Hướng dẫn chuyển tiếp email gửi và nhận trên Google Workspace

Chuyển tiếp email là một trong những tính năng mạnh mẽ của Google Workspace – nền tảng năng suất dựa trên đám mây. Tính năng này cho phép người dùng chuyển hướng thư đến từ Gmail đến một địa chỉ thư khác. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn bức tranh toàn diện về tính năng này cũng như cách để forward thư gửi và nhận một cách nhanh chóng.

Chuyển tiếp email là gì?

Chuyển tiếp email được hiểu đơn giản là chuyển hướng thư đến và thư gửi đi tới từ hộp thư này sang hộp thư khác. Nó giống như việc chuyển tiếp thư khi thư đi từ địa chỉ cũ đến địa chỉ mới.

tìm hiểu chuyển tiếp email là gì

Mọi người sử dụng tính năng chuyển tiếp email để chia sẻ các địa chỉ mail khác nhau với những người khác nhau, để chuyển tất cả email đến từ nhiều địa chỉ vào một hộp thư duy nhất và cho nhiều mục đích sử dụng khác. Tất cả được thực hiện cho mục đích hỗ trợ công việc được hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất.

Lý do để sử dụng chuyển tiếp email

Trong bối cảnh một công ty cần xử lý nhiều nhóm, dự án và khách hàng, có nhiều cách sử dụng tính năng chuyển tiếp email để tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số lý do nổi bật để bạn có thể tham khảo.

lý do nên chuyển tiếp email

  • Hợp nhất nhiều tài khoản email: Nếu người dùng có nhiều tài khoản email, việc chuyển tiếp sẽ giúp bạn tập trung hơn vào nhiệm vụ cần thực hiện.
  • Truy cập email công việc trên thiết bị cá nhân: Nhiều người sử dụng thiết bị cá nhân làm công cụ làm việc. Điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có thể hữu ích để truy cập email công việc. Bằng cách chuyển tiếp email công việc đến tài khoản cá nhân, bạn có thể dễ dàng kiểm tra thư của mình khi đang di chuyển.
  • Địa chỉ thư dựa trên vai trò: Bằng cách sử dụng tính năng chuyển tiếp email trong Google Workspace đến một tài khoản khác, người dùng có thể tạo bản sao lưu.Việc này an toàn hơn nhiều trong trường hợp tài khoản chính bị hack hoặc bị xóa.
  • Lọc mail không mong muốn: Một số người dùng có thể muốn thiết lập quy tắc để chuyển tiếp một số loại email nhất định đến một tài khoản khác. Ví dụ, email từ những người gửi cụ thể hoặc email có từ khóa nhất định. Điều này có thể giúp họ lọc ra các chủ đề và thư rác không liên quan.
  • Tách biệt email công việc và cá nhân: Một số người dùng có thể muốn tách riêng email công việc và cá nhân. Bằng cách chuyển tiếp email công việc đến một tài khoản riêng, họ có thể tách biệt cuộc sống cá nhân và công việc của mình.
  • Chuyển tiếp email đến một dịch vụ thư điện tử khác: Nhiều người dùng có thể sử dụng một dịch vụ email khác, chẳng hạn như Microsoft Outlook hoặc Yahoo Mail. Bằng cách chuyển tiếp từ Gmail đến một trong những dịch vụ này, bạn có thể sử dụng các ứng dụng thư khách khác của công ty mình.
  • Tự động trả lời email: Bạn có thể muốn thiết lập các quy tắc để tự động chuyển tiếp một số email đến một tài khoản khác. Cùng với đó, họ có thể thiết lập một phản hồi được xác định trước. Điều này hữu ích để xử lý các câu hỏi hoặc yêu cầu phổ biến mà không cần phải trả lời từng email theo cách thủ công tốn thời gian.

Một số rủi ro nếu không chuyển tiếp email đúng cách

Mặc dù chuyển tiếp email có thể là một công cụ hữu ích để quản lý email và tăng năng suất, nhưng nó cũng có thể có một số tác động tiêu cực đến công việc nếu bạn không biết cách thực hiện đúng. Dưới đây là một số vấn đề tiềm ẩn cần xem xét khi tiến hành việc chuyển tiếp.

một số rủi ro khi chuyển tiếp email

Hộp thư bị quá tải

Nếu một người chuyển tiếp quá nhiều email cùng một lúc, hộp thư đến có thể bị quá tải và khiến việc sắp xếp, tập trung trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến việc giảm năng suất khi người đó phải dùng nhiều thời gian hơn cho việc sàng lọc email.

Thông tin sai lệch

Khi một email được chuyển tiếp, nó có thể là một phần của chuỗi email dài hơn. Nếu người chuyển tiếp email không bao gồm tất cả các thư có liên quan trong chuỗi, điều đó có thể dẫn đến hiểu lầm và nhầm lẫn. Điều này có thể khá khó giải quyết nếu email chứa các hướng dẫn hoặc cập nhật quan trọng.

Mất bối cảnh

Khi một email được chuyển tiếp, nó có thể làm mất một số bối cảnh. Ví dụ, nếu email là một phần của cuộc trò chuyện giữa hai người, thì người nhận email được chuyển tiếp có thể không có quyền truy cập vào toàn bộ cuộc trò chuyện và có thể không hiểu đầy đủ ngữ cảnh của thư.

Rủi ro về bảo mật

rủi ro về bảo mật

Nếu một người dùng chuyển tiếp thông tin nhạy cảm hoặc bí mật cho người nhận trái phép, điều đó có thể gây ra rủi ro bảo mật. Điều quan trọng là phải lưu ý đến loại thông tin được chuyển tiếp và đảm bảo rằng thông tin đó không được chia sẻ với những cá nhân không được phép.

Hợp tác không đạt tiêu chuẩn

Một người dùng phụ thuộc quá nhiều vào tính năng chuyển tiếp email của Google Workspace thay vì giao tiếp trực tiếp với các thành viên trong nhóm, thì điều đó có thể dẫn đến giảm khả năng cộng tác và làm việc theo nhóm. Điều quan trọng ở đây là bạn phải tìm được sự cân bằng giữa việc sử dụng forward email với các hình thức cộng tác và liên lạc khác.

Cách chuyển tiếp email gửi và nhận trong Google Workspace

Bạn cần theo dõi sát sao các email gửi và nhận của một hoặc nhiều nhân viên trong doanh nghiệp của mình. Nền tảng Google Workspace cho phép admin cấu hình chuyển tiếp tất cả các email qua một địa chỉ email khác trong cùng domain. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách cấu hình để bạn có thể tham khảo.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail với quyền quản trị cao nhất trong trang quản trị Admin Console thông qua đường dẫn có địa chỉ admin.google.com.

huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-1

Sau đó, bạn thực hiện chọn Ứng dụng >> Google Workspace >> Gmail >> Định tuyến như được hướng dẫn trong hình dưới.

huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-2
huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-3
huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-4
huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-5

Bước 2:Tiến hành định tuyến email bằng cách chọn vào Định cấu hình để bắt đầu cài đặt.


huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-6

Bước 3: Thực hiện cấu hình email cần chuyển tiếp như hình dưới.

huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-7

Bước 4: Cấu hình phần chuyển tiếp email nhận. Tại cửa sổ vừa mở, người dùng kéo xuống chọn vào Thêm người nhận khác.

huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-8

Sau đó, điền địa chỉ email người nhận chuyển tiếp.

huong-dan-chuyen-tiep-email-gui-va-nhan-tren-g-suite-anh-9
thêm người nhận khác

Bước 5: Nhấp vào chọn Hiển thị tùy chọn.

hiển thị tùy chọn trong gmail

Sau đó nhấp vào Loại tài khoản chịu ảnh hưởng.

chọn loại tài khoản chịu ảnh hưởng

Lưu ý:

  • Thư ảnh hưởng: Chọn tất sẽ chuyển tiếp email hàng loạt hoặc chỉ thư đến hoặc thư đi.
  • Bộ lọc phong bì: Nếu bạn để mặc định không chọn vào ô nào, thì hệ thống sẽ tự động forward toàn bộ email đến 1 mail khác.
  • Trong khi đó, nếu người dùng chỉ muốn chọn 1 email forward đến 1 email khác thì thêm email như bên dưới hình:

bộ lọc phong bì

Bước 6: Lưu lại cài đặt.

lưu cài đặt

hoàn thành việc định tuyến

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc cấu hình cài đặt chuyển tiếp email gửi và nhận trong không gian Google Workspace. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được hỗ trợ tốt nhất.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với tư cách là đối tác cấp cao của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – tự hào là nơi quy tụ của các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số và sở hữu chứng chỉ do Google cấp.

Mọi vấn đề hay câu hỏi của người dùng có liên quan đến chuyển tiếp email trong Gmail đều sẽ được giải đáp một cách cặn kẽ và chuyên sâu, nhằm mang đến cho bạn những hiểu biết rõ ràng và có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Bên cạnh sự tư vấn nhiệt tình và chuyên nghiệp, chúng tôi còn hỗ trợ tối đa doanh nghiệp thuộc mọi quy mô với đầy đủ các gói giải pháp Google Workspace ở nhiều mức chi phí khác nhau, tạo điều kiện tốt nhất để bạn có thể đưa tổ chức phát triển nhanh trong kỷ nguyên 4.0.

Kết nối ngay với HVN thông qua Hotline: 024.9999.7777 để gặp các chuyên gia của chúng tôi. Bạn sẽ nhận được câu trả lời cho mọi câu hỏi về cách chuyển tiếp email cho người khác trong Gmail, cũng như được tư vấn cách áp dụng Google Workspace hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận