Chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets dễ dàng

Mỗi người dùng có công cụ bảng tính của riêng mình để phục vụ công việc, có thể là Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Nhưng bạn sẽ gặp chút khó khăn nếu buộc phải làm việc với người sử dụng công cụ bảng tính khác. Bài viết này sẽ giới thiệu bạn add-on Macro Converter để hỗ trợ chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets dễ dàng và nhanh chóng.

Macro là gì?

Macro là một thuật ngữ điện toán có nghĩa là một tập hợp các hướng dẫn hoặc các bước cho phép người dùng thực hiện các tác vụ cụ thể.

Nói một cách đơn giản, bạn có thể tạo trước các bước và khi chạy macro, các bước này sẽ được thực thi. Ví dụ, bạn cần xóa một tập hợp các hàng/cột, ngay khi chạy macro, nó sẽ xóa các hàng/cột đã chỉ định trong bảng tính đã chỉ định.

macro là gì
Chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets dễ dàng 5

Mặc dù macro là một thuật ngữ điện toán, nhưng đối với những người thường xuyên tiếp xúc với bảng tính, nó chủ yếu có nghĩa là các macro VBA (Visual Basic for Application) trong bảng tính Excel. Câu hỏi đặt ra ở đây là macro Microsoft Excel có hoạt động trong Google Sheets không?

Nếu người dùng đã thêm tệp Excel vào Google Drive hoặc đã chuyển tệp Excel thành tài liệu Sheets thì các macro trong tệp Excel sẽ không hoạt động, vì Sheets cũng có phiên bản macro riêng – Google Apps Script (ngôn ngữ dựa trên JavaScript được tích hợp trong Google Apps). Do đó, việc chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets là điều cần thiết nếu bạn thường xuyên phải làm việc với file Excel trên Sheets.

Chuyển đổi macro với add-on Macro Converter

chuyển đổi macro từ excel sang sheet
Chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets dễ dàng 6

Hiện nay, có nhiều tổ chức, đội nhóm và cá nhân sử dụng macro trong Sheets và Excel để tự động hóa các quy trình làm việc. Người dùng Google Workspace có thể sử dụng add-on Macro Converter để chuyển đổi mã Visual Basic for Application (VBA) dùng trong macro Excel thành mã Apps Script hoạt động trong Google Sheets.

Khách hàng của Google Workspace sử dụng Macro Converter để xác định tính tương thích của các tệp Excel và tiến hành chuyển đổi macro nếu có thể. Điều này có thể giúp các nhóm tạo lại macro Excel trong Sheets, qua đó góp phần tiết kiệm thời gian thông qua tự động hóa đồng thời giảm lượng công việc cần thiết cho việc chuyển đổi tệp.

https://youtu.be/CUKAUFoa86M?t=4

Cách cài đặt Add-on Macro Converter để chuyển đổi macro

Với tư cách là admin, bạn có thể tiến hành cài đặt các tiện ích bổ sung Macro Converter từ Google Workspace Marketplace. Trong control panel dành cho admin của Google, bạn có thể cho phép bổ sung bất kỳ add-on nào mà bạn muốn người dùng cài đặt. 

Bước 1: Từ trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, nhấp vào Apps >> Đi tới Google Workspace >> Đi tới Drive và Documents. 

Bước 2: Tiếp tục click vào Features and Applications (Tính năng và ứng dụng).

Bước 3: Nhấp chuột vào Add-ons (Tiện ích bổ sung).

Bước 4: Tích chọn box “Cho phép người dùng cài đặt tiện ích bổ sung Google Sheets từ cửa hàng tiện ích bổ sung”.

Bước 5: Nhấp chuột vào Save (Lưu) để lưu lại thay đổi.

Đối với vai trò người dùng, bạn hãy truy cập vào mục Add-ons (Tiện ích bổ sung) từ giao diện Google Workspace Marketplace để tải xuống tiện ích bổ sung.

Dự đoán, trong tương lai Google có nhiều khả năng sẽ tiếp tục tung ra nhiều tính năng để hỗ trợ người dùng có thể tối ưu hóa thời gian và quy trình làm việc bên cạnh việc cung cấp add-on Macro Converter. Nếu quá trình thêm tính năng vào tài khoản Google Workspace gặp vấn đề, bạn có thể kết nối với các chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google CLoud – bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Chuyển đổi file bằng tính năng trên Google Sheets

Bên cạnh việc sử dụng add-on Macro Converter để chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets, còn một cách khác để có thể sử dụng file Excel trên Sheets: đó là sử dụng tính năng tự động chuyển đổi có sẵn trên Sheets.

Tại màn hình Settings, bạn tìm đến tùy chọn “Convert uploads to Google Docs editor format”. Khi box này được chọn, mọi tài liệu Excel được tải lên Google Drive sẽ tự động được đưa vào Google Sheets mà không cần thêm công việc thủ công nào. Tuy nhiên, việc này cũng sẽ ảnh hưởng đến mọi tài liệu Word được tải lên.

đi tới phần settings
Chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets dễ dàng 7

tiến hành chuyển đổi file từ excel sang sheet
Chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets dễ dàng 8

Mặc dù phương pháp chuyển đổi macro này dễ dàng nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định:

  • Thực hiện thủ công: Bộ phận của bạn có thể tạo bao nhiêu workbook Excel trong một tháng? Bạn cần đưa bao nhiêu trong số đó vào Google Sheets? Việc chuyển đổi là tự động nhưng việc tải lên Drive các file Excel được thực hiện thủ công.
  • Không có cập nhật: Thời điểm bạn chuyển đổi workbook Excel thành Google Sheets, tất cả sẽ trở nên lỗi thời. Vì sao? Bởi vì tất cả công việc bạn đang thực hiện trong Sheets sẽ không được gửi trở lại Excel. Người dùng sẽ phải liên tục gửi đi gửi lại bảng tính của mình mỗi khi có bản cập nhật.
  • Không có bộ lọc: Đôi khi, người dùng không cần toàn bộ workbook trong Sheets, mà chỉ muốn các cột cụ thể từ file Excel đó để thêm một số dữ liệu bổ sung. Nhưng với phương pháp này, đó là toàn bộ workbook hoặc không có gì. Trừ khi bạn muốn tạo một bản sao của file Excel theo cách thủ công và xóa một loạt thông tin.

Tip chuyển đổi macro từ Excel sang Sheet suôn sẻ

Với hướng dẫn ở trên, bạn đã sẵn sàng để chuyển đổi macro từ Microsoft Excel sang Google Excel hay chưa? Việc chuyển đổi và làm việc độc lập hai ứng dụng này không quá khó nếu bạn biết cách thực hiện và tích lũy đủ bí quyết cho việc này. Sẽ có một số trở ngại xảy ra trong quá trình chuyển đổi, nhưng chỉ cần một chút bình tĩnh và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ có thể tiếp tục như một chuyên gia.

Trong phần này, chúng tôi giới thiệu một số tip giúp quá trình chuyển đổi macro từ Excel sang Sheet diễn ra suôn sẻ, nhờ đó, bạn có thể tận dụng tất cả các tính năng cộng tác thú vị mà Google Sheets cung cấp.

  • Sao lưu vào đúng vị trí: Trước khi nhập, hãy lưu tệp Excel vào một vị trí quen thuộc trên máy tính để bạn có thể dễ dàng xác định vị trí khi đọc và tải tệp lên Google Workspace. Phiên bản này cũng có thể dùng làm bản sao lưu trong trường hợp xảy ra sự cố.
  • Xem lại công việc: Bạn nên xem lại dữ liệu Excel để tìm mọi định dạng, công thức hoặc tính năng đặc biệt có thể không tương thích hoàn toàn với Google Sheets. Tiện ích bổ sung Macro Converter có thể hỗ trợ việc kiểm tra tính tương thích hoặc bạn có thể thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết trước khi chuyển đổi macro.
  • Sắp xếp dữ liệu: Hãy cân nhắc việc sắp xếp dữ liệu thành các bảng đơn giản và rõ ràng khi ở định dạng Excel. Điều này sẽ giúp giảm sự nhầm lẫn và những khác biệt về định dạng có thể xảy ra khi chuyển đổi macro sang Sheets.
  • Điều hướng đơn giản: Nếu tệp Excel có nhiều trang tính hoặc tab, hãy lưu ý rằng Google Sheets sẽ duy trì cùng một cấu trúc. Do đó, bạn nên đảm bảo mỗi trang tính đều có thể dễ dàng điều hướng với tên trang tính đầy đủ thông tin.
  • Lưu ý đến mọi thông báo lỗi: Khi bạn nhập và chuyển đổi các tệp đã tải lên, hãy chú ý đến mọi thông báo hoặc thông báo lỗi. Lỗi có thể chỉ ra sự cố với tệp Excel gốc của bạn, chẳng hạn như các tính năng không được hỗ trợ hoặc định dạng không đúng. Việc lưu ý lỗi cũng sẽ giúp Google tìm ra giải pháp dễ dàng hơn.
  • Xem lại kết quả: Sau khi quá trình chuyển đổi macro hoàn tất, hãy xem lại kết quả trên Google Sheets một cách cẩn thận, từ việc kiểm tra những vấn đề không nhất quán đến vấn đề về định dạng hoặc lỗi công thức và thực hiện các chỉnh sửa tương ứng.

Bằng cách thực hiện những mẹo này, bạn có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets suôn sẻ hơn, cho phép bạn tận dụng tối đa lợi ích của định dạng mới, chẳng hạn như công tác trong thời gian thực và chia sẻ dễ dàng.

Như vậy bài viết đã cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản cần thiết hỗ trợ cho việc chuyển đổi macro từ Excel sang Sheets. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình cài đặt add-on Macro Converter và chuyển đổi hoặc có câu hỏi liên quan cần được giải quyết, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để được đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ và giải đáp thắc mắc.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận