07+ mẹo sử dụng Word Document cho người mới bắt đầu

Word Document là gì?

Word Document là một công cụ quá quen thuộc với nhiều người dùng hiện nay được sử dụng để hỗ trợ hoạt động soạn thảo văn bản kết hợp cùng Excel và PowerPoint. Hiện tại, Microsoft đã và đang phát hành 02 phiên bản để người dùng có thể trải nghiệm sử dụng là Word Document online và app được cài đặt trên thiết bị máy tính. Với công cụ này, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu với độ chính xác cao để làm nên các nội dung hoàn hảo nhất cả về nội dung cũng như hình thức. 

Một vài các tính năng cơ bản mà người dùng nhất định không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Word Document như: 

• Phát hiện lỗi chính tả, ngữ pháp và đề xuất chỉnh sửa nhanh chóng.
• Phát hiện đa dạng các ngôn ngữ khác nhau phù hợp với nhiều người dùng trên thế giới.
• Chỉ với một click chuột là có thể thay đổi màu sắc, font chữ dễ dàng.
• Tích hợp thêm biểu đồ, bảng biểu trực quan để dễ dàng quan sát.
• Đồng tác giả trên cùng một tài liệu, theo dõi và cập nhật lịch sử chỉnh sửa, đề xuất bất cứ lúc nào.
• Sử dụng kết hợp cùng với các công cụ khác như Office 365, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint…

Tiếp đến, người dùng hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách đăng ký và đăng nhập tài khoản Word Document bản quyền để sử dụng thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Word Document bản quyền

Để sign on Word Document, trước tiên người dùng cần phải có tài khoản bản quyền do Microsoft cung cấp. Khi đó, người dùng có thể tham khảo ngay phương án liên hệ với đại lý ủy quyền của Microsoft là HVN Group bằng cách click chọn nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY:

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Ngay sau đó, đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ liên hệ nhanh chóng tới người dùng để hỗ trợ đăng ký tài khoản Word Document bản quyền. Khi đăng ký thành công, người dùng sẽ nhận thông tin tài khoản bao gồm địa chỉ email và mật khẩu tương ứng thì việc đăng nhập phần mềm Word mới có thể diễn ra được với các bước như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ Word Document trên Google hoặc Microsoft Edge tại – https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/word. Tại đây, người dùng sẽ thao tác bằng cách click chọn vào mục Đăng nhập.

Bước 2: Ngay sau đó, giao diện đăng nhập phần mềm sẽ hiện ra và người dùng cần nhập địa chỉ email vào ô trống > click chọn Tiếp theo.

Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản vào ô trống tương tự > sau đó click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất.

Với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã đăng nhập thành công vào phần mềm Word Document để sử dụng. Tương tự như vậy, người dùng cũng có thể triển khai các bước đăng nhập trên ứng dụng Word đã được cài đặt trên thiết bị.

07+ mẹo làm việc đơn giản với Microsoft Word Document

Để hỗ trợ người dùng sử dụng Word Document một cách hiệu quả nhất, chúng tôi sẽ chia sẻ một vài những mẹo làm việc cơ bản với công cụ này. Do đó, người dùng có thể tham khảo nội dung được chúng tôi gợi ý bên dưới.

Đánh dấu thông minh

Để theo dõi và quản lý tài liệu trên Word Document một cách dễ dàng nhất, người dùng nên sử dụng thêm tính năng đánh dấu thông minh thông qua phím tắt và chuột cơ bản. Khi đó, người dùng chỉ cần nhấn giữ phím ALT sau đó di chuyển chuột đến những nội dung muốn làm nổi bật. Lúc này, các nội dung được chọn sẽ được đánh dấu để người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm trên văn bản. 

Tự động tạo nội dung

Nếu người dùng muốn tối ưu hóa tốc độ soạn thảo văn bản trên Word Document, chúng tôi sẽ gợi ý phương án sử dụng tính năng tự động tạo nội dung trên chính công cụ này. Để sử dụng tính năng này, trước tiên người dùng cần nhập công thức =lorem(p,l) tại vị trí muốn xuất hiện đoạn text.

Trong đó, có 02 chỉ số mà người dùng cần lưu ý:

• p: Chính là số đoạn văn bản mà người dùng muốn tạo.
• l: Số câu mà người dùng muốn xuất hiện trong mỗi đoạn văn.

Ngay sau nhập công thức này, Word Document sẽ tự động triển khai đoạn văn bản theo yêu cầu cụ thể của người dùng. Khi đó, người dùng có thể dễ dàng theo dõi, chỉnh sửa và không cần trực tiếp soạn thảo nội dung trong văn bản.

Làm nổi bật thông tin

Nếu người dùng muốn làm nổi bật bất cứ thông tin nào hoặc Word Document compare trong văn bản Word hãy sử dụng tính năng có sẵn trong công cụ này. Khi đó, người dùng sẽ sử dụng phím Ctrl tiếp đến là kéo thả thủ công các nội dung muốn làm nổi bật. Lúc này, các nội dung được chọn sẽ có màu sắc hiển thị khác biệt và người dùng sẽ không cần phải mất quá nhiều thời gian để thao tác thực hiện.

Di chuyển nhanh chóng

Thay vì phải thao tác thủ công cuộn lên cuộn xuống để tìm vị trí đã chỉnh sửa nội dung trong văn bản, người dùng có thể sử dụng tính năng di chuyển nhanh chóng bằng cách sử dụng phím tắt linh hoạt. Để quay lại vị trí vừa thao tác chỉnh sửa, người dùng chỉ cần nhấn tổ hợp phím Shift + F5 và con trỏ chuột sẽ tự động nhảy về đoạn văn bản được làm việc cuối cùng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng này để Word Document merge giữa các đoạn văn bản sao cho đồng nhất nhất có thể. 

Chia sẻ nhiều định dạng

Với Word, người dùng có thể chia sẻ tài liệu bằng cách Word Document compress dưới nhiều định dạng khác nhau mà không cần sự hỗ trợ từ công cụ chuyển đổi nào khác. Để có thể sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần thao tác với các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Sau khi tài liệu đã được hoàn tất, người dùng chỉ cần click chọn vào Save As và quá trình thực hiện sẽ được bắt đầu.
• Bước 2: Tại đây, người dùng sẽ nhìn thấy một danh sách cách file tài liệu có nhiều định dạng khác nhau như HTML, PDF… 
• Bước 3: Click chọn định dạng mong muốn và tiến hành lưu.

Hiển thị ký tự ẩn

Một mẹo làm việc với Word Document cực kỳ hữu ích mà người dùng không nên bỏ qua chính là Word Document recovery hoặc hiển thị các ký tự đã được ẩn trong văn bản. Bởi lẽ, các ký tự ẩn như dấu cách, kết thúc đoạn… không được hiển thị sẽ làm việc tổ chức nội dung bị ảnh hưởng rất lớn. Để hiển thị những ký tự ẩn này, người dùng có thể tham khảo sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8. 

Thay đổi nhiều định dạng cho văn bản

Tiếp đến, một mẹo làm việc hiệu quả với Word Document mà người dùng có thể tham khảo chính là thay đổi phong cách hay còn gọi là định dạng của văn bản. Khi đó, người dùng sẽ sử dụng đến công cụ Replace hoặc Replace All để thay thế một hoặc toàn bộ những từ ngữ, đoạn văn xuất hiện trong văn bản soạn thảo về màu sắc, font chữ, nội dung, hiệu ứng…

Ngoài những mẹo được chúng tôi gợi ý trên đây, để bảo vệ văn bản một cách hiệu quả nhất người dùng cũng có thể thiết lập Word Document password protect cho các tài liệu quan trọng. Đây là một trong những mẹo sử dụng phần mềm cực kỳ hữu ích mà người dùng nên ứng dụng để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.

Với những nội dung được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã biết thêm những mẹo làm việc hữu ích cùng với công cụ Word Document. Nếu người dùng còn thắc mắc nào cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp vui lòng nhấc máy và liên hệ đến số Hotline của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 qua 024.9999.7777.