Cẩm nang Microsoft Project từ A – Z dành cho doanh nghiệp

Microsoft Project là một trong số những công cụ phổ biến nhất trong nhiều năm qua được sử dụng cho mục đích quản lý dự án. Để hiểu hơn về phần mềm cũng như khai thác hiệu quả hơn trong môi trường doanh nghiệp, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tổng quan nhất bao gồm khái niệm, chi phí và các tính năng cốt lõi của MS Project.

Microsoft Project là gì?

microsoft project là gì

Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được sử dụng để tạo lịch trình, kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên và theo dõi thời gian. Ứng dụng có các tính năng như biểu đồ Gantt, bảng Kanban và lịch dự án dành cho các chuyên gia quản lý dự án.

Phần mềm này còn được biết đến với những cái tên khác như MS Project hay Project Professional. Ngoài ra, MS còn cung cấp cho người dùng các sản phẩm tương tự như Microsoft Project Online, Project Server và Project for the Web. Bạn có thể truy cập các sản phẩm đó bằng cách đăng ký plan với nhà cung cấp uy tín.

Các chế độ view trong Microsoft Project

các chế độ xem trong ms project

Microsoft Project cung cấp nhiều chế độ xem cho người quản lý dự án và nhóm, mặc dù nền tảng này gần như không mang tính cộng tác. Dưới đây là mô tả đơn giản về các chế độ xem được cung cấp bởi MS Project:

  • Grid view: Chế độ xem dự án được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý dự án với danh sách nhiệm vụ.
  • Board view: Chế độ xem bảng Kanban trực quan của Microsoft Project giúp quản lý quy trình làm việc và trạng thái dự án.
  • Timeline view: Microsoft Project Gantt chart truyền thống được sử dụng để lập lịch các nhiệm vụ theo dòng thời gian của dự án.

Microsoft Project in Office 365 – Sự kết hợp lý tưởng

MS Project là một phần mềm quản lý dự án tích hợp mạnh mẽ với Office 365. Điều đó có nghĩa, ngoài việc cung cấp các tính năng cốt lõi, Microsoft Project 365 còn cho phép bạn kết nối với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái MS bao gồm SharePoint, Teams, Outlook, Excel hay Word.

microsft project in office 365

Do đó, lợi ích lớn nhất mà nền tảng mang đến cho người dùng là hệ sinh thái khổng lồ mà nó kết nối. Các ứng dụng của MS phổ biến đến mức bạn sẽ gặp ít hoặc thậm chí không gặp vấn đề gì khi tích hợp bộ Office với công cụ Microsoft Project management này. Bộ công cụ hỗ trợ lên lịch các nhiệm vụ, tạo biểu đồ Gantt, quản lý tài nguyên dự án và đo lường thành công.

Nếu gắn bó sâu sắc Microsoft Project software với ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft, bạn sẽ có tất cả các bộ phận cần thiết cho việc khởi chạy dự án. Việc lưu trữ dữ liệu có thể được xử lý bằng OneDrive, danh sách kiểm tra bổ sung có thể được tạo trong Excel và Word, các nhiệm vụ có thể được chia nhỏ thông qua Planner, vấn đề giao tiếp trong đội nhóm có thể được thực hiện bởi Teams và Outlook.

Để tìm hiểu chi tiết hơn về cách kết hợp giữa Microsoft Project và Office 365 nhằm mục đích mang lại cho doanh nghiệp hiệu quả tốt nhất, vui lòng kết nối với đội ngũ chuyên gia về hệ sinh thái Microsoft bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Lợi ích của Microsoft Project đối với doanh nghiệp

Khai thác các công cụ phù hợp là điều cần thiết để thành công và Microsoft Project là một trong những lựa chọn lý tưởng dành cho hầu hết các doanh nghiệp. Với khả năng lập kế hoạch mạnh mẽ, tích hợp liền mạch với hệ sinh thái của MS, các tính năng cộng tác theo thời gian thực và nhiều hơn nữa, phần mềm cung cấp một bộ chức năng toàn diện để hợp lý hóa các nhiệm vụ quản lý dự án.

lợi ích của microsoft project

Từ lập kế hoạch đến thực hiện giám sát, MS Project cung cấp giải pháp toàn diện đáp ứng nhu cầu nhiều mặt của quản lý dự án hiện đại, khiến công cụ này trở thành tài sản không thể thiếu trong các nhóm hướng đến sự xuất sắc. Dưới đây là liệt kê một số lợi ích nổi bật mà phần mềm mang đến cho người dùng:

  • Khả năng lập kế hoạch mạnh mẽ: Microsoft Project nổi bật nhờ các tính năng lập lịch trình mạnh mẽ, cung cấp khả năng lập kế hoạch linh hoạt dựa trên nỗ lực, thời gian và nguồn lực. Điều này có nghĩa người quản lý dự án đặt ra các mốc thời gian thực tế và thích ứng khi điều kiện thay đổi. Biểu đồ Gantt và các tính năng quan trọng cung cấp các dấu hiệu trực quan, qua đó có thể diễn giải các lịch trình dự án và mối thời gian phức tạp trở nên dễ dàng hơn.
  • Tích hợp với hệ sinh thái Microsoft 365: Như đã đề cập, phần mềm này được thiết kế để hoạt động liền mạch với các sản phẩm Office 365 khác như Excel, Word và SharePoint. Nó cũng tích hợp tốt với các dịch vụ đám mây MS 365, giúp việc trao đổi và cộng tác trên dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
  • Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: Microsoft Project cho phép người dùng cộng tác theo thời gian thực bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật nhiệm vụ, thêm nhận xét và chia sẻ tài liệu. Điều này hợp lý hóa các kênh liên lạc, giúp nỗ lực phối hợp và đưa ra quyết định nhanh chóng trở nên dễ dàng hơn.
  • Tùy chỉnh và khả năng mở rộng: Phần mềm có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và quy mô cụ thể của bất kỳ dự án nào. Như vậy, bạn được phép điều chỉnh công cụ để quản lý mọi thứ, từ danh sách nhiệm vụ đơn giản đến các dự án nhiều giai đoạn phức tạp.
  • Cung cấp công cụ báo cáo toàn diện: Microsoft Project được trang bị nhiều mẫu báo cáo thiết kế sẵn và có thể tùy chỉnh. Trong đó, các yếu tố như tổng quan chi phí, nhiệm vụ đến phân bổ và dự bán nguồn lực đều được bao gồm trong các mẫu này.
  • Quản lý rủi ro: Người dùng MS Project được cung cấp các tính năng để xác định, theo dõi và quản lý rủi ro, bao gồm việc tạo ra các kế hoạch giảm thiểu và phân công nhiệm vụ để xử lý rủi ro một cách hiệu quả.
  • Đảm bảo chất lượng: Việc đảm bảo chất lượng trong Microsoft Project được hỗ trợ nhờ khả năng thiết lập và giám sát các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Điều này đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được duy trì trong suốt vòng đời dự án.

Chi phí và Microsoft Project plan dành cho doanh nghiệp

Chi phí là một trong những vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp xem xét trước khi quyết định đăng ký. Để sử dụng dịch vụ này, bạn có thể lựa chọn giải pháp trên đám mây hoặc cài đặt ứng dụng trên thiết bị. Các giải pháp có mức giá khác nhau và đặc điểm nổi bật riêng.

microsoft project plan trên đám mây giải pháp ms project tại chỗ

Giải pháp dựa trên đám mây

Cam kết hàng năm là bắt buộc đối với tất cả các gói hàng tháng:

  • Microsoft Project Plan 1: $10/user/tháng – Cho phép truy cập nhóm, cập nhật trạng thái nhiệm vụ, bảng Kanban, xuất dự án.
  • Microsoft Project Plan 3: $30/user/tháng – Tất cả các tính năng trong gói Plan 1, ứng dụng cho desktop, Gantt chart, tài chính dự án, quản lý tài nguyên, bảng chấm công, lập bản đồ lộ trình dự án, phân bổ nguồn lực dự án cho các nhiệm vụ.
  • Microsoft Project Plan 5: $55/user/tháng – Bao gồm tất cả các tính năng trong gói Plan 3, kèm thêm phân tích dự án, báo cáo danh mục đầu tư.

Giải pháp on-premise

Khi đăng ký giấy phép giải pháp này, người dùng có thể Microsoft Project download ứng dụng về thiết bị của mình để sử dụng. Các gói được cung cấp bao gồm:

  • Microsoft Project Standard 2019: Với $679.99 được thanh toán 1 lần, bạn có thể cài đặt ứng dụng trên máy tính để bàn kèm theo các tính năng quản lý lịch trình và chi phí dự án, nhiệm vụ, báo cáo và thông tin kinh doanh.
  • Microsoft Project Professional 2019: Có chi phí $1,129.99 được thanh toán 1 lần, bạn được cung cấp toàn bộ tính năng của gói trước đó cùng với quản lý tài nguyên, đồng bộ hóa dự án trực tuyến, theo dõi thời gian, tính lượng và lập hóa đơn.
  • Microsoft Project Server: (Chi phí được thương lượng) Cho phép người dùng được hưởng lợi từ tất cả các tính năng thuộc gói trước đó và được bổ sung thêm đánh giá ý tưởng dự án tự mọi nơi trong tổ chức, phân tích nâng cao.

Các tính năng cốt lõi của Microsoft Project

Trong các Microsoft Project tutorial, việc tiên quyết mà người dùng cần nắm chắc chính là các tính năng cốt lõi mà nền tảng cung cấp. Việc này giúp sử dụng đúng cách và hợp lý, cũng như có thể đạt được hiệu quả cao nhất với ứng dụng. 

các tính năng của microsoft project

Dưới đây là một số tính năng cơ bản nhất nhưng vô cùng mạnh mẽ của công cụ để bạn tham khảo cho quá trình Microsoft Project training.

Lập kế hoạch và giám sát dự án

Gantt chart của công cụ cung cấp cho Microsoft Project viewer hình ảnh trực quan hoá của các nhiệm vụ trong dự án. Tính năng này cho phép người quản lý dễ dàng xem các phần phụ thuộc của nhiệm vụ, đặt deadline và theo dõi tiến độ dự án.

Microsoft Project cũng cung cấp công cụ phân tích đường dẫn quan trọng, qua đó xác định các nhiệm vụ có tính chất quan trọng nhất trong dự án và đảm bảo rằng mọi việc luôn đi đúng tiến độ.

Quản lý tác vụ

quản lý tác vụ trên ms project

Microsoft Project cung cấp giao diện quản lý tác vụ, cho phép người quản lý phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt mức độ ưu tiên của nhiệm vụ và giám sát việc hoàn thành nhiệm vụ. Phần mềm cũng cung cấp danh sách các việc cần làm, giúp bạn theo dõi nhiệm vụ và tiến độ sát sao.

Phân bổ nguồn lực

Tính năng quản lý tài nguyên của Microsoft Project giúp bạn có thể phân bổ tài nguyên cho các nhiệm vụ, theo dõi việc sử dụng tài nguyên và giải quyết xung đột tài nguyên (nếu có). Phần mềm còn có chế độ xem khối lượng công việc, qua đó cho thấy cách phân bổ tài nguyên giữa các dự án khác nhau và thông qua đó cân bằng việc sử dụng cũng như tránh làm quá tải các thành viên trong nhóm.

Công cụ cộng tác trong nhóm

cộng tác trên nhóm

Microsoft Project còn bao gồm các công cụ cộng tác mạnh mẽ, cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau trong thời gian thực, ngay cả khi họ đang ở những nơi khác nhau trên thế giới. Phần mềm hỗ trợ không gian làm việc chung – nơi các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp, chia sẻ tệp và theo dõi tiến độ dự án.

Quản lý ngân sách

Quá trình quản lý dự án không thể thiếu yếu tố quản lý ngân sách. Điều này được thực hiện hiệu quả nhờ sự hỗ trợ của công cụ Microsoft Project. Thông qua phần mềm, người dùng có thể theo dõi chi phí dự án, giám sát chi phí và so sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến ban đầu.

Phần mềm cũng cung cấp chế độ xem dòng tiền giúp người dùng hiểu được thời gian và dòng chi phí của dự án qua các mốc thời gian.

Báo cáo dự án

Microsoft Project tích hợp nhiều tính năng nhằm hỗ trợ bạn phân tích và thông báo trạng thái cho các bên liên quan. Không chỉ cung cấp sẵn nhiều loại báo cáo tích hợp, bao gồm báo cáo trạng thái dự án, báo cáo sử dụng tài nguyên và báo cáo chi phí, phần mềm còn hỗ trợ tạo báo cáo tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng nhóm.

báo cáo dự án

Như vậy, Microsoft Project có thể được xem như một công cụ quản lý dự án toàn diện với nhiều tính năng hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện dự án. Tuy nhiên, sẽ còn tuyệt vời hơn khi bạn biết cách kết hợp công cụ mạnh mẽ này với các ứng dụng phổ biến khác trong hệ sinh thái MS 365.

Được biết đến với vai trò là đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam, HVN không chỉ hỗ trợ bạn với đa dạng các giải pháp Microsoft 365, mà còn đồng hành hỗ trợ người dùng bất cứ khi nào cần thiết. Các chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi đảm bảo có mặt 24/7 để giải đáp mọi câu hỏi của doanh nghiệp về dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật cũng như tư vấn cẩm nang sử dụng dịch vụ hiệu quả nhất có thể.

Như vậy, bài viết đã đem tới cho bạn bức tranh tổng quan nhất về phần mềm Microsoft Project. Nếu bạn vẫn băn khoăn không biết liệu rằng đây có phải là phần mềm quản lý dự án mà doanh nghiệp đang đang tìm kiếm, kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua số Hotline 024.9999.7777 để gặp gỡ đội ngũ chuyên gia với nhiều năm nghiên cứu về doanh nghiệp Việt Nam và chuyển đổi số.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận