email doanh nghiep la gi

Email doanh nghiệp là gì? Cẩm nang lựa chọn Email doanh nghiệp từ A-Z

Trong thời đại 4.0 ngày nay thì Email doanh nghiệp là phương tiện giao tiếp không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Các hoạt động giao tiếp trực tuyến, trao đổi thông tin online thông qua gửi, nhận mail giữa các cá nhân, đơn vị ngày càng phổ biến, đặc biệt là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp với nhau.

Tôi đã từng nhận được một chia sẻ khá đau đớn từ một khách hàng, là họ đã mất một hợp đồng rất lớn với đối tác chỉ vì vấn đề họ sử dụng email cá nhân để giao tiếp với khách hàng trong quá trình trao đổi. Nguyên nhân ở đây chính là khi chúng ta dùng Email cá nhân để trao đổi công việc thì đã làm mất đi niềm tin về thương hiệu trong mắt khách hàng. Do đó khi sử dụng email để tương tác với khách hàng thì không nên sử dụng email cá nhân mà cần phải sử dụng email theo tên miền thương hiệu của công ty.

Hay như có một trường hợp khách hàng khác, trước khi sử dụng Email doanh nghiệp thì họ cho nhân viên kinh doanh sử dụng Email cá nhân để làm việc với khách hàng, và khi nhân viên này nghỉ việc họ cũng cầm email này đi luôn cùng với các thông tin dữ liệu về khách hàng của công ty.

Trên đây là 2 câu chuyện thực tế điển hình về nỗi đau khi mà mình không trú trọng vào hệ thống Email cho doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp hay Email theo tên miền doanh nghiệp là địa chỉ email gắn liền với đuôi tên miền doanh nghiệp của bạn. Email doanh nghiệp là phương tiện giao tiếp không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Các hoạt động giao tiếp trực tuyến, trao đổi thông tin online thông qua gửi, nhận mail giữa các cá nhân, đơn vị ngày càng phổ biến, đặc biệt là giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp với nhau.

email-doanh-nghiep-la-gi-cam-nang-lua-chon-email-doanh-nghiep-tu-a-z-anh-2

Ví dụ: Tên miền hiện tại của công ty bạn là hvn.vn, khi thiết lập hệ thống email doanh nghiệp theo tên miền thì các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ cài đặt và sử dụng các email có dạng như hotro@hvn.vn, kinhdoanh@hvn.vn hay bất cứ email nào (email của nhân viên, email chung của các bộ phận) khác đều sẽ có đuôi là @hvn.vn.

VÌ SAO CẦN SỬ DỤNG EMAIL DOANH NGHIỆP?

Thể hiện phong cách chuyên nghiệp

Một hệ thống email thống nhất, có cùng cấu trúc sẽ mang lại cảm giác chuyên nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp của bạn phân công cho nhiều nhân viên, bộ phận làm việc / hợp tác / giao dịch với cùng một đối tác. Khi nhận thấy tập thể nhân viên, phòng ban của công ty này sử dụng các email giống nhau, với cùng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, họ sẽ có thiện cảm hơn và sẽ có mong muốn hợp tác với bạn trong những lần tiếp theo.

email-doanh-nghiep-la-gi-cam-nang-lua-chon-email-doanh-nghiep-tu-a-z-anh-1

Khẳng định sự uy tín, xây dựng hình ảnh thương hiệu

Một trong các nguyên tắc xây dựng và định vị thương hiệu chính là khả năng xuất hiện thường xuyên, đúng lúc, tác động đến nhận thức khách hàng và khiến họ nhớ đến hình ảnh cũng như tên gọi của thương hiệu. Trên cơ sở đó, hệ thống email theo tên miền được xem là một phương tiện giúp bạn thực hiện điều này khá hiệu quả, khi khách hàng mở email và nhớ ngay đến tên trang web hay sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang kinh doanh nhờ vào hậu tố tên miền ở phía sau email.

Dễ dàng kiểm tra và quản lý tập trung

Email doanh nghiệp là cách để doanh nghiệp quản lý các địa chỉ email của nhân viên trong một công ty. Hệ thống này giúp kiểm soát các thông tin nội bộ và hạn chế trường hợp giả mạo email của nhân viên để làm việc với khách hàng, đối tác.

Hạn chế tình trạng email bị rơi vào spam

Trên thực tế các email sử dụng tên miền của doanh nghiệp được đánh giá cao và ít bị cho vào hòm thư rác của người nhận hơn các địa chỉ email miễn phí. Đó là lý do mà bạn có thể gửi thư với số lượng lớn và lượng thư vào được inbox của khách hàng cũng cao hơn.

Nhiều tính năng cao cấp cho doanh nghiệp

Không như các email miễn phí, email doanh nghiệp sở hữu nhiều tính năng hơn giúp bạn quản lý hệ thống, duyệt mail thậm chí có thể lên lịch công việc hay cộng tác làm việc từ xa theo thời gian thực ở mọi lúc mọi nơi cho các phòng ban thông qua email riêng này.

PHÂN LOẠI EMAIL DOANH NGHIỆP

Email cá nhân: là tài khoản thư điện tử của 1 cá nhân duy nhất, đuôi email thông thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp là Gmail, Outlook, Yahoo, Icloud, AOL

Email hosting truyền thống (On-premise) thường được các nhà cung cấp dịch vụ hosting cung cấp. Đặc điểm của những giải pháp này là bán theo gói. Ưu điểm lớn nhất chính là giá rẻ. Tuy nhiên về tính năng và giao diện người dùng có nhiều hạn chế.

Email sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing) thường được các đơn vị nước ngoài, tiêu biểu như GoogleMicrosoftZoho cung cấp. Email doanh nghiệp chỉ là một phần trong hệ sinh thái các sản phẩm với nhiều ứng dụng thiết yếu, đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp.

email-doanh-nghiep-la-gi-cam-nang-lua-chon-email-doanh-nghiep-tu-a-z-anh-4

QUY TẮC ĐẶT TÊN EMAIL DOANH NGHIỆP

Email cho doanh nghiệp được đánh giá là sản phẩm thể hiện sự chuyên nghiệp, nhân viên sử dụng email này cũng được xem là người đại diện và bộ mặt của công ty. Do đó, cách đặt tên của Email rất quan trọng, đó có thể là cơ sở để nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng, hay bất kỳ một người xa lạ nào đó đánh giá về bạn, về công ty bạn. Làm thế nào để đặt tên Email doanh nghiệp của bạn ấn tượng và chuyên nghiệp nhất? Hãy cùng tôi khám phá các nguyên tắc cũng như bí quyết trong cách đặt tên Email doanh nghiệp ấn tượng & chuyên nghiệp nhé!

Sử dụng tên miền riêng dễ nhớ, dễ đọc, giàu âm điệu

Trong kinh doanh dù bắt tay vào làm bất cứ hoạt động gì bạn cũng cần nghĩ đến khả năng, trường hợp có thể xảy ra và trong đăng ký, lựa chọn tên miền cũng thế. Bạn cần đảm bảo tên miền sẽ luôn ở trong tâm trí của khách hàng mọi lúc mọi nơi. Phải khiến đối tác chỉ cần nghe qua một lần thôi là sẽ nhớ mãi không quên. 

Thông thường bộ óc của con người sẽ tự động nhớ những thứ gì có vần điệu, có màu sắc. Chính vì vậy nếu muốn khách hàng, đối tác nhớ về bạn thì cách tốt nhất là hãy sử dụng tên miền dễ nhớ, dễ đọc, dễ nghe và hơn hết là giàu âm điệu.

Tên miền sử dụng trong địa chỉ email luôn mang lại một cảm giác chuyên nghiệp hơn đối với mọi người xung quanh. Chẳng hạn như bạn là một cá nhân sở hữu một công ty riêng, đồng nghĩa với việc có thể bạn sở hữu một tên miền chuyên biệt cho công ty. Tên miền này thường đóng vai trò như một yếu tố đảm bảo hình ảnh thương hiệu, mức độ uy tín cũng như lợi ích của tổ chức.

Chọn định dạng Email chuẩn, tránh ký tự số và biệt hiệu

Bên cạnh tên miền, một yếu tố khác cũng đóng góp vai trò không kém phần quan trọng trong cách đặt tên Email công ty chuyên nghiệp. Đó chính là tên cá nhân người dùng, chẳng hạn như trong HaiYen@hvn.vn thì “HaiYen” chính là tên cá nhân người dùng. Tất nhiên, dễ dàng nhận ra một tên tên người dùng Email như “HaiYen”, trông sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều so với các biến thể khác chẳng hạn như: Yen123, hay YenXinh888. Việc có biệt hiệu hay ký tự số trong tên Email có vẻ làm giảm đi sự chuyên nghiệp của chính nó. Ngay cả khi bạn muốn sử dụng tên gọi đầy đủ của mình, thì cũng chỉ nên viết tắt chúng và đính kèm với tên của mình (Ví dụ: YenNH@hvn.vn).

Một điểm khác cần lưu ý trong việc tạo email tên miền sao cho dễ nhớ đó là không nên sử dụng các ký tự đặc biệt: dấu gạch ngang, dấu hai chấm… để nếu sau này khi có phát sinh trao đổi qua điện thoại với khách hàng bạn vẫn có thể đọc mail cho họ một cách nhanh chóng.

email-doanh-nghiep-la-gi-cam-nang-lua-chon-email-doanh-nghiep-tu-a-z-anh-3

Một số định dạng Email chuẩn bạn có thể tham khảo thêm như sau:

  • Chỉ sử dụng tên cá nhân của bạn. Ví dụ: Yen@hvn.vn. Sử dụng định dạng Email dạng này là một ví dụ điển hình cho sự tối giản và chuyên nghiệp. Nếu bạn làm việc với đối tác khách hàng, chúng giúp khách hàng dễ tương tác, dễ nhớ, và đảm bảo quyền cá nhân của bạn nếu như không muốn tiết lộ họ của mình. Tuy nhiên, cách này có thể gây nhầm lẫn nếu tên của bạn khá “đại trà”. Vì chúng có thể trùng tên với một nhân viên khác trong công ty.
  • Sử dụng tên và chữ cái đầu tiên của họ + tên đệm. Ví dụ: YenNH@hvn.vn. Cũng giống như cách đặt tên Email trên, tuy nhiên đây là một trong những định dạng đặt tên khác phù hợp với những công ty vừa có nhiều nhân viên cùng tên trong doanh nghiệp. Tất nhiên, cách này cũng không để lộ 100% họ của bạn, trở thành lựa chọn lý tưởng cho những ai không muốn tiết lộ họ của mình.
  • Sử dụng tên đệm và tên. Ví dụ: HaiYen@hvn.vn. Theo kinh nghiệm của tôi thì định dạng đặt tên Email này chuyên nghiệp và thông dụng nhất hiện nay. Nó tuân thủ quy tắc dễ nhớ, đơn giản nhưng vẫn tạo cảm giác Email của bạn ấn tượng và thân thiện. Thông thường, chúng ta sẽ nhớ tên gọi + tên đệm nhiều hơn là cả họ và tên. So sánh với việc đặt một tên gọi, thì có thêm tên đệm sẽ hạn chế khả năng trùng lặp hơn (trừ những trường hợp tên gọi + tên đệm quá phổ biến). Bạn có thể biến tấu những hình thức khác sao cho tránh sự trùng lặp, tuy nhiên vẫn nên hạn chế việc sử dụng các ký tự số xen kẽ nhé.
  • Sử dụng họ và tên. Ví dụ: NguyenYen@hvn.vn. Định dạng này cũng khá phổ biến, tương tự như hình thức sử dụng tên gọi + tên đệm. Trên thực tế, rất nhiều cá nhân là chủ doanh nghiệp còn áp dụng cách đặt tên Email này cho tên Email của công ty. Điều đó giúp họ gia tăng việc xác minh quyền sở hữu, tuy tối giản, nhưng định dạng Email này vẫn toát lên sự chuyên nghiệp, quan trọng là hoàn toàn dễ nhớ.
  • Sử dụng cách đặt tên theo vai trò công việc. Ví dụ: cskh@hvn.vn. Đây cũng là một định dạng đặt tên Email doanh nghiệp chuyên nghiệp. Nó khá hiệu quả, đặc biệt nên được sử dụng trên các hệ thống website. Bởi tên Email đã thể hiện được thông tin, phương thức liên hệ chính mà khách hàng cần thiết để có thể kết nối cho nhu cầu hỗ trợ, giải đáp,… Thông qua hình thức đặt tên Email này, chúng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp cần có cho thương hiệu của bạn.

Làm cho Email của bạn trở nên đặc biệt

Thông thường, trên các website của công ty, Email thường được đặt khác với Email được sử dụng để tương tác với khách hàng hay đối tác. Việc sử dụng Email ở mục “Liên hệ tại đây” hay “Liên hệ” có phần kém chuyên nghiệp, thậm chí thể hiện sự lộn xộn và chưa thống nhất ở tổ chức nội bộ. Chưa tính đến việc không phải ai cũng thoải mái về việc “public” thông tin liên hệ cá nhân của mình cho mọi người biết phải không nào?

Cảm giác chuyên nghiệp hơn thường đến từ những địa chỉ Email kiểu như thế này: hi@hvn.vn. Bên cạnh đó, chúng có cho phép bạn không công khai Email của mình, và hàng loạt ích lợi khác có thể được ứng dụng khả thi. Chẳng hạn như một Email được gửi đến địa chỉ kinhdoanh@hvn.vn có thể được chuyển tiếp đến trưởng phòng kinh doanh. Hay một Email được gửi đến địa chỉ kythuat@hvn.vn có thể được chuyển đến cho cả bộ phận hỗ trợ kỹ thuật,… Thông thường, khi chúng tôi – đơn vị tư vấn, cung cấp và hỗ trợ triển khai dịch vụ sẽ gợi ý cho các khách hàng của mình xây dựng những định dạng email chung như trên bằng cách tạo hộp thư nhóm (Group Email) để phân phối các email gửi đến qua nhiều địa chỉ, hoặc tùy vào vai trò của từng bộ phận để đặt quy tắc chuyển tiếp Email.

TIÊU CHÍ LỰA CHỌN EMAIL DOANH NGHIỆP

Để chọn được giải pháp Email doanh nghiệp phù hợp, chất lượng, dùng thuận tiện, hạn chế tối đa các sự cố xảy ra, bảo mật và duy trì hoạt động giao dịch với khách hàng hiệu quả, bạn cần lưu ý một vài tiêu chí sau khi lựa chọn email doanh nghiệp:

  • Dung lượng email và khả năng mở rộng.
  • Tương thích cao với các giải pháp hiện có của doanh nghiệp.
  • Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
  • Quản lý Email, nhân sự trực quan, dễ sử dụng.
  • Bảo mật tối đa dữ liệu Email ra vào của doanh nghiệp
  • Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox khi gửi đi.
  • Bộ lọc Spam, hạn chế tối tình trạng bị spam.
  • Giao diện đơn giản, trực quan, thân thiện với người dùng.
  • Dịch vụ / Hỗ trợ mọi lúc mọi nơi 24/7.
  • Kinh nghiệm & chuyên môn của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Trên đây là một số tiêu chí chính khi lựa chọn giải pháp Email cho doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn còn nhiều băn khoăn trong việc chọn lựa giải pháp phù hợp, bạn có thể yêu cầu đơn vị cung cấp cho sử dụng thử một gói email mà bạn cảm thấy phù hợp để trải nghiệm và tự đánh giá tốt hơn.

HVN hy vọng bạn có một cái nhìn tổng quan về Email doanh nghiệp và biết cách lựa chọn đúng giải pháp email doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số giải pháp email doanh nghiệp tại HVN mà bạn có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Email doanh nghiệp và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với Tập đoàn HVN bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top