tệp tài liệu khác từ người này sang người khác thông qua phương tiện email. Việc này có thể được thực hiện trong một tổ chức giữa các đồng nghiệp với nhau hoặc bên ngoài với khách hàng, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan.

Để chia sẻ tệp qua email, người gửi thường đính kèm tệp vào nội dung thư và bao gồm một thông báo ngắn gọn giải thích nội dung của tệp cũng như bất kỳ ngữ cảnh cần thiết nào. Sau đó, người nhận sẽ nhận được thông báo mail và tải tệp đính kèm xuống máy tính hoặc thiết bị di động của mình.

Email được đánh giá là một cách thuận tiện để chia sẻ file một cách nhanh chóng và dễ dàng, vì hầu hết mọi người sử dụng email hàng ngày và đã quen thuộc với cách thức hoạt động của nó. Tuy nhiên, vẫn có một số hạn chế khi sử dụng phương tiện này để chia sẻ trong ngữ cảnh doanh nghiệp, chẳng hạn như giới hạn kích thước tệp, rủi ro bảo mật và sự cố tương thích.

Thông thường với các nhà cung cấp ứng dụng email phổ biến như Google hay Microsoft, mọi người sẽ quan tâm nhiều đến cách chia sẻ file trên Google Drive hoặc OneDrive cho người khác. Tuy nhiên trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước chia sẻ trên giao diện của dịch vụ Email Business. 

Trong trường hợp bạn muốn được hướng dẫn cách chia sẻ file qua Google Drive hoặc Onedrive cho người khác, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được chỉ dẫn các bước cụ thể.

Lưu ý khi tiến hành chia sẻ file

Cho dù thực hiện cách chia sẻ file lên Google Drive, trên Onedrive hay với dịch vụ Email Business, người dùng vẫn cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng liên quan đến tính bảo mật và hiệu quả quy trình trước khi tiến hành chia sẻ.

Kích thước tệp chia sẻ

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều có giới hạn về kích thước tệp có thể được gửi qua tệp đính kèm mail. Ví dụ, Gmail cho phép tệp đính kèm có kích thước tối đa 25MB. Nếu tệp gửi đi lớn hơn kích thước cho phép, người dùng sẽ cần tới sự hỗ trợ của các công cụ hỗ trợ nén tệp để giảm kích thước file đó.

Như vậy, việc chia sẻ file trong Google Drive hay OneDrive đều cần sự kiểm tra cẩn thận về kích thước tệp để có các biện pháp giải quyết kịp thời trước khi gửi thư nhằm cải thiện hiệu quả làm việc.

Loại tệp đính kèm

Khi chia sẻ tệp với người khác, điều quan trọng là phải đảm bảo người nhận có phần mềm phù hợp để có thể mở tệp. Ví dụ, nếu bạn đang gửi tài liệu Microsoft Excel, hãy đảm bảo rằng người nhận đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính hoặc có quyền truy cập vào một chương trình bảng tính thay thế có thể mở tệp Excel.

Do đó, cho dù bạn đang tìm hiểu về cách chia sẻ file bằng Google Drive, OneDrive hay Email Business, thì cần đảm bảo phía người nhận có cài đặt phần mềm tương thích để có thể mở tệp.

Vấn đề bảo mật

Nếu bạn đang chia sẻ tệp có chứa thông tin quan trọng hoặc có tính bí mật, điều cần thiết là phải thực hiện các bước để bảo vệ tệp khỏi việc truy cập trái phép. Một cách để làm điều này là mã hóa tệp trước khi gửi. 

Bạn cũng có thể sử dụng các dịch vụ chia sẻ file an toàn như Dropbox hoặc Google Drive với các tính năng mã hóa và xác thực mạnh mẽ.

Nội dung email

Khi bàn về cách chia sẻ file Google Drive hoặc tải tệp lên từ máy tính thông qua email, các chuyên gia đều khuyên rằng người dùng nên cung cấp một số ngữ cảnh về tệp đang được chia sẻ trong nội dung thư cho người nhận. Việc này có thể bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung chính của tệp, mọi thời hạn liên quan hoặc hướng dẫn về cách người nhận nên sử dụng file đó.

Quy ước đặt tên file

Sử dụng quy ước đặt tên rõ ràng và súc tích khi lưu tệp là điều cần thiết trước khi chia sẻ file cho người khác. Điều này sẽ giúp người nhận nhanh chóng xác định được nội dung và mục đích của file đó. 

Điều quan trọng cần lưu ý là người dùng cần tránh sử dụng các ký tự đặc biệt hoặc dấu cách trong tên tệp vì điều đó có thể gây ra sự cố khi tải xuống hoặc mở tệp.

Các bước lưu trữ và chia sẻ file trong Email Business

Bạn có nhu cầu chia sẻ một file có đường dẫn để người khác có thể tải xuống trực tiếp? Hoặc bạn muốn gửi mail kèm nhiều file cho người khác một cách nhanh chóng? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo và chia sẻ file lưu trữ trên dịch vụ Email Business để bạn có thể tham khảo.

Bước 1: Thực hiện truy cập vào webmail sử dụng dịch vụ và chọn File Storage >> click vào Upload.

Bước 2: Tải lên file cần chia sẻ, tuy nhiên file tải lên trong trường hơp này sẽ bị giới hạn dưới 10M.

Bật tính năng Enable Public Access, sau đó bạn có thể chia sẻ link được tạo ra cho những người khác. Bất kỳ ai nhận được link được chia sẻ này sẽ có thể tải được file được bạn upload lên.

Bước 3: Bạn có thể đính kèm file vừa tạo vào email và gửi cho người khác bằng cách chọn vào Link File.

Sau đó, bạn chọn tiếp vào SmarterMail File Storage.

Chọn file bạn cần chia sẻ và nhấn Link để hoàn tất việc chia sẻ file.

Bạn có thể gửi email chia sẻ nhiều file cho người khác bằng cách này mà không lo sợ email gửi đi vượt quá dung lượng cho phép (30M). Như vậy, bạn đã hoàn thành xong cách chia sẻ file cho người khác trong Email Business.

Để hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng các gói Email Business với các mức chi phí khác nhau để phù hợp cho tổ chức thuộc nhiều quy mô. Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật luôn có mặt 24/7 để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định cũng như mang tới cho bạn những trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.

Không chỉ là nơi cung cấp công cụ chuyển đổi uy tín, chúng tôi còn người đồng hành đáng tin cậy khi chuẩn bị đầy đủ cho bạn hành trang cần thiết. Các chuyên gia nhiệt tình giải đáp mọi thắc mắc và đưa ra các mẹo sử dụng hiệu quả, chẳng hạn hướng dẫn cách chia sẻ file Drive cho người khác,…

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề chia sẻ file cũng như biết cách thực hiện thao tác trong dịch vụ Email Business. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào, bạn nhanh chóng kết nối với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao của chúng tôi giải đáp.