Cách tạo Forms khảo sát trên Google Forms với 05 bước cơ bản

Google Forms là ứng dụng dựa trên web cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh các cuộc khảo sát, câu hỏi và bảng câu hỏi trong thời gian nhanh chóng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo form khảo sát online bằng công cụ GG Forms và giới thiệu một số tip để giúp cho cuộc khảo sát đạt hiệu quả tốt nhất.

Tại sao tạo form khảo sát trên Google Forms?

Nhiều tổ chức và đội nhóm khi thực hiện khảo sát thường lựa chọn Google Forms làm công cụ ưu tiên để sử dụng. Công cụ này không những giúp đơn giản hóa cách tạo form khảo sát mà còn cung cấp đa dạng tính năng hữu ích, chẳng hạn như tùy chỉnh linh hoạt thông qua các template dựng sẵn, nhiều định dạng câu hỏi, khả năng xáo trộn câu hỏi, xác thực phản hồi thông minh, logic có điều kiện, giới hạn phản hồi một lần cho mỗi người, tự động tạo đề xuất câu trả lời,….

Để có được bức tranh rõ nét hơn về Google Forms cũng như giải thích vì sao đây là công cụ lý tưởng cho cách tạo form khảo sát, hãy cùng điểm qua một số ưu điểm nổi bật của nó:

• Giao diện người dùng đơn giản và thân thiện: Không cần kỹ năng về công nghệ để sử dụng, người dùng dễ dàng tiến hành cách tạo form khảo sát trong Google Forms từ bất kỳ trình duyệt web nào bằng tài khoản Google của mình. Ứng dụng cung cấp tùy chọn để tùy chỉnh biểu mẫu cụ thể với các chủ đề, màu sắc, phông chữ và hình ảnh khác nhau. 
• Các dạng câu hỏi khác nhau và logic có điều kiện: Bạn có thể thêm các định dạng câu hỏi khác nhau vào form khảo sát của mình, chẳng hạn câu trả lời ngắn, đoạn văn, hộp kiểm, menu drop down, trắc nghiệm, thang đo tuyến tính,…đồng thời đặt quy tắc xác thực phản hồi. Ngoài ra, người dùng còn có tùy chọn logic có điều kiện để hiển thị các câu hỏi khác nhau dựa trên các câu trả lời trước đó.
• Cộng tác, tích hợp, phân tích và bảo mật: Google Forms cho phép người dùng chia sẻ biểu mẫu với đồng nghiệp và cùng nhau làm việc trên form đó trong thời gian thực. Nền tảng có thể được tích hợp với các ứng dụng hoặc dịch vụ khác của Google Workspace như Google Sheets, Docs, Calendar, Drive,…hoặc dịch vụ từ bên thứ ba. Google Forms cũng có một công cụ phân tích gốc giúp tóm tắt các câu trả lời dưới dạng số liệu, biểu đồ và đồ thị. Mỗi biểu mẫu đều được mã hóa khi chuyển tiếp và ở trạng thái lưu trữ để giữ cho dữ liệu luôn trong tình trạng an toàn, bảo mật.
• Hoàn thành biểu mẫu ngoại tuyến: Bên cạnh việc hỗ trợ cách tạo form khảo sát dễ dàng và nhanh chóng, Google Forms còn cho phép hoàn thành biểu mẫu ngay cả khi ngoại tuyến. Các phản hồi được lưu trữ cục bộ và tự động đồng bộ hóa khi thiết bị kết nối lại với internet. Khả năng ngoại tuyến này đặc biệt có ích trong các tình huống mà người dùng cần tiến hành khảo sát ở những vùng sâu vùng xa hoặc địa phương có kết nối hạn chế.
• Add-on và tập lệnh: Google Forms hỗ trợ nhiều tiện ích bổ sung cho phép người dùng mở rộng chức năng của biểu mẫu. Bên cạnh đó, ứng dụng còn cho phép sử dụng Google Apps Script để viết mã tùy chỉnh và tùy chỉnh thêm hành vi của biểu mẫu cũng như thực hiện các hành động phức tạp dựa trên phản hồi của biểu mẫu.

Cách tạo form khảo sát trên Google Forms

Google Forms là một công cụ thân thiện với mọi thiết bị và dễ sử dụng nên bạn có thể dễ dàng triển khai cách tạo form khảo sát trên điện thoại hoặc máy tính. Tuy nhiên, trong phần này, chúng tôi sẽ tập trung vào việc hướng dẫn cách tạo form khảo sát trên máy tính. Sau đó, bạn có thể thực hiện tương tự các bước dưới đây trên thiết bị di động của mình.

Bước 1: Tạo biểu mẫu Google

Để bắt đầu cách tạo form khảo sát Google, bạn truy cập vào nền tảng Google Forms từ giao diện Drive hoặc từ menu Google Apps nằm ở góc phải màn hình >> nhấp vào tùy chọn Blank. Hành động này sẽ mở ra một trình chỉnh sửa biểu mẫu mới hoàn toàn nơi bạn có thể thoải mái tùy chỉnh và trang trí cho biểu mẫu của mình.

Ngoài ra, người dùng có thể chọn từ nhiều template được thiết kế sẵn. Những mẫu này được chia thành work, education và personal. Do đó, tùy theo nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp từ các nhóm này để rút ngắn thời gian cách tạo form khảo sát và tùy chỉnh. Đặc biệt, với các tài khoản Google Forms trả phí nằm trong hệ sinh thái Google Workspace, bên cạnh nhận được nhiều tính năng nâng cao hơn, bạn còn có cơ hội sử dụng đa dạng template khảo sát chuyên nghiệp và ấn tượng.

Để tìm hiểu rõ hơn về những quyền lợi khi sử dụng Google Forms trả phí nói riêng và Google Workspace nói chung, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Bước 2: Thay đổi tiêu đề form khảo sát

Tiêu đề của biểu mẫu là điều đầu tiên người trả lời nhìn thấy, do đó hãy chọn tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn, phản ánh đúng mục đích của cuộc khảo sát.

Để thay đổi tiêu đề, bạn hãy nhấp vào tiêu đề mặc định và nhập tiêu đề mới của mình. Bên cạnh đó, việc thêm mô tả chi tiết ở ngay dưới tiêu đề sẽ giúp đối tượng trả lời hiểu rõ hơn về cuộc khảo sát, từ đó cung cấp cho bạn những câu trả lời thích hợp.

Bước 3: Thêm câu hỏi khảo sát và câu trả lời

Sau khi tạo tiêu đề và mô tả, bước quan trọng nhất trong cách tạo form khảo sát chính là thêm câu hỏi để thu thập dữ liệu cần thiết. Nhấp vào nút + trong trình chỉnh sửa biểu mẫu để thêm câu hỏi mới. Lúc này, bạn sẽ được cung cấp một menu gồm các loại câu hỏi khác nhau.

Google Forms cung cấp cho nhiều dùng nhiều loại câu hỏi khác nhau, bao gồm:

• Short answer: Cho phép người trả lời đưa ra câu trả lời ngắn gọn và đúng trọng tâm.
• Paragraph: Cho phép người trả lời đưa ra câu trả lời dài hơn, chi tiết hơn và phù hợp với việc thu thập dữ liệu định tính.
• Multiple choice: Cho phép người trả lời chọn một câu trả lời từ danh sách các phương án và phù hợp để thu thập dữ liệu định tính.
• Checkbox: Loại câu hỏi này tương tự như multiple choice nhưng cho phép người trả lời chọn nhiều câu trả lời và phù hợp cho việc thu thập dữ liệu về sở thích hoặc lựa chọn.
• Drop down: Cho phép người trả lời chọn câu trả lời từ menu thả xuống. Loại câu hỏi này hữu ích khi có một số lượng hạn chế các câu trả lời có thể có.
• File upload: Cho phép người trả lời tải lên các tệp đính kèm như tài liệu, bảng tính, tệp video,…trực tiếp vào biểu mẫu.
• Linear scales: Cho phép người trả lời lựa chọn mức độ trên thang đo nhằm đánh giá mức độ đồng ý với một nhận định nào đó hoặc độ hài lòng với sản phẩm/dịch vụ nào đó.
• Multiple choice grid: Cho phép người trả lời chọn một câu trả lời từ danh sách các tùy chọn cho mỗi hàng trong bảng nhằm thu thập các dữ liệu có thể so sánh hoặc phân tích..
• Ngày và giờ: Cho phép người trả lời cung cấp câu trả lời liên quan đến thời gian.

Bước 4: Xem trước và chia sẻ URL

Sau khi thêm tất cả các câu hỏi cần thiết, hãy đọc lại tài liệu để phát hiện lỗi trước khi tiến hành chia sẻ. Trong cách tạo form khảo sát, thao tác này tuy không tốn nhiều thời gian nhưng đóng vai trò quan trọng, bởi vì mọi sai sót trong biểu mẫu nếu không được phát hiện và sửa chữa kịp thời có thể khiến cho người được khảo sát khó chịu, thậm chí đánh giá thấp sự chuyên nghiệp của bạn.

Sau khi hài lòng với bản khảo sát, hãy chia sẻ nó với đối tượng mục tiêu của cuộc khảo sát bằng cách nhấp vào Send ở góc phải màn hình và lựa chọn hình thức chia sẻ. Có nhiều cách để bạn có thể chia sẻ biểu mẫu khảo sát, gồm:

• Gửi bản khảo sát qua email: Một trong những cách dễ nhất để chia sẻ form khảo sát là gửi email cho người nhận cụ thể. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Send ở góc bên phải của trình chỉnh sửa biểu mẫu và chọn tùy chọn Email. Sau đó, bạn nhập chính xác địa chỉ email của đối tượng khảo sát và tùy chỉnh thông báo email để có phản hồi tập trung hơn.
• Sao chép liên kết và đăng ở nền tảng khác: Sau khi hoàn thành cách tạo form khảo sát, người dùng có thể sao chép URL rút ngắn cho khảo sát và đăng trên các nền tảng mạng xã hội như Twitter, LinkedIn hoặc Facebook nếu muốn có đối tượng mục tiêu rộng hơn hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa liên kết vào các bài đăng trên blog, forum trực tuyến hoặc các cộng đồng trực tuyến khác.
• Nhúng khảo sát vào website: Một tùy chọn chia sẻ khác là nhúng bản khảo sát và website hoặc blog. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Send ở góc phải của trình chỉnh sửa biểu mẫu và chọn vào Embed. Người dùng có thể sao chép và dán mã HTML vào mã website hoặc bài đăng trên blog của mình.

Bước 5: Theo dõi kết quả cuộc khảo sát 

Sau khi chia sẻ form khảo sát, bạn nên theo dõi kết quả theo thời gian thực bằng cách xem câu trả lời trong trình chỉnh sửa Google Forms. Người dùng cũng có thể xuất phản hồi sang Google Sheets để phân tích chi tiết hơn.

Bên cạnh đó, để cập nhật kịp thời kết quả sau khi hoàn thành cách tạo form khảo sát trên Google Forms, bạn có thể thiết lập thông báo để nhận thông báo khi có ai đó kết thúc khảo sát.

Các tip để tạo form khảo sát và quản lý phản hồi

Sử dụng Google Forms là một trong những cách tạo form khảo sát hiệu quả nhất, dù mục đích là khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập feedback hay lấy ý kiến cho cuộc nghiên cứu. Bạn có thể tham khảo tiếp 03 tip bổ sung dưới đây để thúc đẩy cuộc khảo sát trên Google Forms đạt được hiệu quả tốt nhất.

Nhận thông báo qua email

Google Forms cho phép người dùng nhận email bất kỳ khi nào có người trả lời khảo sát. Để thiết lập thông báo qua email, bạn hãy nhấp vào tab Response trong trình chỉnh sửa biểu mẫu >> nhấp tiếp vào biểu tượng Settings. Từ đó, hãy chọn tùy chọn nhận thông báo qua email khi có phản hồi mới.

Thu thập phản hồi khảo sát trong tài liệu ngoài Google Sheets

Như đã đề cập trong cách tạo form khảo sát, Google Forms, theo mặc định, lưu trữ các câu trả lời khảo sát trong tài liệu Sheets. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lưu trữ câu trả lời trong các tài liệu khác, chẳng hạn như Google Docs hoặc PDF.

Bạn có thể sử dụng add-on hỗ trợ như Form Publisher từ Google Workspace Marketplace để biến các câu trả lời khảo sát thành các tài liệu Docs, PDF hoặc Microsoft Office đẹp mắt, từ đó giúp việc phân tích và trình bày dữ liệu trở nên dễ dàng và trực quan hơn.

Tạo câu hỏi hay hoặc phân tích câu trả lời

Ngoài việc nắm vững cách tạo form khảo sát trên Google Forms, bạn nên cân nhắc những điều muốn thu thập từ đối tượng mục tiêu khi quyết định nên đặt câu hỏi gì. Thông thường, mọi người sẽ có nhiều khả năng hoàn thành bản khảo sát với ít câu hỏi và câu hỏi ngắn. Do đó, hãy cố gắng rút gọn câu hỏi của mình, đồng thời đặt ra những câu hỏi có giá trị cho mục đích khảo sát.

Sau khi đã quyết định vấn đề cần khai thác từ đối tượng khảo sát, bạn nên cân nhắc đặt những câu hỏi có thể không trực tiếp liên quan đến vấn đề này, thay vào đó là sử dụng những câu hỏi mang tính khám phá để có được thông tin xác thực và có giá trị. Chẳng hạn, thay vì hỏi “Bạn thích sản phẩm của chúng tôi, có hay không?”, một phương pháp tốt hơn là hỏi khả năng họ chia sẻ sản phẩm với đồng nghiệp theo thang điểm từ 1 – 10.

Bên cạnh đó, một mẹo trong cách tạo form khảo sát trên Google Forms là hãy bỏ qua mọi câu hỏi mở nếu có ý định gửi khảo sát tới hàng trăm hoặc hàng nghìn đối tượng. Việc xem xét và phân tích hàng ngàn câu trả lời dài dòng quá tốn thời gian và hiếm khi mang lại hiệu quả rõ ràng.

Khảo sát online là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin và phản hồi về nhiều chủ đề khác nhau. Với sự hỗ trợ của Google Forms, quá trình tạo khảo sát, thu thập và phân tích phản hồi trở nên dễ dàng hơn nhiều. 

Xem thêm: Cách tạo form nhập liệu trong Google Sheets siêu đơn giản

Lời kết

Hy vọng hướng dẫn cách tạo form khảo sát với Google Forms và một số tip trên đây có thể giúp bạn xây dựng chương trình khảo sát hiệu quả và thu về những thông tin có giá trị. Ngoài ra, người dùng nên tìm hiểu kỹ hơn về Google Forms để tận dụng tối đa khả năng của công cụ này mang lại. 

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến các bước tạo form hoặc muốn tìm hiểu thêm về cách để khai thác triệt để các ứng dụng Google Workspace, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên với chuyên môn cao của chúng tôi sẽ nhanh chóng giải đáp và hỗ trợ tư vấn.