Hướng dẫn cách tạo GG Sheet và cách sử dụng chuyên nghiệp

15/11/2023
828 lượt xem
Để lại đánh giá post nếu bạn thấy hữu ích nhé
Chia sẻ qua
cách tạo gg sheet và cách sử dụng chuyên nghiệp

Google Sheets được đánh giá là một trong những công cụ tốt nhất để lưu trữ dữ liệu, theo dõi số liệu hiệu suất cũng như tạo trang dashboard và báo cáo. Nếu biết cách tạo GG Sheet và sử dụng hiệu quả, người dùng dễ dàng nhận ra công cụ này có thể giúp thực hiện hầu hết nhiệm vụ mà các chương trình đắt đỏ khác có thể làm. 

Ưu điểm nổi bật của việc sử dụng Google Sheets

Google Sheets là một công cụ bảng tính dựa trên đám mây mạnh mẽ, có thể được sử dụng để lưu trữ, thao tác và phân tích dữ liệu. Khi biết được cách tạo GG Sheets, người dùng sẽ có cơ hội làm quen với một loạt các tính năng để quản lý dữ liệu hiệu quả. 

lợi ích nổi bật của google sheet

Bên cạnh đó, Google Sheets còn cung cấp khả năng cộng tác trong thời gian thực, cho phép giao tiếp và đưa ra quyết định hiệu quả hơn. Dưới đây là cách mà công cụ này mang lại lợi thế kinh doanh cho doanh nghiệp:

  • Tổ chức: Với Google Sheets, việc sắp xếp dữ liệu trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Người dùng dễ dàng nắm bắt cách tạo GG Sheets tùy chỉnh cho các loại dữ liệu khác nhau và lưu trữ chúng trên đám mây, từ đó có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi.
  • Tự động hóa: Google Sheets có thể tự động hóa các tác vụ đơn giản, chẳng hạn như hợp nhất dữ liệu và cập nhật công thức. Điều này cho phép bạn tập trung thời gian và nguồn lực vào những khía cạnh quan trọng hơn trong việc điều hành doanh nghiệp. Tự động hóa cũng giúp giảm khả năng xảy ra lỗi khi nhập dữ liệu.
  • Cộng tác: Nắm bắt được cách tạo GG Sheets, bạn dễ dàng cộng tác cùng đồng nghiệp trong thời gian thực trong chính bảng tính đã tạo. Với tính năng trò chuyện và nhận xét tích hợp của Google, các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về ý tưởng và chỉnh sửa tài liệu nếu cần thiết.
  • Bảo mật: Google Sheets cung cấp cho người dùng mức độ bảo mật cao, khi cho phép admin thiết lập các cấp độ truy cập khác nhau, giúp linh hoạt kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu.
  • Tích hợp với phần mềm khác: Một lợi ích khác của việc sử dụng Google Sheets là khả năng tích hợp với phần mềm khác. Điều này có nghĩa là bạn dễ dàng đồng bộ hóa dữ liệu của mình trên nhiều ứng dụng, từ đó có thể truy cập và cập nhật thông tin dễ dàng hơn.

Hướng dẫn chi tiết cách tạo GG Sheets

Cách tạo GG Sheets là bước khởi đầu để bạn bước chân vào thế giới của bảng tính nơi cung cấp cho người dùng nhiều tính năng tiện ích và thú vị. Có một số cách để bạn bắt đầu với một bảng tính Google Sheets, như bắt đầu từ đầu hoặc lựa chọn template đã được thiết kế sẵn.

Dưới đây là hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo GG Sheets từ con số 0 cùng với một số thao tác cơ bản cần biết để làm quen với Google Sheets chẳng hạn như nhập dữ liệu hay xóa bảng.

Cách tạo Google Sheets từ đầu

Cách tạo GG Sheets khá đơn giản, nhưng để bắt đầu, người dùng cần có tài khoản Gmail. So với việc sử dụng tài khoản không mất phí dành cho cá nhân thông thường, việc sử dụng tài khoản Gmail doanh nghiệp thuộc gói Google Workspace mang đến cho người dùng nhiều tính năng nâng cao trong Sheets để chuyên nghiệp hóa bảng tính.

  • Cách 1: Sau khi có tài khoản, bạn truy cập vào Sheets từ menu Google app nằm ở bên phải màn hình.

cách tạo gg sheet từ google app

Lúc này, bạn sẽ được chuyển hướng đến menu chính. Ở đầu trang là tất cả các tùy chọn để bắt đầu một bảng tính mới, bao gồm cả bảng tính trống – Blank. Nếu bạn muốn biết cách tạo GG Sheets từ đầu, hãy nhấp vào Blank thay vì các template đã được tạo sẵn.

tạo gg sheet từ đầu

  • Cách 2: Một cách khác để bắt đầu làm việc với GG Sheets là thông qua Google Drive. Không gian này được tạo tự động khi bạn đăng ký tài khoản Gmail hoặc Google. Hãy truy cập vào Drive >> nhấp vào +New >> Google Sheets. Bạn cũng sẽ có 02 tùy chọn cách tạo GG Sheets: Blank spreadsheet (tạo bảng tính trống) hoặc From a template (tạo từ mẫu có sẵn). Tương tự như cách trên, bạn chọn tạo bảng tính trống để bắt đầu từ đầu.

cách tạo gg sheet từ drive

  • Cách 3: Trong trường hợp, người dùng mở bảng đã làm việc trước đó, cách tạo GG Sheets mới được thực hiện bằng cách nhấp chọn File >> nhấp vào New >> chọn Spreadsheet.

tạo gg sheet từ bảng tính có sẵn

Như vậy, bạn đã tạo xong một bảng tính mới và hãy nhớ đặt tên cho GG Sheets của mình. Thực tế là, một file có tên “Bảng tính không có tiêu đề” có thể dễ dàng bị mất giữa các tệp không tên khác. Để đổi tên bảng, hãy nhấp vào tên của bảng ở góc trên bên trái và nhập tên mới. Để lưu lại, bạn nhấn Enter hoặc click chuột vào nơi khác trong bảng. Tên mới này sẽ xuất hiện trên trang Google Sheets chính. Mỗi khi mở trang chính, bạn sẽ thấy tất cả các bảng đã lưu của mình.

Cách thêm dữ liệu vào trong bảng tính

Việc tạo bảng tính là bước đầu trong cách tạo GG Sheets để phục vụ cho công việc. Việc tiếp theo bạn cần biết là thêm dữ liệu. Cũng giống như các bảng khác, Google Sheets hoạt động với các hình chữ nhật được gọi là ô (cell) – được sắp xếp theo hàng và đánh dấu bằng số và cột (column) được đánh dấu bằng chữ cái. Mỗi ô có thể nhận một giá trị, dù là văn bản hay số.

bảng tính trong google sheets

Để thêm dữ liệu, bạn chọn ô và nhập vào. Dữ liệu sẽ được lưu theo các cách sau:

  • Nhấn Enter (cong trỏ sẽ được di chuyển xuống ô bên dưới)
  • Nhấn Tab (con trở sẽ được di chuyển đến ô liền kề bên phải)

Theo quy định cách tạo GG Sheets, các số được căn chỉnh về phía bên phải của ô trong khi văn bản ở bên trái, mặc dù vấn đề này có thể dễ dàng thay đổi bằng cách sử dụng công cụ căn chỉnh.

Bên cạnh việc nhập thủ công, người dùng có thể tiếp tục cách tạo GG Sheets với dữ liệu bằng cách sao chép với phím tắt Ctrl + C và Ctrl + V. Đây là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để nhập dữ liệu vào bảng tính. Người dùng cũng có thể sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác bằng cách kéo và thả. Hãy di con trỏ qua chấm màu xanh lam ở góc dưới cùng bên phải của ô, nhấp vào đó, giữ và kéo theo hướng cần thiết. Nếu dữ liệu chứa ngày hoặc số, hãy nhấn Ctrl và chuỗi sẽ tiếp tục.

Trong trường hợp các thông tin cần thiết đã có sẵn trong tệp khác và bạn muốn nhập vào bảng tính Google Sheets nhưng không bằng cách thủ công thông thường, vậy phải làm thế nào? Bạn có thể tiến hàng cách tạo GG Sheets trong trường hợp này bằng các phương pháp sau:

  • Sử dụng phím tắt Ctrl + C và phím tắt Ctrl + V. Tuy nhiên, phương pháp này có một chút phức tạp là nếu sao chép từ cửa sổ trình duyệt hoặc tệp .pdf, tất cả các bản ghi thường được dán vào một ô hoặc một cột.
  • Nhập dữ liệu bằng cách đi tới File >> Import >> Upload. Người dùng có thể sử dụng tệp từ danh sách các tệp .xlsx có sẵn trên Drive hoặc tải lên tệp từ thiết bị của mình.

nhập dữ liệu vào bảng tính

  • Vẫn còn một cách tạo GG Sheets từ một tệp khác, đó là mở Google Drive >> kéo tài liệu nằm trên thiết bị vào cửa sổ trình duyệt khi mở Drive. Khi tệp được tải lên, hãy nhấp chuột phải vào tệp và chọn Open with >> Google Sheets.

Cách ẩn dữ liệu trong Google Sheets

Sau khi biết cách tạo GG Sheets và hoàn thành việc thêm dữ liệu, có thể người dùng sẽ muốn ẩn thông tin trong một số hàng hoặc cột khi chia sẻ cho người khác, nhằm mục đích kiểm soát lượt xem hoặc muốn kiểm soát lượng dữ liệu đang xem tại bất kỳ thời điểm nào. 

Trong Google Sheets, việc này hoàn toàn khả thi. Để ẩn cột, bạn nhấp chuột phải vào cột muốn ẩn >> chọn Hide Column. Khi ẩn một cột, hai mũi tên sẽ xuất hiện ở cột trước và cột tiếp theo. Hãy nhấp vào đây để khôi phục cột về chế độ xem đầy đủ.

ẩn cột trong bảng tính

Cách xóa bảng tính Google Sheets

Nếu Google Sheets thường xuyên, bạn có thể nhận thấy rằng một số bảng tính dư thừa và không cần thiết nữa nên được xóa đi để giải phóng dung lượng trong Google Drive. Do đó, bên cạnh việc hiểu cách tạo GG Sheets, người dùng cần nắm rõ cách để xóa bảng tính trong các trường hợp cần đến.

  • Để xóa bảng tính, bạn mở bảng cần xóa >> đi tới File >> nhấn vào Move to trash

xóa bảng tính trong google sheets

Lưu ý: Hành động này sẽ không xóa tệp khỏi Google Drive vĩnh viễn mà sẽ được chuyển vào thùng rác. Những người có quyền truy cập vào tệp cũng sẽ mất tệp đó, do đó nếu muốn người khác làm việc tiếp với bảng đó, bạn nên cân nhắc việc chỉ định chủ sở hữu tệp mới rồi xóa khỏi tài liệu của mình.

  • Bên cạnh đó, bạn có thể xóa bảng tính ngay trên Google Drive bằng cách nhấp chuột phải vào file và chọn biểu tượng thùng rác hoặc nhấn biểu tượng tương tự trên khung Google ở đầu trang.

Lưu ý: Đừng quên dọn sạch thùng rác để xóa các tệp vĩnh viễn và giải phóng dung lượng cho Drive. 

Chỉ chủ sở hữu của bảng tính mới có thể xóa nó, nếu cố xóa tệp do người khác sở hữu, bạn sẽ không thể tìm thấy nó nữa trong khi người dùng khác vẫn có thể sử dụng. Đây là điểm khác biệt chính giữa bảng của riêng mình và của người khác. Bạn có thể khôi phục file từ thùng rác, trong khi để truy cập vào bảng thuộc sở hữu của người khác cần phải xin phép để làm việc với file đó thêm lần nữa.

Một số tip sử dụng GG Sheets chuyên nghiệp

Từ việc nắm vững cách tạo GG Sheets và một số tip sử dụng nêu dưới đây, bạn có thể tạo ra sự cách mạng hóa đối với cách làm việc của mình, từ đó cải thiện rõ rệt chất lượng công việc của bản thân.

Nắm bắt việc xác thực dữ liệu

Xác thực dữ liệu là một tip giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách đặt quy tắc cho các mục nhập ô. Thông qua đó, người dùng có thể đảm bảo rằng dữ liệu được nhập trong tham số cụ thể và giảm nguy cơ xảy ra lỗi. 

Để áp dụng xác thực dữ liệu, bạn chọn ô muốn áp dụng >> nhấp chuột phải/hoặc chọn Data ở menu trên cùng và chọn Data validation và xác định các quy tắc xác thực, chẳng hạn như phạm vi số hoặc công thức tùy chỉnh.

xác thực dữ liêu

Xác thực dữ liệu là một công cụ mạnh mẽ cần biết trong cách tạo GG Sheets để tránh xảy ra lỗi và thúc đẩy tính nhất quán của dữ liệu. Vì thế, việc sử dụng tip này để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính được sử dụng khá phổ biến, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp.

Tự động hóa tác vụ bằng công thức

Google Sheets cung cấp nhiều công thức tích hợp có thể tự động hóa các phép tính, phân tích dữ liệu,…Bằng cách khai thác sức mạnh của công thức trong cách tạo GG Sheets, bạn có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các lỗi thủ công. 

Dưới đây là một số công thức cơ bản và cần thiết để mọi người dùng có thể thể bắt đầu với bảng tính của mình:

  • SUM: Tính tổng của một phạm vi ô.
  • AVERAGE: Tính giá trị trung bình của một phạm vi ô.
  • COUNT: Đếm số ô có chứa giá trị số.
  • IF: Thực hiện các phép tính có điều kiện dựa trên tiêu chí đã chỉ định.

Bằng cách kết hợp các công thức và hàm, người dùng có thể mở khóa các chức năng nâng cao và chuyển đổi dữ liệu của mình thành thông tin chi tiết có ý nghĩa.

Sắp xếp và lọc dữ liệu

Khi xử lý các tập dữ liệu lớn, việc sắp xếp và lọc trở nên quan trọng để trích xuất thông tin liên quan nhanh chóng. Google Sheets cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để sắp xếp và lọc dữ liệu hiệu quả. Đây cũng là một trong những thủ thuật cần biết trong cách tạo GG Sheets để có được một trang tính tốt và có giá trị.

Để sắp xếp dữ liệu, bạn chọn phạm vi ô muốn sắp xếp >> nhấp vào Data trong menu trên cùng >> chọn Sort range >> sau đó chọn cột muốn sắp xếp theo và chọn thứ tự sắp xếp.

sắp xếp dữ liệu

Để lọc dữ liệu dựa trên tiêu chí cụ thể, người dùng nhấp vào chọn phạm vi ô muốn lọc >> nhấp vào Data >> chọn tiếp Create a filter. Sau đó, bạn sử dụng danh sách thả xuống bộ lọc trong tiêu đề để chỉ định tiêu chí.

lọc dữ liệu

Sử dụng add-on để nâng cao chức năng

Trong quá trình tìm hiểu cách tạo GG Sheets, bạn sẽ nhận ra công cụ tạo bảng tính của Google này cung cấp nhiều tiện ích bổ sung nhằm giúp mở rộng khả năng và cung cấp các chức năng bổ sung. Những add-on này có thể hỗ trợ người dùng tự động hóa các tác vụ, tạo báo cáo, tích hợp với các ứng dụng khác,…

Để khám phá và cài đặt các add-on, bạn nhấp vào Extensions ở menu trên cùng >> nhấp chọn Add-ons >> chọn Get add-ons từ menu thả xuống >> duyệt qua thư viện add-on và chọn những tiện ích phù hợp với nhu cầu. Sau đó, bạn nhấp vào Install để thêm các tiện ích đã họn vào Google Sheets.

sử dụng add on

Trên đây chỉ là một số tip phổ biến được nhiều người dùng Google Sheets áp dụng trong công việc. Để tìm hiểu thêm về các tip thú vị khác nhằm chuyên nghiệp hóa cách tạo GG Sheets, bạn nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích và thú vị về cách tạo GG Sheet và cách để chuyên nghiệp hóa bảng tính của mình. Trong trường hợp có câu hỏi liên quan cần được giải đáp hoặc có nhu cầu tư vấn về Google Sheets dành cho doanh nghiệp trong giải pháp Google Workspace, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có kiến thức chuyên sâu về Google của chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ bạn.

Bài viết liên quan
0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Cũ nhất
Mới nhất Được bỏ phiếu nhiều nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận