Google Forms đã nổi lên như một trong những công cụ xây dựng biểu mẫu hàng đầu trên thị trường hiện nay. Tính chất tiết kiệm chi phí và giao diện thân thiện với người dùng giúp nền tảng tiếp cận được với nhiều đối tượng mà không đòi hỏi về chuyên môn kỹ thuật.
Google Forms là gì?
Google Forms là một phần mềm khảo sát và bảng câu hỏi dựa trên đám mây. Điều đó có nghĩa là người dùng có thể tạo tất cả các biểu mẫu trực tuyến trong trình duyệt của mình.
Ra mắt năm 2008, Google Forms hoạt động như một phần của Google Sheets, hỗ trợ tạo biểu mẫu từ bảng tính, định dạng biểu mẫu đó trong một trang tính riêng biệt và xem phản hồi trên một trang tính khác. Khi trở thành một ứng dụng độc lập vào năm 2016, Forms được bổ sung thêm nhiều tính năng nâng cao để hỗ trợ cho việc tạo và quản lý dữ liệu nhận được thông qua các form.
Google Forms hiện là công cụ văn phòng đầy đủ tính năng đi kèm với tài khoản Google. Bạn có thể sử dụng để tạo các biểu mẫu làm việc quan trọng, thêm các loại câu hỏi tiêu chuẩn, thu thập câu trả lời trên tab phản hồi, thêm câu hỏi thả xuống theo thứ tự mong muốn và tùy chỉnh biểu mẫu trên trình chỉnh sửa, hoặc lưu dưới dạng bảng tính trên Google Sheets.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Google Forms
Google Forms có nhiều đặc điểm chung với các ứng dụng Google Workspace khác, chẳng hạn như cộng tác và cá nhân hóa theo thời gian thực. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về những đặc điểm nổi bật giúp nền tảng này có thể giữ chân người dùng lâu dài, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp.
Tất cả biểu mẫu trực tuyến
Vì Google Forms online là một ứng dụng đám mây nên người dùng không cần cài đặt ứng dụng này trên máy tính của mình. Nó mang lại cho bạn tính di động trong việc chỉnh sửa và quản lý biểu mẫu từ mọi thiết bị, mọi nơi và bất cứ khi nào cần thiết.
Vì nhiều máy tính ngày nay không có nhiều dung lượng lưu trữ nên các giải pháp như Google Forms đem lại sự tiện lợi đáng kể. Đầu tiên, người dùng sẽ không sử dụng dung lượng trên ổ cứng của mình với một phần mềm nữa và sẽ không sử dụng thêm bất kỳ phần trăm bộ nhớ nào trong khi đang sử dụng. Vì tất cả các tệp đều an toàn và nguyên vẹn trên đám mây, do đó bạn không cần phải lưu tất cả tài liệu trên máy tính của mình.
Tiết kiệm thời gian với các Google Forms templates
Khi không có nhiều thời gian để tạo một biểu mẫu trống và cá nhân hóa nó, bạn có thể sử dụng các mẫu đã có sẵn. Trước tiên, hãy truy cập vào docs.google.com/forms/ và tìm kiếm các tùy chọn trong phần “Start a new form”. Tiếp theo, bạn nhấp vào liên kết “Template Gallery” để kiểm tra tất cả các template có sẵn. Sau đó, sẽ có hai tab hiện ra nếu bạn là người dùng Google Workspace.
Trên tab General, các model sẽ được chia thành các loại:
- Work (Công việc): Đơn xin việc, yêu cầu nghỉ phép, phản hồi khách hàng,…
- Education (Giáo dục): Đánh giá, bảng tính, đánh giá khóa học,…
- Personal (Cá nhân): Thông tin liên hệ, trả lời, đăng ký sự kiện,…
Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể tự mình tạo ra những template mới tùy theo khả năng sáng tạo của bản thân.
Tự động lưu
Nếu máy tính hoặc thiết bị di động của người dùng bị tắt vì bất kỳ lý do nào hoặc nếu internet bị hỏng, biểu mẫu được tạo trong Google Forms vẫn an toàn trong bộ lưu trữ đám mây và với phiên bản mới nhất đã được chỉnh sửa trước đó. Do đó, mỗi khi bạn tạo xong biểu mẫu, Google Forms sẽ tự động lưu phiên bản đó. Điều đó có nghĩa là không có nút “Save file” để bạn nhấn vào mỗi lần nhớ phải lưu.
Cải thiện năng suất công việc
Google Forms được nhiều người dùng nhận định là một trong những công cụ mạnh mẽ và tiện lợi nhất để cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách thu thập thông tin, dữ liệu cần thiết. Nền tảng này cho phép bạn có được thông tin chi tiết và chính xác về sở thích, nhu cầu và mong muốn của khách hàng tiềm năng, từ đó có sự cải thiện chất lượng phục vụ tốt hơn, cũng như có những chiến dịch marketing nhắm mục tiêu hiệu quả hơn.
Hơn nữa, việc tạo biểu mẫu qua Google Forms có thể được tùy chỉnh linh hoạt màu sắc, hình ảnh, video theo mong muốn của bạn, do đó doanh nghiệp dễ dàng tạo ấn tượng mạnh với mọi người và quảng bá thương hiệu của mình một cách rộng rãi.
Google Forms security
Theo Google, Forms sử dụng các công nghệ bảo mật tiêu chuẩn ngành như SSL/TLS và HTTPS. Do đó, người dùng không cần quá lo lắng về vấn đề mã hóa dữ liệu khi truyền tải.
Các cơ chế mã hóa, kiểm soát quyền truy cập và xác thực hai yếu tố cùng với các cơ chế khác góp phần biến Google Forms trở thành một công cụ an toàn để thu thập và chia sẻ dữ liệu, miễn là người dùng sử dụng một cách có trách nhiệm. Tính bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu chủ yếu phụ thuộc vào cài đặt của bạn, do đó hãy luôn cảnh giác để gia tăng thêm tính bảo mật cho hệ thống và dữ liệu quan trọng.
Ưu điểm của Google Forms
Google Forms có nhiều ưu điểm, từ khả năng phân phối khảo sát đến với lượng lớn đối tượng, chỉnh sửa biểu mẫu để phù hợp với bất kỳ thương hiệu nào, cho tới kết hợp các nhiều cách sắp xếp khác nhau bằng văn bản và hình ảnh.
- Giao diện dễ sử dụng: Người dùng không cần phải mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu Google Forms home và làm quen với ứng dụng, mọi thứ được thực hiện nhanh trong nháy mắt nhờ giao diện rõ ràng, dễ hiểu. Ngoài ra, biểu mẫu đã hoàn thành không cần phải tải xuống máy tính, bạn chỉ cần gửi đường link cho đối tượng cần khảo sát và nhận về kết quả đã được thống kê khoa học bởi ứng dụng.
- Linh hoạt: Tất cả biểu mẫu sẽ được tự động lưu vào đám mây. Dù bị mất ổ cứng hay thiết bị sử dụng bị hư hỏng trong quá trình tạo biểu mẫu, bạn không phải lo lắng khi các Google Forms database đã được đồng bộ hóa.
- Không giới hạn số lượng biểu mẫu: Người dùng được phép tạo cuộc khảo sát, bài kiểm tra hay đăng ký sự kiện với số lượng form không giới hạn. Dù dự án lớn hay nhỏ, bạn đều có thể sử dụng Google Forms để thu thập dữ liệu liên quan và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Dễ dàng tạo biểu mẫu nhiều bước: Biểu mẫu nhiều bước bao gồm nhiều trang hoặc nhiều phần (section), có thể được sử dụng để thu thập thông tin chi tiết hơn từ người trả lời, chẳng hạn như thông tin liên hệ, chi tiết thanh toán hoặc các thông tin cụ thể khác.
- Tích hợp với các dịch vụ của Google: Google Forms có khả năng tích hợp dễ dàng với Google Sheets và các dịch vụ khác trong hệ sinh thái. Điều này giúp dễ dàng thu thập và lưu trữ các phản hồi, sau đó sử dụng cho mục đích phân tích. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp biểu mẫu với các dịch vụ khác của Google như Google Calendar, Google Drive và Gmail. Qua đó, người dùng có thể chia sẻ phản hồi biểu mẫu với đồng nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng, tự động tạo các sự kiện trên lịch của mình,…
- Upload file không mất phí: Đây là một tính năng tuyệt vời để thu thập thông tin bổ sung từ đối tượng, chẳng hạn như hình ảnh, tài liệu và các tệp hữu ích khác. Với biểu mẫu của Google, bạn dễ dàng tải tệp lên và tích hợp chúng với các dịch vụ khác trong cùng hệ sinh thái. Tính năng này còn cho phép xác thực các tệp được tải lên, qua đó đảm bảo chỉ những loại tệp được dự kiến mới có thể tải lên biểu mẫu.
- Không giới hạn số lần gửi: Đây là một tính năng tuyệt vời khi bạn có thể thu thập dữ liệu từ số lượng người trả lời không giới hạn mà không cần trả bất kỳ khoản phí nào. Hơn nữa, bạn dễ dàng xem lại và quản lý các phản hồi trong dashboard.
Các tính năng chính của Google Forms
Trong quá trình khám phá Google Forms, một trong những vấn đề chính cần được đầu tư thời gian tìm hiểu chính là tính năng chính của nó. Xét cho cùng, các tính năng cốt lõi này sẽ giúp bạn có thể quyết định xem ứng dụng có phù hợp với tổ chức của mình hay không. Hãy cùng đi sâu vào các tính năng quan trọng nhất của nền tảng này, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt.
Logic có điều kiện
Logic có điều kiện (hay Conditional logic) thay đổi các câu hỏi được đưa ra cho người trả lời dựa trên những câu trả lời trước đó của họ, từ đó làm tăng thêm sự linh hoạt và hiệu quả của Google Forms. Chẳng hạn, câu hỏi trắc nghiệm có thể chuyển hướng người dùng đến các phần khác nhau tùy theo lựa chọn của đối tượng.
Mặc dù Forms hỗ trợ người dùng logic có điều kiện, nhưng nó được đánh giá là tương đối đơn giản hơn so với khả năng logic phân nhánh của các form builder trả phí khác trên thị trường hiện nay.
Định dạng câu hỏi
Khi thực hiện Google Forms login, bạn được cung cấp nhiều định dạng câu hỏi khác nhau để người trả lời có thể tương tác, bao gồm:
Short answer (Trả lời ngắn)
Đây là trường cơ bản nhất trong Google Forms, cung cấp một dòng duy nhất cho câu trả lời ngắn gọn. Dạng này được sử dụng cho các câu hỏi mở với yêu cầu một vài từ trong câu trả lời, chẳng hạn “Cái gì đen khi sạch và trắng khi bẩn?”.
Paragraph (Đoạn văn)
Trường này cung cấp cho người nhận nhiều dòng để cho ra câu trả lời chi tiết, và thường được sử dụng cho các câu hỏi mang tính chất mở, chẳng hạn “Bạn nghĩ gì về biến đổi khí hậu?”.
Multiple choice (Trắc nghiệm)
Với phong cách này, bạn đưa ra cho người trả lời một danh sách các tùy chọn được xác định trước và yêu cầu họ lựa chọn 1 trong số đáp án được đưa ra, hoặc cũng có thể cung cấp thêm đáp án “Other” để người trả lời tự điền. Dạng này được sử dụng cho các câu hỏi có số lượng câu trả lời hạn chế, chẳng hạn “Thủ đô của Thổ Nhĩ Kỳ là gì?”.
Checkboxes (Hộp kiểm)
Trường này tương tự Hộp kiểm nhưng cho phép chọn nhiều câu trả lời từ các tùy chọn xác định trước. Bạn có thể sử dụng phong cách này đối với câu hỏi với nhiều câu trả lời đúng, chẳng hạn “Đất nước snaof không thuộc châu Á?”.
Dropdown (Danh sách thả xuống)
Trường hợp này cho phép người trả lời chọn từ một tập hợp các câu trả lời đã được xác định trước. Thay vì hiển thị tất cả các tùy chọn trong danh sách, chúng được hiển thị dưới dạng menu thả xuống. Phong cách này phù hợp cho câu hỏi trắc nghiệm có nhiều câu trả lời dài, phức tạp vì danh sách thả xuống tiết kiệm nhiều không gian và giảm sự lộn xộn về mặt hình ảnh, chẳng hạn “Giới tính của bạn là gì?”
File upload (Tải tệp lên)
Tại trường này, người trả lời được yêu cầu tải lên tài liệu hoặc hình ảnh. Những file này sẽ được tải lên Google Drive của người tạo biểu mẫu. Bạn nên sử dụng hình thức này với tệp đối tượng đáng tin tưởng.
Linear scale (Trường thang đo tuyến tính)
Trường này cho phép người trả lời xếp hạng nội dung nào đó theo thang điểm từ 1 – 10 (hoặc theo bất kỳ phạm vi nào khác do bạn chọn). Cách này phù hợp với câu hỏi được thiết kế để đo lường cảm xúc, thái độ và đánh giá, chẳng hạn “Bạn đánh giá dịch vụ khách hàng của chúng tôi như thế nào trên thang điểm từ 1 (rất kém) đến 10 (xuất sắc)”.
Grid (Lưới)
Google Forms có hai loại trường lưới khác nhau: Multiple choice grid (Lưới trắc nghiệm) và Checkbox grid (Lưới hộp kiểm). Sự khác biệt duy nhất giữa chúng là một bên giới hạn người trả lời chỉ có một câu trả lời trên mỗi hàng, trong khi bên còn lại cho phép chọn nhiều lựa chọn trên mỗi hàng.
Hình thức hỏi này được sử dụng cho câu hỏi so sánh nhiều mục hoặc yêu cầu người trả lời đánh giá nhiều thứ trên cùng một thang điểm.
Date và Time (Ngày và Giờ)
Phương pháp này cho phép bạn nhanh chóng thu thập thông tin cơ bản, chẳng hạn như ngày sinh của ai đó. Với trường ngày, người trả lời sẽ thấy lịch mà họ có thể sử dụng để chọn một ngày cụ thể. Trong trường thời gian, người được yêu cầu sẽ nhập thời gian theo cách thủ công và chọn “AM” hoặc “PM” từ menu thả xuống. Bạn nên sử dụng cách thức này để thu thập thông tin về các sự kiện, lên lịch cuộc hẹn và các tình huống dựa trên thời gian khác.
Những yếu tố đa dạng này cho phép bạn tạo một cuộc khảo sát tùy chỉnh, đầy đủ thông tin và thu hút người trả lời.
Google Forms templates
Giống như nhiều trình tạo form khác trên thị trường, Google Forms cung cấp cho người dùng một loạt các biểu mẫu được thiết kế sẵn nhằm hỗ trợ tiết kiệm thời gian đáng kể khi tạo biểu mẫu. Các mẫu này có khả năng tùy biến cao, cho phép chỉnh sửa chúng theo nhu cầu của bản thân. Phần mềm có cung cấp 17 template, được phân loại thành: Personal (Cá nhân), Work (Công việc) và Education (Giáo dục).
Các Google Forms sample template có sẵn cụ thể như sau:
- Personal (06 template): Thông tin liên hệ, tìm lịch trình thời gian, RSVP, lời mời tiệc, đăng ký T-shirt và đăng ký sự kiện.
- Work (06 template): Phản hồi sự kiện, mẫu đơn đặt hàng, đơn xin việc, yêu cầu time-off, yêu cầu công việc và khảo sát phản hồi của khách hàng.
- Education (05 template): Phiếu xuất cảnh, khảo sát đánh giá, bảng tính, khảo sát đánh giá khóa học và quiz.
Bất kể bạn thuộc tổ chức nào, hoạt động trong lĩnh vực gì, việc tìm kiếm một template phù hợp là điều hoàn toàn có thể.
Tùy chỉnh theme
Google Forms cho phép người dùng thực hiện sửa đổi thiết kế chủ đề theo nhiều cách khác nhau:
- Hình ảnh tiêu đề: Banner có thể tùy chỉnh theo ý muốn ở đầu của biểu mẫu.
- Màu chủ đề: Bạn có thể chọn từ 12 màu có sẵn hoặc tạo màu nền tùy chỉnh.
- Phông chữ: Người dùng được phép thay đổi phông chữ mặc định để tạo ấn tượng, nhưng chỉ có 04 tùy chọn cho bạn.
Google Forms File upload
Tính năng tải tệp lên của Google Forms thường thấy ở hầu hết các trình tạo biểu mẫu (form builder). Phần tử này cho phép người trả lời gửi tệp thông qua biểu mẫu của bạn.
Hãy cùng xem qua ví dụ về thời điểm sử dụng tính năng này:
- Nhận đơn xin việc hoặc sơ yếu lý lịch từ các ứng viên tiềm năng.
- Thu thập bài kiểm tra hoặc bài luận
- Nhận ảnh dự cuộc thi nhiếp ảnh
Các tùy chọn để sử dụng tính năng File upload của Google Forms là vô tận, với các bài gửi được lưu trữ ngay trong Google Drive của người tạo biểu mẫu.
Báo cáo và phân tích
Khi gửi biểu mẫu, Google Forms sẽ tự tạo biểu đồ hiển thị số lượng câu trả lời cho mỗi câu hỏi. Các công cụ như biểu đồ (hình tròn, thanh, đường) hấp dẫn, trực quan cùng tính năng lọc, sắp xếp hỗ trợ truyền đạt một cách hiệu quả các kết quả của chiến dịch. Để phân tích sâu hơn, bạn có thể sử dụng Google Sheets bằng cách truy cập vào tab phản hồi trong dashboard và nhấp vào biểu tượng của ứng dụng Sheets.
Giống như Excel, Google Forms Google Sheets cho phép người dùng sắp xếp và phân tích dữ liệu bằng nhiều chức năng khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể sắp xếp người trả lời theo độ tuổi.
Chia biểu mẫu thành các section
Một trong những tính năng hữu ích bạn nhận được sau khi Google Forms sign in là khả năng tạo các phần khác nhau. Với các section, người dùng có thể nhóm các câu hỏi và đặt tiêu đề riêng. Để thêm phần, chỉ cần nhấp vào nút “Add section” và một phần mới sẽ được chèn vào biểu mẫu. Sau đó, bạn có thể thêm tiêu đề và câu hỏi vào.
Các phần có thể giúp người dùng sắp xếp câu hỏi và làm cho biểu mẫu trở nên thân thiện hơn với người dùng, đặc biệt nếu có một biểu mẫu dài hơn với nhiều câu hỏi. Bằng cách chia thành các phần có thể quản lý được, trải nghiệm người dùng có thể được cải thiện và việc hoàn thành biểu mẫu trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Tính năng quiz
Các tính năng bài kiểm tra của Google Forms đặc biệt hữu ích cho môi trường giáo dục. Bằng cách điều chỉnh cài đặt, bạn có thể chuyển khảo sát của mình thành bài kiểm tra, chỉ định giá trị điểm cho từng câu hỏi. Sau đó, biểu mẫu sẽ tự động tính điểm dựa trên các câu trả lời, giúp giáo viên tiết kiệm đáng kể thời gian.
Người dùng có thể chọn cung cấp phản hồi tức thì về điểm số cho người trả lời hoặc giữ kết quả cho riêng mình.
Chia sẻ Google Forms
Sau khi hoàn thành create Google Forms, việc tiếp theo người dùng cần thực hiện là chia sẻ biểu mẫu đó với mọi người và nhận câu trả lời cho các câu hỏi đặt ra. Cho dù muốn phản hồi từ nhóm hay từ rộng rãi mọi người, dưới đây là những gì bạn cần làm:
Cộng tác trên biểu mẫu
Một trong những tính năng tốt nhất của Google Forms là cho phép chia sẻ biểu mẫu với người khác để hỗ trợ xây dựng và chỉnh sửa biểu mẫu đó. Để thêm người cộng tác, hãy nhấp vào “Add Collaborators” trong menu Forms và nhập địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt biểu mẫu ở chế độ công khai hoặc giữ nó trong tổ chức của mình bằng cách nhấp vào “Change…”.
Lưu ý: Người dùng cũng có thể tạo biểu mẫu của riêng mình bằng cách tạo một bản sao của biểu mẫu gốc và chia sẻ với người khác.
Kiểm tra cài đặt biểu mẫu
Trước khi thực hiện chia sẻ biểu mẫu với mọi người, hãy đi tới “Settings” >> nhấp vào “Presentation”. Tại đây, bạn có thể thêm trang xác nhận và chọn hiển thị thanh tiến trình, xáo trộn thứ tự câu hỏi và hiển thị liên kết để gửi câu trả lời khác.
Trong phần “Response”, bạn có thể cho phép người khác gửi phản hồi khác, chỉnh sửa phản hồi của họ hoặc xem bản tóm tắt tất cả các phản hồi, đồng thời có thể thu thập địa chỉ email, tên người dùng và giới hạn số lượng phản hồi.
Ngôn ngữ của biểu mẫu
Việc Google Forms change language có thể được thực hiện trong trường hợp giao diện của biểu mẫu hiển thị bằng ngôn ngữ mặc định cho vị trí người nhận. Lúc này, bạn hãy thêm ghi chú để mọi người đặt ngôn ngữ Google phù hợp trước.
Chia sẻ biểu mẫu
Bằng cách nhấp vào nút “Send” ở trên cùng bên phải, bạn có thể chia sẻ biểu mẫu qua email, mạng xã hội. Người dùng cũng có thể sao chép liên kết hoặc nhận mã nhúng để tạo Google Forms website, hoặc đưa biểu mẫu vào email dành cho người dùng Gmail.
Biểu mẫu điền sẵn
Đối với phản hồi bằng biểu mẫu đã được điền một phần, hãy nhấp vào “Get pre-filled link” trong menu Forms, điền vào các tùy chọn và Google sẽ cung cấp cho bạn một liên kết duy nhất để chia sẻ.
Dạng giấy hoặc PDF
Nếu có nhu cầu thu thập câu trả lời ngoại tuyến, người dùng có thể nhấp vào “Print” trong menu Forms để tạo bản sao biểu mẫu theo kiểu phiếu và in hoặc lưu dưới dạng PDF. Khi nhận được phản hồi, hãy nhập kết quả vào Google Sheets để lưu chúng với các mục nhập biểu mẫu khác.
Thỏa sức sáng tạo với Google Forms
Google Forms không chỉ là công cụ thu thập dữ liệu mà còn là nền tảng cho sự sáng tạo. Với các tính năng nâng cao có sẵn, người dùng có thể tạo các biểu mẫu hấp dẫn trong khi vẫn thu thập được dữ liệu cần thiết.
Tùy chỉnh
Nền tảng cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh biểu mẫu theo nhiều cách khác nhau, theo đó bạn có thể cá nhân hóa giao diện của biểu mẫu sao cho phù hợp với thương hiệu, phong cách và sở thích, thay vì để Google Forms logo và hình ảnh như mặc định ban đầu. Dưới đây là một số cách chính để bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu của mình:
- Màu nền: Người dùng có thể thay đổi màu nền của biểu mẫu để trông hấp dẫn hơn về mặt trực quan hoặc để phù hợp với màu sắc thương hiệu. Google Forms cung cấp nhiều màu được đặt trước hoặc bạn có thể sử dụng công cụ chọn màu tùy chỉnh.
- Hình ảnh và video: Việc thêm hình ảnh và video vào biểu mẫu có thể khiến form trở nên hấp dẫn và thú vị hơn đối với người trả lời. Bạn có thể tải lên hình ảnh hoặc video của riêng mình hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm hình ảnh của Google để tìm hình phù hợp với nội dung.
- Phông chữ và kích thước: Google Forms cho phép tùy chỉnh phông chữ và kích thước của văn bản biểu mẫu, bao gồm các câu hỏi, lựa chọn trả lời và mô tả form. Điều này có thể giúp form dễ đọc hơn và hấp dẫn trực quan hơn.
- Theme và template: Google Forms cung cấp cho bạn nhiều form và template có sẵn để phục vụ cho việc tạo biểu mẫu nhanh chóng, dễ dàng. Các mẫu này được thiết kế để có hình ảnh bắt mắt và bao gồm nhiều chủ đề khác nhau, chẳng hạn như khảo sát, kiểm tra hay đăng ký sự kiện.
- Xây dựng thương hiệu tùy chỉnh: Đối với các doanh nghiệp và tổ chức, Google Forms cung cấp khả năng thêm nhãn hiệu tùy chỉnh vào form, chẳng hạn như logo hoặc hình ảnh tiêu đề, giúp biểu mẫu chuyên nghiệp và có thương hiệu hơn.
Branching (Phân nhánh)
Branching là một tính năng mạnh mẽ của Google Forms cho phép người dùng tạo trải nghiệm được cá nhân hóa cho người trả lời. Với tính năng này, bạn có thể hướng họ đến các phần khác nhau của form dựa trên câu trả lời trước đó. Điều này giúp cho biểu mẫu phù hợp hơn với từng đối tượng và đảm bảo doanh nghiệp thu thập được dữ liệu đang cần.
Bước 1: Bắt đầu create Google Forms. Hãy chắc chắn bao gồm các câu hỏi và câu trả lời mong muốn để phân nhánh.
Bước 2: Để thiết lập phân nhánh, nhấp vào ba dấu chấm ở dưới cùng bên phải câu hỏi bạn cần phân nhánh >> chọn Go to section based on the answer. Sau đó, hãy chọn vào phần muốn hướng người trả lời tới dựa trên câu trả lời của họ.
Bước 3: Google Forms cung cấp hai loại branching: Go to the next section directly – cho phép hướng đối tượng dựa trên trang họ đang truy cập form – và Go to the branched section – cho phép hướng đối tượng đến một phần cụ thể dựa trên câu trả lời cho câu hỏi cụ thể.
Bước 4: Trước khi xuất bản biểu mẫu, hãy kiểm tra để đảm bảo phân nhánh hoạt động chính xác.
Phân tích dữ liệu
Google Forms có thể thu thập dữ liệu và tạo thông tin chi tiết từ các thông tin đó. Nền tảng có nhiều công cụ để hỗ trợ cho việc phân tích này, chẳng hạn biểu đồ, đồ thị và các công cụ trực quan hóa khác. Dưới đây là cụ thể một số công cụ có sẵn trong ứng dụng để bạn tham khảo:
- Chart và graph: Tạo biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa dữ liệu. Bạn có thể chọn từ nhiều loại biểu đồ khác nhau, như biểu đồ tròn, biểu đồ thanh và biểu đồ đường để trình bày dữ liệu theo cách trực quan nhất, từ đó dễ dàng xác định xu hướng, mẫu và các ngoại lệ trong dữ liệu.
- Lọc và sắp xếp các phản hồi: Việc lọc và sắp xếp các phản hồi theo tiêu chí cụ thể giúp phân tích các câu trả lời dựa trên các biến số khác nhau, chẳng hạn như độ tuổi, giới tính hoặc vị trí và xác định mối tương quan giữa chúng.
- Tải câu trả lời xuống: Bạn có thể tải câu trả lời dưới dạng bảng tính và mở trong Google Sheets hoặc Microsoft Excel, từ đó cho phép phân tích dữ liệu thông qua nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như bảng tổng hợp.
Các add-on trong Google Forms
Mặc dù các tính năng tiêu chuẩn của Google Forms đã khá phong phú nhưng vẫn có những thủ thuật bổ sung được khai thác trong nền tảng, nhằm hỗ trợ người dùng có thể đạt được hiệu quả tốt nhất thông qua biểu mẫu.
Đầu năng 2016, Google đã hỗ trợ Apps Script và các add-on cho nền tảng biểu mẫu. Những công cụ này bổ sung nhiều chức năng cho sản phẩm Forms cốt lõi. Bạn có thể tìm thấy bằng cách nhấp vào biểu tượng menu ở trên bên phải của ứng dụng.
Form Publisher
Một trong những add-on phổ biến nhất là Forms Publisher, lấy dữ liệu được gửi qua biểu mẫu và tạo tệp Google Docs, Sheets hoặc Slides dựa trên template có sẵn. Nó thậm chí có thể tự động xuất bản PDF của tệp và gửi tới một địa chỉ email được chỉ định hoặc nhiều địa chỉ. Một số trường hợp sử dụng tiện ích này phổ biến hơn là dành cho hợp đồng hoặc hóa đơn, nhưng cách này sẽ phù hợp với trường hợp yêu cầu đầu ra rõ ràng hơn, thay vì các dữ liệu thô có sẵn trực tiếp trong Google Forms.
Email Notifications for Forms
Email Notifications for Forms là một tiện ích bổ sung mạnh mẽ khác dành cho người dùng doanh nghiệp. Bạn có thể nhận thông báo qua email cho tất cả phản hồi đối với Forms của mình, điều này cho phép bạn điều chỉnh nội dung của email và chỉ định người được gửi email.
Người dùng thậm chí có thể sử dụng định dạng có điều kiện để gửi email thông báo đến một tài khoản cụ thể dựa trên câu trả lời cho các câu hỏi trong biểu mẫu. Điều này có thể biến biểu mẫu phản hồi cơ bản của khách hàng thành quy trình dịch vụ khách hàng thực tế.
AppSheet
Add-on AppSheet cho phép người dùng chuyển đổi Google Forms thành một ứng dụng di động tùy chỉnh để triển khai cho nhóm của mình hoặc thậm chí là khách hàng. Tất cả những gì cần làm là lấy biểu mẫu và xây dựng ứng dụng bằng trình chỉnh sửa AppSheet.
Một số khả năng có sẵn cho ứng dụng là quét mã vạch, GPS và Map, truy cập ngoại tuyến và chụp ảnh. Khả năng của tiện ích này là vô tận, chẳng hạn bạn có thể xây dựng một ứng dụng quản lý kho thiết bị sử dụng máy quét mã vạch nhằm kiểm tra các mặt hàng vào – ra hoặc ứng dụng theo dõi khách hàng tiềm năng với các biểu đồ.
Form Approvals
Form Approval là một add-on hữu ích khác khi cho phép tạo quy trình phê duyệt tương tác thông qua việc gửi Google Forms. Người dùng có thể sử dụng biểu mẫu để tạo quy trình công việc đa cấp độ bao gồm các điều kiện định tuyến cũng như tạo tài liệu. Tài liệu được tạo có thể bao gồm thông tin phản hồi từ các biểu mẫu cũng như những thông tin hữu ích và chữ ký.
Đồng thời, add-on này cũng cho phép gán biểu mẫu cho những người nhận khác dựa trên vai trò.
Form Builder
Form Builder cho phép bạn nhập câu hỏi, câu trả lời và bài kiểm tra từ bất kỳ loại tài liệu Google nào khác. Điều này hỗ trợ bạn nhập các trường Forms, Sheets, Docs và Slides. Công cụ cũng tích hợp tính năng thông minh cho phép nhận dạng trường câu hỏi trong những tài liệu khác mà không yêu cầu chỉnh sửa đối tài liệu trước đó.
Tip sử dụng Google Forms
Để nâng cao trải nghiệm của người dùng với Google Forms, bạn có thể tìm hiểu và ghi nhớ một số tip sử dụng sau để thoải mái hơn nhiều trong quá trình làm việc và nâng cao kết quả thu thập dữ liệu.
Cộng tác trong thời gian thực
Tất cả các ứng dụng trong hệ sinh thái Google Workspace đều có sẵn tính năng này, bao gồm cả Google Forms. Như phần trên bài viết, chúng tôi đã đề cập đến vấn đề cộng tác như một tính năng cốt lõi của nền tảng này.
Giả sử bạn đang xây dựng một biểu mẫu với nhóm của mình, điều hợp lý là mọi người đều có thể cộng tác trên form đó trong thời gian thực. Do đó, để bắt đầu cùng nhau xây dựng biểu mẫu, hãy chuyển đến biểu tượng ba chấm ở phía bên phải màn hình và chọn “Add Collaborators”. Sau đó, một cửa sổ mở ra và bạn chỉ cần nhập từng địa chỉ email của cộng tác viên.
Sau đó, nhấp vào “Copy link” và chia sẻ nó với người cộng tác với bạn thông qua email hoặc các kênh khác.
Sử dụng Add-on
Người dùng có thể cải thiện trải nghiệm của mình trong Google Forms bằng các tiện ích bổ sung (add-on) trong khi tạo biểu mẫu mới. Ngoài ra, bạn có thể kết nối ứng dụng với các công cụ của bên thứ ba và tích hợp dữ liệu biểu mẫu của mình với các ứng dụng Google Workspace khác (chẳng hạn như Sheets).
Bên cạnh các add-on đã được giới thiệu cụ thể trong phần trên của bài viết, gồm Form Publisher, Email Notifications for Form, AppSheet và Form Approvals, bạn có thể tham khảo thêm một số tiện ích bổ sung khác như:
- Forms Limiter: Nếu bạn cần giới hạn số lượng phản hồi trong cuộc thăm dò hoặc khảo sát của mình, hãy sử dụng add-on này để đặt số lượng phản hồi tối đa vào một ngày và giờ hoặc khi một ô bảng tính bằng một giá trị cụ thể nào đó. Chẳng hạn, sau khi đạt được giới hạn 1000 câu trả lời hoặc hết ngày 15/09/2023, add-on sẽ tự động tắt form.
- Form Ranger: Với tiện ích này,, bạn có thể điền các tùy chọn trắc nghiệm, danh sách, hộp kiểm và lưới từ các cột trong bất kỳ Sheets nào.
- Data Scope: Tính năng nâng cao này cho phép bạn thu thập dữ liệu ngoại tuyến, quản lý nhóm và chia sẻ thông tin chi tiết về doanh nghiệp, từ đó các đối tượng có thể trả lời các biểu mẫu đã được cá nhân hóa từ thiết bị của họ.
Sử dụng phím tắt cho Google Forms
Phím tắt là phương pháp lý tưởng để tăng tốc quy trình làm việc và cải thiện các hoạt động hàng ngày của bạn trên internet. Điều đó hoàn toàn đúng khi sử dụng Google Forms. Dưới đây là một số phím tắt chắc chắn hữu ích cho người dùng trong quá trình xây dựng biểu mẫu.
Mục đích |
Phím tắt |
In |
Ctrl + p |
Xem trước |
Ctrl + Shift + p |
Cài đặt menu |
Ctrl + e |
Chèn câu hỏi |
Ctrl + Shift + Enter Giữ Ctrl >> nhấn l >> i |
Chèn tiêu đề và mô tả |
Giữ Ctrl >> nhấn l >> nhấn h |
Chèn hình ảnh |
Giữ Ctrl >> nhấn l >> nhấn p |
Chèn video |
Giữ Ctrl >> nhấn l >> nhấn v |
Chèn section |
Giữ Ctrl >> nhấn i >> nhấn b |
Di chuyển item lên trên |
Ctrl + Shift + k |
Di chuyển item xuống dưới |
Ctrl + Shift + j |
Xóa item |
Alt + Shift + d |
Nhân đôi item |
Ctrl + Shift + d |
Hoàn tác |
Ctrl + z |
Khôi phục |
Ctrl + y Ctrl + Shift + z |
Di chuyển đến trường tiếp theo |
Tab |
Di chuyển đến trường trước đó |
Shift + Tab |
Đánh dấu là đúng |
Ctrl + Shift + c |
Đánh dấu là sai |
Ctrl + Shift + i |
Google Forms được đánh giá là công cụ mạnh mẽ, linh hoạt và an toàn với nhiều tính năng phục vụ cho nhu cầu thu thập dữ liệu khác nhau. Từ việc tạo các cuộc khảo sát và câu hỏi tùy chỉnh đến xử lý việc tải tệp lên và phân tích sâu sắc, nền tảng đã được chứng minh là “tài sản” không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, người làm giáo dục và tổ chức.
Để được tư vấn chi tiết hơn về Google Forms for business cũng như cách để ứng dụng hiệu quả vào môi trường làm việc, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên với chuyên môn cao của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và cung cấp tư vấn chuyên sâu.