Collaborate working và cách Google Workspace hỗ trợ cộng tác

Có đến 86% nhân viên tin rằng việc thiếu hợp tác tại nơi làm việc có thể dẫn đến thất bại của công ty. Đó là lý do tại sao không có gì ngạc nhiên khi collaborate working ngày càng thu hút sự chú ý, buộc các tổ chức phải đầu tư nhiều hơn vào công nghệ, hoạt động liên nhóm và các tài sản khác để đoàn kết cá nhân.

Lợi ích của collaborate working

Collaborate working là hình thức làm việc trong đó yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên nhóm, hoặc giữa các phòng ban nhằm đạt được mục tiêu đã thống nhất. Dù công việc có tính quan trọng ít hay nhiều, lợi ích của cách làm việc này đều như nhau. 

Sự cộng tác mang lại cho tổ chức nhiều giá trị hơn và thu hút nhân viên. Với nhiều kiến thức chuyên môn và nhiều nguồn lực hơn để tận dụng tối đa các dự án, công ty có thể phát triển mạnh nhờ hợp collaborate working.

• Giải quyết vấn đề tốt hơn: Một trong những lợi thế to lớn mà collaborate working mang lại là khả năng giải quyết vấn đề tốt hơn. Khi các thành viên trong nhóm biết cách làm việc tốt với nhau, nhóm sẽ được trang bị tốt hơn để đổi mới hướng suy nghĩ, từ đó đưa ra những giải pháp mang tính đột phá cho vấn đề.
• Thúc đẩy giao tiếp nội bộ công ty: Collaborate working hiệu quả sẽ xảy ra khi giao tiếp cởi mở, minh bạch và hiệu quả. Giao tiếp có thể phá vỡ rào cản giữa các nhóm để giải quyết vấn đề tốt hơn, cũng như giúp vượt qua các xung đột trước khi chúng kịp phát sinh. Trên thực tế, 86% giám đốc điều hành cho rằng vấn đề giao tiếp là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong hợp tác. Đặc biệt khi hội nghị truyền hình và cộng tác từ xa trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, điều quan trọng là doanh nghiệp phải đầu tư vào việc xây dựng các kỹ năng mềm.
• Tăng khả năng đạt mục tiêu: Collaborate working nghĩa là các nhóm được định vị tốt hơn để đạt được mục tiêu. Đối với doanh nghiệp, cộng tác tốt góp phần tăng năng suất và hiệu suất. Nhìn chung, triển khai collaborate working hiệu quả sẽ tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.
• Phát triển văn hóa công ty: Cộng tác chính là kết nối. Đó là cách nhân viên có thể kết nối với nhau để cùng nhau hướng tới mục tiêu chung, là cách họ xây dựng niềm tin và sự an toàn về tâm lý trong môi trường làm việc, đồng thời là cách nhân viên tìm thấy bạn bè tại nơi làm việc và cảm thấy an toàn để thể hiện con người thật của mình.

Thúc đẩy collaborate working trong doanh nghiệp

Hình thức collaborate working giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và đột phá trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay. Vậy tại sao tổ chức của bạn lại không nhanh chóng triển khai? Hãy bắt đầu từ các chi tiết nhỏ như xem xét các chương trình đào tạo ngắn hạn hoặc cơ hội giao lưu nội bộ cho đến các hành động mang tính đột phá hơn như áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc.

Triển khai chương trình cố vấn với chuyên gia

Các chương trình cố vấn hàng tháng là một cách tuyệt vời để khuyến khích giao tiếp cởi mở và tạo cơ hội nâng cao kỹ năng. Theo các chuyên gia, bằng cách làm việc với những người ở cấp độ khác, nhân viên có thể đạt được những kỹ năng cần thiết để thăng tiến. Khi làm việc với thành viên đến từ bộ phận khác, bạn có thể thay đổi quỹ đạo nghề nghiệp theo cách hiệu quả hơn về mặt chuyên môn. 

Hình thức củng cố collaborate working này có thể cho bạn thấy những gì có thể đạt được, tạo ra các nghiên cứu điển hình tuyệt vời về cộng tác và hình thành nền tảng hiệu quả để chia sẻ kiến thức cũng như phát triển nội bộ.

Cung cấp các workshop học tập chung

Học tập ngang hàng là một cách để tiếp cận những lợi ích tương tự mà không cần dựa vào nguồn lực lãnh đạo. Chỉ cần chia sẻ kiến thức với các đồng nghiệp khác, sự hiểu biết về tổ chức và năng lực chuyên môn cũng được cải thiện rõ rệt, đồng thời các nhóm được gắn kết lại với nhau hơn.

Ngoài việc thúc đẩy hiệu quả collaborate working, workshop học tập cũng tác động đến văn hóa công ty. Khi các đồng nghiệp tương tác với nhau, họ học được cách làm việc cùng nhau như một tập thể chứ không phải là riêng lẻ. Điều này phát triển thành một nền văn hóa chia sẻ tích cực nơi làm việc.

Đầu tư vào công nghệ

Phần mềm có thể giúp giới thiệu những phương pháp collaborate working một cách tính tế trong nội bộ tổ chức. Bằng cách cung cấp các chức năng mới như trò chuyện nhóm và cuộc gọi video giúp tương tác với những người khác dễ dàng hơn, công nghệ có thể giúp nhóm áp dụng tư duy đúng đắn để cộng tác mạnh mẽ.

Yêu cầu cơ bản cho sự hợp tác và tăng cường collaborate working là giao tiếp. Công nghệ có thể hỗ trợ điều này thông qua việc cung cấp nền tảng để tiết lộ những gì mọi người đang làm và suy nghĩ.

Cách Google Workspace hỗ trợ collaborate working

Như đã đề cập ở trên, công nghệ là một trong những yếu tố góp phần thúc đẩy collaborate working. Nếu lựa chọn phần mềm phù hợp và triển khai có kế hoạch, hoạt động cộng tác trong nội bộ tổ chức có thể được cải thiện rõ rệt, cho dù phải trao đổi từ xa.

Nhắc về công cụ hỗ trợ cộng tác, Google Workspace là một trong những cái tên tiêu biểu và nổi bật nhất. Hiện tại, GG Workspace có khoảng hơn 3 tỷ người dùng đang hoạt động trên toàn thế giới và 6 triệu khách hàng doanh nghiệp trả phí. Vậy giải pháp này giúp các doanh nghiệp củng cố collaborate working như thế nào?

Cung cấp công cụ hỗ trợ collaborate working

Các tính năng hỗ trợ collaborate working cốt lõi của Google Workspace là Docs, Sheets và Slides. Những công cụ này cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các dự án nhóm. Người dùng có thể xem các thay đổi theo thời gian thực, để lại nhận xét, đề xuất chỉnh sửa và thậm chí trò chuyện trong tài liệu. Mức độ tương tác này góp phần cách mạng hóa công việc nhóm bằng cách: thúc đẩy collaborate working tích cực và loại bỏ nhu cầu gửi email qua lại liên tục.

Bên cạnh đó, bạn có thể cải thiện collaborate working bằng các công cụ như:

• Drive: Đóng vai trò trung tâm nơi tất cả các tệp được lưu trữ, truy cập và chia sẻ. Các thành viên có thể xem, tải xuống và cộng tác trong thời gian thực, biến GG Drive thành “xương sống” của collaborate working.
• Meet: Công cụ hội nghị truyền hình này cho phép bạn tổ chức các cuộc họp ảo với các thành viên trong nhóm trên toàn cầu. Các tính năng như chia sẻ màn hình, chú thích trực tiếp và ghi âm sẽ nâng cao trải nghiệm cuộc họp và thúc đẩy collaborate working.
• Chat: Nền tảng cho phép nhắn tin trực tiếp vào phòng trò chuyện nhóm, thúc đẩy giao tiếp nhanh chóng và thân thiết. Google Chat cũng hỗ trợ chia sẻ tệp và tích hợp với các công cụ khác của GG Workspace, khiến nó trở thành một công cụ cộng tác linh hoạt.

Cung cấp khả năng truy cập ứng dụng linh hoạt

Một trong những yếu tố khiến Google Workspace trở thành một nền tảng hỗ trợ collaborate working mạnh mẽ là khả năng tiếp cận. Vì dựa trên đám mây, nên bạn có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào có truy cập internet. Cho dù đang sử dụng máy tính để bàn, laptop hay thậm chí là điện thoại di động, bạn đều có thể truy cập vào các tệp, email, lịch,…

Cho phép collaborate working an toàn

Hoạt động collaborate working trên Google Workspace được đảm bảo an toàn. Với các biện pháp bảo vệ tích hợp như xác minh hai bước và kết nối được mã hóa, bạn có thể an tâm chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu có thông tin quan trọng. Kiểm soát của quản trị viên cũng cho phép cài đặt bảo mật tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu của mình.

Nâng cao collaborate working với Forms và Keep

Google Workspace cũng mang đến một số công cụ độc đáo hỗ trợ collaborate working. Ví dụ: Forms giúp dễ dàng tạo và chia sẻ khảo sát, câu hỏi nhằm mục đích thu thập thông tin từ cả thành viên trong nhóm và các bên ngoài tổ chức. Trong khi đó, Keep đóng vai trò là nền tảng ghi chú cộng tác – nơi bạn có thể ghi lại các ý tưởng, tạo danh sách kiểm tra và đặt lời nhắc. Những công cụ này tăng thêm giá trị cho môi trường cộng tác bằng cách tăng cường cộng tác nhóm và chia sẻ thông tin.

Mở rộng tiện ích với Google Workspace Marketplace

Đối với các nhu cầu collaborate working chuyên biệt, GG Workspace cung cấp một marketplace đầy đủ các ứng dụng của bên thứ ba có thể tích hợp liền mạch với không gian làm việc của bạn. Từ các công cụ quản lý dự án như Trello và Asana đến các hệ thống CRM mạnh mẽ như Salesforce, người dùng có thể cài đặt các ứng dụng này để mở rộng chức năng cho không gian làm việc.

Google Workspace không phải là công cụ duy nhất hỗ trợ collaborate working trên thị trường, nhưng điểm nhấn khiến giải pháp này trở nên vượt trội hơn so với những đối thủ khác chính là khả năng cộng tác. Các chuyên gia cho biết, Google Workspace nhanh hơn khi truy cập và chia sẻ tài liệu, tạo và tham gia video trực tuyến hoặc xem các thay đổi trực tiếp được thực hiện trong tài liệu chung.

Để tìm hiểu hiểu chi tiết và chuyên sâu hơn về Google Workspace nhằm phục vụ cho việc nâng cao hình thức collaborative working, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tư vấn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Cung cấp các giải pháp Google Workspace với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN Group sở hữu đội ngũ chuyên viên có kiến thức sâu rộng về các dịch vụ của Google. Do đó, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn lựa chọn những ứng dụng và giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu triển khai collaborate working cụ thể của doanh nghiệp.

Đoạn kết

Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn có được bức tranh tổng quan về collaborate working và cách triển khai hình thức làm việc này với Google Workspace. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến nội dung nêu trên hoặc có nhu cầu đăng ký dịch vụ GG Workspace, vui lòng gọi để kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng Hotline: 024.9999.7777 để nhóm chuyên gia của chúng tôi tư vấn chuyên sâu.