Microsoft Access là gì? Lý do sử dụng và phân biệt với Excel

Dữ liệu được đánh giá là huyết mạch của doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm việc và quản lý một lượng dữ liệu khổng lồ chưa bao giờ là đơn giản. Đó là lý do các tổ chức cần đến các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ. Microsoft Access là một trong các ứng cử viên tốt nhất mà bạn cần xem xét. Bài viết này sẽ đề cập đến một số điểm quan trọng liên quan đến ứng dụng, như MS Access là gì, tính năng nổi bật, lợi ích và điểm khác biệt với Excel.

Microsoft Access là gì?

Access là một hệ thống quản lý database phổ biến được phát triển bởi Microsoft và là một phần quan trọng của bộ ứng dụng Microsoft 365. Được phát hành lần đầu tiên vào tháng 11/1992, nền tảng này đã phát triển nhanh chóng và thay đổi đáng kể, đến mức được các chuyên gia đánh giá đây là chương trình quản lý dữ liệu đáng để thử nhất.

Microsoft Access cho phép người dùng doanh nghiệp quản lý dữ liệu và phân tích lượng thông tin khổng lồ một cách hiệu quả. Ứng dụng cung cấp sự kết hợp giữa chức năng database và khả năng lập trình để tạo các biểu mẫu dễ điều hướng. 

Giống như Excel, ứng dụng đem tới cho bạn một môi trường để lưu trữ, chỉnh sửa và xem dữ liệu. Tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn phần mềm Access là gì, người dùng sẽ còn nhận ra nhiều khả năng mạnh mẽ hơn nữa của ứng dụng này.

Tính năng cốt lõi của Microsoft Access

Access cung cấp cho người dùng nhiều tính năng mạnh mẽ để tạo, quản lý và làm việc trên database một cách hiệu quả. Hãy cùng điểm qua một số tính năng nổi bật của phần mềm để có cái nhìn rõ nét hơn:

• Giao diện thân thiện với người dùng: Lần đầu tìm hiểu Microsoft Access là gì và bắt đầu sử dụng, bạn dễ dàng nhận ra giao diện của ứng dụng khá đơn giản khi cho phép tạo và quản lý database với thao tác kéo – thả. Điều này giúp bạn dễ dàng tạo bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo mà không cần kiến thức sâu rộng về kỹ thuật.
• Template có thể tùy chỉnh: Microsoft Access bao gồm nhiều template có thể tùy chỉnh, trong đó bao gồm mẫu quản lý hàng tồn kho, quản lý khách hàng, theo dõi dự án,…
• Query designer mạnh mẽ: Phần mềm bao gồm một trình thiết kế query mạnh mẽ cho phép bạn trích xuất dữ liệu cụ thể từ các bảng dựa trên tiêu chí được xác định trước đó. Cụ thể, tính năng cung cấp khả năng sắp xếp, lọc và tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng.
• Công cụ báo cáo tích hợp: Access cho phép bạn tạo các biểu mẫu tùy chỉnh dựa trên giao diện thân thiện với người dùng để nhập và xem dữ liệu trong bảng. 
• Biểu mẫu có thể tùy chỉnh: Ứng dụng cung cấp công cụ báo cáo tích hợp, cho phép bạn tạo báo cáo chuyên nghiệp dựa vào dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng.
• Macro cho tự động hóa: Tác dụng của các macro trong Access là gì? Chúng cho phép bạn tự động hóa các tác vụ phổ biến trong database của mình, như mở biểu mẫu và chạy truy vấn, qua đó tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng hiệu quả.
• Mã tùy chỉnh: Phần mềm cho phép người dùng viết mã tùy chỉnh bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Application (VBA), qua đó tạo các chức năng tùy chỉnh và tự động hóa các tác vụ phức tạp.
• Tính năng cộng tác: Bạn có thể chia sẻ database của mình với những người dùng khác và kiểm soát quyền truy cập của họ vào dữ liệu thông qua Access. 
• Tích hợp với các ứng dụng khác: Microsoft Access tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office, chẳng hạn như Excel và Word. Điều này cho phép bạn nhập và xuất dữ liệu cũng như tạo báo cáo và biểu đồ bằng cách sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn.

Các thành phần trong Access là gì?

Dưới đây là tổng quan về một số thành phần chính của Microsoft Access và cách chúng được sử dụng để bạn có thể tham khảo cho việc sử dụng của mình:

• Table: Như đã đề cập trong khi tìm hiểu Access là gì, ứng dụng này cho phép lưu dữ liệu trong bảng. Bạn hoàn toàn có thể xây dựng một database duy nhất bao gồm tất cả dữ liệu cho toàn bộ dự án – database này thường được gọi là cơ sở dữ liệu “phẳng” (flat).
• Relational database: Luôn dễ dàng để tạo nhiều bảng, mỗi bảng chứa các thành phần dữ liệu cần được theo dõi cho một project (ví dụ, một doanh nghiệp có thể duy trì các table riêng biệt cho dữ liệu về sản phẩm, đơn đặt hàng, khách hàng và thông tin chuyển phát). Mỗi bảng có thể liên quan và được kết nối với nhau – còn được gọi là relational database (cơ sở dữ liệu quan hệ), cho phép các lập trình viên tạo nhiều database tương đối đơn giản và liên kết chúng với nhau.

• Form: Các nhà phát triển database thường tạo các biểu mẫu cho phép người dùng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu mà không cần đến bảng tính. Bằng cách tránh nhu cầu nhập vào bảng giống như bảng tính, khả năng xảy ra lỗi nhập dữ liệu sẽ ít hơn nhiều.
• Query: Tìm hiểu về các thành phần chính của Access là gì, bạn không thể bỏ qua query (truy vấn). Ứng dụng hỗ trợ các truy vấn phức tạp để tìm thông tin trong database, điều này có thể đóng vai trò quan trọng khi cơ sở dữ liệu chứa hàng nghìn mục nhập.
• Report: Access cho phép người dùng tạo báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Trình Report Wizard giúp bạn dễ dàng sắp xếp, nhóm và gắn nhãn dữ liệu để in và chia sẻ.

Kết hợp lại với nhau, các thành phần này của Access cho phép doanh nghiệp và tổ chức quản lý, cũng như hiểu được lượng lớn dữ liệu cần lưu trữ.

Ví dụ, một doanh nghiệp sau khi hiểu MS Access là gì và áp dụng ứng dụng cho việc theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng. Trong khi đó, trường hợp có thể ứng dụng phần mềm để theo dõi học sinh, thông tin cá nhân, điểm số, hiệu suất, bài tập khóa học và dữ liệu giáo viên.

Lý do doanh nghiệp sử dụng Microsoft Access là gì?

Hầu hết các doanh nghiệp đều quen thuộc với Excel để tạo bảng tính đơn giản. Nhưng khi công ty phát triển và bảng tính trở nên phức tạp hơn, Excel sẽ bộc lộ ra những hạn chế của mình. Đó là lúc bạn nên tìm hiểu Access là gì.

Khi công ty đang quản lý các tập dữ liệu lớn, bạn nên cân nhắc di chuyển dữ liệu sang Access. Vậy tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm này cho việc quản lý dữ liệu?

Dễ dàng phát triển database tùy chỉnh

Chức năng chính của Microsoft Access là tạo database tùy chỉnh. Chức năng ấn tượng này cho phép bạn làm việc với tập dữ liệu lớn và lưu giữ thông tin theo cách có cấu trúc. Cho dù người dùng đang làm việc với dữ liệu khách hàng hay dữ liệu của mình, phần mềm vẫn đảm bảo về mặt bảo mật và quản lý thời gian.

Tạo database tùy chỉnh có thể cực kỳ hữu ích cho nhiều quy trình kinh doanh, bao gồm quản lý hàng tồn kho trong thời gian thực hay quản lý dự án. Microsoft Access Development là giải pháp linh hoạt nhất để tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh cho doanh nghiệp. Tính năng này khá dễ hiểu, tiết kiệm nhiều thời gian và hỗ trợ giảm chi phí của tổ chức.

Duy trì tính nhất quán

Khi làm việc với dữ liệu, điều quan trọng là phải duy trì tính nhất quán. Với Microsoft Access, bạn có thể giảm thiểu mọi sự không nhất quán hoặc sai sót do lỗi con người gây ra. Đó là nhờ khả năng tự động hóa các quy trình trong ứng dụng. 

Như đã biết khi tìm hiểu Access là gì, thay vì nhập dữ liệu thủ công, phần mềm có thể lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và thậm chí xác định những khác biệt trong dữ liệu.

*Ví dụ: nếu doanh nghiệp thực hiện trung bình 200 lần bán hàng mỗi ngày và sau đó đột nhiên ghi nhận 2000 lần bán hàng, bạn có thể tìm ra nhanh chóng bằng Access query. Kế toán là một trong những quy trình kinh doanh mà tính nhất quán đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong suốt cả năm hoạt động, những con số đằng sau một doanh nghiệp cần được ghi lại một cách chính xác và nhất quán.

Khi dữ liệu này được ghi vào Excel (hoặc một chương trình bảng tính khác), có khả năng xảy ra lỗi do con người. Sử dụng Access có thể loại bỏ nguy cơ xảy ra lỗi con người thông qua tự động hóa.

Khả năng truy cập

Khả năng truy cập là một lý do khác khiến các doanh nghiệp nhanh chóng tìm hiểu Access là gì và lựa chọn sử dụng. Nếu người dùng thực hiện thay đổi đối với các database, thay đổi này sẽ hiển thị ngay lập tức cho những người dùng khác. Điều này giúp nhân viên làm việc trên cùng một tệp dễ dàng hơn nhiều. Có thể nói hoạt động của Access giống như một giải pháp dựa trên đám mây, qua đó giúp việc cộng tác hiệu quả hơn nhiều.

Microsoft Access cũng tương đối dễ sử dụng. Đối với người dùng MS Office, giao diện khá trực quan. Tuy nhiên, để có thể xây dựng database phức tạp, nhân viên sẽ cần được đào tạo. 

Dễ dàng di chuyển database 

Microsoft Access là phần mềm database phổ biến nhất trên thế giới kể từ khi xuất hiện vào năm 1992. Điều đó có nghĩa là các lập trình viên đã có nhiều thời gian để làm cho phần mềm trở nên thân thiện với người dùng. Thiết kế trực quan của nền tảng mở rộng việc lưu trữ dữ liệu thực tế sang các tác vụ phức tạp hơn như di chuyển dữ liệu.

Người dùng có thể dễ dàng di chuyển tập dữ liệu từ các chương trình database khác và sử dụng các công cụ dữ liệu của Microsoft như SQL Server.

Hiệu quả về chi phí

Khi doanh nghiệp mở rộng, lượng dữ liệu cần lưu trữ cũng tăng lên. Việc thuê một công ty bên thứ ba để quản lý việc lưu trữ dữ liệu có thể khác tốn kém, do đó việc lưu trữ tại chỗ tiết kiệm chi phí hơn. Điều đó có nghĩa là bạn cần phần mềm lưu trữ dữ liệu mạnh mẽ. Việc này dẫn đến nhu cầu tìm hiểu Access là gì tăng lên, bởi đây không chỉ là một trong những công cụ tốt nhất mà còn có mức giá cả phải chăng.

Đầu tiên, ứng dụng đi kèm với một mức giá phải chăng, tức các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đề có thể mua nó. Ngoài ra, các bản cập nhật được phát hành hàng năm để người dùng có cơ hội sử dụng phiên bản mới nhất và hiện đại nhất.

Khi so sánh với Excel, Access không có giới hạn về số lượng hàng dữ liệu trên mỗi bảng, trong khi đó Excel là 1.048.578 hàng. Có thể bạn đã trả tiền để mua bộ công cụ Microsoft Office, điều đó có nghĩa bạn không cần phải chi thêm tiền cho Access. Cùng với những lợi ích trên, khả năng chi trả của ứng dụng khiến nó trở thành giải pháp thay thế tuyệt vời trong doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Access cơ bản

Không dừng lại ở việc giải thích chi tiết phần mềm Microsoft Access là gì, trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước đơn giản để tạo database Access trên máy tính bằng cách sử dụng template được thiết kế sẵn. Đồng thời, bạn cũng sẽ được hướng dẫn cách để tạo cơ sở dữ liệu từ đầu bằng cách xây dựng biểu mẫu, báo cáo cùng một số các object khác.

Sử dụng template để tạo database Microsoft Access

Các template được cung cấp trong Microsoft Access đi kèm với tất cả object cần thiết đối với database. Chẳng hạn, bạn có thể tìm thấy bảng, truy vấn, macro, báo cáo và biểu tượng trong bất kỳ template nào.

• Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Access được cài đặt sẵn trên máy tính.
• Bước 2: Nhấp vào New trên bảng điều khiến bên trái và bạn sẽ thấy nhiều template database có sẵn. Hoặc, người dùng cũng có thể sử dụng hộp tìm kiếm để tìm các mẫu trực tuyến nhằm đa dạng hóa lựa chọn về mẫu.

• Bước 3: Cửa sổ tổng quan về mẫu sẽ mở ra ngay sau bạn chọn Access. Tại đây, người dùng có thể thay đổi tên tệp và đường dẫn đến tệp. 
• Bước 4: Nhấp vào Create để xây dựng database.

• Bước 5: Bạn sẽ thấy màn hình chào mừng, tài đây nhấp ngay vào Get Started để bắt đầu sử dụng database. 

• Bước 6: Ngăn điều hướng bên trái hiển thị cho người dùng tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu như Tables, Query, Forms,… Bạn có thể bắt đầu nhập nhiệm vụ dự án bằng cách nhấp vào New Task trong biểu mẫu Task List.

• Bước 7: Bạn có thể nhấp đúp vào Tasks bên dưới menu Tables ở bên trái để xem lại raw database. 
• Bước 8: Nhấp vào nút Close (X) ở góc trên bên phải để đóng mọi object database đang được mở.

Hướng dẫn cách tạo database Access từ đầu

Khi đã hiểu Microsoft Access là gì, ngoài việc sử dụng template được thiết kế sẵn cho các object cụ thể, bạn cũng có thể bắt đầu tạo database nhanh chóng trên nền tảng. Việc này giúp người dùng có thể đi sâu hơn vào hoạt động của database thông qua việc sử dụng triệt để dữ liệu, bảng, biểu mẫu và các phần khác theo cách riêng của mình. 

Bạn có thể bắt đầu tạo database Access của riêng mình, bạn thực hiện theo các bước đơn giản dưới đây:

• Bước 1: Trên menu ribbon của Microsoft Access, hãy nhấp vào tab File.

• Bước 2: Chọn vào tùy chọn Blank database.

• Bước 3: Lúc này, người dùng tiến hành thay đổi tên và đường dẫn trong cửa sổ tổng quan dữ liệu trống.
• Bước 4: Chọn vào nút Create để xây dựng và mở cơ sở dữ liệu trống.

Cơ sở dữ liệu trống là nền tảng cơ bản, do đó người dùng cần thêm dữ liệu và các phần database cần thiết để biến nó thành database chức năng. Các phần dưới đây sẽ hiển thị các bước hướng dẫn thêm các phần database Access bao gồm table, data, form, query và report:

Thêm table vào database Access

Cách để thêm bảng bảng trong Microsoft Access là gì? Khi tạo database trống, bảng Table1 sẽ được tự động thêm vào. Bảng này có dạng xem giống như một trang tính Excel. Tuy nhiên, Access sử dụng thuật ngữ Field cho cột và Record cho hàng. 

Nếu muốn thêm một bảng mới vào database trống, bạn các bước sau:

• Bước 1: Nhấp vào tab Create của menu.

• Bước 2: Lúc này, sẽ có 6 section cơ bản của các phần cơ sở dữ liệu như Application, Table, Query, Form, Report và Macro xuất hiện trên màn hình.
• Bước 3: Chỉ cần nhấp vào Table để tạo Table2.

Thêm data vào table

Mặc dù database Access trông khá giống với Excel nhưng việc thêm data lại hoàn toàn khác. Dưới đây là các bước cần thực hiện để thêm dữ liệu vào bảng:

• Bước 1: Field đầu tiên sẽ được hiển thị dưới dạng ID >> hãy nhấp đúp vào đó để đổi tên thành bất cứ tiêu đề gì cho database của bạn.

• Bước 2: Nhấp vào Click to Add và chọn loại dữ liệu. Kiểu dữ liệu cho phép Access biết bạn sẽ lưu trữ record nào trong field đó.
• Bước 3: Chọn Short Text cho các field có nội dung văn bản chẳng hạn như First Name, Last Name, Address,…

• Bước 4: Để thêm trường và loại dữ liệu nhanh hơn, hãy nhấp vào biểu tượng Design View nằm ở góc dưới bên phải.
• Bước 5: Bạn có thể thêm Field Name và Data Type nằm ở cạnh nhau.
• Bước 6: Thực hiện thêm record >> Access sẽ gán Primary Key 1 trong ô bên dưới field có tên Record ID.

Vậy Primary Key trong Microsoft Access là gì? Primary Key là duy nhất cho mỗi record. Access sử dụng nó để xây dựng mối quan hệ bảng.

Tạo form trong Access

Form giúp bạn và các thành viên trong nhóm có thể thêm dữ liệu một cách nhanh chóng, đồng thời giúp việc nhập dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Hãy thực hiện các bước sau để xây dựng form:

• Bước 1: Chọn một database table để bắt đầu xây dựng form.
• Bước 2: Nhấp vào tab Create trong menu ribbon >> sau đó chọn Form.

• Bước 3: Access lúc này sẽ tự động tạo form dựa trên dữ liệu bảng. Form cũng sẽ hiển thị dữ liệu từ các bảng được liên kết khác.
• Bước 4: Nhấp vào nút New record nằm ở cuối form để nhập chi tiết các khách hàng mới.
• Bước 5: Nếu muốn đóng form, Access sẽ yêu cầu người dùng lưu và đổi tên form.

Thêm và khởi chạy query

Chạy query và tìm nạp dữ liệu là một nhiệm vụ quan trọng mà bất kỳ người dùng nào cũng nên nắm rõ để thực hiện trong Microsoft Access:

• Bước 1: Từ tab Create, bấm vào Query Design.

• Bước 2: Nhấp đúp vào các bảng cần nạp dữ liệu thông qua query.
• Bước 3: Nhấp đúp vào các field mà bạn muốn đưa vào truy vấn của mình từ mỗi bảng.
• Bước 4: Bạn cũng có thể thêm tiêu chí cho từng field để hiển thị dữ liệu cụ thể.

• Bước 5: Thêm tiêu chí cho cột Order Filled bằng cách nhập dấu (=) theo sau là Yes.

Việc chuyển database sang Database View sẽ thực hiện truy vấn và tìm nạp dữ liệu cho cột Order Filled.

Thêm report vào database Access

Bạn có thể tạo báo cáo có cấu trúc cho database Microsoft Access của mình. Các báo cáo cung cấp những thông tin quan trọng về dự án hoặc quy trình làm việc. Các bước đơn giản để tạo báo cáo gồm:

• Bước 1: Chọn table cần tạo report.
• Bước 2: Nhấp vào Report từ tab Create của ribbon menu.

• Bước 3: Nhấp chuột phải vào một trường và chọn Delete Column để xóa bất kỳ trường nào.
• Bước 4: Ở góc dưới bên phải, nhấp vào Print Preview để hiển thị báo cáo.

• Bước 5: Đóng báo cáo và Access sẽ cung cấp cho người dùng tùy chọn lưu.

Điểm khác biệt giữa Microsoft Excel và Access là gì?

Trước khi tìm hiểu về sự khác biệt giữa Excel và Access là gì, hãy cùng ôn lại đôi chút về phần mềm Microsoft Excel. Đây là một tiện ích bảng tính được sử dụng chủ yếu cho các dự án riêng lẻ và hỗ trợ người dùng thực hiện các phép tính ngắn gọn, tương đối đơn giản.

Người dùng Excel thường làm việc đồng thời với một số lượng ô dữ liệu giới hạn, từ vài chục đến vài trăm. Do đó, phần mềm phù hợp cho việc vẽ đồ thị và biểu đồ từ các điểm dữ liệu. Tuy nhiên, trong khi người dùng Excel nhập thông tin trực tiếp vào bảng tính của mình, thì database Access dựa vào các biểu mẫu và truy vấn được tạo sẵn.

Bảng dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh và khám phá sự khác nhau giữa Microsoft Excel và Access là gì:

Tóm lại, nếu bạn muốn thực hiện các chức năng database quy mô nhỏ cơ bản, bảng tính Excel cung cấp đủ chức năng cần thiết. Tuy nhiên, nếu cần nhiều tiện ích phức tạp hơn, có quy mô lớn hơn, có thể xử lý lượng thông tin khổng lồ và đáp ứng được nhiều người dùng đồng thời, hãy xem xét tìm hiểu Access là gì và sử dụng.

Để tìm hiểu về cách sử dụng Access chuyên nghiệp và hợp lý, hãy nhấp vào LIÊN HỆ NGAY để được các chuyên gia về Microsoft hỗ trợ nhanh chóng.

LIÊN HỆ NGAY

Được biết đến với tư cách là đối tác ủy quyền của Microsoft, HVN không chỉ cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp đầy đủ các giải pháp Microsoft 365 với mức giá phải chăng, mà còn luôn sẵn sàng trở thành người bạn đồng hành tin cậy khi cung cấp cẩm nang khai thác các ứng dụng trong hệ sinh thái MS, trong đó có giải thích chi tiết Access là gì và các tip sử dụng thông minh.

Kết luận

Bài viết đã chia sẻ cho bạn một số thông tin liên quan đến Microsoft Access là gì, từ đó có được bức tranh tổng quan về ứng dụng. Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn liệu đây có phải là công cụ phù hợp cho doanh nghiệp hay không, hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ tư vấn.