Bứt phá với mô hình Hybrid Work và công cụ Google Workspace

Không gian làm việc đang có sự chuyển đổi thành sự kết hợp năng động giữa làm việc tại văn phòng và từ xa. Hiện tượng này được gọi là hybrid work. Hình thức hybrid work trở thành xu hướng làm việc phổ biến trong năm 2023 và được hứa hẹn mở rộng hơn nữa trong tương lai gần.

Tìm hiểu về hybrid work

Kể từ sau đại dịch Covid-19, các công ty trên toàn cầu đã bắt đầu áp dụng mô hình hybrid work. Bằng cách cho phép nhân viên phân chia thời gian giữa văn phòng và ở nhà, các công ty đang tận dụng sự linh hoạt mà nhân viên vốn đã quen kể từ khi buộc phải làm online trong đại dịch để cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.

Hybrid work là gì?

Hybrid work là mô hình làm việc linh hoạt, ưu tiên nhân viên, trong đó mọi người phân chia thời gian làm việc tại văn phòng, nhà riêng hoặc các địa điểm xa khác như không gian co-working. Hybrid work xoay quanh tính linh hoạt và nhanh nhẹn, đặt nhân viên vào vị trí chủ động để đưa ra quyết định về cách thức, thời gian và địa điểm để hoàn thành công việc.

hybrid work là gì

Sự khác biệt giữa hybrid work và remote work

Nhân viên và chủ doanh nghiệp thường sử dụng thuật ngữ “hybrid work” và “remote work” để thay thế cho nhau. Tuy nhiên, hai hình thức làm việc này có một số điểm khác biệt nhau:

  • Hybrid work: Là sự kết hợp giữa công việc tại văn phòng và ngoài văn phòng. Thời gian dành cho làm việc từ xa và đi lại sẽ khác nhau tùy theo chính sách nội bộ và nhu cầu kinh doanh của mỗi công ty. Điều đó có nghĩa là luôn có sự lựa chọn cho nhóm hybrid để làm việc tại văn phòng thực tế, thậm chí ngay cả khi công ty không yêu cầu phải có mặt trực tiếp.
  • Remote work: Được thực hiện hoàn toàn tại nhà hoặc một môi trường phù hợp khác do nhân viên lựa chọn, chẳng hạn như quán cà phê yên tĩnh. Các công ty hoàn toàn làm việc từ xa không yêu cầu và thường không cung cấp tùy chọn để các nhóm hoàn thành công việc tại văn phòng thực tế. 

Ưu điểm của hybrid work

ưu điểm của hybrid work

Hybrid work thường có tác động tích cực đến các thành viên trong nhóm và toàn bộ công ty. Các mô hình hybrid work được công nhận rộng rãi trong việc cải thiện sự hài lòng đối với công việc và năng suất tổng thể. Nếu bạn đang thắc mắc liệu việc triển khai mô hình làm việc kết hợp này có xứng đáng với công ty hay không, hãy xem xét những lợi thế mà nó mang lại cho tổ chức:

  • Tạo môi trường làm việc năng suất và hiệu quả hơn: Mô hình hybrid work có thể tác động đáng kể đến năng suất. Việc cho phép nhân viên lựa chọn nơi làm việc sẽ cho phép họ làm việc trong môi trường khuyến khích sự tập trung và năng suất tổng thể. Ngoài ra, hybrid work cho phép công ty điều chỉnh không gian làm việc để cải thiện hiệu quả tại chỗ.
  • Tăng sự hài lòng trong công việc: Hybrid work mang lại cho nhân viên cảm giác tự chủ và kiểm soát cuộc sống công việc tốt hơn. Sự tự do và tin tưởng có được trong công việc cuối cùng khiến cho nhiều người thấy hài lòng, hạnh phúc và gắn bó với công việc hơn. Sự hài lòng trong công việc là điều cần thiết để có được tỷ lệ giữ chân và cải thiện kết quả kinh doanh tổng thể.
  • Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Nhiều người cảm thấy khó duy trì sự cân bằng hợp lý giữa công việc và cuộc sống khi làm việc hoàn toàn tại chỗ hoặc hoàn toàn từ xa. Trong các mô hình làm việc truyền thống, công việc thường ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân. Hybrid work giúp nhân viên có thể linh hoạt hơn để khiến cuộc sống cá nhân và công việc phù hợp với nhau một cách hiệu quả.
  • Chi phí vận hành thấp hơn: Lợi ích chính của hybrid work là giảm chi phí vận hành theo nhiều cách. Ví dụ, hầu hết lực lượng lao động đều làm việc từ xa toàn thời gian, doanh nghiệp có thể thu nhỏ văn phòng thay vì trả tiền cho một không gian lớn. Công ty cũng có thể tiết kiệm vật tư văn phòng, bảo trì và hóa đơn tiện ích.
  • Nhiều cơ hội phát triển và nâng cao kỹ năng: Với mô hình hybrid work, các thành viên trong nhóm có thể dành nhiều thời gian hơn để phát triển và nâng cao kỹ năng. Khi nhân viên sử dụng tính linh hoạt và thời gian hiệu quản hơn với hybrid work, họ sẽ sẵn sàng học các kỹ năng mới, phát triển sự nghiệp và đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.
  • Hợp tác tốt hơn: Với những tiến bộ công nghệ, các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên cùng tài liệu hoặc dự án từ mọi nơi trên toàn thế giới. Hệ thống quản lý nội dung và nơi làm việc cho phép nhân viên tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác mà không phải có mặt tại văn phòng cùng một lúc.
  • Thời gian đi lại ít hơn: Hybrid work cho phép các thành viên giảm lượng thời gian dành cho việc đi lại từ nhà tới văn phòng. Việc giảm số lượng thành viên đi làm hàng ngày cũng có thể có lợi cho môi trường.

Mô hình hybrid work phổ biến

Một cuộc thăm dò của Gallup tiết lộ rằng cứ 10 nhân viên thì có 6 người thích hybrid work hơn concept làm việc khác, nhưng bản thân hybrid work lại là một khái niệm linh hoạt.

Các công ty có thể chọn một số mô hình hybrid work, chẳng hạn như yêu cầu nhân viên đến văn phòng 20% thời gian hoặc 40%, nhưng đo lường tỷ lệ thời gian đó trong suốt 1 tháng hoặc 1 quý. Mọi người cũng có thể có lịch trình cố định, trong đó họ làm việc ở nhà 3 ngày/tuần và ở văn phòng 2 ngày hoặc một số hình thức hybrid work khác.

mô hình làm việc kết hợp

Nếu công ty muốn sử dụng mô hình hybrid work lâu dài, một lịch trình có cấu trúc có thể khá hữu ích. Hybrid work có cấu trúc cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu dài hạn của tổ chức về kết nối và cộng tác tại văn phòng, đồng thời tính đến nhu cầu của nhân viên về tính linh hoạt. 

Có một số cách để thiết lập lịch hybrid work có cấu trúc:

  • Mô hình hybrid work ngày cố định: Yêu cầu mọi người đến văn phòng một, hai, hoặc ba ngày một tuần. Ví dụ, nếu cuộc họp toàn thể nhân viên diễn ra vào thứ Ba, đó có thể là một ngày phù hợp để mọi người cùng nhau cộng tác trực tiếp.
  • Mô hình hybrid work luân chuyển nhóm: Chia người lao động thành các nhóm xen kẽ để làm việc tại văn phòng. Ví dụ, một nhóm đến văn phòng vào thứ Hai và thứ Tư, nhóm còn lại đến văn phòng vào thứ Ba và thứ Năm.

Thách thức khi triển khai hybrid work

Hybrid work làm thay đổi các thói quen và cấu trúc thường liên quan đến quy trình làm việc trực tiếp, do đó, giai đoạn đầu triển khai mô hình có thể khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều thách thức.

Luôn kết nối

Các công cụ cộng tác rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong thế giới hybrid work. Do đó, nhân viên có thể phải thích nghi với việc sử dụng phần mềm mới để kết nối không rào cản và doanh nghiệp nên đảm bảo cung cấp cho nhân viên đủ tài nguyên để học cách sử dụng phần mềm đó.

Các công cụ phù hợp, như hệ thống quản lý dự án và hội nghị truyền hình, cho phép những người không thể có mặt tại văn phòng vẫn kết nối với các nhân viên khác mà không cần phải ở cùng phòng.

Tham gia các cuộc họp

tham gia cuộc họp

Khi một phần nhân viên có mặt tại văn phòng và phần còn lại tham gia từ xa do mô hình hybrid work, việc duy trì sự cân bằng gặp nhiều khó khăn. Ví dụ, những người tham dự trực tiếp có thể vô tình tiếp quản cuộc trò chuyện trong khi những người tham gia từ xa lùi lại để quan sát nhưng không đóng góp đầy đủ. Điều này có thể tác động tiêu cực đến cả văn hóa công ty và sự gắn kết nhân viên.

Giảm thiểu vấn đề thành kiến và phân biệt đối xử

Những nhân viên làm việc từ xa có thể bị đánh giá hiệu suất thấp hơn, tăng lương ít hơn và ít thăng tiến hơn so với đồng nghiệp làm việc tại văn phòng, ngay cả khi họ làm việc chăm chỉ và lâu dài như nhau.

Một giải pháp tiềm năng là thực hiện các đánh giá hiệu suất định kỳ, có cấu trúc dựa trên các mục tiêu cá nhân được đặt ra rõ ràng. Bằng cách này, dữ liệu hữu hình và hồ sơ theo dõi có thể quan sát được sẽ hướng dẫn hành vi tiếp theo của doanh nghiệp khi so với các giả định trước đó. 

Hybrid work technology cần thiết

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hybrid work. Nói một cách đơn giản, mô hình này không thể thành công nếu không có các công cụ và hệ thống phù hợp. Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc cộng tác hiệu quả và hoàn thành nhiệm vụ của mình khi không có hoặc sử dụng các giải pháp hybrid work from home không đáng tin cậy.

hybrid work technology

Dưới đây là một số công nghệ quan trọng cho hành trình chuyển đổi môi trường làm việc sang hybrid work:

Công cụ giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của hybrid work và các công ty phải cung cấp cho nhân viên của mình công cụ giao tiếp phù hợp để họ duy trì kết nối và cộng tác dễ dàng. Một số công cụ giao tiếp phổ biến nhất dành cho hybrid work bao gồm Google Chat, Microsoft Teams và Zoom.

Theo nghiên cứu của Jabra, trong khi 60% nhân viên đồng ý rằng hybrid work là lý tưởng, thì chỉ 30% hoàn toàn đồng ý rằng tổ chức của họ đang cung cấp công nghệ cần thiết để giúp cộng tác bình đẳng và toàn diện. Điều này có thể gây ra sự khác biệt lớn trong việc cung cấp trải nghiệm tốt nhất có thể cho khách hàng.

Điện toán đám mây

công nghệ điện toán đám mây

Điện toán đám mây là một công nghệ thiết yếu khác cho môi trường hybrid work. Với các giải pháp dựa trên đám mây, nhân viên có thể truy cập các tệp công việc và ứng dụng của mình từ mọi nơi, miễn là có kết nối internet. Các tổ chức phải giúp nhân viên dễ dàng làm việc từ xa, kết nối với khách hàng và cộng tác với đồng nghiệp mà không gặp vấn đề gì.

Tất cả phần cứng được nhân viên từ xa sử dụng, chẳng hạn như laptop, phải có ứng dụng được cài đặt sẵn để đảm bảo nhân viên có thể truy cập mọi thứ cần thiết và thông tin đăng nhập chính xác để truy cập các giải pháp dựa trên đám mây. Điều này cũng bao gồm các tài liệu đào tạo cần thiết cho quá trình hội nhập của nhân viên theo đuổi mô hình hybrid work from home.

Công cụ quản lý dự án

Các công cụ quản lý dự án rất cần thiết để theo dõi nhiệm vụ và deadline trong môi trường hybrid work. Những công cụ này cho phép nhân viên cộng tác trong các dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, bất kể vị trí thực tế của họ. Những công cụ này bao gồm phần mềm quản lý nguồn nhân lực (WFM) để cho phép nhân viên lên lịch cho công việc.

Doanh nghiệp cũng nên triển khai các công cụ giám sát để theo dõi năng suất làm việc của người lao động mà không quá can thiệp.

Trên đây là 03 hybrid work technology cần thiết nhất cho hành trình chuyển đổi môi trường làm việc sang mô hình hybrid. Google Workspace là một trong những giải pháp có thể cung cấp cho người dùng đầy đủ các công nghệ cộng tác, giao tiếp, lưu trữ đám mây và các công cụ quản lý dự án, công việc.

Google Workspace – Công cụ hỗ trợ hybrid work mạnh mẽ

google workspace hỗ trợ hybrid work

Google Workspace đã đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp phát triển trong bối cảnh kinh doanh mới bằng cách hỗ trợ các nhóm thuộc mọi quy mô kết nối, sáng tạo và cộng tác cùng nhau trên mọi thiết bị và từ mọi vị trí. 

Giải pháp Google Workspace liên tục được bổ sung nhiều tính năng và cải tiến để giúp mọi người quản lý thời gian tốt hơn và xây dựng kết nối sâu sắc hơn khi tương lai mô hình hybrid work office còn tiếp tục phát triển.

Spaces: Không gian dành cho đội nhóm và cộng tác

Với tính cần thiết của các cuộc họp video và trò chuyện trao đổi trong mô hình hybrid work, tính năng Spaces trong Google Workspace cho phép các nhóm phân bổ các dự án theo đúng nội dung và nhân sự. Spaces là một chức năng trong Google Chat để các nhóm chia sẻ ý tưởng, thảo luận về chủ đề, trao đổi tệp và quản lý công việc. Tin nhắn được hiển thị theo chuỗi, với khả năng nhận xét và tạo cuộc trò chuyện bên lề, được gọi là chuỗi inline.

google spaces

Ví dụ, nhóm của bạn đang thực hiện một dự án mới và đã bắt đầu cộng tác xây dựng một tài liệu chiến lược. Họ muốn có thể giao tiếp khi cộng tác mọi lúc trong thời gian thực. Với Spaces, người dùng vẫn có thể truy cập vào cuộc trò chuyện nhưng vẫn có thể cộng tác và chỉnh sửa Docs/Sheet/Slide cùng lúc trong cùng một tab.

Đây thực sự là một tính năng mạnh mẽ của Google Workspace khi cho phép người dùng thực hiện thao tác ở nhà, tại văn phòng, trên desktop hoặc điện thoại di động. Nó thực sự tóm tắt các Google Workspace giúp các tổ chức khai thác triệt để mô hình hybrid work.

Companion Mode: Cho phép tổ chức hybrid meeting

Google Workspace được thiết kế với mục tiêu cộng tác bình đẳng – khả năng đóng góp bình đẳng bất kể vị trí, vai trò, cấp độ kinh nghiệm, ngôn ngữ và tùy chọn thiết bị. Trong khi các nhóm hoàn toàn làm việc từ xa trải nghiệm các cuộc họp theo cách giống nhau, thì hybrid work đang đặt ra những thách thức mới.

Làm thế nào các đồng nghiệp có thể tham gia bình đẳng vào cùng một cuộc trò chuyện khi một số đồng nghiệp ở trong phòng hội thảo cùng nhau và một số khác tham gia từ phòng khách, văn phòng tại nhà hoặc không gian co-working từ xa? Google đã giải quyết vấn đề hóc búa do mô hình hybrid work đặt ra bằng chế độ Companion Mode trong Google Meet.

companion mode trong goole meet

Được thiết kế để kết nối liền mạch các đồng nghiệp trong phòng họp với các thành viên cùng nhóm từ xa, Companion Mode mang đến cho mọi người tham gia cuộc họp quyền truy cập vào các tính năng và điều khiển tương tác như chia sẻ màn hình, cuộc thăm dò ý kiến, trò chuyện trong cuộc họp, giơ tay, hỏi đáp, chú thích trực tiếp,…

Khi Companion Mode được bật trên thiết bị cá nhân, ngay cả những đồng nghiệp ở trong phòng họp cũng có được ô video của riêng mình trong Meet, giúp họ duy trì kết nối với những người cùng nhóm ở xa.

Khả năng bảo mật và quyền riêng tư cho hybrid work

Để giúp người dùng nhận ra toàn bộ sức mạnh của khả năng cộng tác dựa trên nền tảng đám mây, đáng tin cậy, Google Workspace triển khai khả năng bảo mật và quyền riêng tư dành cho hybrid work như mã hóa phía máy khách để tăng cường dữ liệu bí mật, giải quyết nhu cầu về chủ quyền và tuân thủ dữ liệu. 

Google Drive cũng có những cải tiến bảo mật nổi bật để trở thành công cụ tuyệt vời cho hybrid work, chẳng hạn:

  • Các quy tắc tin cậy dành cho Drive giúp kiểm soát cách chia sẻ tệp trong và ngoài tổ chức.
  • Nhãn Drive phân loại tệp và áp dụng các kiểm soát dựa trên mức độ quan trọng.
  • Các biện pháp bảo vệ chống lừa đảo và phần mềm độc hại nâng cao giúp bảo vệ khỏi các mối đe dọa nội bộ và lỗi của người dùng.

Google Workspace cho mọi người

google workspace có đầy đủ tính năng cho hybrid work

Trong những năm qua, Google Workspace đã giúp hàng triệu doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức giáo dục thay đổi cách cộng tác và làm việc. Hiện nay, Google đang mở rộng các công cụ cộng tác và năng suất cải tiến, mang đến Google Workspace cho bất kỳ ai có tài khoản Google.

Điều đó có nghĩa là mọi người đều có quyền truy cập vào đầy đủ các tính năng của Google Workspace, gồm Gmail, Chat, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meets,…mọi lúc, mọi nơi và trên mọi loại thiết bị. Như vậy, các doanh nghiệp theo đuổi mô hình hybrid work không cần lo lắng về vấn đề gián đoạn công việc hay giảm hiệu suất nhờ Google Workspace. 

Trên đây chỉ là một số tính năng và cải tiến của Google Workspace hỗ trợ cho hybrid work trong doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết hơn về các tính năng mạnh mẽ của bộ giải pháp này, hãy bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được tư vấn bởi các chuyên gia đến từ HVN – Premier partner của Google Cloud tại thị trường Việt Nam.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Ví dụ thực tiễn về sử dụng Google Workspace 

ứng dụng thực tế trong sử dụng google workspace

Để đánh giá thực tế tác động tích cực của Google Workspace đối với việc chuyển đổi mô hình làm việc hybrid work trong doanh nghiệp, hãy cùng đi sâu vào một số ví dụ điển hình trong thế giới thực để chứng minh khả năng linh hoạt của bộ giải pháp này.

  • Whirlpool: Phá vỡ mọi rào cản

Theo ban lãnh đạo của Whirlpool, khoảng cách về địa lý trong mô hình hybrid work không còn là vấn đề đáng lo. Bộ công cụ mạnh mẽ của Google giúp tăng cường việc cộng tác và cho phép các nhóm làm việc liền mạch từ khắp mọi nơi. Tính linh hoạt này của Google Workspace phù hợp với tầm nhìn của Whirlpool về việc tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả.

  • Salesforce: Đổi mới hợp tác

Salesforce đã nhấn mạnh cách Google Workspace hỗ trợ cộng tác và giao tiếp trên quy mô lớn. Công ty có thể tương tác với các bên liên quan theo thời gian thực trong môi trường ảo có độ an toàn cao mà không cần phải di chuyển nhiều. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy tính thiết thực của việc áp dụng mô hình hybrid work cho tổ chức.

hybrid work

Với công nghệ và chiến lược phù hợp, hybrid work có thể mang lại trải nghiệm làm việc linh hoạt, hiệu quả và hài lòng cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Gartner, môi trường làm việc lấy con người làm trung tâm có khả năng giúp nhân viên đạt hiệu suất cao hơn 3,8 lần. 

Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn bức tranh toàn diện về hybrid work và sự hỗ trợ của Google Workspace cho việc triển khai mô hình này. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến hybrid work cần được giải đáp hoặc có nhu cầu tư vấn chuyên sâu hơn về các tính năng của Google Workspace, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024.9999.7777 để nhận được hỗ trợ từ các chuyên gia.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận