Hướng dẫn chuyển tiếp Email (Forward) trong Email Business

Forward email là tính năng cơ bản trong email business và được người dùng sử dụng nhiều nhất để cải thiện quá trình làm việc nhóm. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về tính năng này cũng như các bước để thiết lập tính năng.

Dịch vụ email business

Thông thường, khi đăng ký tài khoản email, bạn sẽ được cấp một địa chỉ với định dạng tên miền chung chung là @gmail.com hoặc @outlook.com. Nhưng khi đầu tư email doanh nghiệp độc quyền, email business address của bạn sẽ có định dạng là username@company.com. Như vậy, bạn hoàn toàn có thể lồng ghép tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu của mình vào ngay địa chỉ thư.

dịch vụ email business

Một email business account chuyên nghiệp không những thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn đóng vai trò như một công cụ marketing cho doanh nghiệp. Do đó, việc đầu tư cho gói email doanh nghiệp tại nhà cung cấp uy tín là một nước đi đúng đắn của tổ chức để tăng cường khả năng cạnh tranh trên thương trường.

Các tip sử dụng email business hiệu quả

Email business là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có thể “sinh tồn” trong thế giới kinh doanh đầy khắc nghiệt. Không đơn giản chỉ là đầu tư chi phí để đăng ký gói email doanh nghiệp phù hợp, chủ doanh nghiệp và nhân viên của mình còn nên biết cách sử dụng đúng cách để đạt được hiệu quả tốt nhất.

tip sử dụng email business

Dưới đây là một số mẹo sử dụng email doanh nghiệp trong bối cảnh kinh doanh bạn có thể tham khảo:

  • Giữ cho email business trông chuyên nghiệp: Khi gửi email, điều quan trọng là phải duy trì giọng điệu chuyên nghiệp, tránh sử dụng tiếng lóng hoặc ngôn ngữ quá thông thường. Bên cạnh đó, chữ ký email cũng là một yếu tố góp phần tăng độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn trong mắt khách hàng và đối tác khi nhận được thư.
  • Sử dụng subject line rõ ràng: Hãy đảm bảo rằng dòng chủ đề phải phản ánh rõ ràng nội dung của email, để người nhận nắm được nội dung chính của thư, từ đó có thể ưu tiên đọc thư và phản hồi.
  • Nội dung email cần ngắn gọn: Điều quan trọng những người làm kinh doanh cần nắm rõ khi sử dụng email business như một công cụ giao tiếp là giữ cho tư càng ngắn gọn càng tốt, trong khi vẫn truyền tải được tất cả các thông tin cần thiết.
  • Kiểm tra các lỗi: Trước khi nhấn gửi, bạn nên dành chút thời gian để đọc lại email xem có lỗi chính tả hoặc lỗi nào không. Sự cẩn thận này không những đảm bảo thông điệp gửi đi được rõ ràng, chuẩn chỉnh mà còn thể hiện tác phong chuyên nghiệp của tổ chức bạn.

Đôi nét về Forward email trong email business

Tương tự các dịch vụ mail khác, email business cũng cho phép người dùng có thể sử dụng chức năng chuyển tiếp email (Forward email). Khi ai đó gửi tin nhắn vào địa chỉ user@domain.com trong khi người dùng đang bật chức năng chuyển tiếp, thì email đó sẽ được chuyển 1 bản sao tới email bạn cấu hình.

forward email trong email business

Nói một cách đơn giản, khi một mail được gửi từ địa chỉ A tới địa chỉ B, sau đó người dùng sử dụng lệnh chuyển tiếp đến địa chỉ C, quy trình đó được gọi là Forward email.
Việc chuyển tiếp thư có thể được thực hiện theo 02 cách: thủ công và tự động.

  • Thủ công: Bạn sẽ cần trực tiếp tiến hành chuyển tiếp email đến địa chỉ mail thứ 3.
  • Tự động: Dựa vào các thiết lập, hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp thư đã nhận đến địa chỉ được chỉ định.

Chuyển tiếp email đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì?

Thành thạo sử dụng tính năng Forward email có thể mang lại cho người dùng nhiều lợi thế trong công việc, đồng thời giúp hệ thống làm việc trong doanh nghiệp trở nên có tổ chức và suôn sẻ hơn. Cụ thể:

  • Cải thiện sự hợp tác: Trong nhiều doanh nghiệp, các phòng ban hoặc nhóm khác nhau có thể chịu trách nhiệm về các mảng khác nhau của một dự án hoặc nhiệm vụ nào đó. Bằng cách thực hiện chuyển tiếp các email có liên quan đến người có trách nhiệm, các thành viên trong nhóm có thể được thông báo và cập nhật nhanh chóng về tiến độ, các vấn đề phát sinh và bất kỳ thay đổi nào đối với deadline hoặc yêu cầu.
  • Tăng hiệu quả công việc: Forward email trong email business thường được tiến hành nhanh hơn việc soạn thư mới, đặc biệt nếu người gửi cần cung cấp ngữ cảnh hoặc đính kèm tệp. Điều này có thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm rủi ro sai sót hoặc cung cấp thông tin sai lệch.
  • Ủy quyền nhiệm vụ: Khi người quản lý hoặc giám sát chuyển tiếp email cho một thành viên trong nhóm, về cơ bản họ đang ủy quyền một nhiệm vụ hoặc trách nhiệm cho người đó. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều biết những gì mình cần chịu trách nhiệm và có thể giúp duy trì các dự án tiến triển thuận lợi.
  • Đồng nhất thông tin: Thỉnh thoảng, các email có thể chứa thông tin liên quan với nhau, chẳng hạn như cập nhật về một dự án hoặc phản hồi từ một khách hàng cụ thể. Bằng cách thực hiện chuyển tiếp tất cả email này đến một người nhận duy nhất, người đó có thể dễ dàng nhìn ra bức tranh toàn cảnh và có tất cả thông tin cần thiết ở một nơi.
  • Chia sẻ kiến thức: Nhờ tính năng Forward email trong email business, nhân viên có thể chia sẻ những email quan trọng với đồng nghiệp như một hình thức để chia sẻ kiến thức và chuyên môn. Ví dụ, nếu ai đó nhận được email liên quan đến một công cụ phần mềm mới hoặc phương pháp làm việc hay, họ có thể chuyển tiếp email đó đến nhóm của mình để giúp mọi người cập nhật thông tin cũng như nâng cao kỹ năng và kiến thức của bản thân.

Nên thực hiện chuyển tiếp thư trong email business khi nào?

thực hiện chuyển tiếp khi nào

Tính năng Forward email có thể hữu ích trong một số tình huống sau:

  • Hợp nhất email: Nếu bạn có nhiều tài khoản email và muốn hợp nhất chúng vào một hộp thư đến nhất định, bạn có thể sử dụng tính năng chuyển tiếp thư để tất cả email của mình đều được tập trung tại một tài khoản.
  • Chia sẻ thông tin: Bạn có thể thực hiện chuyển tiếp thư trong email business nếu nhận được email có chứa thông tin quan trọng mà những người khác trong nhóm hoặc trong tổ chức có thể hưởng lợi từ đó.
  • Cộng tác: Bạn đang làm việc trong một dự án với những người khác và cần chia sẻ các email có liên quan với họ, việc chuyển tiếp tới những người thích hợp trong trường hợp này là điều cần thiết.
  • Sao lưu: Người dùng có thể thiết lập chuyển tiếp thư để tạo bản sao lưu email của mình trong trường hợp máy chủ hoặc ứng dụng email gặp bất kỳ sự cố nào.

Điều quan trọng cần lưu ý dành cho người dùng email business là cần sử dụng tính năng chuyển tiếp thận trọng và tránh việc lạm dụng nó. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng lộn xộn trong hộp thư đến và tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật. Bên cạnh đó, trước khi thực hiện forward, bạn cần đảm bảo người nhận email hiểu ngữ cảnh và lý do nhận được thư chuyển tiếp đó.

Các bước thiết lập Forward email trong email business

Bước 1: Để chuyển tiếp thư, trước tiên bạn cần đăng nhập vào Webmail, sau đó lựa chọn Settings -> Account và chọn tiếp tab Forwarding như hình bên dưới.

Người dùng sẽ có 02 tùy chọn sau:

  • Forwarding Address: Nhập địa chỉ email sẽ nhận thư chuyển tiếp.
  • Delete messages when forwarded: Đánh dấu mục này sẽ xóa bản gốc email sau khi sau khi thực hiện chuyển tiếp (Lưu ý: Bạn không nên bật chức năng này).

forwarding email

Bước 2: Sau khi hoàn tất bước trên, bạn nhấn vào Save để lưu lại thay đổi.

lưu lại thay đổi

Chỉ với 02 bước đơn giản như trên, bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt tính năng chuyển tiếp trong email business. Nếu gặp bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thực hiện, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Với nhiệm vụ là trở thành người đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp sẵn đa dạng các gói email business với các mức chi phí khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và định hướng phát triển của tổ chức, bạn sẽ đưa ra quyết định đăng ký gói giải pháp phù hợp hoặc có thể nhờ tới sự hỗ trợ tư vấn của đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao của chúng tôi.

Bên cạnh đó, đội ngũ kỹ thuật với nhiều năm “chinh chiến” trong ngành chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất và hài lòng nhất, khi hệ thống email business luôn được đảm bảo hoạt động ổn định.

Do đó, nếu có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn về các giải pháp email business hoặc có câu hỏi về cách sử dụng tính năng chuyển tiếp thư, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024 9999 7777 để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi nhanh chóng hỗ trợ và giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận