Hướng dẫn lập Gmail mới và 05 tip quản lý hộp thư khoa học

Hiện có hơn 6 triệu công ty trên thế giới đang sử dụng Gmail như một công cụ giao tiếp chính thức. Với các tính năng trải dài từ phân loại tab cơ bản đến trả lời thông minh nâng cao, ứng dụng giao tiếp này vừa quen thuộc vừa mạnh mẽ đối với nhiều người dùng. Bài viết này sẽ hướng dẫn lập Gmail mới và giới thiệu một số tip quản lý hộp thư hiệu quả, khoa học. Đọc toàn bộ bên dưới cùng HVN ngay.

Hướng dẫn cách lập Gmail mới nhanh nhất

Việc lập Gmail mới được thực hiện dễ dàng trên nhiều thiết bị khác nhau như PC, MacBook, Chromebook, iPhone hay điện thoại Android, miễn là bạn có thể truy cập mạng Internet.

Cách lập Gmail mới cho lần đầu

Nếu bạn chưa có tài khoản Gmail, hãy làm theo các bước sau để bắt đầu tạo một tài khoản email mới và bắt đầu sử dụng cho công việc của mình.

Bước 1: Truy cập vào trang web Gmail trong trình duyệt thường dùng >> nhấp vào chọn Create an account ở góc trên bên phải.

lập email mới trên máy tính

Bước 2: Lựa chọn For my personal use từ menu thả xuống để lập Gmail mới cho mục đích cá nhân. 

lập gmail mới cho cá nhân

Bước 3: Điều thông tin vào các trường bắt buộc, bao gồm họ tên, ngày sinh, giới tính.

họ tên người dùng thông tin ngày sinh

Bước 4: Nhập tên tài khoản mong muốn đối với địa chỉ email của mình và mật khẩu kèm theo.
*Lưu ý: bạn nên đặt tên dễ nhớ và chuyên nghiệp, cũng như đặt mật khẩu có độ mạnh cao (gồm ít nhất 8 ký tự với các thành phần chữ hoa, chữ thường, số, ký hiệu đặc biệt).

đặt tên người dùng cho địa chỉ email tạo mật khẩu mạnh cho tài khoản gmail

Bước 5: Nhập số điện thoại hiện đang sử dụng để xác thực hai bước và khẳng định người lập Gmail mới không phải là robot.

cung cấp số điện thoại để xác minh 2 bước

Bước 6: Nhập chính xác mã xác minh đã được gửi về số điện thoại vừa cung cấp và chọn Next.

Bước 7: Đồng ý với các điều khoản của Google bằng cách nhấp vào nút I agree. Như vậy, bạn đã có tài khoản Gmail mới để phục vụ cho việc giao tiếp và trao đổi tài liệu.

đồng ý với điều khoản của google

Cách lập Gmail mới khác để bổ sung

Người dùng vẫn có thể lập Gmail mới thông qua Google nếu đã có tài khoản trước đó và hiện đang đăng nhập trên thiết bị. Để có thể tạo một tài khoản email bổ sung mới, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào ảnh hồ sơ người dùng nằm ở góc trên bên phải màn hình.

tạo email bổ sung

Bước 2: Chọn Add another account.

Bước 3: Bạn sẽ được đưa đến trang đăng nhập Google. Lúc này, hãy nhấp vào Create account và chọn For my personal use.

Các bước tiếp theo của việc tạo email bổ sung được tiến hành tương tự với các lập Gmail mới lần đầu, bắt đầu từ bước 2. 

Khi hoàn tất, tài khoản Gmail mới của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách các tài khoản có sẵn trên thiết bị. Người dùng có thể kiểm tra bằng cách nhấp vào hình ảnh hồ sơ và chọn vào bất kỳ tài khoản nào nếu muốn sử dụng.

05 tip quản lý hộp thư Gmail hiệu quả

Sau khi lập Gmail mới, nếu người dùng không có cách sử dụng chuyên nghiệp và khoa học thì có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Việc quản lý và sắp xếp email không đúng cách là một yếu tố làm giảm năng suất, làm mất thời gian quý báu đáng lẽ dành cho các tác vụ quan trọng hơn.

Tạo một không gian gọn gàng sau khi lập Gmail mới để giao tiếp với các thành viên trong nhóm và khách hàng sẽ mang lại hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là gợi ý một số cách để có thể quản lý hiệu quả hộp thư người dùng để bạn tham khảo.

tip sắp xếp hộp thư gmail

Sắp xếp email thành label và mã màu

Trong Gmail, người dùng có thể phân loại các email đã soạn thảo, đã gửi hoặc đã nhận bằng cách sử dụng label (nhãn) – một tính năng tương tự như thư mục email, nhưng có nhiều tùy chọn hơn. 

Điều khác biệt giữa nhãn Gmail với các thư mục email truyền thống khác là khả năng áp dụng nhiều nhãn cho một email. Ví dụ, giả sử nhóm kế toán đang gửi email liên quan đến hợp đồng khách hàng và thông tin thanh toán. Trong trường hợp đó, kế toán có thể áp dụng email đó cho nhãn có tiêu đề “hợp đồng” và nhãn khác có tiêu đề “bảng lương”. 

Email đó sẽ nằm dưới cả 2 nhãn để điều hướng dễ dàng hơn, vì nội dung của nó có liên quan đến cả 2 mục. Việc sử dụng label sau khi lập Gmail mới giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thư trong thời gian nhanh nhất.

phân loại thư với label và mã màu

Một tính năng khác mà người dùng nên tìm hiểu sau khi lập Gmail mới là mã màu. Nếu có email liên quan đến hợp đồng, màu đỏ có thể cho biết đó là thư có mức độ ưu tiên cao cần được giải quyết ngay lập tức. Các email khác được gửi đến do các ứng dụng khác, chẳng hạn như Trello, có thể được mã hóa màu xanh lam để phù hợp với logo Trello.

Sử dụng filter trong Gmail

Việc lập Gmail mới không mất phí có thể dẫn đến một vấn đề về thư rác. Bạn sẽ nhận được nhiều thư spam mỗi ngày – nguyên nhân dẫn đến việc nhiều thư quan trọng khác bị bỏ sót và dung lượng lưu trữ nhanh hết. Đây là lúc người dùng cần sử dụng filter (bộ lọc) để sắp xếp, xóa hoặc lưu trữ email khi thư được gửi đến.

sử dụng filter trong gmail

Người dùng có thể truy cập các bộ lọc từ biểu tượng bánh răng nằm ở bên phải giao diện Gmail. Từ đó, hãy chọn Filters and blocked addresses. Bạn có thể chọn Create filters và đặt tiêu chí cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Ví dụ, người dùng có thể lọc các thư quan trọng của khách hàng vào nhãn Gmail dựa trên người gửi thư hoặc dòng chủ đề. 

Sau khi lập Gmail mới, bạn cũng có thể áp dụng filter để:

  • Đánh dấu email quan trọng
  • Ngăn chặn gửi email cụ thể vào thư rác
  • Lưu trữ email 
  • Xóa thư ngay lập tức
  • Tự động chuyển tiếp thư đến các địa chỉ email khác

Lập Gmail mới để lưu trữ thông tin cần thiết

Lập Gmail mới chủ yếu được sử dụng cho những tin nhắn trang trọng, dài và chứa những thông tin cần thiết cho công việc, cuộc sống. Nhân viên có thể ngần ngại xóa một số tin nhắn nhất định trong trường hợp vẫn cần trong tương lai.

Để giảm bớt lo lắng về dung lượng lưu trữ email, bạn có thể lưu trữ những email đó. Các thư đã xóa sẽ được gửi vào thùng rác – nơi chúng sẽ chỉ có thể được truy cập trong 30 ngày kể từ ngày xóa. Việc lưu trữ email trong Gmail sẽ di chuyển các thư không mong muốn ra khỏi hộp thư đến chính nhưng vẫn cho phép truy cập miễn là bạn cần.

Tận dụng tính năng di động

tận dụng tính năng di động

75% người lập Gmail mới đều truy cập thư từ điện thoại di động của mình. Việc kiểm tra email từ thiết bị di động khá thiết thực và hiệu quả, tuy nhiên, việc quản lý chúng có thể là một thách thức trong quá trình di chuyển. May mắn thay, Gmail cung cấp một số cách để quản lý email một cách đơn giản, bất kể bạn đang ở đâu.

Ứng dụng Gmail cho thiết bị di động cho phép người dùng tạo cài đặt tùy chỉnh để xóa, lưu trữ hoặc báo lại bằng cách vuốt sang trái hoặc phải.

Thiết lập email template để đẩy nhanh tốc độ phản hồi

Việc lập Gmail mới và soạn thư cần có thời gian để hoàn chỉnh về nội dung và hình thức. Gmail cung cấp các giải pháp đơn giản để người dùng có thể thiết lập các mẫu email tùy chỉnh nhằm tránh phải soạn đi soạn lại các câu trả lời giống nhau. Dưới đây là cách thiết lập email template để tham khảo:

  • Soạn thảo câu trả lời định sử dụng thường xuyên
  • Nhấp vào dấu 3 chấm ở phía bên dưới bên phải của cửa sổ soạn thư
  • Chọn Templates
  • Chọn Save draft as template
  • Nhập tên mẫu mới

tạo email template

Email template cho phép giao tiếp nhất quán và hiệu quả. Các tính năng tự động hóa có thể đẩy nhanh thời gian phản hồi hơn nữa, giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho cá tác vụ quan trọng khác. 

Tài khoản Gmail cá nhân vs Gmail doanh nghiệp

Mặc dù việc lập Gmail mới cho cá nhân và doanh nghiệp có thể cung cấp cho người dùng một số tính năng cơ bản, nhưng không phải ngẫu nhiên các tổ chức kinh doanh chuyên nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn Gmail doanh nghiệp thông qua Google Workspace. Điểm khác biệt đặc trưng giữa hai loại tài khoản email này là gì?

lập gmail mới cho cá nhân vs doanh nghiệp

Dung lượng lưu trữ

Lập Gmail mới không mất phí cung cấp cho người dùng dung lượng lưu trữ hạn chế. Việc nhận thông báo sử dụng hết 90% dung lượng bộ nhớ mang lại nhiều phiền toái cho người dùng và yêu cầu phải xóa bớt tệp hoặc chuyển sang gói trả phí. 

Với tài khoản Google Workspace trả phí, bạn có thể chọn gói có mức dung lượng phù hợp, kéo dài từ 30GB, 2TB, 5TB cho đến dung lượng không giới hạn.

Địa chỉ email tùy chỉnh

Sau khi lập Gmail mới dành cho cá nhân, bạn sẽ nhận được địa chỉ thư kết thúc bằng @gmail.com. Để có tài khoản chuyên nghiệp hơn, việc này đòi hỏi phải có khả năng tùy chỉnh địa chỉ thư – một tính năng nổi bật khi đăng ký Gmail doanh nghiệp thông qua Google Workspace. Vì sao email tùy chỉnh quan trọng như vậy?

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, những email được gửi đi bằng địa chỉ có đuôi là tên công ty hoặc thương hiệu sẽ được đánh giá cao hơn và tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với người nhận. Việc này gián tiếp tăng độ nhận diện thương hiệu và có được sự tin tưởng của khách hàng cũng như đối tác.

Đảm bảo uptime trên email doanh nghiệp

Google cung cấp các máy chủ cực kỳ đáng tin cậy đảm bảo 99,9% uptime cho email doanh nghiệp của doanh nghiệp. Ông lớn ngành công nghệ này cũng hỗ trợ các giao thức bảo mật cấp cao tiên tiến và khả năng bảo vệ hàng đầu khỏi thư rác và phần mềm gián điệp. Đó là lý do tại sao lập Gmail mới bằng Google Workspace sẽ hạn chế tối đa khả năng bị làm phiền bởi thư spam.

Google Workspace cũng tự động sao lưu thông tin, tài liệu kỹ thuật số và email của người dùng, đảm bảo rằng dữ liệu doanh nghiệp luôn được bảo mật.

Bảo mật nâng cao

cung cấp tính năng bảo mật nâng cao

Google Workspace đi kèm với các tính năng kiểm soát tích hợp để mã hóa dữ liệu phức tạp, xác thực đa yếu tố, giao thức kiểm soát bảo mật và cơ sở hạ tầng an ninh mạng không tin cậy. Các giao thức bảo mật nâng cao này bảo vệ nhân viên và khách hàng của doanh nghiệp, giảm nhu cầu về phần mềm bảo mật bổ sung như VPN. 

Bên canh đó, khi lập Gmail mới với Google Workspace, bạn sẽ nhận được các điểm cuối an toàn không cần vá lỗi kèm với các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ.

Cộng tác liền mạch

Được thiết kế dành cho các doanh nghiệp, Google Workspace hướng tới quy trình làm việc cộng tác an toàn, khiến nó trở thành một sự lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức triển khai hình thức hybrid working và làm việc từ xa. 

Phiên bản nâng cấp của Google Drive cho phép nhiều người dùng tạo tài liệu an toàn và cung cấp các chỉnh sửa, cập nhật theo thời gian thực.

Để hiểu rõ hơn về Google Workspace cũng như cách lập Gmail mới dành cho doanh nghiệp, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia hỗ trợ tư vấn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình lập Gmail mới hoặc có câu hỏi liên quan đến Google Workspace cần được giải đáp, bạn có thể kết nối trực tiếp với nhóm hỗ trợ chuyên nghiệp của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua phần Livechat bên dưới ngay.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận