Hướng dẫn cách tạo Google Document form nhanh chóng

Việc tạo biểu mẫu online bằng các công cụ có tính năng chia sẻ trực tiếp như Google Docs mang lại cho người dùng nhiều lợi ích. Chẳng hạn, bạn có thể tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu và đơn giản hóa quy trình khảo sát cũng như quản lý tệp. Bài viết này sẽ giới thiệu tới bạn cách tạo Google Document form để khảo sát và thu thập dữ liệu trực tuyến nhanh chóng.

Cách tạo Google Document form để điền thông tin

Google Docs cung cấp cho bạn nhiều cách để tạo biểu mẫu thu thập thông tin, chẳng hạn như nhập các danh mục thông tin cần tìm hiểu (ví dụ: tên và địa chỉ email), sau đó thêm dấu gạch dưới sau chúng để tạo dòng trống.

Tuy nhiên, việc sắp xếp các khoảng trống và câu hỏi riêng lẻ theo cách thủ công có thể không hiệu quả, tốn thời gian và dễ gây nhầm lẫn. Đó là lý do vì sao bài viết này sẽ đề xuất cho bạn một cách tốt hơn để tạo biểu mẫu Google Document online có thể điền thông tin. Đó là sử dụng tính năng bảng.

Bước 1: Thiết lập Google Document

  • Mở trình duyệt và truy cập vào docs.google.com >> nhấp vào tùy chọn Blank document trong phần Start a new document

tạo google document form

  • Google Docs cũng cung cấp thư viện Google Document templates được chia thành các mục đích khác nhau: Công việc, Cá nhân và Giáo dục.

Bước 2: Chèn bảng để tạo Google Document form

  • Nhấp vào Insert trong menu bar >> chọn Table từ menu thả xuống.

tạo bảng trong google document

  • Định cấu hình kích thước bảng tùy ý.
  • Nhập các trường của Google Document form vào các ô riêng biệt.
  • Đảm bảo bạn để lại một ô trống bên cạnh hoặc bên dưới để làm phần giữ chỗ.

tạo google document form từ bảng

  • Để thêm một hàng hoặc cột khác, hãy di chuột qua bên trái của bảng và nhấp vào nút dấu cộng hoặc có thể nhấp chuột phải vào vị trí cần thêm hàng trong bảng và chọn từ context menu.

thêm hàng và ô vào bảng

  • Lặp lại các bước trên cho đến khi nhận thấy bảng đã đủ hàng và cột cho Google Document form.

Bước 3: Điều chỉnh định dạng bảng

Chinh Sua Google Document Form

Việc đảm bảo người được khảo sát có thể hiểu rõ biểu mẫu là điều bắt buộc vì nó giúp các câu trả lời chính xác và đúng trọng tâm. Dưới đây là một số tùy chọn có thể sử dụng để tùy chỉnh giao diện của bảng cho Google Document form.

  • Đánh dấu các phần ô trống (giữ chỗ) trong bảng và nhấp vào tùy chọn B trên thanh công cụ để in đậm thông tin hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + B đối với Window và Command + B đối với Mac.
  • Chọn các ô chứa phần giữ chỗ và điều chỉnh các tùy chọn định dạng bảng nếu cần bằng cách mở Table options hoặc nhấp chuột phải vào bảng và chọn Table Properties.

Sau khi chỉnh sửa định dạng, biểu mẫu khảo sát của bạn có thể có hình thức như dưới đây:

Tuy Chinh Google Document Form

Cách chia sẻ hoặc in Google Document form

Như vậy, bạn đã thiết lập xong Google Document form. Thao tác tiếp theo là phân phát biểu mẫu cho đối tượng khảo sát. Người dùng có thể lựa chọn in bản cứng tài liệu và khảo sát theo cách truyền thống hoặc chia sẻ trực tuyến để người trả lời có thể điền trực tiếp vào form.

Khi chia sẻ biểu mẫu Google Document, bạn nên giữ lại định dạng của phiên bản gốc. Cách này giúp bạn có thể sử dụng lại và gửi cho những đối tượng khảo sát khác. Dưới đây là cách làm cho biểu mẫu Google Docs có thể điền những không thể chỉnh sửa bằng cách sử dụng các tùy chọn chia sẻ tệp của nền tảng.

Tùy chọn 1: Chia sẻ bằng liên kết sao chép bắt buộc

Nếu bạn đang muốn tiến hành khảo sát với nhiều đối tượng thì phương pháp này là lựa chọn tốt nhất. Tại đây, người dùng có thể tạo một liên kết dẫn người trả lời tạo một bản sao của tài liệu. 

Bằng cách này, người dùng có thể bảo vệ nguyên vẹn Google Document form gốc của mình trong khi cho phép người khác chỉnh sửa phiên bản của riêng họ.

  • Nhấp vào nút Share nằm ở góc trên phía bên phải màn hình.

chia sẻ khảo sát

  • Chọn Anyone with the link từ menu được cung cấp trong phần General access.
  • Chọn Viewer từ menu thả xuống ở bên phải.

chia sẻ biểu mẫu google docs

  • Nhấp vào nút Copy link.
  • Dán liên kết vào bất cứ nơi nào bạn có thể chỉnh sửa văn bản, sau đó thay thế “edit?usp=sharing” bằng “copy”.

chỉnh sửa liên kết

  • Gửi liên kết đã sửa đổi tới đối tượng cần khảo sát.

Tùy chọn 2: Chia sẻ qua email

Chia sẻ Google Document form qua email có thể là một sự lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn làm cho biểu mẫu của mình trở nên độc quyền hơn. Dưới đây là cách thực hiện:

  • Nhấp vào nút Share.
  • Nhập các địa chỉ email của người cần khảo sát vào trường Add people and groups.

chia sẻ qua email

  • Đảm bảo rằng quyền truy cập được đặt thành Viewer trong menu thả xuống được cung cấp.
  • Nhấp vào nút Send để hoàn tất.

chia sẻ google document form qua email

Trong email, hãy hướng dẫn người nhận mở tệp và nhấp vào File sau đó chọn Make a copy để có thể tạo và chỉnh sửa phiên bản của riêng họ.

make a copy để khảo sát

Người được khảo sát cũng tải về biểu mẫu Google Document Word bằng cách nhấp vào File >> chọn vào Download >> nhấp vào Microsoft Word (.docx) và sau đó tiến hành chỉnh sửa ngoại tuyến.

tải về google document word

Tùy chọn 3: Lưu Google Document to PDF

Một cách khác để giữ nguyên Google Document form ban đầu trong khi chia sẻ với người khác là lưu nó dưới dạng PDF. Có rất nhiều công cụ hỗ trợ chỉnh sửa PDF có sẵn trên web mà người trả lời có thể tự do truy cập. Điều này cho phép họ điền vào biểu mẫu một cách dễ dàng.

Để lưu Google Document format về dạng PDF, bạn chỉ cần làm theo thao tác sau:

Trong Google Document form, hãy chọn File >> Download >> chọn PDF Document (.pdf).

google document to pdf

Điền Google Document form với Google Forms

Người dùng hoàn toàn có thể điền thông tin vào Google Document form bằng cách sử dụng phản hồi của Google Forms. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý ở đây là quá trình này có thể phức tạp và tốn thời gian.

Nếu không làm việc với các tập dữ liệu lớn, bạn có thể bỏ qua bước này. Tuy nhiên, nếu người dùng có một lượng dữ liệu đáng kể cần quản lý thì phương pháp này có thể cực kỳ hữu ích trong việc tự động hóa phần lớn công việc.

điền google document form với google form

Dưới đây là concept chung về cách để điền vào Google Document form bằng cách sử dụng phần phản hồi (Response) của Forms:

  • Tạo bản khảo sát trong Google Forms: Bao gồm tất cả các danh mục hoặc câu hỏi mà bạn muốn thu thập thông tin.
  • Liên kết biểu mẫu với Google Sheets: Thao tác này sẽ tạo một bảng tính mới lưu trữ tất cả các phản hồi từ biểu mẫu Google Forms.
  • Sử dụng Mail Merge để liên kết dữ liệu bảng tính với Google Docs: Mail Merge sẽ tự động cập nhật Google Document form với nội dung trong bảng tính Google Sheets.

Các biểu mẫu có thể điền trực tuyến mang lại sự tiện lợi cho các cuộc khảo sát, đồng thời giảm chi phí liên quan đến tài nguyên in ấn. Trong trường hợp cần tạo một biểu mẫu khảo sát trong tương lai, hướng dẫn tạo Google Document form trên đây có thể giúp ích cho bạn.

Tự hào trở thành Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – sẽ giúp bạn khám phá sâu hơn về các tính năng tuyệt vời của Google Docs, bên cạnh việc tạo Google Document form. Kết nối ngay với đội ngũ chuyên gia với kiến thức sâu rộng về các dịch vụ Google Workspace của chúng tôi thông qua Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận